员工行为规范管理制度.docx
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员工行为规范管理制度.docx
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员工行为规范管理制度
员工行为规范管理制度
下发层级:
一级(通用)
发布时间:
3月24日
编码:
JC-02-04
制定目的
为规范公司员工行为,提高员工修养,树立良好公司形象,特制定本制度。
适用范围
本制度适用于总公司及各分支机构全体员工。
规范事项
一、学习和掌握公司管理文件
(一)分管副总裁级及以上领导
1.掌握分管部门的工作职责和组织架构。
2.掌握总公司通用制度、分管分公司制度、分管总公司部门制度以及对应的工作流程和标准。
3.了解分管公司、总公司分管部门的合同,掌握合同的主要条款以及合同的履约情况。
(二)分公司职级领导
1.掌握本机构的职能、职责、架构。
2.掌握公司通用及本机构专用的管理制度、工作流程及工作标准。
3.掌握分公司、直属部门所签的合同、相应的合同条款及合同的履行情况。
(三)中支公司机构职级领导
1.掌握本机构的职能、职责、架构。
2.掌握公司通用及本机构专用的管理制度、工作流程及工作标准。
3.掌握本机构主管部分的合同类型、相应的合同条款及合同的执行情况。
(四)员工级
1.了解本部门的职能、职责、架构。
2.掌握本岗位的工作职责、工作流程、工作标准。
二、工作纪律
(一)作息时间
1.统一执行公司作息时间与考勤规定,上下班须有公司认可的考勤记录。
(二)外出公务及请假
外出公务定义:
因工作需要,临时离开办公职场外出开展业务,当日能够返回公司或当日不产生住宿费用。
1.外出公务应提前填写外出公务OA申请,明确外出办理的事项、地点、联系人以及预计返回时间等。
经对应级别最终审批人批示后方可外出。
如情况紧急可采用电话或微信的形式进行请示,上级领导同意后方可外出。
具体要求如下:
(1)分管副总裁离开办公室,须告知总裁办对口秘书具体原因及预计返回时间,对口秘书知道后立即汇报日常秘书,便于上级领导询问时,能够在第一时间给予反馈,便于上级领导安排工作。
(2)总公司各部门负责人外出公务前,需向分管副总裁报备,同时告知总裁办对口秘书具体外出原因及预计返回时间。
对口秘书知道后立即汇报日常秘书。
(3)各分公司负责人外出公务,需在高管微信群中报备,明确外出公务事项、地点、预计返回时间。
(4)各支公司负责人外出公务、需在分公司微信群中报备,明确外出公务事项、地点、预计返回时间。
(5)员工级须外出公务时在部门微信群中报备。
(6)如外出公务涉及商业秘密,外出责任人在微信中报备时,可省略具体公务事项,明确地点和预计返回时间即可。
(三)工作秩序
1.工作期间不得查阅与工作无关的书刊杂志(电子书籍)、网站,不得在互联网上聊天、玩游戏、睡觉或伏案。
2.工作时间谢绝亲友、朋友探访;不处理私人事务。
3.每天清洁办公桌面和办公场所环境卫生,做好工作准备。
4.保持工作秩序,不吵闹、喧哗、嬉戏、聊天。
5.除公司高管外其他人员不得乘坐高管梯,进出需乘坐员工梯;按规定时间离开工位就餐。
6.进出办公大楼需遵守物业方管理规定,出示相关证件,有序打卡过闸机。
7.严禁在办公大楼吸烟,乱丢杂物。
8.工作时间严禁在微信朋友圈中发布个人微商信息、以及与公司无关的宣传信息。
9.严禁在职场内滋事
(四)个人修养
1.遵纪守法,洁身自好,不组织、参加、支持、非法组织。
2.不寻衅滋事,打架斗殴。
3.对内、对外保持文明礼貌形象;要做到仪表端庄、语言规范、举止得体、待人热情。
4.有战胜困难的信念,在困难面前不退缩。
5.有解决问题的信心,工作中出现问题应正视,树立解决问题的决心。
6.尊重领导,爱护下属,团结同事,不拉帮结派,另立山头,搞分裂主义。
7.善于接受批评和自我批评,对领导或同事有意见当面提出,不背后指责或诋毁同事。
8.树立自律自强的信念,以积极的心态面对批评指正,从批评中学习经验,不断提高自身素质和工作能力。
9.不利用公司资源从事兼职工作。
10.员工之间禁止互相询问薪酬。
11.员工亲属到公司应聘,如实报告公司。
12.表里如一,领导在与不在一个样。
(五)工作纪律监督批评教育
部门负责人应对所属部门员工工作情况进行掌控,随时进行监督检查,发现违制情况及时对责任人进行批评教育,严禁出现包庇下属行为的发生,对于员工的违制行为要实事求是,工作中同一问题违制多次,经过多次教育批评,不知悔改诋毁公司;公司制度明令禁止,多次故意违制,经批评教育,态度仍然蛮横;侵占公司财产;诋毁公司声誉;利用职务之便直接或间接向他人索要财物、损害公司利益;弄虚作假谎报业绩;破坏公司团结的行为,应及时上报处理意见,不能姑息。
(六)保密原则
1.《举报登记表》等有关案件材料,应指定专人登记、管理。
2.对案件或问题初核时,不准向被调查人暴露意图。
3.制定案件调查计划要同时制定保密措施,调查大案要案要有具体保密方案。
4.拟采取的调查手段、措施要严格控制知悉范围,不准向被调查人泄露;严禁泄露当事人提供的物证、书证、证人证言等证据。
5.阅卷笔录、审理讨论笔录等,未经批准,不得向无关人员提供。
6.办案中如发生泄密情况,要及时向主管领导报告,同时采取有效措施尽力补救。
三、十大行为准则
(一)踏实工作不官僚主义
(二)廉洁自律不吃拿卡要
(三)尽职尽责不推三阻四
(四)大胆管理不畏首畏尾
(五)勇于负责不推诿逃避
(六)执行到底不打折走样
(七)主动解决不相互拆台
(八)忠诚公司不随波逐流
(九)善于学习不自我满足
(十)诚实守信不欺上瞒下
四、工作操守
(一)道德修养
1.严格保守公司信息,不窃取、泄漏公司的一切材料和信息。
2.维护公司的利益和信誉。
不从事、参与、纵容对公司经济、声誉有现实或潜在危害的行为。
3.发现损害公司的行为应据理力争,坚决制止,并及时向公司报告,不拖延和隐瞒。
4.禁止发表有损公司、团队和领导的言论。
5.廉洁自律,克己奉公,不利用工作和职务之便收受贿赂,吃、拿、卡、要,以权谋私,侵占公司或他人财物。
6.以司为家,勤俭节约,不铺张浪费,不损害公司财物。
与公司同呼吸、共命运,积极为公司发展献计献策。
7.实事求是,不欺上瞒下,弄虚作假。
8.未经公司批准,不得参加或接受公司合作方的宴请或馈赠。
正常业务往来涉及以上情况汇报后方可。
9.宴请客人需事先申请,并按标准执行。
10.以公司名义参加的各项涉外活动包括业务洽谈、商务往来、参加会议、外出考察、交流学习等活动中,对方赠送的各种礼品接受人在回公司后的第一工作日将礼品的明细包括但不限于礼品的种类、数量、被赠送人姓名、赠送单位(赠送人)等明细列清当日上报公司;公司阅知后,对方赠送的礼品作为公司的一项福利发给被赠送人。
11.所有员工的涉外行为(包括但不限于签字、授权、演讲、举证、给予文件、资料等),必须按照审批要求审批。
所有涉外行为,需通过OA系统经各节点责任人发起、审核、批准,报请总公司总经理审批后,方可进行。
(二)工作计划
1.制定工作计划要顾全大局,统筹兼顾,有条不紊;保证计划的前瞻性,可操作性、时限性。
2.计划的制定要严谨、准确,提前与横向部门沟通协调,必要时请示上级,避免计划偏离实际。
3.工作计划要组织有关部门认真研讨和落实,杜绝敷衍了事。
4.计划无法实施和情况有变,需要重新上报计划并经公司批准,不得私自调整。
(三)工作布置
1.分配工作应科学合理,公平公正,平衡把握,按岗定责。
2.布置工作要明确工作内容、标准、完成时限、责任人、检查人。
做到交有目的,催有专人,办有结果,结有反馈。
3.各级领导要加强管理,工作布置安排后,须通过OA派发。
4.各级领导布置工作后,跟踪员工工作的进度及完成质量。
杜绝只布置工作,不指导、不跟踪、任由员工自行完成的行为。
(四)工作执行与贯彻
1.有章(指规章制度)必依,执章必严。
要严格执行公司的各项规章制度,杜绝不执行规章制度或按个人意愿随意更改规章制度标准、内容的行为存在。
2.坚持按时、提前,保质保量完成工作的作风。
3.工作计划一经批准,严格执行,认真落实和协调,杜绝只布置、不落实现象的发生。
4.执行工作任务要坚决彻底,不打折扣找理由,敷衍塞责。
5.执行任务工作中遇到问题,要主动想办法,要及时向上级领导反馈,由上级领导协调解决。
6.接受工作任务要积极,不摆困难讲条件,推拖搪塞。
7.工作态度要端正,对于领导的批评指正要正确理解和对待,虚心接受,做到有则改之,无则加勉,不能消极抵抗,不能消极怠工,不能将各种不良情绪带到工作当中,要积极正确的面对工作中出现的困难。
8.对于领导安排的工作,要积极主动的接受,对内的工作要做好,对外的工作要积极主动去配合。
9.总裁以及各级领导交办的工作要直接向交办领导其反馈和报告。
(五)总公司精神与指示贯彻
1.总公司安排的工作和会议决定的工作事项,分管副总裁级及以上领导要及时传达到部门经理,或工作任务责任人,当日将任务信息反馈。
2.总公司交办的工作和决定的事项,为了便于统筹协调安排,责任人必须在接到任务后5分钟内告知上级主管领导,并按时限完成,任何人不得擅自改变总公司的意见。
各部门在完成时限内必须书面上报、反馈任务完成结果或任务进展。
(六)工作配合与协调
1.需要其它部门协调、配合完成的工作,牵头部门应以书面联络函的形式,提前沟通联络;如遇紧急事件可由电话及时沟通,加快工作效率。
2.配合工作中,牵头部门第一负责制,需配合完成的工作应责任明确,各负其责。
提出明确配合内容、标准、完成时间等配合要求。
配合部门应积极主动按时完成好配合工作。
3.分管副总裁级及以上领导要协调好部门、公司间各项配合工作。
凡是批至总公司的报件,无论是否本职范围内的工作,都必须协调办理和解决。
(七)工作方法和标准
1.全员工作要坚持事前准备、事中检查、事后落实解决办法。
2.各项任务,做到当日事,当日毕,绝不可因事小而推迟完成;当日不能完成的,必须书面上报计划完成时限。
OA工作任务,每天需要进行维护进展情况。
3.工作要调研,数据要精确,阐述要清晰,事实要清楚。
4.工作分析要全面,论据、论证要准确;结论要明确。
5.工作汇报主题突出重点、条理清楚,建议明确。
6.杜绝编造、篡改数据,杜绝无结论或建议报件。
7.要有法律意识,涉外特快专递、会议纪要、各类函件、法律文书等不可替他人签收,越权接收;也不得利用职务之便私自命令下属违规接收。
8.合同的制订、洽谈、签订、移交、执行、交接、变更各个环节要环环紧扣,留有依据。
(八)层级管理与决策
1.全公司坚持一级决策制;坚持打造领导负责制,部门有问题的部门负责人要负责,分公司有问题的,分公司负责人要承担责任。
2.上级对下属可越级检查,但不能越级指示。
3.各级领导对下属上报自身无力解决的问题应及时给予明确解决意见,快速解决问题推动工作,不准推拖搪塞或刁难下属。
4.严格按照各自的管理权限及岗位职责,严把工作质量关,严格审核各项工作计划与方案,严格控制各项费用、扎实做好员工培训,全面提升员工业务能力及综合素质。
(九)团队建设
1.倡导“比、学、赶、帮、超”的工作精神,团结协作,共同上进的浓厚氛围。
2.对于部门内的员工,部门领导要掌握员工动态,对员工工作中存在的问题要及时提出并加以指正,确保员工保持正确的工作方向。
3.各级领导要身先士卒,身体力行,时刻发挥榜样和先锋模范作用,团结、凝聚和引领全体员工勤奋敬业,履行职责,努力工作,积极为公司发展做贡献。
4.岗位职责、工作流程要明确,遇到问题要主动协作配合、群策群力体现团队的力量。
5.杜绝任何人私下以各种名义互相吃请或送礼,搞小团体。
(十)工作检查与监督
1.各级领导干部必须以开展、巡视、监督、指导一线工作为第一要务,不得以起草报件、整理文字材料或其他辅助性工作疏于日常一线工作、影响一线工作的质量或者作为一线岗位工作未按要求完成的理由。
2.各级领导应在监管范围内认真履行工作监督、审核、管理的职能,发现问题及时指出,提出解决的具体意见。
3.各部门领导干部可通过报件的形式,上报不配合部门及配合较差部门,由领导批转至公司行政部,作为不配合部门的考核依据。
4.各级领导在工作过程中应负起责任督促员工,不允许员工白天不努力工作,晚上加班。
每日工作争取在8小时内做完,让员工准时下班。
5.各级领导干部合理分配工作任务,避免报件集中于周一、周五上报现象的发生。
五、仪表仪容
(一)着装
1.员工在工作期间需着职业装、工装;
2.服装保持干净、整齐,扣好纽扣。
3.春、秋、冬季节男员工在工作期间须穿着深色西服,内衬白色衬衫并且扎领带,领带颜色不得过于鲜艳,衬衫下摆要扎在腰带内;室内温度高时,可着白色衬衫,扎领带;着黑、棕色皮鞋及深色袜子。
4.春、秋、冬季节女员工在工作期间须穿着深色西服,内衬白色衬衫,可穿着深蓝色、黑色裙子或西裤;室内温度高时,可着白色衬衫;穿黑色素色无配饰皮鞋或拉带鞋,鞋前掌厚度不超过1CM,鞋跟高度不超过5CM。
袜子颜色为黑色或肉色。
着裙装时,袜子为黑色或肉色长筒袜。
5.夏季工作期间男员工着白色、浅色短袖衬衫,着西服裤,着黑、棕色皮鞋或黑、棕色不露脚趾皮凉鞋;女员工着白色或浅色短袖,着普通短裙或及膝裙,着职业套装,着黑、棕色皮鞋或不露脚趾凉鞋,着黑色或肉色袜子;
6.员工工作期间着装不规范,严禁进入职场办公,着装合格后方可进入职场,否则责任人按旷工考核。
(二)仪容
1.发型
(1)干净、整齐、朴实、大方。
(2)男员工头发长不覆额、侧不掩耳、后不过领。
(3)女员工头发梳理整洁,颜色自然。
2.面容
(1)鼻毛、胡须必须及时清理。
(2)双唇清洁,牙齿卫生,口腔无异味。
3.手部
(1)双手清洁。
(2)不留长指甲。
(3)不涂彩色指甲油。
4.着妆
(1)工作期间应着淡妆。
(2)避免过量使用芳香型化妆品。
(3)避免当众化妆或补妆。
(三)举止
1.站姿
身体端正,腰部挺直,挺胸收腹,双手交叉于身前,头部端正,双目平视。
2.行姿
步履轻快,双手自然摆动,目光前视。
3.坐姿
身体端正,面向对方,双手放松。
4.表情
适度的微笑,适度的点头,适度的视线接触。
六、接待礼仪
(一)来客接待和送客规范
1.接待外来人员要笑脸相迎,给其让座,表示欢迎。
2.握手时,一般是主人先向客人,神态专注、认真、友好,要起身站立,迎向对方,要注意力度;握手时间一般在3秒钟左右为宜。
为尊者先伸手,男士不要主动向女宾伸手。
握手的部位,同性之间一般握到手掌,男士与女士握手,一般只轻握对方手指部分。
3.交谈时,态度平和,尊重对方,注意力集中,目光交流与对方持同一水平,不要东张西望,也不要目不转睛地盯着对方或目光冷漠地看着对方。
手势不能太多和幅度太大。
声音适中,吐字清晰,以对方能够听清和不妨碍他人为宜。
4.交谈结束,客人告别时,要起身送客,并以语言示谢。
一般的来客送至接待前台,重要的来客需送到办公楼外,送行应挥手致意,一般应在车辆离开后,方可离开。
5.接待工作要有提前量,提前定好接待地点,并布置好接待场所。
6.重要客人要到一楼亲自接待,合作客户拜访不得让其等待超过5分钟。
7.分管副总裁以上领导预约的来访客人,秘书要提前通知一楼安管员或前台接待员,提示所乘电梯。
客人到达后,秘书将客人引领到指定会见地点,并及时转告领导。
8.分管副总裁以上领导没有预约的客人或电话,接待员或安管员核实客人身份和来访目的后转告总裁办,按秘书转达意见办理。
如领导不方便接待,应婉言谢绝。
9.接待特别重要领导、贵宾,事先应制定完备的警卫方案,预先严密勘察动线,预留充足车位。
10.涉外接待要维护公司利益和注重公司形象,要多宣传公司要点,做好保密工作。
11.分管副总裁级别以上人员外出办理事务或接待客人,如需提前准备相关事宜的,随同人员需提前一小时将所有事宜准备完全,如有特殊情况需第一时间告知相关领导,同时随同人员必须提前15分钟到达接洽地点等待。
12.有关部门来总公司或各分公司视察,各自的接待人员需提前15分钟在门前等候。
13.我司人员参加所有会议,包括参加外部会议(如政府会议、公司洽谈会等)、公司内部会议(总裁办公会、部门研讨会等),我司参会人员必须提前10分钟到达会议地点,并做好会议准备。
14.公司客人来访,包括洽谈客户、投诉、应聘人员等,我司接待人员必须在约定时间前10分钟在约定地点予以等待。
(二)会面行为规范
1.问候:
如知其姓名、职务时,可称呼“某某(职务),您好……”。
如只知其姓名时,可称呼“某某先生(小姐),您好……”。
2.介绍:
自我介绍要适时、简明、有礼貌,在双方都不熟悉的场合,一般只有讲出自己的姓名、身份即可;介绍他人时,介绍前应给对方一个提示,如:
“我来介绍你们认识一下”等;被他人介绍时,要主动以礼貌用语向对方问候或点头微笑致意。
3.交换名片:
递送名片时,正面对着对方,双手递上,接名片时,微微欠身、点头,用双手接;接到名片后,要看清名片上的主要内容,并道谢;领导在场时,让领导先行接、递名片;不要玩名片,不要将名片放在下装口袋中。
(三)宴请礼仪规范
1.宴请客人要提前确定宴请时间、地点和人员,宴请人要按约定时间提前到达,做好接待工作。
2.席间敬酒时,要围绕宴请主题,语言简洁,用词文明,宴请者要主动先敬酒。
3.进食时不宜发出声响,口中有食物不要与他人讲话,剔牙时要用手或手帕、纸巾遮口。
礼让他人时,一般只让菜不夹菜,如需夹菜要用公用餐具。
4.不要在席间随意抽烟。
席中有女士,更要注意,至少要征求意见。
5.宴请结束时,要主动致词,待客人离席后再离开。
要送客人到酒店门外,客人离开要挥手致意。
七、考核条款
(一)外出公务应提前填写外出公务OA申请,明确外出办理的事项、地点、联系人以及预计返回时间等。
经对应级别最终审批人批示后方可外出。
如情况紧急可采用电话或微信的形式进行请示,上级领导同意后方可外出。
如果未进行外出公务报备,或者以工作名义外出办私事,工作期间外出干私活,以上行为按《行政管理制度》丙类进行处理。
(二)工作期间查阅与工作无关的书刊杂志(电子书籍)、网站,在互联网上聊天、玩游戏、睡觉或伏案。
处理私人事务。
工作时间在微信朋友圈中发布个人微商信息、以及与公司无关的宣传信息等违反工作秩序的行为,按《行政管理制度》戊类(10%)进行处理。
如部门内违纪人员累计出现3人次及以上时,部门负责人按《行政管理制度》戊类(10%)进行处理。
(三)没有保守公司信息,窃取、泄漏公司的一切材料和信息。
发现损害公司的行为没有进行制止,未及时向公司报告。
以上行为按《行政管理制度》丙类进行处理
(四)利用工作和职务之便收受贿赂,吃、拿、卡、要,以权谋私,侵占公司或他人财物。
或者未经公司批准,参加或接受公司合作方的宴请或馈赠。
以上行为按《行政管理制度》甲类进行处理
(五)以公司名义参加的各项涉外活动包括业务洽谈、商务往来、参加会议、外出考察、交流学习等活动中,对方赠送的各种礼品接受人在回公司后的第一工作日将礼品的明细包括但不限于礼品的种类、数量、被赠送人姓名、赠送单位(赠送人)等明细列清当日没有上报公司,对于该类行为按照《行政管理制度》甲类进行处理。
(六)员工的涉外行为(包括但不限于签字、授权、演讲、举证、给予文件、资料等),未按照本制度要求进行审批便进行的,相关责任人按照《行政管理制度》甲类进行处理
(七)在职场内滋事者按照《行政管理制度》甲类进行处理;如为已入职6个月的正式员工,其部门负责人按照《行政管理制度》戊类进行处理。
(八)总公司各部门、各分支机构的各级员工,对于当日应完成工作必须当日完成,做到日清日结,未按时完成的相关责任人按《行政管理制度》戊类进行处理。
附则
(一)解释权
本制度由监察中心负责解释和修订。
(二)生效日期
本制度自发布之日起实施。
监察中心
3月
附件
附件1:
总公司涉外行为审批流程
JC-02-05-LC-01
附件2:
分公司涉外行为审批流程
SJ-02-05-LC-02
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- 员工 行为规范 管理制度