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精细化管理之定义
精细化管理成效年”主题活动实施方案的通知
万盛府办发〔2008〕22号
各科室:
《万盛区人民政府办公室“精细化管理成效年”主题活动实施方案》已经区政府办公室主任会议研究同意,现予印发,请结合自身工作实际,认真贯彻落实。
二〇〇八年三月二十五日
区政府办公室“精细化管理成效年”
主题活动实施方案
为深入贯彻落实科学发展观和区人大十六届三次会议精神,顺应经济发展形势,使办公室工作趋于科学化、制度化、规范化、精细化,结合《重庆市万盛区人民政府工作规范汇编》(以下简称《工作规范》)和区政府主要领导要求,特制定本方案。
一、指导思想
全面落实科学发展观,以区委九届三次全委会和区人大十六届三次会议精神为指导,以实施“精细化管理成效年”为载体,以“精心办文、悉心办会、细心办事、热心待人”为重点,紧紧围绕辩证思维、文秘、协调等“三大能力”建设,充分发挥办公室当参谋、抓协调、督落实、办实事的工作职能,实施精细化管理,把“精、准、细、严”的要求落实到每一个科室的工作流程、每一个岗位的职责要求、每一个人的行为规范,实现工作到岗、责任到人,抓细抓实各项工作,为促进地区经济社会又好又快发展当好参谋助手。
二、工作目标和内容
通过开展“精细化管理成效年”活动,加强思想政治教育和职业道德教育,强化团队精神,培育“高效廉洁、求真务实”的工作作风,把各项工作制度化、具体化、规范化、程序化,实现“思想有明显提高、作风有明显转变、纪律有明显增强、工作有明显突破、形象有明显改善”的目标。
(一)文稿起草精益求精
1.在起草公文、修改部门代政府起草的公文、讲话材料等文稿时,以及在公文审签传递的过程中,要严把政策关、数据关、文字关、格式关、校对关,确保提高公文质量。
2.严格按照《工作规范》要求,在规定时限内妥善处理文件、材料的起草、督办、送审、印发等相关工作。
牵头科室:
秘书科
责任科室:
综合科、法制科、机要科
(二)调查研究广泛深入
紧紧围绕区委、区政府年初确定的“四大重点工作、四大主题年活动”,针对经济社会发展中的热点、难点问题,充分发挥办公室的职能作用,切实加强调查研究,收集社情民意,及时适时、积极适度地为区政府领导决策提供全面准确的信息和切实可行的措施建议,做到参谋不掺和、到位不越位,力争为领导的服务有更大起色。
牵头科室:
秘书科
责任科室:
综合科、信息科、法制科、督查考核办
(三)督促检查有力有效
1.紧贴区委、区政府的中心任务、工作思路和重要部署开展督查。
对工作中存在的突出问题,特别是人民群众反映强烈的热点、难点问题,要组织专门力量重点督促,跟踪督查,推动落实;对经济部门、各镇的目标任务要及时督办、定期向区政府上报目标完成进度情况,并按照考核办法提出对责任单位进行考核并实施奖惩的建议意见。
2.要充分发挥办公室承上启下、协调左右的优势,积极运用明察暗访、回访核查等形式提高督查工作的实效,做到件件有着落、事事有反馈。
3.对督查工作中遇到的矛盾和问题,不能绕着走、躲着过,要敢于触及。
该批评指正的,要敢于指出。
牵头科室:
督查考核办
责任科室:
秘书科、综合科
(四)信息反馈准确灵敏
1.反馈给区政府领导的项目工作进度、工作报表等数据资料确保及时、准确。
2.区政府工作部署的开展情况、办公室领导交办事项的办理情况、工作动态和重大问题等工作信息反馈要做到及时、全面、准确。
3.要通过网络、报刊等搜集有价值的信息,并整理、分析、归纳后及时、准确的向相关领导汇报。
牵头科室:
信息科
责任科室:
秘书科、综合科
(五)办文办会严谨规范
1.严格按《工作规范》中有关审签程序的规定办理各类公文、材料。
2.严格按《工作规范》规定,做好来文的接收、处理和相关事项的前期了解工作,并按领导阅批意见及时办理。
3.按《工作规范》规定,指导、承办与区政府领导和办公室相关的各类会议或举办的大型活动。
主要包括提出会议方案、会议主题、会议讲话、会议文件等相关材料,落实参会人员、车辆安排、食宿安排、会议物资、安全保卫等相关工作,做好会场布置、会议录音、会中服务、会议纪要、讲话整理和会议确定的工作任务和会议精神的督查落实。
牵头科室:
秘书科
责任科室:
综合科、信息科、法制科、行政科、机要科、督查考核办
(六)值班接待周密细致
1.按照《工作规范》进行值班。
要进一步提高对重大突发事件的快速反应能力,在第一时间迅速报送事件发生情况,并密切跟踪事态的发展,及时报送处置的措施、后果和善后处理等情况。
要严格责任追究制度,对迟报、漏报、瞒报重大信息的,要追究有关人员的责任。
2.接待活动要按照“精雕细刻、精细管理、精益求精”的原则,统一制定包括来客住宿房间、陪同领导、日程安排、用餐地点、天气预报以及宾馆服务指南等为主要内容的《接待手册》,对落实人员、迎送礼节、礼品赠送、现场踏勘、新闻报导等每一环节都要进行细化,提升接待档次。
牵头科室:
综合科
责任科室:
秘书科、行政科
(七)机要保密安全畅通
1.按照《工作规范》有关规定,切实加强区政府及区政府办公室各类档案的分类、登记、管理、立卷、归档等工作,确保档案查阅方便和安全;要按有关规定和要求,加强印章管理,确保安全;要按有关规定和要求,负责来文分类登记、传递等工作,努力提高公文运转时效。
2.按照有关规定和要求,牢固树立保密意识,切实做好保密工作。
牵头科室:
机要科
责任科室:
秘书科、综合科
(八)车辆管理节约高效
1.机关所有车辆实行专人专车驾驶,并负责管理;实行统一调度、定点维修、保养和供油;严格执行出车登记制度和车辆下班入库制度。
2.严格车辆调度制度,要保障及时出车、主动参与值班,禁止公车私用。
3.及时做好公车的维护、保养,保证车况运行良好;驾驶员身体状况保持良好,出车期间严禁饮酒、严禁疲劳驾驶,要确保行驶安全。
4.严格实行油耗和里程登记,开展节油竞赛活动、安全竞赛活动。
牵头科室:
行政科
(九)后勤保障安全周密
1.切实抓好区政府办公楼和周转房的安全保卫工作,严格外来人员出入登记制度。
2.强化办公楼的清洁卫生管理,实行楼内卫生区域包干制;禁止在楼内喧哗,提倡文明办公。
3.加强办公楼和周转房的水电管理和维护,继续做好会议室、音响室的管理,突出节约。
牵头科室:
行政科
责任科室:
秘书科、机要科、综合科
(十)财务管理规范有序
1.切实抓好办公室财务、统一管理、调度工作,要厉行节约,处处精打细算,加强内控制度,从严控制开支。
实行经费支出预算管理制度、支出申报制度和大项管理;办公室各项收支实行主任“一支笔”审批制度。
2.切实抓好办公室国有资产、办公用品的清理、登记等工作,注意加强办公设备的管理和维护,确保正常使用和安全;实行常用办公用品领用登记制度。
牵头科室:
行政科
责任科室:
综合科、秘书科、机要科、法制科
三、实施步骤
(一)学习动员阶段(3月24日-3月31日)。
通过区办公室政务会议、科室内部讨论会等形势认真学习文件精神,使办公室每一名员工真正理解并掌握精细化管理的内涵、宗旨和核心内容,积极营造推进精细化管理工作的浓厚氛围。
(二)组织实施阶段(4月1日-11月30日)。
全面落实本方案,各科室开展对照自查活动,提出工作不足、整改措施及整改目标,形成《精细化管理自查表》,并于4月15日前交306办公室。
努力把量化标准渗透到工作的各个环节,提升办公室精细化管理水平。
(三)自查总结阶段(12月1日-12月15日)。
各科室对照《精细化管理自查表》,对方案落实情况进行自查总结,办公室对精细化管理工作中的好经验、好做法和先进典型进行表扬,对存在的问题进行分析。
(四)巩固深化阶段(12月16日-12月30日)。
形成一套实用性、操作性极强的精细化管理制度,建立并完善长效精细化工作机制,推动办公室精细化管理工作的深入开展。
四、保障措施
(一)量化管理目标。
按照“定岗、定责、定标准”的要求,健全完善办公室工作的岗责体系,制定详细的工作职能、办事规程、岗位职责和考评办法,形成具体的岗位细则,使各个岗位的工作人员都能够严格按照管理标准和工作规范,优质高效地完成本职工作,形成“人人争当先进、个个争创一流、事事优质服务”的良好局面。
(二)加强综合协调。
强化沟通与协作,形成上下左右内外一盘棋。
对外,要主动加强与市政府办公厅、区内相关部门、各镇街和企业的协调、联系与沟通,理顺方方面面的关系,合力推进工作。
对内,要按照“快节奏、大容量、高质量”的总体工作要求,保持与时俱进、奋发有为的精神状态,牢固树立“顾大局,识大体”的思想,加强团结,密切协作,在工作中既分工负责,又通力合作,相互补台,相互体谅,营造和谐、干事的良好氛围,确保各项工作协调、有序开展;要注重行为规范,时刻维护区政府及区政府办公室集体的形象和荣誉。
(三)提高个人素养。
办公室工作人员要结合“读好书、兴万盛”读书活动,自觉加强政治学习和业务学习,勤于学习、善于学习、坚持学习,努力提高综合素质。
自觉地在思想上、行动上与党中央保持高度一致,与区委、区政府保持高度一致,不该说的不说,不该问的不问,决不能不负责任地乱议论;要始终保持良好的精神状态,工作雷厉风行,对上级安排的工作,要高质量地完成;对份内的工作要高效率地完成,对领导交办的其他工作要高标准地完成;要把握好角色定位,主动当好配角,做好幕后工作,勇于付出,甘于奉献,善于团结同志共同做好工作;要牢记“两个务必”,带头廉洁自律、做出表率。
切实做到“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献、特别能忍耐”。
(四)加强考核评议。
要根据岗责体系的要求,按照奖优罚劣的原则,积极推进绩效考核。
坚持定量考核和定性考核相结合,综合考核和分类考核相结合,办公室内部工作考核与外部服务对象评议相结合,以增强考核的可信度。
要把考核结果与行政问责、奖优评先等有机结合起来,推动办公室各项工作取得实效。
要建立办公室各项工作的活动台账,详细记录每个月的工作业绩,不定期通报工作情况,定期开展专题督查活动,总结推广先进典型。
要建立办公室纠错制度,定期通报工作差错情况,并作为考核的重要内容。
推进精细化管理提升办公室服务水平(2009-04-10)
来源:
作者:
发布时间:
2009-06-26
推进精细化管理提升办公室服务水平
区委常委、区委办公室主任孙德顺
在深入学习实践科学发展观活动中,区委办公室按照区委的统一部署,精心组织,周密安排,以“围绕中心任务、服务科学发展”为主题,以“解放思想、提升境界、创建文明机关”为实践载体,提出围绕一个中心、做好三篇文章、培养六个方面良好作风、重点解决七个方面突出问题的目标要求,扎实开展工作,取得了阶段性成果。
总的看,在学习调研阶段,经过深入展开调研,广泛征求意见,区委办公室各项工作都有了新的提高,但与区委要求和群众期待还存在着不小的差距。
究其原因,主要是在管理模式和工作模式上还有明显的经验型、粗放型的烙印,表现在:
制度不够完善、职责不够清晰、流程不够严密、监督不够有效,要推动办公室的工作再上新台阶,必须结合深入学习实践科学发展观活动,创新思维、转变观念,努力探索提高服务水平的新方法。
精细化管理作为现代工业化时代的一个管理概念,最早是由日本的企业在20世纪50年代提出的。
精细化管理要求通过细化、量化、标准化、流程化、规范化、协同化、实证化,把“精、准、细、严”的要求落实到每一个单位的工作流程、每一个岗位的职责要求、每一个人的行为规范,实现工作到岗、责任到人。
“天下大事,必做于细”,精细化管理作为一种先进的管理文化和管理方式,已经被越来越多的企业管理者所接受。
将企业精细化管理移植到办公室的工作,是应对新形势、新任务、新要求的有益尝试。
一、分析办公室工作面临的新形势,推行精细化管理成为时代的要求
精细化管理最基本的特征是组织战略清晰化、内部管理规范化、资源效益最大化,重细节、重基础、重落实、重效果,讲究专注地做好每一件事,在每一个细节上精益求精、力争最佳。
这与办公室当参谋、抓协调、督落实、办实事的工作职能和围绕中心、多点多面的工作特点相符合。
推行精细化管理,有利于提升办公室服务水平,提升工作成效,提升干部队伍素质。
首先,推行精细化管理是适应形势发展的必然要求。
当前,经济社会发展正在发生深刻变化,领导体制、工作机制等正在发生深刻调整,深入贯彻落实科学发展观、服务区委“一二三四”工作思路、加快建设省会现代化中心城区等新任务新要求,对办公室工作提出了更高标准。
面对新局面新挑战,办公室作为落实区委重大决策的助推器、调度指挥中心,必须抓好管理这个环节,按照精确、细致、深入的要求,转变工作方式,优化管理理念,不断促进管理的规范化和科学化,才能更好地服务科学发展。
其次,推行精细化管理是管理创新的必然选择。
办公室是区委的综合协调部门,办公室内部工作是行政管理的重要组成部分。
推进办公室工作精细化管理,创新办公室管理理念、管理方法和管理手段,实现由被动工作向主动创新、由忙碌繁杂向规范有序、由“过得去”向“零差错”、由满足一般化向抓精品转变,各项工作按照“精、准、细、严”的精细化管理标准来组织落实,才能全面提高办公室整体服务效能。
第三,推行精细化管理是加强自身建设的必要途径。
近年来,办公室工作出现了许多新特点,发生了许多新变化,办公室服务对象的素质不断提高、能力不断增强,给办公室工作提出了新的要求。
办公室服务领域越来越宽、工作要求越来越高、知识更新越来越快,要求办公室工作人员不断增强工作的适应性和创造性。
只有紧密结合自身职能,加强自身建设,科学谋划、超前思维,从全局着眼,从小事着力,把各项工作具体化、程序化,才赢得领导、机关、基层和群众的满意。
二、瞄准总体目标任务,扎实推进办公室精细化管理工作
在办公室内部推行精细化管理,要全面贯彻落实科学发展观要求,紧紧围绕区委“一二三四”工作思路,结合新形势对办公室工作提出的新要求,总体目标任务是:
实现管理体系完备化,完善管理制度、健全管理程序;实现管理模式现代化,理清岗位职责、明确岗位标准、强化岗位监督;实现管理理念科学化,强化服务意识、规范意识、细节意识,使办公室的各项工作有章可循、标准有文可查、人员有规可依、管理有据可据,形成严谨规范、高效顺畅的工作流程,打造勤勉敬业、锐意创新的工作队伍,构建特色突出、争创品牌的机关文化,提高围绕中心、服务科学发展的能力和水平。
推行精细化管理,要围绕区委中心工作,把握工作规律,创新思维、转变观念,强化管理、精益求精,切实提高办公室服务水平。
一是完善工作制度。
制度是管理的基础,既是一种约束,更是一种保障。
只有具备完善的制度,用制度管人、靠制度管事,才能真正实现管理的精细化和办公室各项工作的高效运转。
要紧密结合办公室工作实际,对办公室原有学习、会务、值班、保密、学习、请示报告、卫生管理、财务管理等各项工作制度进行认真梳理,进一步完善各项工作制度,不断增强制度的针对性和操作性,扩大制度的覆盖面。
要加强制度创新。
如针对党委领导体制和工作机制的变化,制定区委常委会和书记碰头会相关制度,对议题提报内容、提报程序、列席人员、汇报内容要求等方面做出规定,进一步提高会议决策的质量和效率。
对相对成熟的工作制度,要编印成册,办公室全体人员人手一本,使日常办文、办会、办事有章可循。
要认真分析总结制度运行过程中发现的问题,及时补充修订。
二是优化工作流程。
流程是工作运行的准则和程序,是促进工作有序运转、提高工作效率的重要途径。
按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求,对内减少中间环节、提高工作效率,对外进行过程控制、提高工作质量,健全和优化办公室各项工作流程。
如完善发文过程中的拟稿、会商、核稿、签发、打印、用印、分发等7个环节,优化来文来电过程中的签收、分办、登记批办、组织传阅、承办、催办、注办、处置办毕公文等8个程序。
办公室每年要收发大量文件和电报,其中还包括许多紧急文件和电报,时效性强,涉及环节程序多,稍有疏忽,就可能会酿成大错。
这些工作制定出流程图,严格按照流程来操作,就能避免工作的粗放式和随意性。
对参谋辅政、督查落实、综合协调、后勤保障、机要保密等业务工作流程也要进行细化梳理,制作流程图,使每项工作流程都明确关键节点,每个节点都明确工作时限、责任人等要素,做到有目标、有责任、有评价、有记录,环环紧扣,确保工作链条高效有序运转。
三是明确岗位职责。
明确相应的职责,才能正确行使职权。
办公室作为综合协调部门,任务多、责任重,任何一项工作、一个细节出现问题,都会牵动全局,造成不良影响。
因此,必须按照“定岗、定责、定标准”的要求,健全完善办公室工作的责任体系,文稿起草、信息调研、督促检查、会议承办、机要保密等,都要制定详细的工作职责和岗位细则。
既要制定各局处室的工作职责,又要制定每名工作人员的工作职责,做到职责清晰明确,有效避免职责交叉、重叠或空白。
办公室全体工作人员严格按照工作职责,优质高效的完成本职工作,形成“人人争先进、个个创一流、事事优质服务”的良好局面。
四是严格工作标准。
制定工作标准,可以改变过去干多干少、干好干坏没有具体衡量标准的现象,也为个人自我管理、自我约束创造条件。
每个岗位在明确应该干什么、怎么干的同时,对于干到什么程度也要非常清楚。
从会议室的布置、干部仪容仪表、办公区域环境卫生,到文件的格式、字体的选用、纸张的大小等,都要在质量要求、效果等方面,建立科学合理,便于操作的工作标准,每个人工作质量的高低,可以通过标准检验出来。
要增强质量意识,对照标准时时找差距、处处找不足,真正把标准内化为自身的目标和行动。
要树立品牌意识,要以高标准严要求争创品牌,各项工作实现“工作零失误、细节零缺陷、服务零缝隙”;要以一流的工作成绩争创品牌,各项工作在全区有影响,在全市有位置,在全省有名声,力争进入全国先进行列。
三、强化组织领导,确保精细化管理工作取得新成效
推行精细化管理的重点是思想,关键是人。
要坚持解放思想、提升境界,求真务实、真抓实干,确保办公室精细化管理工作不断取得新成效。
一是落实领导责任。
推行精细化管理工作,各位主任、各局处室负责人要切实履行职责、发挥带头作用,系统整理各局处室的管理制度、工作流程和工作职责,把精细化管理工作任务落到实处。
全体工作人员要积极参与办公室精细化管理工作,严格按制度和程序办事,形成人人支持精细化管理工作、落实精细化管理工作要求的良好氛围。
二是强化考核评议。
要根据岗位职责的要求,改变过去重过程轻监督、重结果监督轻过程监督的做法,制定考核办法,奖优罚劣,积极进行绩效考核,建立全过程的监督体系。
实施责任分解,按照科学性、激励性和可操作性原则,将每项工作目标细化、量化,从时间、标准、效果等方面具体化,建立责任明确、权责统一的责任体系。
坚持定量考核与定性考核相结合,综合考核与分类考核相结合,办公室内部考核与外部服务对象评议相结合,不断增强考核的可信度。
要把考核结果与行政问责、奖优评先等有机结合起来,推动办公室各项工作取得实效。
要加强执行制度的监督检查,将制度规范的约束力、凝聚力转化为工作的高效率。
要建立办公室各项工作的活动台帐,详细记录每个人的工作业绩,定期通报工作情况,总结推广先进典型。
三是加强干部队伍建设。
建设一支政治觉悟高、组织纪律严、业务本领硬、工作作风优的干部队伍,是做好办公室工作的根本保证。
在工作中要大力提倡团结协作的精神,强化集体意识,既各尽其职、各负其责,又相互支持、互相补台,切实增加整体合力。
工作中要做到雷厉风行、立说立行,对于既定目标、各项工作任务的贯彻落实,必须坚决迅速,不折不扣,确保成效。
工作中要强化服务意识,牢记服务是办公室工作的根本职责和永恒主题,加强对领导的跟随服务,对部门的统筹协调服务,对基层和群众的满腔服务,不断提高服务质量和水平。
工作中要认真学习制度,严格执行制度,使制度规范真正成为每一位工作人员的自觉习惯和行为准则,形成讲制度、抓制度、用制度的良好局面。
总之,面对新的形势和任务,切实发挥好“参谋助手、服务保障、统筹协调”的重要作用,我们区委办公室肩负着重要责任。
要精心安排、准确判断、细化操作、严格执行,积极协助区委抓好决策的制定、实施和落实,把精细化管理贯穿于服务区委重大决策的全过程;要精雕细刻、精细管理,认真组织好区委的各类活动,把精细化管理体现到组织区委的重大活动中;要将办公室各项日常工作做得井井有条、细致周密、操作有序,把精细化管理落实到服务区委的日常工作。
紧紧依靠推行精细化管理的强大动力,更好地提升各项服务管理工作的质量水平,更好的承接使命、完成重任。
“海不择细流,故能成其大;山不拒细壤,方能就其高
袁秀和:
努力把市委办公室工作提升到一个新境界
加入时间:
2008-4-1417:
25:
18 德州通讯 作者:
德州市委常委、秘书长 袁秀和 点击次数:
1018
市委、市政府把今年确定为“机关效能建设年”,这是贯彻落实十七大精神的具体体现,是实现全市经济社会和谐发展、科学发展、跨越发展的重要举措。
市委办公室作为市委的综合办事机构,是市委的参谋部、作战部、后勤部,担负着服务市委决策、督查决策落实、保证市委日常工作高效有序运转的重要职责,是承上启下、协调左右、联系内外的中枢系统,有着非常特殊、非常重要、非常关键的作用。
面对经济社会发展的新形势、新任务、新要求,做好新时期的办公室工作,保证市委机关的正常高效运转,充分发挥参谋助手、综合协调、督查落实、后勤保障的作用,责任十分重大,意义十分重大。
对此,必须以邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观为指导,以忠诚、敬业、服务、奉献为灵魂,把加强机关效能建设作为主线,大力加强作风建设、制度建设、能力建设和环境建设,不断提高机关管理水平、运行效率和服务质量,努力塑造勤政、务实、高效、创新、廉洁、公正的机关新形象,为市直机关和各县市区党委办公室树立榜样、做出表率。
一、加强作风建设,培养和造就一支高素质的干部职工队伍
良好的作风是做好办公室各项工作的保证。
在干部职工队伍建设上,总的要求是努力形成九个方面的优良作风,保持机关的蓬勃朝气、昂扬锐气和浩然正气。
一是形成忠诚可靠的作风。
忠诚可靠,是一种品德、一种信仰,是做好办公室一切工作的基础。
因此,要把忠诚可靠作为第一要求,把“忠诚服务”作为办公室的品牌来维护、来打造。
形成忠诚可靠的作风,就是要求每位同志对党忠诚、对事业忠诚、对人民忠诚。
要把政治素质作为首要素质,在思想上、政治上、行动上同党中央和各级党委保持高度一致,在大是大非面前始终保持清醒头脑,不能有丝毫的含糊和动摇;要把办公室工作自觉纳入市委工作大局之中,同市委的决策部署保持高度一致,坚决维护市委的形象和权威,坚决维护市委领导同志的权威和形象;要表里如一,做老实人,说老实话,公道正派;要深怀一颗感恩的心,把对党、对组织、对社会的感恩之情,化为自觉的、真诚的回报行为,以高度的政治责任感做好每一项工作,做党信得过的人,做领导信得过的人,做人民群众信得过的人。
二是形成刻苦学习的作风。
加强学习是我们每个同志永恒的任务。
当前,我们面临的新事多、大事多,学习的任务比过去任何时候都更为必要、更为繁重,尤其是办公室不同于一般单位,必须早学一步、深学一步、多学一步,更深入、更扎实地推进学习型机关建设。
要坚持学习的适用性,立足于管用、能用,精心选择学习内容,学深学透,不能满足于一知半解、蜻蜓点水。
要坚持学习的广泛性,尽可能多地涉猎知识,拓宽视野,不强求门门精,但必须做到样
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