外贸信函格式.docx
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外贸信函格式.docx
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外贸信函格式
外贸信函格式
外贸信函格式
篇一:
外贸信函的基本格式
外贸信函的基本格式
1、基本信函
里我们介绍一种商务信函中最通用的格式-齐头式。
主要特征就是每行均从左边顶格写,常常采用开放式的标点方式,即除了信文部分,其它部分在必要时才使用标点。
信中各段落之间均空一行。
信头就是指书信中发信人的地址和发信的日期等。
通常情况下,公司都会专门印制带有信头的信笺纸,包括发信人的姓名,地址,电话,传真等。
当我们撰写传统信件时,直接使用这种信笺纸就可以。
这部分内容是为了方便今后查询信件用的。
这里就是指收信人的姓名和地址,一般写在信笺的左上方。
收信人名称地址
的格式和信头的格式相同,但必须把收信人的姓名一并写出。
另外,如果不
是完全公事化的书信往来,或者已经从公事的关系渐渐发展成为带有私人性质的友好信件往来,由于称呼这一栏的内容已经说明了收信人的身份,所以
可以不必填写封内地址。
事由也就是我们通常说的主题,可以直接写明信件的重点,让人不必读完全信才了解到信的内容。
所以事由要写得简明扼要。
指对收信人的一种称呼。
较常使用的有DearSirs,DearMadam,DearMr.XX,。
称呼后面的标点,一般使用逗号。
称呼里的第一个字母要大写。
开头语没有统一的格式,但习惯上先用客套的语句把收到对方来信的日期,
主题及简单内容加以综合叙述,使对方一目了然这是答复哪一封去信的。
如果是第一次通信,也可以利用开头语作必要的自我介绍,并表明目的要求。
开头语一般与正文分开,自成一节,要求简单明了。
信的主体。
一封信件的优劣,完全要看正文写的好或坏。
我们会在后面继续讨论写作商务信函的一些技巧、规则。
结尾语一般用来总结文本所谈的事项,提示对收信人的要求,如“希望来信
来函定货”,“答复询问”等,另外也附加一些略带客套的语气。
正文结束后,另起一段写结尾语。
结束语是结束信函时的一种客套,应该与前面的称呼相呼应。
例如:
“Sincerely,”“BestRegards,”or“YoursTruly,”.结束语写在结尾语下隔一行,只有第一个字母大写,后面加逗号。
写在结束语的下面,签上写信人的名字。
如果是传统的信件,写信人最好亲笔签上您的名字,因为用印章的话,说明该信件并非本人亲自过目,只是通
函而已,不为人重视。
签名的下面,最好写上发信人的职位。
如果信中有附件,应在左下角注明Encl.或Enc.。
例如:
Encls:
2Invoices
Enc.:
1B/Lading
电子邮件格式:
众所周知,电子邮件即E-mail是如今我们做电子商务使用最普遍的一种联系手段。
电子邮件使用方便,信息传递迅速高效,且非常节省成本。
但是E-mail
的撰写也并不是一件很容易的事情。
您知道,当一封E-mail发送出去后,只要收信人在线,他可以几分钟内就收到。
所以,在您发送前,必须要检查一下您所写的内容是否正确合适,因为一旦您点击了发送键后,您就再也无法将其收回了。
通常我们理解E-mail的撰写风格可以比传统的信件,传真等稍加随便一点。
但是我们在这里还是要建议大家,即便是写E-mail,由于是谈论公事,所以还是采用正式严肃的风格。
尤其当您是第一次跟收信人联系的话,正式的商务信函能让您留给对方非常专业的印象。
写日期时,请注意以下几点:
a.年份要写完整,不能用03代替2022。
b.月份要写英文名称,不能用数字来代替,如31/3/03不能在正式的信件
中出现。
但是可以用英文缩写,比如用Aug.代替August。
这部分内容要完整,包括写信人姓名、职位、公司名称以及联系方法(地址、
电话、传真、邮箱、网址)。
写地址时请注意:
一般来说,门牌号和街道名
称之间不用逗号点开,但城市名称和国家名称之间一定要用逗号。
您可以在自己的邮箱系统中事先做好一个模板。
每次写信只要选择这个模板,信件会
自动显示这些内容。
商务信函写作要点:
写作商务信函并不要求您使用华丽优美
的词句。
所有您需要做的就是,用简单
朴实的语言,准确的表达自己的意思,
让对方可以非常清楚的了解您想说什
么。
围绕这一点,我们总结了几方面的内容,希望对您写作商务信函有借鉴作
用。
每一封信函的往来,都是您跟收信人彼此之间的一次交流。
人都是感性的,所以您需要在您的信函里体现感性的一面。
然而很多人都有一种误解,以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”,于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。
他们宁愿写“Yourletterhasbeenreceived”,“Yourplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourplaint”。
其
实我们简单的来理解一下,每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?
只不过是
把交谈的内容写到了纸上而已。
多用一些简单明了的语句,用我/我们做主语,这样才能让我们的信函读起来热情,友好,就象两个朋友之间的谈话那样简单,自然,人性化。
想象一下,如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时,您会怎么说?
我想您会说“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。
既然在电话中您会这样说,为什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedelivered
today”?
放弃这种所谓的“生意腔”吧,让您的信也象谈话那样简单,自然,人性化。
由于您写的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目
的。
在写之前先不妨仔细考虑一下,您写这封信函是想达到一个什么样的目的,您希望
篇二:
齐头式外贸信函格式
每一行,包括日期和签名等都从左边开始,每行取齐,成一垂直线。
段落之间要空1——2行。
e(齐头式或平头式)
信头
——————
日期
——————
封内地址
——————
称呼
——————
正文
————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————————
———————————————————————————————————
结尾谦称
———————
手写签名
———————
打印签名
———————
附件
———————
elmartradingpany
16mainstreet
fresno,california
tel:
123456
cableaddress:
elmarfresno
8january,1999
gentlemen,
wethankyouforyourletterofjanuary1.asrequested,weenclosethecataloguesforyourreference.
wewouldbeverygladtoofferanyfurtherassistance.pleasecontactusifyouneedanyadditionalinformation.
yourssincerely
encl.:
asstated
篇三:
外贸英文函电信函格式
实验一信函格式
信函格式
完成不同格式和结构的商务信函。
1.微型计算机;
2.Windows2000操作系统;
TheFormatofaBusinessLetter(信函格式)
Blockedformat:
allletterpartsbeginattheleftmargin.Becausethisstylecansavetypist’stime,ithasetobemuchwidelyusedandpreferrednow.
Semi-blockedformat:
allletterpartsbeginattheleftmargin,exceptthedateline,plimentaryclosing,signatureandwriter’sidentification.Itisalsonamedasamodifiedblockedformat.
Indentedformat:
thisstylemayfollowthesamelayoutaseithertheblockedorsemi-blockedformats,butwilldifferinthattheparagraphswilleachbeindentedbyfourorfivespaces.Itisatraditionalformat,especiallyinBritain.
Theformatofenvelopes:
mostpanieshavethereturnaddressintheupper-leftcorneroftheenvelope.Nameandaddressofthereceiverisalwayssingle-spacedwithalllinesalignedontheleft,andtheyshouldbeincapitalletter,withnopunctuationattheendofeachline.
TheStructureofaBusinessLetter(信函结构)
Thebasicponentsofabusinesslettermustcontain7parts:
letterhead,date,insideaddress,salutation,body,plimentaryclose,andsignature.
Additionalponents:
mailingorin-housenotation,reference,attentionline,subjectline,multipleletterheading,referenceinitials,enclosurenotation,carboncopynotation,postscript.
EstablishingBusinessRelations(建立业务关系)
UsefulExpression:
(1)WelearnfromyourletterofApril1thatyouareinterestedinestablishingbusinessrelationswithusforthepurchaseofourtools.
(2)HavinghadyournameandaddressfromthemercialCounselor’sOfficeofourEmbassyintheU.K.,weavailourselvesofthisopportunitytowritetoyouandseeifwecanestablishbusinessrelationswithyou.
(3)ThroughthecourtesyofMr.Freemen,wearegiventounderstandthatyouareoneoftheleadingimportersofelectricgoodsinyourareaandwishtoenterintobusinessrelationswithus.
(4)Wehaveetoknowthenameofyourcorporationandhavethepleasureofwritingthislettertoyouinthehopeofestablishingbusinessrelationswithyou.
(5)Wearewillingtoenterintobusinessrelationswithyoufirmonthebasisofequalityandmutualbenefit.
(6)Wewritetointroduceourselvesasoneoftheleadingexportersofawiderangeofelectricfansandairconditioners.
(7)Toacquaintyouwiththelightindustrialgoodswehandle,wearesendingyou,byseparateairmail,severalphletsforyourreference.
(8)SpecializingintheexportofChinesefoodstuffs,wewishtoexpressourdesiretotradewithyouinthisline.
(9)Pleaseacceptourthanksforthetroubleyouhavetaken.
(10)Weareobligedtothankyouforyourkindattentioninthismatter.
(11)Wetenderyouoursincerethanksforyourgeneroustreatmentofusinthisaffair.
(12)Allowustothankyouforthekindnessextendedtous.
(13)Weareexpectingtoreceiveyourearliestreplytothisenquiry.
(14)Wehaveanenquiryforsiliconcarbideandwouldliketoaskyoutosendusanofferfor1000metrictonsforshipmentduringSeptember.
(15)WehavereceivedaninquiryforMensShirtsandrequest,youtosendusyouroffernotlaterthantheendofthismonth.
(16)Wehaverecentlyreceivedmanyinquiries,fromretailingshopsinNewYorkareaaboutthecaptioneditemsandaresurethattherewouldbeverybriskdemands.WeshallappreciateyouringusyourmostpetitivepricesonaCIFNewYorkbasisforthefollowing.
(17)WehaveseenyouradvertisementintheTextilejournalandshouldbegladifyouwouldsenduspatternsandpricesofqualitycottonpiecegoodsavailablefromstock.
例l:
要求建立业务关系
DearMr.Trooborg,
Welearnedformthechinalightindustrialexhibitionheldinshanghaion2022thatyouareinterestedinourpany’splushtoy.Wearewritingtoyoutoestablishlong-termtraderelationswithyou.
Ourpanyisastate-ownedforeigntradeenterprise.Inrecentyears,withtheinternalreformandrapidlyincreaseoftheamountofthebusiness,wehavemadeagreatachievementineconomicstrengthandthesystemofreformandmanagement.Wehaveourprincipleas搈utualbenefitandmondevelopmentWewillprovidethebestserviceandestablishthelong-termrelationshipwithcustomersallovertheworld.Wehaveagoodvarietyofcolorsandsizestomeetwithdifferentneed.Togiveyouageneralideaofourproducts,wearesendingyouseveralpicturesaboutourproduct.
Wearelo(本文来自:
WWw.bDFQ千叶帆文摘:
外贸信函格式)okingforwardtoyourspecificinquiries。
Andwearelookingforwardtolearnmoreaboutyourpany’screditcircumstances.
Yourstruly,
UniversalTradingCo.,Ltd
LiJunwei(Mr.)
ToyDepartment
如果是第一次和收信人联系,或者是通过BBS帖子联系,信中应附加一些介绍自己公司业务范围、可能的成交份额等内容,以引起对方更大的兴趣。
当然,这样的信函应当提供详细的联系地址、电话、电子邮件、网页,联系人等,以便今后进一步联系。
例2:
寻求供货
Exercises:
(Ⅰ)Rewritethefollowingsentencesandphrases(MOREEFFECTIVE)
1.Wehaveforacknowledgementyoursle.
2.Wehaveinacknowledgementyourletterdated…
3.Inreferencetosaidcontract…
4.Reyourclaim…
5.Pursuantto…
6.Thewriterwishestoacknowledgeyourletterof…
7.Iwritewithreferencetoourtelephoneconversationyesterdayregardingtheabovematter.
8.Wewishtostate…
9.Iamwritingtoinformyouthat…
10.Werefertoourpreviousmunication…
(Ⅱ)Arrangethefollowingintheproperformastheyshouldbesetoutinaletter.
(1)sender’sname:
ChinaNationalLightIndustrialProductsImportExportCorporation,ShanghaiBranch
(2)sender’saddress:
123JiefangRoad,Shanghai,China
(3)sender’sfaxnumber:
86-22(4)sender’semailaddress:
linda@
(5)date:
March18,2022
(6)receiver’sname:
H.G.Wilkinsonpany,Limited
(7)receiver’saddress:
456LombarStreet,Lagos,Nigeria
(8)salutation:
DearSirs
(9)Subjectline:
SewingMachines
(10)themessage:
①WethankyouforyourletterofMarch6inquiringforthecaptionedgoods.
②TheenclosedbookletcontainsdetailsofallourSewingMachinesandwillenableyoutomakeasuitableselection.
③Welookforwardtoreceivingyourspecificinquirywithkeeninterest.
(11)plimentaryclose:
Yoursfaithfully
(Ⅲ)Addressanenvelopetotheaboveletter.
篇四:
外贸函电--格式与范文
外贸函电--格式
外贸函电基本格式
20May2000
DateLine
日期)
KeeCo.,Ltd
34RegentStreet
London,UK
InsideAddress
收信人地址
DearSirs:
Salutation
称呼
Wehaveobtainedyournameandaddressfrom
DeeCo.Ltd,andwearewritingtoenquirewhetheryouwould
bewillingtoestablishbusinessrelationswithus.
Wehavebeenimportersofshoesformanyyears.Atpresent,we
areinterestedinextendingourrangeandwouldappreciateyour
cataloguesandations.
Ifyourpricesarepetitivewewouldexpecttoplacevolume
ordersonyou.
We
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