9行政经费管理控制程序.docx

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9行政经费管理控制程序

行政经费管理控制程序

目的

1加强学校费用管理，控制不合理费用开支，提高经济效益

2试用范围

学校所有行政经费管理工作

3管理内容

3.1采用预算管理和额度管理相结合的费用项目

3.1.1交际费，包括接待客人的食宿、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等费用

3.1.2手机费，因工作需要已支付的手机费

3.1.3办公费，日常办公支出的费用，如购买纸笔、印刷名片等费用

3.1.4运输费，学校承担的发货费、收货费、送货费等

3.2采用预算管理和行政管理相结合的费用项目

3.2.1职能部门的交际费，包括招待客人的食宿、礼品、娱乐活动、旅游景点门票等费用

3.2.2差旅费，出差在途车费、住宿费、市内交通费、出差生活补贴等

3.2.3交通费，市内出差、办事所花的车费

3.2.4车管费，如汽油、养路费分摊、过桥费等费用

3.2.5会务费，参加各种会议而单独列明的费用

3.2.6装修费，办公场地、厂区、仓库、车间的装修费用

3.2.7佣金，支付的代理费用

3.2.8其他通讯费，除移动通讯费外的其他通讯费

3.2.9广告费，媒体广告宣传、制作宣传资料、购买礼品、租赁展示摊位等费用

3.3相关固定费用实行预算管理

4作业控制

4.1.预算管理

4.1.1预算管理是指各职能部门、校区事先向财务部提出下期部门所有费用的计划，财务部报相关部门讨论、审核，经总部批准后，确定部门下期费用预算金额。

报销费用时，财务部根据费用预算，准予报销或另行处理

4.1.2学校对所有费用按月预算，并进行季度预算、年度预算统计

4.1.3每月25日前，各职能部门、校区向财务部提交下月的“费用预算表”，经批准后，在30日前发回各部门

4.1.4由财务部建立统一格式的“费用报销手册”，对报支的费用逐笔登记，并在内部网络上共享，供各部门查询

4.1.5部门本期费用合计数超出预算2000元以下（包括2000元），或单项费用超出预算30%以下（包括30%）的，由各部门、各业务部主管审批。

费用合计数超出预算2000以上，或单项费用超出预算30%以上的，由校长审批

4.2额度管理

4.2.1制度管理是指费用在一定的额度范围内控制使用，额度确定的依据是销售额、工作职务、员工人数等

4.2.2根据销售额确定额度的费用项目是交际费、运输费。

交际费超出额度本期内不予报销，运输费超出额度需要提出书面报告，经批准后方可报销

4.2.3根据工作职务确定额度的费用项目是手机费，超出额度部门不予报销

4.2.4根据员工人数确定额度的费用项目是办公费，超额度部分本期不予报销

4.3行政管理

4.3.1行政管理是指费用报销人在费用产生前，采用书面形式向行政部提出本次费用计划，经同意后，方能按费用报销流程到财务部报销

4.3.2无批准的书面申请，在报销时财务部退回处理

4.3.3单项费用≤500元，由各部门、各业务部主管审批

4.3.4单项费用≤2000元，由分管领导审批

4.3.5单项费用＞2000元，由校长审批

4.4其他变动费用

其他变动费用项目包括交通费、车管费、会务费、装修费、佣金、除手机费外的其他通讯费

4.5相对固定费用

除上述变动费用项目外的所有费用均列入相对固定费用，采用预算管理方式

4.6费用借支

4.6.1学校不开除差旅费外的其他各种个人借款

4.6.2个人差旅费借款，需凭批准后的“出差申请单”进行申请

4.6.3个人差旅费借款的审批，按行政管理方法执行

4.6.4员工差旅费借款，最高限额为1500元。

部门主管差旅费借款，最高限额为2500元

4.7差旅费

4.7.1外埠出差

4.7.1.1外埠出差的差旅费是指因公需要，到外埠出差时发生的费用，包括在途交通费、出差生活补贴、住宿费、市内交通费

4.7.1.2外埠出差，必须先填“出差申请单”，根据需要，凭批准后的“出差申请单”和“借支（暂付）单”借支差旅费

4.7.1.3出差期间的交际费不列入差旅费报销单，另行填写“支出证明单”，与差旅费同时报销

4.7.1.4员工如不享受手机月报销额度≥100元/月，则出差期间手机费补贴，另行填写“支出证明单”，与差旅费同时报销

4.7.1.5出差回学校后，在2个工作日内，持“出差申请单”，到财务部办理报销手续，返回学校时间以回程车、船票时间为准

4.7.2本市出差

4.7.2.1本市出差（或办事）仅有市内交通费，无在途交通费、出差生活补贴、住宿费项目。

报销人需填写“支出证明单”

4.7.2.2市内交通费按实报销，原则上以公交车、地铁为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向主管提出申请，批准后方可乘坐

4.7.2.3因工作需要需加班或外出办事的，时间在上午8：

00前或晚上22：

00后，可乘坐出租车

4.7.2.4乘坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票空白处写明乘坐原因、起止地点，方为有效，予以报销

4.7.2.5学校自备车本市出差的，无市内交通费

4.7.2.6本市出差享有学校标准的员工餐费补贴

4.7.3工作外派

4.7.3.1根据学校需要派往外地业务单位工作的人员，其往来的在途交通费按外埠出差标准执行

4.7.3.2对外地业务单位能够提供伙食或住宿的，一律由业务单位统一安排，根据实际情况由总部与业务单位结算，出差人员不再享受出差期间的出差生活补贴及住宿费节约归己部分，住宿费若超标按四六分担

4.8交际费

4.8.1交际费应在费用产生前，采用书面形式提出费用申请，申请内容包括事由、参加人数、发生次数和预计金额等项目

4.8.2学校交际费应控制在销售净额的2‰额度内

4.8.3单次交际费的额度不得超过销售额的1‰，超额部门本期内不予报销

4.8.4报销交际费必须单独填列“支出证明单”，并在摘要栏内简要列明事由、参加人数、发生次数和预计金额等项目

4.8.5如有高级别主管人员参加，须由最高一级主管人员作为报销人

4.9办公费

4.9.1办公费是指日常工作需要而购买办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印刷名片、邮寄、快递，以及因工作需要统一订购报纸及书刊、购买办公室清洁卫生所需的用品等产生的费用

4.9.2办公用品费用分类

4.9.2.1专用办公品费用，如打印机、传真机专用的硒鼓、墨盒、色带等耗材和销售业务专用的单据费用

4.9.2.2快递费，指邮局的邮寄费，市内快递费

4.9.2.3其他办公品费用

4.9.2.3.1消耗品费用：

购买增值税票、账本、铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、回形针、橡皮筋、笔记本、复写纸、便条纸、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、订书钉、复印纸、信纸、信封等的费用

4.9.2.3.2管制消耗品费用：

购买签字笔、修正液、电池、笔记本等的费用

4.9.2.3.3管制品费用：

购买剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、各类书籍资料等的费用

4.9.2.4消耗品的使用根据实际工作需要和以往使用记录进行数量控制，并根据不同部门和人员的工作性质作相应调整

4.9.2.5管制消费品根据工作需要严格发放、限定总数，自第二次领用起以旧换新

4.9.2.6管制品主要由部门领用

4.9.2.7领用办公用品须作领用登记，行政部应建立办公用品领用台帐和领用卡以控制办公品消耗

4.9.2.8新进人员到职时由各部门向行政部提出文具申请单领文具，并列入领用单。

员工离职时，应将剩余文具交还行政部

4.9.2.9办公用品由行政部统一负责购买、保管和发放，各部门不得任意购买。

特殊活动支付的费用可提出申请计划，报批批准后购买

4.9.3额度

扣除专用办公品、快递费，各部门的办公费最高额度为每人每月30元，各部门的人数以行政部统计人数为准

4.10运输费

4.10.1学校对运输费采用预算管理和额度管理相结合的方法进行管理，如运输费超出额度，需提出书面报告，并说明原因及改进的方法

4.10.2支付

4.10.2.1根据预算管理和额度管理的规定进行审批、支付

4.10.2.2支付运输费应填写“请款单”，并附货运合同、正规的运输发票、货运清单，按相应权限审批

4.10.2.3对≥900元的运输费以支票形式支付

4.11宣传品及礼品

4.11.1学校宣传品及礼品，由行政部统一定做、购置，并由行政部统一管理，建立领用批准制度，并立账管理

4.11.2购置礼品必须提前填写“购置礼品单”，财务部定期检查、监督

4.11.3外出赠送礼品原则上不能单独一人办理。

凡购买礼品的发票到财务部报销，必须有核收人、经手人、部门负责人、总经理签字，方能报销

4.11.4出差期间如需送礼品，采取预算管理，实现申报计划，报批批准后方能购买和报销

4.11.5员工受赠礼品和商业回扣应及时向行政部申报并登记，并填写“赠品登记表”

4.12车辆消耗费用

4.12.1车辆使用调度维修保养由行政部统一协调

4.12.2学校公务车，由行政部负责办理保险、交纳养路费和车船使用税

4.12.3，每月根据公务车实际里程数，月底实报实销汽油费和过路桥费

4.12.4根据车辆实际情况，经办公室批准，进行维修保养，实报实销

4.13水电邮费

4.13.1员工应节约用水、用电，做到随手关水、关灯

4.13.2节约使用邮寄费。

除少数急件、要件外，一般不使用特快、挂号等方式邮寄

4.14会议费

4.14.1严格控制研讨、座谈等会议的次数和人数，参加会议必须经过校长审批

4.14.2会议经费的报销必须凭会议通知，会议通知必须经过校长的批准，否则无效

4.15人员经费

4.15.1按国家有关规定标准执行。

具体包括：

工资、养老金、公积金、医疗保险、医疗费、其他保险等

4.15.2学校员工及离退休人员的工资性开支标准由行政中心按政策规定核定。

财政中心根据核定的发放标准在预算内列支各项人员支出，实行工资卡直接支付

4.16.3因学校特殊工作需要借调临时工作人员的，须经行政中心审核，报校长批准后，办理相关借调手续，核定相关工资标准，由财务部在预算内安排支出。

超出预算标准的不予安排经费

4.16.4培训费用，是指学校员工的各类培训支出。

员工的各类培训，由如行政中心统一安排。

各类培训费用，需经行政中心审核、校长批准后，方可到财务部核报

4.17费用报销

4.17.1所有报销的费用均须由行政中心负责人审批签字，其中校区的差旅费、交际费还须项目负责人审批签字

4.17.2判断所发生的费用有无预算，无预算或超预算，按照预算部分审批

4.17.3判断所发生的费用属性，分别按照预算管理和额度管理方法、额度管理和行政管理方法进行报销

4.17.4费用报销单填列

4.17.4.1费用报销单必须用蓝、黑水笔书写，用胶水粘贴附件

4.17.4.2报销的原始发票要求是正规发票，确实无法取得的，可以用“付款凭单”代替，但需写明原因，且金额不得超过90元

4.17.4.3对其他部门委托办理的事项，费用需由委托部门承担的，报销单应当经办部门填写，并经委托部门经理签字确认，无委托部门经理签字的，费用记入经办部门帐