房产公司行政管理制度.doc
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房产公司行政管理制度.doc
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行政管理制度
第一章 总则 2
第二章会议管理 2
第三章办公环境管理 3
第四章归档管理 4
第五章印鉴管理 5
第六章公文打印管理 6
第七章办公及劳保用品的管理 6
第八章库房管理 7
第九章 电脑管理 8
第十章 电话通讯管理 9
第十一章车辆管理 10
一、车辆管理 10
二、车辆维修 10
三、违规与事故处理 11
第十二章司机管理 12
第十三章关于使用空调设备的规定 14
一、空调的启用 14
二、空调的使用 14
第十四章行政来访接待工作管理 15
第十五章奖罚制度 16
公司组织架构图 17
第一章 总则
(一) 目的:
完善公司行政管理制度,健全行政管理体系。
(二)适用范围:
本制度适用于公司所有行政管理工作。
(三) 行政管理工作一般需要遵循以下基本原则:
1.有序性:
使企业办公秩序规范、有序;
2.有效性:
以加强行政管理的有效性,在企业内部形成办事有程序,工作有标准,事事有人管,人人有专责的良好办公环境。
(四) 行政管理的主体包括:
公司总经理、常务副总经理、副总经理、总经理助理、财务部、审计部、综合管理部、人力资源部、预算部、营销部、工程部、规划开发部及下属公司。
(五) 综合管理部职责:
根据公司经营需要,负责组织制订公司行政管理制度,建立健全公司行政管理体系,保证公司日常经营活动顺利开展。
第二章会议管理
为了加强公司的规范化管理,完善各项工作制度,特制定以下会议管理制度:
(一)请假要于会议开始前经部门负责人及分管领导批准,并通知综合管理部,未经批准而擅自不参加会议的,将予以严厉处罚。
(二)严格遵守会议的开始时间,不得迟到,不得擅离会场。
(三)开会时,手机等能发出声响的物品要处于关机或振动状态。
开会时,不允许接打电话。
(四)开会时,不得睡觉,不得交头接耳,谈论与工作无关的内容。
(五)不得在会议室内大声喧哗。
(六)会场内禁止吸烟。
(七)各部门应定期召开工作会议,研究部门业务和管理工作。
(八)公司部门经理会议由综合管理部记录会议纪要并保存。
会议纪要应载明会议时间、地点、主持人、参加人、记录人,讨论研究内容,议定事项及责任部门、责任人,由综合管理部统一编号,于一个工作日内向总经理及常务副总经理呈递。
第三章办公环境管理
为规范办公秩序,创造整洁有序的办公环境,树立良好的企业形象,结合公司的实际情况,特制定本办法。
(一)公司综合管理部是办公环境管理的职能部门,负责相关规章制度的制定、落实、监督和检查。
(二)各办公室桌椅、物品、办公用品的摆放应整齐有序,不能杂乱无章,影响公司形象。
(三)各办公室的人员在每天上午上班后10分钟内应将本室卫生整理完毕,做到地面、墙面及办公家具整洁干净。
(四)各科室负责各自办公区域卫生,保证上班期间办公环境整洁干净,有脏乱差者进行相应处罚。
(五)员工在下班或外出办事离开办公室前,应将本人办公桌面整理干净,重要文稿须妥善放置。
(六)员工在上班时间内应自觉保持办公场所的清洁,不得乱扔烟头、纸屑等杂物。
(七) 办公室内禁止抽烟。
(八)员工应保持办公环境的安静,不得大声喧哗、聚众闲聊或追逐嬉戏,影响他人正常办公。
第四章归档管理
(一)本规定所指行政事务包括档案管理、印鉴管理、公文打印管理、办公及劳保用品管理、库房管理、电脑管理、咨询管理、车辆管理等。
(二)归档范围:
公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。
(三)档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据齐全完整,密级档案必须保证安全。
档案的借阅与索取:
1.总经理、常务副总经理、副总经理、综合管理部经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档;
2.公司其他人员需借阅档案时,要经部门经理批准,方可并办理借阅手续;
3.借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属非机密性档案,必须由部门经理批准方可摘录和复制;机密性档案(合同类)由主管副总批准方可摘录和复制。
(四)档案的销毁:
1.任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;
2.若按规定需要销毁时,凡属机密性档案须经总经理批准后方可销毁;一般内部档案,须经公司副总经理批准后方可销毁;
3.经批准销毁的公司档案。
档案人员要认真填写、编制销毁清单,由综合管理部经理监督销毁。
第五章印鉴管理
(一)所有置业公司、物业公司、建筑公司、新基公司、劳务公司、投资咨询公司、金汤豆捞、农林公司的印鉴由综合管理部负责保管。
(二)公司全部印鉴的使用需由主管副总经理签字许可,财务部使用印鉴需由财务总监签字许可后,管理印鉴人方可盖章。
(三)公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档。
(四)合同类文件必须由经办人在合同上签字,同时附有签完字的合同流转表方可盖章。
(五)公司一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经主管副总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。
(六)如违反以上规定者由直接责任人负责。
如印鉴管理人私自盖章引起的后果由印鉴管理人负责。
盖章后出现的意外情况由批准人负责。
第六章公文打印管理
(一)公司公文的打印工作由综合管理部负责。
(二)各部门打印、复印文件,需先登记。
(三)各部门打印文件,需提前排好版。
(四)各部门所有打印的公文,必须交综合管理部留底存档。
(五)各部门需配合综合管理部回收利用废纸。
(六)各部门打印文件时,须告知综合管理部是用循环纸还是用白纸。
第七章办公及劳保用品的管理
(一)办公用品的购发:
1.每月月底前,各部门负责人将该部门所需要的办公用品制定计划提交综合管理部,经审核后,由综合管理部统一购买。
2.综合管理部每月月初购置办公用品,凭经公司审批后的申购单,负责将办公用品购回,根据实际工作需要有计划的分发给各个部门,由部门经理签字领回;
3.如有特殊原因急用的办公用品,公司领导签字同意后,由综合管理部当日购置;
4.除正常配给的办公用品外,若还需用其它用品的须经综合管理部经理批准方可领用;
5.公司新聘工作人员的办公用品,综合管理部根据部室负责人提供的名单和用品清单,负责为其配齐,以保证新聘人员的正常工作;
6.负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好;
7.负责购发办公用品的人员要建立帐本,办好入库、出库手续。
出库一定要由领取人员签字。
(二)劳保用品的购发:
劳保用品的配给,由综合管理部根据各部、室的实际工作需要统一购买、统一发放。
第八章库房管理
(一)库房物资的存放必须按分类、品种、规格、型号分别建立帐卡。
(二)采购人员购入的物品必须附有入库单,收票时要当面点清数目,检查包装是否完好。
如发现实物与入库单数量、规格不符时,库房保管员应向交货人提出并通知有关负责人。
(三)物资入库后,应当日记入台账。
(四)严格执行出入库手续,物资出库必须填写出库单,经公司综合管理部批准后方可出库。
(五)库房物资一般不可外借,特殊情况须由主管副总批准,办理外借手续。
(六)严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改。
(七)库房内严禁吸烟,禁止无关工作人员入内,库内必须配备消防设施,做到防火、防盗、防潮。
第九章 电脑管理
(一)为提高工作效率和现代化管理水平,公司根据实际工作需要,为各部门配备电脑。
为加强电脑管理,特制定本规定。
(二)公司综合管理部负责对公司所有微机进行统一管理和调配,并指定专人负责此项工作,负责对各部门所配备的电脑进行管理和维护。
(三)各部门电脑使用人员须切实担负起各自电脑及配套设备的使用和保养责任,要爱护设备,规范操作,并经常检查电脑及外设的状况,发现故障,应及时报请维修,以确保电脑处于整洁和良好状态。
(四)各部门电脑应由专业人员操作、使用,严禁非专业人员擅自使用电脑,若因此而导致电脑内储存的文件丢失或软件损坏的,由使用人承担相应责任,并视情节轻重予以行政处罚;若造成设备损坏的,使用人应照价赔偿。
(五)各部门电脑使用管理人员应遵守公司的保密制度,禁止他人未经允许擅自打开微机内文件。
如果输入电脑的信息属公司机密的,管理人员应将文件加密,未经批准不准向任何人提供、泄露,违者按公司《商业机密管理规定》的有关条款给予处理。
(六)未经部门经理许可,严禁使用电脑处理私人资料。
(七)严禁上班期间利用电脑看电影或上网娱乐,违犯者开除。
(八)凡发现电脑使用人员违章作业、保管不当或擅自安装、使用硬件和电气装置,造成硬件损坏或丢失的,其损失由当事人加倍赔偿。
第十章 电话通讯管理
(一)为规范公司通讯管理,保证通讯畅通,提高工作效率,节约办公费用,结合公司实际,特制定本规定。
(二)公司综合管理部是公司通讯管理的职能部门,负责通讯工具和设备的购置、登记、发放、费用控制和故障维修等。
(三)各部门经理为本部门办公电话管理的直接责任人,必须认真监督管理好本部门的办公电话。
(四)所有员工在办公室打电话时必须长话短说,讲究效率,每次通话时间一般应控制在三分钟以内。
严禁使用电话闲谈聊天,长时间占用线路,造成电话进出困难。
(五)严禁使用公司电话打私话。
(六)因业务需要在公司传真机上发送传真、打长途电话时,应自觉履行登记手续。
(七)公司在各办公室安装的固定电话,以及给相关干部员工配备的手机,均为公司固定资产,若发生丢失或损坏,有关责任人必须照价赔偿。
(八)公司所有员工应保持电话畅通,方便联络。
如有急事联系不上者,将依据具体情况予以相应处罚。
第十一章车辆管理
一、车辆管理
为加强公司车辆的保管及有效运用,特制定本制度。
(一)公司公务车辆的购置、档案保管、车辆年审及相关规费的交纳等事务,统一由公司综合管理部负责管理。
(二)公司车辆由公司综合管理部指派专职司机驾驶、保养,并负责维修、检验、清洁等。
未经车辆主管领导批准,严禁私自将车辆交与他人驾驶。
(三)车辆驾驶人必须具有合格驾照,方能驾驶相应准驾车型。
(四)未经副总批准,公司车辆不得借予本公司之外的人员使用。
(五)公司因公事需要用车的员工,需经过综合管理部经理批准方可用车,路途不超过三公里者自行解决。
(六)公司因工作需要配置专车的员工,在请假或出差时,应主动将车辆转交公司管理部。
(七)公司车辆油料由公司管理部统一购买,外出购油及维修须经综合管理部批准后,方可凭发票报销。
二、车辆维修
(一)车辆维修时应填写《车辆维修申请单》,注明行驶里程,审核批准后方可送修。
(二)车辆维修必须到公司指定修理厂进行,指定修理厂因条件所限不能维修的,必须到各车辆相对应的全国性特约维修站进行维修,否则维修费用一律不予报销。
(三)车辆因工作需要出长途时,在行驶途中发生故障或其它损耗急需修复、更换零件时,可视实际需要进行修理
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