文件、编号、通知编制管理规定.docx
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文件、编号、通知编制管理规定.docx
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文件编制管理规定
1.0文件编号格式说明
1.1程序文件类
XXWY-部门缩写CX-01
所在部门缩写(如品质PZ,财务CW,人资RZ,行政XZ等)+类别缩写(CX为程序缩写)。
XXWY代表“XX物业”。
编号从01开始。
l示例:
XBWY-PZCX-01,即XX物业品质管理部第01号程序文件。
1.2作业指导类
XXWY-部门缩写ZD-01
编号从01开始。
所在部门缩写(如品质PZ,客服KF,秩序ZX,工程GC,环境HJ等)+类别缩写+类别缩写(ZD为指导缩写)。
XXWY代表“XX物业”。
l示例:
XBWY-PZZD-01,即XX物业品质管理部第01号作业指导书。
1.3运行表单类
XXWY-部门缩写-001
编号从001开始。
所在部门缩写(如品质PZ,客服KF,秩序ZX,工程GC,环境HJ等)+类别缩写。
XXWY代表“xx物业”。
l示例:
XBWY-KF-001,即XX物业客服第001号表单。
1.5公司公文类
1.5.1公司发文
公司带字、发文部门简称字[年度]第xxx号
发文当年年号(如2016、2017)。
编号从001开始。
总公司使用“总”字,部门取第一个字,第一个字相同的,取前两个字。
详见1.5.2。
l示例:
XX总字[2016]第001号,即总公司2016年1号文;XX品字[2016]第001号,即公司品质管理部2016年1号文。
1.5.2各部门发文字号明细详见下表,发文参照此标准编号:
序号
部门
公司发文字号
备注
1.5.2.1
1.5.2.2
1.5.2.3
1.5.2.4
1.5.2.5
1.5.2.6
1.5.2.7
1.5.2.8
1.5.2.9
2.0文件编制要求
2.1文件排版要求:
2.1.1文字使用:
(1)准确、简练、得当,无错别字,正确使用标点符号。
(2)禁止随意生造简化字。
(3)使用简体字。
2.1.2文件名称:
(1)通知(温馨提醒)类:
关于……的通知(温馨提醒)。
(2)函(报告、请示、会议纪要等)类:
关于……的函(报告、请示、会议纪要等)。
2.1.3文件页眉
编号
logo,高0.85cm,宽3.29cm,插入页眉左下角处。
编号宋体,小四号。
2.1.4文件页边距
2.1.5文件字体要求
(1)文件名称:
居中,加黑,宋体,小二号。
(2)段内标题:
靠左,加黑,宋体,小四号。
(2)内容:
靠左,宋体,小四号。
2.1.6页码:
统一写成“第x页共y页格式”,字体为:
宋体,五号,如图:
2.1.7段落及行距:
(1)段落靠左,无首行缩进。
(2)行距为:
1.5倍。
2.1.8文件落款:
(1)末尾页右下角处,上行:
发文单位;下行:
日期。
(2)日期格式:
年-月-日,年份要写完整,例如:
2017年08月25日。
2.1.9封面要求:
(1)应标明“编制部门,编制日期,审核日期,更新日期”等要素,位置应与页脚居中。
(2)具体设计规格要求,根据公司元素结合VI视觉进行设置。
2.2文件内容:
2.2.1目的:
阐述文件编制运行的最终目标。
2.2.2范围:
本文件适用于人事物的描写。
2.2.3职责:
本文件中涉及的相关职务权限,在质量体系运行中应起到的职能表述。
2.2.4操作指导要求:
(1)明确操作流程,内容应程序化、流程化。
(2)保证安全性、充分性、适宜性、严谨性。
2.2.5相关引用条款:
对质量体系文件中涉及的其他文件(如程序文件、指引文件、指导文件)相关条款的引入。
2.2.6使用文件化信息:
(1)文字化信息。
(2)电子类信息。
(3)物件类信息。
(4)媒介类信息。
2.2.7文件评审及批准要求:
具体参照公司文件审批相关要求程序文件。
2.3文件装订要求:
2.3.1装订成册;左侧装订,整齐牢固,不掉页;切口光洁,符合标准,数量准确。
2.3.2装订内页要求:
无多页、无缺页、无颠倒、无混装、清洁无尘、无折角、无毛茬、无缺损。
2.3.3装订页边角要求:
误差不超过±1毫米;不歪、不斜,四角成90度直角。
2.3.4钉距要求:
(1)装本平整,钉距适当,无坏针、无漏钉、无重钉,胶装不掉页、不粘面,胶口不超过5毫米。
(2)文件装订时的书订位置:
订眼距书心上下各1/4处,允许误差±4mm。
2.4文件归档要求:
2.4.1引入ISO9001:
2015质量条款,详见《ISO9001质量体系条款对应程序文件目录》。
品质管理部
2016年04月09日
第6页共6页
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