奥康集团驻外营销机构财务管理制度.docx
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奥康集团驻外营销机构财务管理制度
驻外营销机构财务管理制度
目录
第一章总则…………………………………………………………………………………………
第二章货币资金管理规定…………………………………………………………………………
第三章收支两条线管理规定………………………………………………………………………
第四章应收账款管理规定…………………………………………………………………………
第五章存出保证金管理规定………………………………………………………………………
第六章借款管理规定………………………………………………………………………………
第七章固定资产管理规定…………………………………………………………………………
第八章公司车辆管理规定…………………………………………………………………………
第九章广告投放管理规定…………………………………………………………………………
第十章装修预决算管理规定………………………………………………………………………
第十一章团体消费及贵宾券管理规定……………………………………………………………
第十二章费用管理规定……………………………………………………………………………
第十三章赠送管理规定……………………………………………………………………………
第十四章仓库管理规定……………………………………………………………………………
第十五章报销单据管理规定………………………………………………………………………
第十六章审批流程管理规定………………………………………………………………………
第十七章财产清查管理规定………………………………………………………………………
第十八章财务交接管理规定………………………………………………………………………
第十九章财务处罚管理规定………………………………………………………………………
第二十章附则………………………………………………………………………………………
第一章 总 则
第一条为了进一步加强和规范各公司财务管理工作,及时、准确、完整地记载、反映公司财务状况,提供真实、可靠的财务资料,结合各公司业务特点和管理要求,特制定本制度。
第二条本制度目标,建立和完善符合要求的监督机制;堵塞漏洞、消除隐患,保护公司资金和财产的安全、完整;保证会计资料真实、可靠、完整。
第三条本制度适用各品牌事业部省(市)公司、办事处。
第二章货币资金管理
第四条本规定所称货币是指公司所拥有的现金、银行存款、有价证券和其他货币资金及贵宾券等。
第五条建立货币资金业务的岗位责任制,明确岗位的职责、权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
5.1出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权、债务等直接与公司资金收支增减往来有关的账目的登记,不能参与记账凭证的审核。
5.2不得由一人办理货币资金业务的全过程,如支付款项和业务洽谈不能是同一人,收取款项与销售货物不能是同一人。
5.3公司会计不得兼任或临时担任出纳岗位。
第六条建立货币资金管理的处罚机制,确保公司货币资金的安全和有效利用。
6.1出纳员不得擅自支付、挪用资金,不得以白条充抵货币资金,银行利息收入要全额、及时上交并予入账,否则按贪污论处。
按贪污论处的行为,损失全额由出纳赔偿,视情况处以记过或开除,并处以同等金额的罚款,情节严重者移交司法部门处理;
6.2出纳员保管的货币资金出现短缺或收取假币的,由出纳员负责赔偿;
6.3库存现金超出核定余额、未按财务收支两条线规定操作,视情况对出纳员给予警告、记过、开除的处分,并扣发本人月薪的1-5倍。
如造成损失,由出纳员负责赔偿。
第七条公司应按规定的程序办理货币资金支付业务。
对不符合要求或不合法的业务,财务人员有权拒绝办理,其他人员不得以威胁恐吓等手段强制要求支付。
第八条公司取得的所有款项收入应及时入账,不得私设“小金库”;不得开设多个户头,如确因业务需要,报各事业部审批。
第三章收支两条线管理规定
第九条出纳依据公司有关财务规定,按照财务收支两条线原则,负责公司货币资金的收入、支付、结存业务。
款项的收支,都应取得或填制合法、有效的原始凭证,作为收付款项的书面证明。
并将库存现金与银行存款分开核算。
第十条设立存款专用账户,用于日常现金存入、客户或自营网点款项存入、利息收入等。
收到款项,应开具收款收据,并加盖“现金收讫”或“转账收讫”章。
第十一条当天的款项收入(包括各自营专卖店的营业款及代理商存款等)应及时、全额存入存款专用账户并及时汇入或直接汇入总部账户。
否则按挪用资金和坐支营业款处理。
第十二条设立取款专用账户,该账户是各机构使用资金的专用账户。
各机构于每月26日前按要求将次月的资金回笼及需求预算上报总部财务部门,总部财务部门根据审批后的资金预算分期将款项划入该账户。
第十三条各机构预算外的资金需求,填写《预算外资金需求申请表》,经公司负责人审核后上报总部财务部门审批,经批准方予拨款。
预算内的部分大额支出或一些特殊资金支出也应先审批后支付。
第十四条出纳依据审批手续齐全、有效的支付凭证从取款专用账户中提取款项予以支付。
款项支付后,应加盖“现金付讫”或“转账付讫”章。
第十五条公司每日库存现金不得超过2000元。
月末出纳应将取款户中的多余款项汇回总部(除基本户外,其他银行存款账户应无余额),不可滞留,否则按挪用资金处理。
第十六条经营过程中,各机构不得以任何理由坐支销货款或改变资金使用用途,一经发现即对出纳、财务主管处以1000—3000元的罚款,对机构负责人处以3000--5000元的罚款。
第十七条设置现金和银行存款日记账。
出纳人员凭有效的收付款凭证,逐日逐笔序时及时地登记日记账,并做到日清月结。
银行存款日记账分为基本户、存款户、取款户。
第十八条出纳每日手工填写或系统打印《资金日报表》并将当天的收付款原始凭证附后,及时送交会计人员予以审核或据以编制记账凭证。
第十九条每日清点库存现金并同日记账余额核对,以检查账款是否相符,账实不符的,要及时查明原因。
会计人员不定期核查库存现金及银行存款的账实相符情况,每月不得少于两次。
第四章应收账款管理规定
第二十条应收账款管理目标是保证公司资金安全,防范经营风险,缩短应收账款占用时间,加快企业资金周转,提高企业资金的使用效率。
第二十一条根据“前票不清,后票不开”原则,要求代理商先付款后提货,不允许赊欠货款。
否则谁同意客户欠款由谁承担责任,并视同公司负责人担保。
第二十二条公司相关人员要及时办理商场结款事宜,若因公司自身办理结款不积极或不及时而造成的损失则由相关责任人承担。
第二十三条公司因对账不及时或不清楚、未能及时处理而形成的坏账,如商场扣点差异、商场买单、账扣费用等,则由相关责任人承担损失。
第二十四条对部分代理商可实行信用等级评定制度,信用等级达到公司要求的,公司可按规定程序向其发放贷款,并要求提供担保或抵押,时间最长不超过一年,年利率10%。
第二十五条加强应收账款的日常管理工作。
公司财务部门每月至少一次定期或不定期通过实地、电话、传真、电子文件、对账函等方式同客户进行对账,并取得对方签名或盖章的回执凭据,组织相关人员对应收账款进行分析,提出相关处理意见。
第二十六条加强应收账款催收工作。
根据‘谁承诺,谁负责’的原则,通过实地、电话、传真、网络等途径由相关人员负责对应收账款进行催收,要求每3-4天催收一次,并做好催收台账记录,用以分析客户的信用和偿付能力。
第二十七条要求客户预留身份证复印件及其他相关资料,在日常经营过程中,要求客户在销货凭证、销货合同协议、对账函等单证上签名盖章,并对所欠金额出具借款凭证,由专人负责归档管理,作为日后法律诉讼的主要依据。
第二十八条对拖欠、多次催收仍不回款、有破产、骗货、逃债迹象等情况的客户,应列入重点催收对象,财务部门有权要求相关部门停止发货。
第二十九条对于原来已经发生的且经过公司确认的坏帐,相关人员能将其收回的,公司将收回金额的30%作为个人的奖金。
第三十条坏账的确定以事实为依据,超过90天没发生任何往来业务的经销商应收账款,确认为坏账。
由公司组织相关部门人员对收集的相关信息进行严格审核,并报集团公司审批确认。
第三十一条对于有代理押金的客户,在其经营过程中或结束后,财务部门不得擅自将其押金冲减应收账款,在收到客户原代理押金收据或填制有效的退款凭证后方可冲账。
否则造成的损失由财务人员承担。
第三十二条本公司相关人员不依本规定办理或同客户有勾结行为,致使本公司权益蒙受损失者,依公司人事管理制度进行处理,情节重大者移送司法部门进行惩办。
第五章存出保证金管理规定
第三十三条根据公司财务制度,对外支付的各类存出保证金必须合理、合法,须取得对方签字、盖章的有效凭证。
第三十四条经手人凭存出保证金凭证原件,按公司财务审批流程报销。
财务部门收到存出保证金凭证原件后,出纳将该凭证复印,复印件作为会计原始凭证入账,并登记存出保证金台账,原件定期装订成册,由出纳保管。
第三十五条会计人员定期核对存出保证金凭证原件与台账及财务报表。
第三十六条存出保证金到期前一个月,由出纳人员通知相关人员。
存出保证金到期,相关人员负责及时收回。
第三十七条出纳交接时,须将存出保证金原件和台账移交下一任出纳保管,并办好交接手续,如有遗失则由保管人员承担责任,由会计监交。
会计交接时,核对存出保证金原件与台账及财务报表,各方签字确认。
第六章借款管理规定
第三十八条公司人员因出差异地或其他业务需要,需要从公司借款的,填制借款凭证,经财务主管和公司负责人审核签字后方可借支。
前次借支出差返回或业务结束时间超过三天无故未报销者,每延迟一天扣其所报金额1%的滞报金并不得再借款。
报销后结欠部分金额或三天内不办理报销手续的人员欠款,财务部门有权在当月工资中扣回,并视具体情况对当事人处以所欠款项10%—30%的罚款。
第三十九条公司员工不允许因私借款,如有特殊原因需要借款的,需注明理由和还款期限,报集团公司总裁审批。
还款期限内未还清欠款,财务部门有权在当月工资中扣回。
并视具体情况对当事人处以所借款额10%—30%的罚款。
第四十条集团内非本公司人员因差旅费开支等客观需要从驻外机构借支款项,由驻外机构审核,并报总部财务部门审批。
但不允许因私从驻外机构借款。
若公司借其私人款项或未按规定借款,因此造成的损失由相关责任人承担。
第四十一条试用人员借支款项,应有他人担保,若借款人因自动离职等原因未能偿还借款,公司负责人或其委托人及其担保人负连带责任。
第四十二条公司人员辞职或调动前因特殊情况需要借款的,必须传真总部财务部门审批,辞职或调动前在公司尚有欠款未清的,必须将欠款金额报总部财务部门备案,以从其工资中扣回或转给其他公司代扣。
若有人员从其他公司转入,且同时有欠款转入的,公司应督促其及时还款或从其工资中款回。
第七章固定资产管理规定
第四十三条本公司规定固定资产的标准:
使用期限超过二年单位价值在1000元以上的电器设备、办公设施、运输工具、房屋建筑等,或单位价值在1000元以下,但公司认为有控管必要的资产。
第四十四条固定资产配置以实际需要、合理有效为原则。
不急需、不合理的固定资产严禁配置,充分利用原有固定资产,减少资金占用及使固定资产得以有效利用。
第四十五条公司配置固定资产,应填制固定资产请购单,经公司负责人审核,报总部批准后方可进行采购。
购置固定资产附赠的物品作为公共财产进行管理。
第四十六条固定资产实行“谁用谁管谁负责”的原则,落实到具体部门或个人,避免资产流失,不能落实的由公司负责人负责。
第四十七条财务部门一年至少两次组织固定资产盘点,若发生盘盈盘亏,查明原因。
非不可抗力因素造成的盘亏应明确责任人。
第四十八条自营专卖店撤消或公司搬迁开始前及结束后,公司应组织人员对该部门固定资产进行盘点,账实核对,严禁相关人员以业务之便将固定资产私下处置或占为己有。
第四十九条固定资产的处置包括固定资产的自然正常报废;固定资产的损坏、盘亏等非正常报废;固定资产的对外出售、赠送等。
固定资产的处置应填制处置申请单,经公司负责人审核,报总部批准后方可进行。
第五十条处置固定资产所得收入应全额上交公司并予入账,不得私设小金库,否则将追回该款项并对公司负责人处以同等金额的罚款。
因管理不善等原因导致损坏或盘亏的,要求相关责任人进行赔偿。
第五十一条公司任何职员无权自行对固定资产进行出售、赠送、外借、抵押、化公为私占为己有等行为。
若有此行为,则要求相关责任人按重置价值进行赔偿,行政记过,并处以1-3倍罚款。
第八章公司车辆管理规定
第五十二条车辆作为公司的一项固定资产,《固定资产管理规定》同样适用车辆管理,另外为加强公司车辆及驾驶员管理,保证车辆有效使用,提高经济效益,根据车辆的特殊性并结合各公司实际情况特制定本规定。
第五十三条公司综合部门负责车辆日常调度管理,负责建立车辆维修保养及相关用车管理档案,组织专人负责记录车辆里程表底、耗油标准等车辆使用情况,每月初统计上月车辆实际行驶公里数和用油情况等,并负责组织车辆安全技术检查、年审和驾驶员安全技能学习等有关工作。
第五十四条驾驶员包括外聘专职和公司员工兼职,公司专职驾驶员要做到随叫随到,不得耽误出车,有特殊情况,需提前请假。
没有出车任务的要在办公室候班,不得擅自离开工作岗位,并严格遵守《交通安全法》,保证行车安全。
第五十五条公司车辆作为公务或货运使用,未经批准,任何人不得私自动用车辆或在使用期间将车辆交给他人驾驶,且严禁酒后驾车:
55.1公司市内日常公务或货运用车,由用车人向公司车辆管理部门提出口头申请,特殊情况用车如机场接送人、市外远程行车等须经公司负责人同意后方可出车,车辆管理部门应做好出车登记工作,由驾驶员于出车前及返车后在《出车登记表》上签字确认;
55.2公司车辆原则上不作私用,但公司员工因特殊情况需私人用车,由用车人提出书面用车申请,经公司负责人批准后方可用车。
并由车辆管理部门抄录里程表情况,按单位里程用油量收取油费,并根据折旧情况收取车辆折旧费,动用公司驾驶员的还应收取驾驶员工资费用,并且私人用车过程中发生的一切费用(加油费除外)由个人承担。
违反交通规则、发生事故或造成车辆损坏等情况的,一切后果由其个人自理;
55.3未经批准,私自动用车辆或在使用期间将车辆交给他人驾驶,一经发现,除通报批评外,按私人用车标准收取费用,并处以该费用1-5倍的罚款,情节严重则予以开除。
违反交通规则、发生事故或造成车辆损坏等情况的,由车辆驾驶员及其直接责任人承担一切后果。
因公出车途中未经批准擅自将车辆转为私用的,全程视为私人用车,同时按此条规定进行处理;
55.4执行任务返回的车辆,必须按指定车库或车位停放,禁止在外停放;
55.5公司车辆除了公司经理及专职驾驶员外其他人员不得使用,公司职工不得用公车学习汽车驾驶,否则一切后果及损失由车辆保管人员负责;
55.6实行车辆行驶里程登记制度,用车人以及驾驶员必须做好行车记录,按要求填写《车辆行驶记录单》,每月底把《车辆行驶记录单》收集汇总报车辆管理部门备案;
第五十六条车辆日常保养和维修由驾驶员填写《车辆维修申请单》报车辆管理部门及公司负责人审批同意后到定点修理厂进行维修保养,并列出维修项目和费用明细单,否则不予报销。
紧急情况下或市外途中的维修必须经电话报车辆管理部门同意后实施,并由用车人签字证明。
第五十七条车辆日常因公发生的各项费用报销规定:
57.1加油费、过路过桥费、停车费、洗车费、特殊情况修理费等凭发票及时报销,并由用车人在发票上签字证明。
车辆加油可凭IC卡在定点加油站进行。
加油费、洗车费、修理费等实行月结的,要求在《车辆行驶记录单》上加以注明。
57.2原始购车、保险费、养路费等凭正规发票及相关合同的复印件进行报销,原件由车辆管理部门存档。
证件丢失补办费用则由驾驶员自理。
57.3公司经理私人车辆日常发生的费用除在本区域内发生的油费、过路过桥费可以报销外,其他费用一律由公司经理自行负责。
第五十八条因公出车途中,若违反交通规则、发生事故或造成车辆损坏等情况,根据交通责任事故认定书或根据实际情况由相关责任人承担相应后果:
58.1因车辆驾驶员使用不当致使车辆损坏发生的维修费用等则由驾驶人员个人承担。
58.2车辆驾驶员驾驶车辆违反交通规则行为的,其罚款和费用由驾驶人员及相关责任人自行负责。
58.3发生交通事故的,应立即向车辆管理部门及公司负责人报告,并积极协同交警、保险公司等相关部门进行处理。
58.4发生责任事故的,驾驶员应就交通事故承担赔偿责任。
根据交通责任事故认定书,全部责任 赔偿实际损失额的20%;主要责任 赔偿实际损失额的10%;同等责任 赔偿实际损失额的8%;次要责任 赔偿实际损失额的5%。
第九章广告投放管理规定
第五十九条各公司广告原则上由总部统一投放,公司本部需投放广告的,一律报总部审批后方可执行。
代理商需投放广告的,由各公司先审核,报总部审批后执行。
第六十条广告费由总部承担、款项由各公司代付的,应将广告费发票原件、广告发布合同复印件、广告投放批文复印件等资料寄回总部予以转账。
第六十一条广告费应严格按照合同或协议中有关付款条款的规定进行支付,未按合同或协议的规定支付广告费因此造成的损失由相关责任人承担。
并指定专人负责对广告发生的事实、过程、效果进行监督。
第十章装修预决算管理规定
第六十二条为了加强自营专卖店的管理,杜绝装修中的浪费现象,防止因监督不严、牟取私利等情况损害公司利益,实施专卖店装修预(结)算制度。
第六十三条自营网点开业装修前,填制“专卖店(店中店)装修预(结)算表”,根据装修所需的时间、材料、工资、固定资产配置、其他费用等,逐项详细填写预算资料,同时明确装修责任人。
为了保证资料的真实准确,装修前公司应组织有关人员进行市场调查及学习相关的装修知识。
第六十四条各公司及时将“专卖店(店中店)装修预(结)算表”报送至总部相关部门,经审批同意后方可实施装修,并严格按照预算内容进行装修和购置。
公司装修资金申请须将审批后的“预(结)算”表一同传回。
第六十五条装修完工后,应在十五天内办理结算手续,逐项详细填写结算资料,并按原来程序报送相关部门,公司财务部门凭审批后的结算表及发票凭证等予以付款。
对未按规定时间结算或未按预算执行的,由责任人承担一切责任。
第六十六条为避免装修方恶性延长工期、装修过程中严重浪费等使公司蒙受损失及装修后出现问题不负责任等情况,公司应在装修前同装修方签订装修协议,明确双方责任,并在结算付款时止付一定的装修款作为质量保证金。
第六十七条因公司监督不力导致装修过程中严重浪费、装修方虚报结果或恶意延长工期、超预算结算等给公司造成损失的,由装修责任人承担责任。
第十一章团体消费及贵宾券的管理规定
第六十八条团体消费不得欠款,要求先收款后发货(券),以降低风险;
第六十九条团体消费折扣由双方协商确定,团体消费价格控制在零售价7折以上;自营店团体折扣范围在8折以下的,一律要先请示上级部门,再予以承接,否则,由此造成的折扣损失,由负责人承担;
第七十条贵宾券统一由公司财务部门管理,发放时须加盖规定印章,且券与印章不能由同一人保管,并做好登记工作。
收回时要求在券面予以注销。
第七十一条各公司发放的贵宾券仅限各公司所辖经营区域内使用,不得超区域经营,若有跨区域发放的,应事先告知其他公司,并统一按7折结算。
第七十二条商场不得接收公司(包括总部)发放的贵宾券,代理商接收公司(包括总部)贵宾券的,凭券统一按七折结算;
第七十三条各公司应将有关总部和各公司发放的贵宾券的签章及相关信息预留各自营店或代理商,若收到假券的,由各自营店或代理商自行负责;
第七十四条总部发放贵宾券同各公司间按总部规定折扣进行结算。
第七十五条VIP卡按特殊库存商品进行保管,各部门若发生盘亏或未按规定发放的则依据消费者购买该卡应付的金额进行赔偿。
第七十六条VIP卡赠送统一由公司本部实行,并要求办理财务支出审批手续,需总部审批的则要求报总部相关部门批准同意后方可发放,否则谁赠送由谁按消费者购买该卡应付的金额进行赔偿。
第七十七条VIP卡的日常维护和管理则按《奥康凤凰俱乐部》的有关规定和手册进行操作,并由公司指定部门负责执行。
第十二章费用管理规定
第七十八条差旅费管理规定
78.1公司人员出差前应填写“出差申请报告单”,经公司负责人审核后交综合处备案,不得因私事或借故延长差期,否则除不予报销差旅费外,并依情节轻重按人事管理制度论处。
78.2交通费以正规单据认定,特殊情况无法取得凭证者经核实认定,使用公司交通工具者不报销交通费。
78.3公司副经理以上人员可视实际需要乘坐飞机(只限普通舱),副经理以下人员如有业务需要确实需乘坐飞机的,需经总部相关部门审批,否则只准于报销一般交通工具(如火车硬卧、汽车卧铺等)的费用。
处长及处长以下人员出差,乘火车最高标准为硬卧,如乘坐软卧,自行负担软卧票面金额的30%。
员工探亲差费不予报销。
78.4打的费用须严格控制(无紧急事情、不合理的不得打的),本地区域内以公交车作为主要交通工具,打的发票必须在票面上注明实际金额、何时从何处至何处、办何事,未注明或不合理的不予报销。
公交车票除二人及以上同行外均不得连号,连号车票(包括出租车票)应在同一报销单据内报销,分开报销的视为虚假报销行为。
78.5住宿费以正规票据在最高标准内报销,超过部分自付;在标准内的,按实际发生报销;本公司有住宿场所且能住宿的不得报销住宿费。
多人同行出差的,住宿费按其同行人中的最高标准报销,但两人额度与一人相同(异性除外),以此类推。
原则上应当日来回的出差,不得报销住宿费。
并要求在发票中必须注明单位名称、房号、所住人员姓名、住宿时间等内容。
财务部有权对不实的出差费用向员工出差居住地酒店直接查询,如有虚假行为公司将按情节轻重处罚。
78.6出差餐费按标准予以补贴。
由公司供应餐费或已报销招待费的,不再另外补贴餐费。
出差在一天内且在公司用餐的不得补贴餐费。
已单独报销伙食费的出差人员不再另外补贴餐费。
78.7杂费如行李寄存托运费、购买地图费用(不包括个人用品所发生的费用)等凭正规发票如实报销,无手机费报销人员出差补贴电话费10元(市内出差无电话费补贴),已报手机费者不得再报电话费。
78.8差旅费报销时必须填列差旅费报销单及差旅费报销明细表,结束差旅后需及时、完整的填写《出差申请报告单》中的内容,并附于报销单后,否则财务部门有权不给予报销;审批手续齐全,手续不齐全的,不予报销。
78.9有关标准如下
岗位
项目
经理
副经理
处长(片管)
副处长
其他人员
交通费
实支
实支
实支
实支
实支
日住宿费
180
160
140
140
120
日餐费
早餐
5
5
5
5
5
中餐
15
15
15
15
15
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