HSE体系文件的结构与编写.docx

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HSE体系文件的结构与编写

HSE体系文件的结构与编写——概述

（1）

 　　建立体系的过程就是结合企业性质和特点，将标准具体化为企业的健康、安全与环境管理体系文件的过程。

健康、安全与环境管理体系，是个文件化的体系，按标准要求建立的体系文件是企业实施健康、安全与环境管理的规范。

    1．HSE管理体系文件的结构

    参照ISO10013《质量手册编制指南》附录A的描述和体系设计方案中文件层次的开发，HSE管理体系可分为三个层次，即：

（1）管理手册（A层文件）；

（2）程序文件（B层文件）；

    （3）支持性文件（C层文件）；

    建议企业可以与ISO9000系列、ISO14000系列相符的现行管理体系，作为HSE管理体系的基础。

可以在管理体系文件方面实行HSE与质量和（或）环境的一体化。

这样做可使质量管理体系文件、环境管理体系文件和HSE管理体系文件具有完整性，避免重复，便于实施管理。

但是鉴于目前大多数企业落后的健康、安全与环境管理的现状，同时为了加强健康、安全与环境意识，突出重点，在建立HSE管理体系的初期仍建议企业编制独立的HSE体系文件。

    2．编写体系文件的原则

    写你要做的，做你所写的，记你所做的。

即：

标准要求的要写到，文件写到的要做到，做到的要有效。

文件写完后一定要下发讨论和修改，达到所写即所做。

    3．编写体系文件的基本要求

    1）系统性

（1）企业应对其HSE管理体系中采用的全部要素、要求和规定，系统条理地制定各项方针和程序；

（2）所有文件应按统一规定的方法编辑成册；

    （3）各层次文件应涉及HSE管理体系一个逻辑上独立的部分；

    （4）各层次文件应做到接口明确、结构合理、协调有序。

    2）法规性

（1）体系文件应在总体上遵循SY/T6276-1997标准，以及国家或上级有关法规要求；

（2）文件一旦批准实施，就必须认真执行；

    （3）文件修改只能按规定的程序进行。

    3）协调性

（1）体系文件的所有规定应与组织的其他管理规定相协调；

（2）体系文件应与有关技术标准、规范相互协调。

    （3）体系文件之间应相互协调。

    4）见证性

（1）体系文件作为客观证据（适用性证据和有效性证据）管理者、相关方、第三方审核机构证实本组织HSE管理体系的运行情况；

（2）对于审核来讲，HSE管理体系文件可作为下列方面的客观证据。

    5）惟一性

    ①危险因素、环境因素已被识别；

    ②有关活动的程序已被确定并得到批准；

    ③有关活动处于全面的监督检查之中；

    ④程序处于更改控制之中；

    ⑤对一个企业，其HSE体系文件是惟一的理解；

    ⑥通过清楚、准确、全面、简单扼要的表达方式，实现惟一的理解；

    ⑦决不允许针对同一事项的相互矛盾的不同文件同时使用。

    6）适用性

    ①体系文件应根据企业规模、生产活动的具体性质采取不同的形式；

    ②任何体系文件都应依据标准的要求和企业的实际；

    ③所有文件规定都应在实际工作中能得到有效的贯彻；

    ④体系文件的详略程度应与人员的素质、技能和培训等因素相适应。

    4．体系文件编写的方式

    1）自上而下依次展开方式（本文采用的方式）

    按承诺、方针目标、管理手册、程序文件、作业文件的顺序编写，这有利于上一层次文件与下一层次文件的衔接，但对文件编写人员的素质要求较高，文件编写所需时间较长，且必然伴随着反复修改。

    2）自下而上的编写方式

    按基础文件、程序文件、管理手册的顺序编写，这适用于原管理基础较好的企业，但如无总体设计方案指导易出现混乱。

    3）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式

    先编写程序文件，再开始手册和基础性文件的编写，实质是从分析活动，确定活动程序开始，有利于标准的要求与企业实际紧密结合，也可缩短文件编写时间。

HSE体系文件的结构与编写——HSE管理手册编写

（2）

 　　HSE管理手册是对企业健康、安全与环境管理体系的全面描述，它是全部体系文件的“索引”，对HSE管理体系的建立与运行的有特殊意义，是HSE管理体系中的A层文件。

    管理手册在深度和广度上可以不同，取决于企业的性质、规划、技术要求及人员素质，以适应企业的实际需要。

对于中、小型企业，可以把管理手册和程序文件合成一套文件，但大多数企业为了便于管理仍把管理手册、程序文件分开。

    1．HSE管理手册编写要求

（1）手册是政策性文件，应写清楚承诺、方针和目标；

（2）手册应强调宣传性，便于公众接受，不侧重于操作性；

    （3）手册力求简明，把主要控制环节描述清楚即可，不必写得太冗长。

    2．编制HSE管理手册的目的（但不仅于此）

（1）描述的企业的承诺、方针和目标、程序和要求，展示企业HSE管理体系重点解决的问题；

（2）总体描述和实施有效的HSE管理体系；

    （3）向企业各级管理者展示企业健康、安全与环境管理的总框架；

    （4）明确各部门的职责与相互关系；

    （5）HSE管理体系情况改变时，保证体系及要求的连续性；

    （6）向各级管理人员提供查询所需文件与记录的途径；

    （7）按HSE管理体系的要求和相应方法培训人员；

    （8）为审核HSE管理体系提供文件依据；

    （9）提供改进的常规控制，促进管理活动；

    （10）对外介绍HSE管理体系；

    （11）证明其自身HSE管理体系符合合同中的相关规定。

    3．HSE管理手册编写前的主要准备工作

（1）确定承诺、方针和目标；

（2）确定管理手册结构；

    （3）职能完善和职责、权限的确定；

    （4）资料收集与分析；

    （5）落实手册编写的工作组织；

    （6）制定编写手册的工作计划。

    4．资料的收集与分析

    1）需要收集的主要资料

（1）企业机构现状；

（2）各部门职责和权限现状（各部门确认的）；

    （3）各部门需要解决的工作接口问题和其他问题；

    （4）现有的各种技术标准、规范以及呼部门执行情况的说明；

    （5）现有各种管理制度和作业程序以及各有关部门的执行情况的说明。

    2）资料分析

（1）评价现有机构及职能是否完善，列出需完善的职能清单；

（2）评价工作接口现状，列出需研究、了解、解决的工作接口问题的清单；

    （3）评价现有管理文件和作业文件的有效性，提出需增加、调整或作废的文件方案。

    5．职能的完善和职责、权限的确定

（1）现有部门的职责和权限的调查；

（2）列出需要调整或补充的职责和权限的清单；

    （3）提出调整或补充职责和权限的议案；

    （4）有关部门讨论，提出修改意见；

    （5）由企业最高管理层研究决定；

    （6）发布有关明确职责和权限的文件。

    6．落实手册编写的组织工作

（1）最高领导层有效介入，以便解决重大问题及跨部门的问题；

（2）各部门领导应参加手册的讨论和审查，以便了解对本职工作的要求；

    （3）应有一个熟悉标准、熟悉企业实际、责任心强，文笔好的统稿人。

    7．HSE管理手册的结构与内容

（1）内封面：

    ①企业名称；

    ②企业标准编号；

    ③手册标题；

    ④符合标准的版次；

    ⑤手册的发行版本、手册编码、手册发放控制号。

（2）批准页：

是最高管理者批准发布实施的命令，含最高管理者签字、批准发布日期和实施日期，声明手册是HSE管理体系的纲领性和证实性文件，是全体员工必须遵守的法则。

    （3）范围和应用领域：

应清楚表明手册和体系文件的适用范围和应用领域。

包括组织行政范围、地理范围和应用领域。

    （4）目录：

应列出手册各章、节的题目和页码，包括章、节、主要附录等。

    （5）企业的概况：

至少应涉及单位的名称、地址及通讯方法。

也可包括如生产经营、地理位置、主要背景、历史和规模等。

    （6）手册说明，涉及手册本身的信息应包括：

    ①现在发布或有效版本的编号，发布日期或有效期及相应内容；

    ②简述手册的确认和保持，明确内容的审核人和审核周期，更改和批准手册的授权人，可包括修订版的审定方法

    ③简述标识、分发和控制程序，是内部使用，还是可以对外，是否含有机密内容；

    ④负责手册实施人员的批准签字。

    （7）术语和定义：

手册应尽量使用公用术语和定义，但需要时可根据本企业实际规定不同含义的词，或对特定术语规定特定含义；

    （8）承诺：

明确提出企业的承诺，明确承诺的提出、评价、审定与监督程序。

    （9）方针和目标：

明确提出企业的方针和目标，方针目标由最高管理者组织制定，并签名批准发布执行。

明确方针和目标的策划、提出、评价、发布、实施与考核评审。

    （10）组织机构、职责和权限：

明确本企业内部机构设置（可给出企业机构图）、各职能部门职责权限（可给出职责分配图）、隶属工作关系。

    （11）HSE管理体系要素描述：

是对HSE管理体系七大要素和涉及的形成文件的HSE管理体系管理程序的简要描述，包括程序的适用范围和内容，该程序的主管部门及相关部门的职责与任务，对该程序的控制及要求等。

同时为程序文件提供了查询途径，即要附上相关程序文件编号和名称。

    （12）支持性资料附录：

该附录可含有支持手册的资料，包括程序文件一览表，作业文件一览表，HSE记录一览表和手册更改记录表，HSE管理方案清单，重要危险，危害与环境因素清单，在用法律、法规、标准目录等。

    8．手册的批准、发布和控制

（1）手册发布前，手册编写责任人应对手册的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；各部门领导会签，以确认手册中规定的职责和权限、接口方式和活动原则；由最高管理者对其进行最终的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。

也可请预定使用者对手册的可行性进行评定和评论。

然后批准发行，并在所有文件中标出标准的识别标记。

（2）经批准的手册内容发放的办法应保证所有使用者都能适当使用，按序列号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证企业每个使用者熟悉手册中与其有关的内容。

    （3）应规定手册编制、控制和更改的办法。

    （4）文件发行和更改控制对确保手册内容严格经过审批是至关重要的。

HSE体系文件的结构与编写——HSE程序文件编写（3）

 　　按GB/T6583（ISO8402）将程序定义为：

“为进行某项活动所规定和途径”。

就是为了完成HSE管理体系要素所规定的方法。

在书面或文件化的程序中，通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做；何时、何地以及如何做；应采用什么材料、设备和文件；如何对活动进行控制和记录。

其内容是描述实施HSE管理体系要素所涉及到的各职能部门的活动，是HSE管理体系文件结构中的B层文件。

    1．程序文件的作用和要求

（1）程序文件是对那些产生健康、安全与环境影响的活动进行策划和管理所用的基本文件，是管理手册的支持性文件。

（2）每一个程序文件都应包含HSE管理体系中的一个逻辑上独立的内容，可能是标准的一个要素，或要素中的一个部门，或是几个要素相关要求的一组活动等。

程序文件的数量、内容、格式和外观由企业自行确定，程序文件一般不应涉及纯技术性细节，细节通常在作业指导书中规定。

    （3）程序文件的有效实施才能体现HSE管理体系的功能，因此，程序文件的内容和要求要密切结合实际情况。

程序文件展开的深度和广度，取决于企业任务的复杂性，采用的工作方法、活动内容和对执行活动人员的水平、能力、技术与培训所达到的程序。

    （4）程序文件实质是企业管理中科学的管理制度，是法规性文件，要强制执行，因此程序文件就有可操作性和可检查性。

    2．程序文件编写的5W1H原则

（1）What（做什么）；

（2）Who（谁做，谁检查评价）；

    （3）Where（在哪里做）；

    （4）When（什么时候做）；

    （5）Why（为什么做）；

    （6）How（怎么做，依据什么，用什么方法）。

    3．程序文件编写前的准备

（1）编制程序文件明细表；

（2）现行文件的收集与分析；

    （3）编制体系文件编写大纲；

    （4）职能完善和职责、权限的确定；

    （5）落实程序文件编写的工作组织。

    4．对现行文件的收集和分析

    收集企业现行的各种企业标准、制度和规定等文件，其中很多具有“程序”性质，但也都有其不足之处，应该以HSE管理体系有效运行为前提，以程序文件的要求为尺度，对这些文件进行一次清理和分析，摘其有用，删除无关，按程序文件内容及格式要求进行改写。

    企业如果已经建立了ISO9000质量管理体系或ISO14000环境管理体系，就应该使HSE管理体系与这两个体系充分融合，特别是培训、文件控制、记录管理、内部审核和管理评审等，其管理方式类似，这些程序最好在原ISO9000程序或ISO14000程序基础上补充为好。

    5．落实企业程序文件编写的工作组织

    建立工作组织（HSE体系办公室）应考虑的问题：

（1）最高领导层的有效介入，以便解决文件审核中发现的重大问题及跨部门的问题；

（2）应有一个熟悉标准，熟悉各部门实际工作的，责任心强，文笔好的初审班子；

    （3）应有人统一规划和统稿。

    6．编制程序文件明细表

    根据企业的HSE管理体系总体设计方案，按体系要素逐级展开，制定程序文件明细表，明确程序主管部门及相关部门的职责。

对照已有的各种文件，确定需新编、修改和完善的程序文件，制定计划逐步完成。

一个企业程序文件的多少，每个程序的详略、篇幅和内容都没有定论，但在能够控制的前提下，程序文件个数和每一个篇幅越少越好；每一个程序之间，要有必要的衔接，但要避免相同的内容在不同的程序之间有较大的重复。

    7．编制体系文件编写大纲

    根据HSE管理体系总体设计方案和程序文件明细表，编制体系文件编写大纲，大纲中要明确以下内容：

（1）编写工作的组织部门（如HSE体系办公室）。

（2）针对每一个程序文件提出文件编写控制要点。

    （3）明确每个程序文件编写部门、责任人员和进度要求。

    （4）明确程序文件草稿的审核修改程序：

    ①本部门领导组织在本部门内部的审核修改；

    ②征求程序中所涉及部门的意见；

    ③编写工作的组织部门（HSE体系办公室）审核修改；

    ④高层领导统一审核修改；

    ⑤各部门领导和专家对每一个文件进行讨论修改；

    ⑥上述过程中一个需多次反复的过程。

    [例3]程序文件编写任务分配表

序号

程序文件

编写部门

负责人

完成

初稿

二稿

三稿

1

承诺管理程序

2

方针和目标管理程序

3

组织机构与员工职责管理程序

4

资源配置管理程序

5

能力评价管理程序

6

培训管理程序

7

承包方评定与监控管理程序

8

合同管理程序

9

采购管理程序

10

体系文件控制程序

11

技术文件和资料控制程序

12

记录控制程序

13

HSE信息管理程序

14

风险评价与管理程序

15

设施完整性管理程序

16

设备管理程序

17

生产过程控制程序（多个）

18

安全管理程序

19

环境管理程序

20

健康管理程序

21

变更管理程序

22

应急管理程序

23

项目策划管理程序

24

HSE监测管理程序

25

纠正和预防措施管理程序

26

内部审核管理程序

27

管理评审程序

    8．程序文件内容和格式

（1）文件编号和标题：

程序文件应统一编号，以便于识别。

标题应明确说明开展的活动及其特点。

（2）目的和适应范围：

一般简单说明开展这项活动的和所涉及的范围。

推荐使用如下引导语：

    为了……制定本程序

    本程序规定了……

    本程序适用于……

    （3）术语：

指本程序中涉及到的并需说明的术语和名词。

    （4）职责：

指明实施程序文件的主管部门及相关部门的职责权限、接口及相互关系。

    （5）程序内容：

列出开展此项活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转换和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项因素由谁干，什么时间干，什么场（地点）干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求；需形成记录和报告的内容；出现例外情况的处理措施等，必要时辅以流程图。

    （6）相关程序、文件和记录：

指出需引用的或与本程序相关的程序、文件和记录。

    （7）报告和记录格式。

    确定使用该程序所产生的记录和报告的格式，记录的保存部门和期限，写明记录的编号和名称。

    程序文件应得到本活动相关部门负责人同意和接受，以及相关方对接口关系的认可，经过审批后实施。

    9．程序文件的批准、发布和控制

（1）程序文件发布前：

    ①统稿人应对程序文件的风格、内容、格式、职责与接口进行审查；

    ②各部门领导会签以确认程序文件中的职责、权限、接口方式和活动原则；

    ③由最高管理者进行最终审查、批准发行；

    ④在所有文件中标出标准的识别标记，加盖“受控文件”标识。

（2）经批准的程序文件的发放办法应保证所有使用者都能适应使用，按序号为接受者提供文本能保证合理发放和控制，管理部门应保证企业内每一个使用者熟悉程序文件中与其有关的内容；

    [例4]某石油公司体系文件控制程序

    1范围

    为了确保各生产经营单位都能得到有效的HSE文件版本，制定本程序。

    本程序规定了体系文件的编制、发放、更改与修订版的控制办法和要求。

    本程序适用于**石油公司，HSE体系文件控制。

    2术语

    本程序采用SY/T6276-1997规定的术语。

    3职责

    3.1HSE办公室是本程序的归口管理部门，负责管理手册和程序文件的控制管理。

    3.2各部门负责相关HSE支持性文件的控制管理。

    4程序内容

    4.1体系文件的控制范围

    4.1.1体系文件的分级管理：

    a）管理局体系文件按本程序进行控制；

    b）各二级单位负责各自HSE体系文件的控制管理。

    4.1.2体系文件的层次和控制。

    a）体系文件分为三个层次：

（1）HSE管理手册；

（2）程序文件；

    （3）支持性文件。

    b）体系文件的控制：

（1）体系文件分为受控文件和非受控文件，分别加盖“受控文件”和“非受控文件”印章。

（2）HSE管理手册，用于对外联系业务时，加盖“非受控文件”印章，不作跟踪管理。

管理局内部使用时，加盖“受控文件”印单间，列入受控范围。

    （3）程序文件和作业文件，必须加盖“受控文件”印章。

    （4）体系文件持有者应妥善保管，不得涂改、损坏、丢失。

不准以任何方式向外单位提供或交流。

    4.2体系文件的编制

    4.2.1HSE管理手册由HSE办公室编写。

    4.2.2程序文件、支持性文件由HSE办公室组织有关部门编写。

    4.3体系文件的审批

    4.3.1HSE管理手册、程序文件由HSE办公室组织有关部门会审。

报管理者代表审查。

HSE委员会审核通过后，管理局局长签发公布。

    4.3.2支持性文件由编写部门负责人审查，HSE办公室审核，部门正职或主管副局长批准发布。

    4.4体系文件的发放

    4.4.1HSE管理手册和程序文件的发放，由HSE办公室统一管理。

支持性文件的发放由有关部门管理，HSE办公室备案。

    a）对体系文件加盖“受控文件”、“非受控文件”控制号标识；

    b）负责编制“体系文件发放定额表”；

    c）实施更改；

    d）负责作废文件统一回收、销毁。

    4.4.2HSE管理手册、程序文件（合订本）的发放，由HSE办公室按审定的定额发放。

    4.4.3程序文件（单行本）的发放，由HSE办公室按审定的定额发放。

    4.4.4支持性文件的发放，由有关部门按审定的定额发放。

    4.5体系文件的更改和修订版

    4.5.1HSE管理手册和程序文件的修改，由HSE办公室组织有关部门对更改建议进行评审、报管理者代表审核，经局长批准后实施。

    4.5.2支持性文件的更改，由主管部门提出更改意见，HSE办公室审核，经部门正职或主管副局长批准后实施。

    4.5.3体系文件的修订版

    a）当管理局发生重大变更或文件更改多次，体系文件需要修订版时应有修订版标识，第一版为A，第二版B，依次变更标识；

    b）过期、修订版作废的文件，均由文件发放部门统一收回登记，经主管部门负责人批准后销毁。

保留的作废文件应加盖“保留资料”标记。

    5相关程序、文件和记录

    5.1相关程序

    5.2相关文件

    5.3记录

HSE体系文件的结构与编写——HSE管理作业文件编写（4）

 　　1．作业文件的作用和要求

（1）作业文件是程序文件的支持性文件，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交待清楚的活动，就不再编制作业文件；

（2）作业文件必须与采用要素的程序相对应，是对程序文件中整个程序或某些条款进行补充、细化，不能脱离程序另搞一套作业文件；

    （3）国家、行业、企业的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“在用标准目录”中体现。

    （4）在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录，即5W1H原则。