GSP软件计算机操作规程.docx
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GSP软件计算机操作规程.docx
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GSP软件计算机操作规程
商搏软件零售药店操作规程
一、本企业证照资料及门店人员录入
1.企业负责人—企业信息管理
1)《档案管理》—《企业信息管理》
2)点击《编辑》,填写相应证照资料,同时通过《药品经营范围》《其他经营范围》设置本企业经营范围。
填写资料完成后点击《保存》。
3)许可证—期限、营业执照—营业期限、认证证书—期限三个字段必须填写,任何一个字段过期,都无法操作软件。
2.企业负责人—员工档案管理
1)《档案管理》—《员工信息管理》
2)对应相应门店,点击《增加》新增本店工作人员,输入’姓名’、’身份证号’,’入职日期’,’生日’,选择’岗位级别’,’货位名称’,’性别’,’职称/执业资格’后,点击《保存》
注:
中药相关专业但职称人可在’职称/执业资格’中选择’中药调配员’。
二、首营审批流程
1.采购员—建立供应商字典
1)《档案管理》—《客商信息管理》
2)选择左边最后分类点击《增加》按钮,客商编号自动生成、输入客商名称、地址、联系人(法人委托人)、联系电话、客商类型(必须选供应商)、经营方式、法人、默认价格、税票地址、仓库地址、企业类型后,点《保存》。
注:
红色字段为必填字段
2.采购员—首营企业审批申请
1)档案管理—客商信息管理—《GSP报表》—《首营供货企业审批表》
2)红色字段内容为必填项,其他内容(如保健食品、食品、医疗器械证照号、有效期有的话直接输入,填写完整,同时打勾表头《其他经营范围》中相应经营项目)。
同时顶头经营范围根据许可证内容进行选择,完成后点击《保存》按钮
注:
冷藏、冷冻药品属于排他属性(即有此经营范围不打勾,无此经营范围打勾)
3.采购员—首营企业资料扫描留档
1)《GSP管理》—《审批档案表》—《首营企业审批表》
2)光标点在要扫描证照资料供应商行—点击《首营资料》弹出首营资料扫描界面
3)在相应存放证照位置《增加》相应证照资料,并《保存》。
4.质量负责人—首营企业审批
1)根据系统提示,双击本系统提示进入首营企业审批表,点击《审批》,进入首营企业审批界面,输入’审批意见’、是否同意、负责人签名后,点击《保存》完成本地审批操作
5.采购员—建立商品字典
1)《档案管理》—《药品信息管理》
2)选择左边最后分类——点击《增加》按钮,商品编号自动生成、输入药品名称、通用名称、单位、规格、剂型、生产厂商、产地、批准文号、进货价、零售价、有效期、报警期、存储温度,储存条件、验收类型(只有进口药品才在本字段中选择进口药品)并选择相应药品属性后,点《保存》。
注:
红色字段必填
药品属性中含特殊药品复方制剂药品‘含特殊药品复方制剂药品’属性必须打勾。
药品属性中处方药品‘处方药’属性必须打勾
药品属性中甲类OTC(红色OTC)‘甲类OTC’属性必须打勾
药品属性中乙类OTC(绿色OTC)‘乙类OTC’属性必须打勾
药品属性中冷藏、冷冻保存药品‘冷藏、冷冻药品’属性必须打勾
药食同源商品除本身属性外,食品属性也要打勾
中药材或中药饮片必须输入中药材或中药饮片‘产地’。
6.采购员—首营品种审批申请
1)《档案管理》—《药品信息管理》—《GSP报表》—《首营品种审批》
2)红色字段内容为必填项,同时顶头药品属性可根据药品的实际属性进行更改。
注:
药品企业GSP有效期及药品注册证有效期为必填项。
药品性能、成份、质量、用途:
通过XX输入相应批准文号进行搜索后,复制相应内容进行保存
质量标准:
查看说明书中的质量标准进行输入。
注册证有效期至、企业GMP证书号、企业GMP有效期至、认证时间:
通过国家食品药品监督管理局网站—数据查询进行搜索
注册证有效期至=批准日期+5年-1天
然后点击生产单位中的相应生产单位
企业GMP证书号=编号、企业GMP有效期至=有效期截止日、认证时间=发证日期
7.采购员—首营品种资料扫描留档
1)《GSP报》—《审批档案表》—《首营品种审批表》
2)光标点在要扫描证照资料品种行—点击《首营资料》弹出首营资料扫描界面
3)在相应存放证照位置《增加》相应证照资料,并《保存》
8.质量负责人—首营品种审批
1)根据系统提示,双击本系统提示进入首营企业审批表,点击《审批》,进入首营企业审批界面,输入’审批意见’、是否同意、负责人签名后,点击《保存》完成本地审批操作
9.质管员—合格供应商档案
1)《GSP管理》—《审批档案表》—《生成合格供应商》
2)光标点击要生成合格供应商的供应商→点击《生成合格供应商》按钮。
3)《GSP管理》—《审批档案表》—《合格供货方档案》
4)光标点击要修改供应商→《修改》→在弹出的合格供货方档案表中输入’企业概况’,’综合评价’,’质管部负责人’签名→《保存》
10.质管员—药品质量档案表
1)《GSP管理》—《审批档案表》—《首营品种审批表》
2)点击《生成质量档案》后自动生成药品质量档案及药品养护档案
3)查询:
《GSP管理》—《审批档案表》—《药品质量档案表》
11.
三、首营企业、首营品种修改审批及停用
1.质管员、质量负责人——药品信息修改审批
2.质管员、质量负责人——客商信息修改审批
3.质管员、质量负责人——药品停用、启用
4.质管员、质量负责人——客商停用、启用
5.质量负责人——首营企业修改审批
6.质量负责人——首营品种修改审批
四、采购业务流程
1.采购员—采购订单
1)《采购管理》—《采购订单》
2)在’客商编号’位置选择客商→确认运输方式(默认自运,若委托运输,则承运单位必填)→选择‘运输工具’→选择‘预计到货日期’
3)在‘药品编号’位置选择药品→输入’数量’→输入’含税价’→《保存》
4)若要修改未收货的采购订单,可点《单据修改》,选择出采购订单,选择出来,进行修改数量,重新《保存》。
5)查询—《采购管理》—《进货单据查询》—《采购订单查询》
6)查询—《GSP管理》—《出入库查询》—《药品采购记录》
2.营业员—采购收货
1)《采购管理》—《采购收货》
2)点击《选订单》→《选择顶头日期》→《查看》→《选择》
3)核对‘运输工具’、运输方式→确认数量、批号、生产日期、有效期至与实物一致→《保存》
注:
冷藏、冷冻药品及阴凉药品则必须输入‘在途温度’、‘到货温度’。
同时冷藏冷冻药品到货还必须输入‘接收时间’
4)收货过程中发现不合格品,要输入’不合格数量’及’不合格原因’。
保存后进行《药品拒收报告单》操作
5)查询—《采购管理》—《进货单据查询》—《采购收货(退出)查询》
6)查询—《GSP管理》—《出入库查询》—《药品收货查询》、《冷链药品收货查询》
3.营业员—药品拒收报告单
1)《采购管理》—《药品拒收报告单》
2)点击《全选》→《选定》
3)在《处理意见》位置选择‘拒收’→《保存》
4)查询—《采购管理》—《进货单据查询》—《药品拒收报告单查询》
4.验收员—采购验收
1)《采购管理》—《采购验收》
2)选择相应收货单→《确定》→进入采购验收界面
3)填写‘抽样数量’(验收员按验收程序核对,零件的按到货数量逐一验收,整件的按上、中、下各抽一盒验收)→(有收到产检报告)‘产检管理’(√)→保存(完成验收)
备注:
进口药品必须输入进口检验报告书号或通关单号。
若验收发现不合格数量则填写‘质疑数量’,‘质疑原因’,然后《保存》,通知质量管理员进行复查。
5)查询—《采购管理》—《进货单据查询》—《采购验收单据查询》
6)查询—《GSP管理》—《出入库查询》—《验收查询》—以下所有查询。
5.质管员—门店药品复查报告单
1)《GSP管理》—《不合格品管理》—《门店药品质量复查报告单》
2)《全选》—《确定》—进入门店药品复查报告单界面
3)填写‘不合格数量’(若都是不合格,则不需要填写)、‘外观质量’、‘药品质量’‘复查结果’(合格的填写合格,不合格的填写不合格)、‘处理措施’(合格的选择继续销售,不合格选择移入不合格品区)后→《保存》
注:
复查单据类型为’采购验收’或‘采购入库’时,若存在不合格数量,软件转入《采购不合格药品入库》,把不合格药品入不合格品区。
4)查询—《GSP管理》—《不合格品管理》—《药品质量复查报告单查询》
6.质管员—采购不合格药品入库
1)《采购管理》—《采购不合格药品入库》
2)《全选》→《选定》
3)点击《保存》
4)查询—《采购管理》—《进货单据查询》—《采购不合格药品查询》
7.
五、采购退出流程
1.采购员—采购退出通知单
1)《采购管理》—《采购退出通知单》
2)在’客商编号’位置选择要退货供应商,点击’选进货单’按钮,在’商品信息’位置可选择要退货商品,过滤出相应进货单,光标点击相应批号品种行,点击《明细选择》选择出退货商品后,可再过滤选择其他退货商品,进行再次选择。
3)然后修改相应退货商品’数量’后,点击《保存》。
4)查询:
《采购管理》—《进货单据查询》—《采购退出通知单查询》
2.企业负责人—采购退出审批
1)《采购管理》—《采购退出审批》
2)点击《选通知单》→《确定》要退货的单据→《保存》
3)查询:
《采购管理》—《进货单据查询》—《采购收货(退出)查询》
3.营业员—采购退出审核
1)《采购管理》—《采购退出审核》
2)点击《确定》选择要退货单据→核对退货数量、批号、有效期无误后,选择发货员→点击《保存》
3)查询:
《采购管理》—《进货单据查询》—《采购入库(退出)查询》
4)查询:
《GSP管理》—《出入库查询》—《采购药品退出台账》
4.
六、门店陈列检查流程
1.所有人员—货架信息管理
1)《档案管理》—《货架信息管理》
2)点击《增加》→输入’货架名称’→《保存》
3)
2.货架维护
1)《库存管理》—《货架维护》
2)在’对应货位’选择要维护货架的货位→在’商品编号’可过滤选择相应商品→然后在’货架编号’选择相应商品存放的货架→《保存》
3.门店近效期报表
1)《GSP管理》—《存储养护》—《门店近效期报表》
2)顶头’货位’选择自己门店→点击《自动生成药品》→《保存》
3)查询:
《GSP管理》—《存储养护》—《门店近效期报表查询》
4.门店陈列药品检查准备单
1)GSP管理——存储养护——门店陈列药品检查准备单
a)重点陈列检查:
在点‘选择重点养护药品’前单选框→点‘选择所有药品’前单选框,点击《自动生成药品》,然后点《保存》。
注:
重点陈列检查每月两次,间隔15天进行检查
b)普通检查
点‘选择普通养护药品’前单选框→点‘选择所有药品’前单选框→再在货架查询位置选择相应的‘货架’,按货架选择出检查药品→点《保存》。
2)查询:
《GSP管理》—《存储养护》—《门店陈列药品检查准备单查询》,在此查询打印陈列检查计划单
5.门店陈列药品检查
1)《GSP管理》—《存储养护》—《陈列药品检查》
2)点击《选单》按钮框→《选择》相应的检查准备单后框→在明细中输入检查商品的实际情况,填写‘外观及包装质量情况’,‘处理意见’。
3)若存在质疑情况,则必须填写‘质疑数量’,同时‘处理意见’选择停止销售。
然后点击《保存》。
注:
若存在质疑数量保存后,相应商品质疑数量电脑库存锁定,直接转入门店药品复查报告单通知质管员进行复查。
4)查询:
《GSP管理》—《存储养护》—《陈列药品检查查询》《陈列药品检查记录查询》。
6.
七、中药饮片装斗、清斗流程
1.营业员—中药饮片装斗(中药饮片进货后,必须先装斗后才能销售)
1)《GSP管理》—《存储养护》—《中药饮片装斗》
2)在’药品编号’位置输入并选择要装斗的中药饮片框→手工输入装斗’数量’→《保存》
注:
数量+已装斗数量不能大于批号数量。
3)查询:
《GSP管理》—《存储养护》—《中药饮片装斗单据查询》《中药饮片装斗复查记录查询》
2.中药师或职业中药师—中药饮片装斗复核检查
1)《GSP管理》—《存储养护》—《中药饮片装斗复核检查》
2)点击《选单》→《选定》要装斗复核检查的单据→最后点击《复核》,保存本单据。
3)查询:
《GSP管理》—《存储养护》—《中药饮片装斗单据查询》《中药饮片装斗复查记录查询》
3.营业员—中药饮片清斗
1)《GSP管理》—《存储养护》—《中药饮片清斗》
2)选择《类型》(定期清斗、换批号清斗)→在’药品编号’选择清斗中药饮片→选择’清斗内容’,输入‘数量’(清斗数量)→《保存》
注:
类型为定期清斗时,清斗内容不能选择换批号清斗
若输入数量(清斗数量),保存后批号数量及已装斗数量同时减少。
数量不能大于已装斗数量。
3)查询:
《GSP管理》—《存储养护》—《中药饮片清斗查询》《中药饮片清斗记录查询》《定期中药清斗记录查询》
4.营业员—中药饮片清斗保洁(本操作只适用于新开门店)
1)《GSP管理》—《存储养护》—《中药饮片清斗保洁》
2)在’斗格名称’选择要清洁的斗格→《保存》
3)查询:
《GSP管理》—《存储养护》—《中药清斗保洁记录查询》
5.
八、在库不合格流程
1.所有人员—药品停售通知单
1)《GSP管理》→《不合格药品管理》→《药品停售通知单》
2)点击《确定》→‘药品编码’(选择要停售药品)→输入数量→待查原因→保存(保存后通知门店质量管理员进行复查)
备注:
被停售药品在未被解除时,前台收银是无法销售的(系统自动锁定)
3)查询—《GSP管理》—《不合格品处理》—《药品停售通知单查询》
2.质管员—门店药品复查报告单
1)《GSP管理》—《不合格品管理》—《门店药品质量复查报告单》
2)《全选》—《确定》—进入门店药品复查报告单界面
3)填写‘不合格数量’(若都是不合格,则不需要填写)、‘外观质量’、‘药品质量’‘复查结果’(合格的填写合格,不合格的填写不合格)、‘处理措施’(合格的选择继续销售,不合格选择移入不合格品区)后→《保存》
注:
若复查单据类型为’药品停售通知单’,存在不合格数量,软件转入《药品移库开票》,把不合格药品入不合格品区,若存在合格数量,则解除停售。
4)查询—《GSP管理》—《不合格品管理》—《药品质量复查报告单查询》
3.质管员—解除停售通知单
1)《GSP管理》→《不合格药品管理》→《解除停售通知单》
2)《全选》→《确定》→打开解除停售通知单界面
3)点击《保存》
4)查询—《GSP管理》—《不合格品管理》—《解除停售通知单查询》
4.质管员—药品移库开票
1)《库存管理》—《药品移库开票》
2)选择《进货位》(门店不合格区)→《不合格品》按钮(选择出复查不合格品种及数量)→《保存》
3)查询—《库存管理》—《查询管理》—《移库开票查询》《移库审核查询》《移库流水查询》
5.质管员—药品报损(药品报损申请)
1)《库存管理》→《药品报损》
2)在‘药品编号’位置选择报损药品→填写或选择‘报损原因’→《保存》。
3)查询—《库存管理》—《查询管理》—《药品报损单查询》
6.质量负责人或采购员—药品报损审批
1)《库存管理》→《药品报损审批》→点‘质量负责人签名’→(电子签名后)→《确定》
2)查询—《库存管理》—《查询管理》—《药品报损单查询》
7.企业负责人或质量负责人—药品报损审批
1)《库存管理》→《药品报损审批》→点‘企业负责人签名’→(电子签名后)→《确定》
2)查询—《库存管理》—《查询管理》—《药品报损单查询》
8.质管员—药品销毁
1)《库存管理》→《药品销毁》
2)点‘选单’→点‘选定’选择出经过总部质管经理审批过的药品报损单→填写‘销毁方式’→填写‘销毁地点’→填写‘运输工具’→点‘运输人’(门店人员)→点‘销毁人’(门店人员)→点‘监毁人’(总部质管部经理)→保存
3)查询—《库存管理》—《查询管理》—《药品销毁单查询》
九、员工健康档案、培训档案流程
1.质管员—员工健康档案
1)《档案管理》—《员工基本档案》
2)光标选择相应登记员工,点击《员工健康档案》界面,点击《增加》,输入‘日期’、‘检查机构’、‘检查项目’,‘检查结果’,‘采取措施’后,再点击《保存》
3)查询:
GSP管理——员工健康与培训考核——员工健康档案表
4)查询:
GSP管理——员工健康与培训考核——员工健康检查汇总表
5)查询:
GSP管理——员工健康与培训考核——员工健康体检近效期(查询健康检查日期即将过期或已过期员工)
2.质管员—员工年度培训计划
1)《GSP管理》—《员工健康与培训考核》—《员工年度培训计划》
2)输入‘计划年份’,‘序号’,‘培训目的’,‘培训方式’,‘培训内容’,‘讲师’,‘课时’,‘培训对象’,‘考核方式’,‘地点’后回车即可保存。
3.质管员—员工培训档案1
1)《档案管理》—《员工基本档案》
2)光标选择相应登记员工,点击《个人教育培训档案1》界面,点击《增加》,输入‘编号’、‘日期’、‘培训主题’,‘课时’,‘授课方式’,‘考核方式’,‘考核成绩’后,再点击《保存》
3)查询:
GSP管理——员工健康与培训考核——员工个人培训教育1
4.
十、
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