最新人力资源控制程序.doc
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最新人力资源控制程序.doc
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广州裳界企业管理服务有限公司
文件编号
QP-001
文件版本
A/0
文件管理控制程序
文件性质
■控制
页码
6/5
1.0目的
为确保公司所属部门使用的文件能迅速且正确的流通,且各相关部门能适时获得适当且有效的文件版本。
2.0范围
本程序适用于与本公司内部质量管理有关的各类文件资料(包括采用任何形式或类型的媒体的质量手册、程序文件、作业指导书、表单及外来文件资料等)的管理
3.0职责
3.1管理者代表
3.2各部门负责人
序号
文件类别/文件名称
文件编号
制订者
审核
审批
获得途径
1
一阶文件
质量手册(QM)
见5.1
管理代表
总经理
人事行政部
2
二阶文件
程序文件(QP)
各部门
管理代表
总经办
人事行政部
3
三阶文件
制度、流程(WI)、作业指导书(SOP)等
各部门
管理代表
总经办
人事行政部
4
岗位职责
人事行政部
管理代表
总经办
人事行政部
5
四阶文件
质量记录表单
各部门
部门主管
部门主管
人事行政部
4.0内容
4.1受控文件:
指授权、更改及发放都受控制的文件,包括以下几大类:
4.1.1体系文件:
包括各质量手册、程序文件、作业指导书(检验标准—)、表单等;
4.1.2外来标准类文件:
包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料;
4.1.3外来技术文件:
包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。
4.2受控文件:
文件分发后有任何修订或文件取消,人事行政部将跟进该文件。
受控文件盖有红色“受控文件”印章;
4.3非受控(参考)文件:
作为参考目的而使用的文件;文件经分发后,有任何修订版本或文件取消,人事行政部将不跟进该文件,非受控文件盖有红色“参考文件”印章;
4.4受控文件原稿:
授权者亲笔签名文件;
4.5作废文件:
凡文件有新版发行时,人事行政部把旧版文件统一收回,人事行政人员在文件上加盖红色"作废"章;
5.0文件编码
5.1编码规则
u质量手册(一级文件)的编号:
QM—XX
流水号(01、02…)
质量管理手册
u管理程序文件(二级文件)的编号:
QP-XX
流水号(01、02…)
质量管理体系程序文件
u作业指导性/标准规范性/工艺流程性(三级文件)文件的编号:
WI–ZZ-XXX
流水号(001、002…)
部门代码
文件代码(WI制度、流程/SOP作业指导书)
u表格及记录(四级文件)的编号:
FMXX–YYY-(A/0)
版本/版次(初版为A/0,改版为A/1,以此类推)
表格流水号(001、002…)
部门代码
文件类别代号(FM))
u部门代码:
部门名称
管理者代表
网络部
生产部
PMC/仓储
人事行政部
外贸部
研发部
采购部
部门代码
MR
ND
PD
MD
HR
SD
TD
ID
5.2文件版次(即版本和修改次数)的修订:
5.2.1版次以「A/0」表示,A/(1---99)代表版本,n(0---5)代表修改次数;
5.2.2第一次正式发行的版次为0版,以后文件有修订时,修改次数每次递增1,如A/1、A/2以此类推;
5.2.3当文件修订5次后,则应修订版本(每次递增1),即A/5版次文件经修订后,其版次变更为B/0……以此类推,具体参照《文件编码表》;
5.2.4四阶文件质量记录不作编码管制。
5.3受控文件的制订、修订、废止
5.3.1制订:
各部门视业务及组织任务需要拟定所需的文件后,交由部门主管审查总经办核准颁布施行;
5.3.2修订:
文件若不符合现状,需修订、增订的要由申请单位填写《文件申请单》说明修订原因,修改完成的审查、总经办核准、颁布发行程序内容;
5.3.3废止:
5.3.3.1文件废止的申请、审查、核准、颁布程序同文件修订程序;
5.3.3.2废止后原文件编号列管,避免重复使用;
5.3.3.3废止文件原件保存期限为一年。
5.4受控文件的分发
5.4.1文件由人事行政部负责编号,交相关单位审查核准;
5.4.2各部门应指定专人与人事行政部沟通;
5.4.3人事行政部按管理者代表指定范围复制适当份数,加盖红色“受控文件”章后发行,并请收文单位在《文件分发及回收记录表》上签收;
5.4.4受控文件须登录于《文件汇总表》。
5.5受控文件的收回
5.5.1修订及废止时,人事行政部在回收旧版文件时,应注意数量及内容完整性,并记录于《文件分发及回收记录表》上;
5.5.2文件的回收完成后,人事行政部应更新《文件汇总表》。
5.6受控文件的保存和销毁
5.6.1受控文件的原件保存于人事行政部;
5.6.2受控文件及外来文件的接收和使用部门承担保管好文件的责任,保持文件的齐全、清洁和统一;
5.6.3人事行政部每年定期发行《文件汇总表》给各部门,以检查文件保管状况并作相应改善措拖;
5.6.4文件修订和废止时,人事行政部统一销毁;
5.6.5因资料积累而保存的旧版文件,应加盖红色"作废"章,且与其它文件隔离放置(一般作废文件保存期为三年);
5.6.6本公司文件所指的保存期限均指最短保存期限,实际保存期限可根据指示或某种考虑无限期延长;
5.7受控文件的申请和借阅;
5.7.1因文件遗失或者补发或者增发的,应由相关部门填写《文件申请单》,经部门主管及管理者代表核准后方可发放;
5.7.2借阅文件须由部门主管填写《文件申请单》,经人事行政部登录后,方可借阅,借阅部门应负保全的责任;
5.7.3未经许可任何人不得自行复制受控文件。
5.8受控文件外发
5.8.1若因业务需要对外发行文件,应由相关部门填写《文件申请单》,经管理者代表核准后方可发行;
5.8.2该文件若是指导对方生产、运作、设计则加盖“受控文件”印章,人事行政部人员应要求申请部门于《文件分发及回收记录表》签收;
5.9外来文件
5.9.1外来文件由总经办审核其适用性,由人事行政部加盖蓝色“外来文件”章交由相关部门。
对此类外来文件,总经办审核其适用性,人事行政部应对不适用的文件作回收处理;
5.9.2上述外来文件不另行编号,而使用其原有编号及版本,发行及回收同“受控文件”;
5.10各种产品信息管理
5.10.1客户提供的信息资料:
由总经办识别,行政并加盖蓝色“外来文件”章和予以记录;
5.10.2自制产品样板照片:
由研发部总监校对核准后交给人事行政部,人事行政部复印数份,并在复印件上加盖蓝色“受控文件”章后发至生产、品质等部门;原件人事行政部交回研发部保存,上述发放结果人事行政部应予以记录;
5.11四阶文件即质量记录表单的制订、修改、废止、分发程序按本《文件控制程序》执行;
5.12文件审核:
每年12月,由人事行政部组织各部门重新审核所有文件(含外来文件),确认其有效性,必要时更新;
5.13电脑媒体资料的备份由人事行政部视情况进行,当电脑媒体资料与书面文件有冲突时,依书面文件为准;
5.14信息交流与沟通:
5.14.1信息有外部信息、内部信息;
A:
外部信息包括市场动态、政策法规、劳动、环保等;
B:
内部信息包括日常活动信息、工艺变更通知,订单信息、质量异常信息、紧急事态活动信息等;
5.14.2信息的传递:
A:
如书面形式信息,可以直接将信息复印件发放给各个部门或转化为内部邮电方式发放;
B:
如口头信息,侧应将信息转化为纸质《内部联络单》方式发放给相关部门。
6.0相关记录
6.1《管制文件清单》
6.2《质量记录一览表》
6.3《文件申请单》
6.4《文件分发及回收记录表》
6.5《外来文件一览表》
6.6《内部联络单》
6.7《文件编码表》
编制:
审核:
审批:
日期:
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