库存盘点管理规定改.docx

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库存盘点管理规定改

TingBaowasrevisedonJanuary6,20021

库存盘点管理规定改

重庆市礼仪之邦电子商务有限公司文件

重礼发[2012]第**号

签发人：

───────────────────────────────

礼仪之邦财务制度

一、库房的分类及物品的归库标准

1、库房的分类：

公司库房分为产品库、物料库、样品库、礼册库、固定资产库、低值易耗品库、无形资产库。

2、物品归库标准：

产品库

物料库

样品库

礼册库

固定资产库

低值易耗品库

无形资产库

礼品册备货产品、零售备货、换礼城备货产品

物流部包装用的包装袋、泡沫、盒子、胶带、贺卡等

为了开发新产品打样、供应商铺货样品

印刷的礼品册、密码、封套、单页、折页、无纺布袋等

同时满足单价在100元人民币以上且正常使用年限在一年及以上、有独立使用功能的物品归为固定资产库，例如：

电脑、打印机、复印机、车辆、服务器、办公桌、柜子、电扇、空调、饮水机、微波炉、冰箱、电话机、装订机、保险柜、音箱、投影仪、摄像机、照相机、摄影架、路由器等。

单位价值低，使用期限短（使用年限在一年以内），不能作为固定资产的物品，在使用过程中可以多次使用不改变其实物形态，在使用时也需维修，报废时可能也有残值的物品归为低耗。

例如：

打印纸、笔、文件袋、文件夹、剪刀、计算器、胶棒、夹子、档案袋、钉书机、回形针、大头针、取订器、笔筒等办公用品

公司购买的软件、商标注册等归为无形资产库。

采购管理制度

二、采购流程

1、先款后货采购流程：

1用现金支付全部货款采购流程：

（现结）

1、报总经理，对审核有误、不及时上报数据的情况，将对财务经办人罚款20元/次。

2分次付款，供应商收到全款后发货采购流程：

（转账）

3

分次付款，后付尾款提货采购流程：

（转账）

4预付部分货款，到货后支付尾款的采购流程：

2、先货后款采购流程：

1到货即付款流程

②月结采购流程

3、印刷品流程：

①快印流程：

②印刷流程：

A、供应商已经由采购部确认印刷月结的流程：

B、供应商未确定需重新比价印刷月结流程：

4、直接采购现结：

说明：

1、采购经办人根据相关部门审核人签字同意后的请款单，及时录入T1系统，并将单据编号标注在请款单上，如未按时录入、错录、未录入T1系统，将对采购经办人罚款10元/次；

3、采购经办人应及时跟踪产品到货情况，对仓库收货人不清楚产品情况时，应全力配合，并督促仓库进行验收并入库，若产品超期未入库，将对采购经办人罚款10元/次；

4、采购经办人应按照与供应商的约定及时催收票据，超出约定期一个月内收回票据的，对采购经办人罚款20元/次。

超出约定期两个月内收回票据的，对采购经办人罚款40元/次；超出约定期两个月及以上未收回票据的，采购经办人需自行承担全部税费。

5、出纳应根据采购经办人提供的已由相关部门负责人签字后的申购单、请款单进行付款，如操作失误，导致误打、错打款项，出纳应自行承担所有错打款项的赔偿；

6、库房收货经办人应根据验收标准、对方送货单验收，按实际到货数量及时验收入库并录入T1系统，在当天下午四点前将入库数据交由财务经办人进行审核，对不及时录单、错录、未录、未及时交单的情况，将对录单经办人罚款10元/次；

7、收货经办人收到的产品有数量短缺、品种质量不符合预定要求时，及时与采购经办人沟通，并由采购经办人负责联系供应商更换、补齐产品，并由供应商承担因此产生的费用和因此对公司造成的损失；如向供应商索赔不成，由采购经办人个人全部承担。

产品因后期质量问题而返修和销售退回等所发生的损失由采购经办人向供应商索赔，索赔不成，由采购经办人承担一半因此给公司造成的损失。

8、财务经办人应根据付款信息、库房提报的入库数据审核款项支出与入库产品的金额、数据是否一致，并在当天下午五点半前上报总经理，对审核有误、不及时上报数据的情况，将对财务经办人罚款20元/次。

9、礼册内产品的第一次采购由产品部提交采购申请，后期补货由礼册库统一提交采购申请。

销售管理制度

一、各库房的销售流程

1、礼册库的销售、印刷定制、出库流程

为了更好的明确印刷设计相关成本、规范订单及出库流程等事宜，便于礼仪之邦相应部门及各城市公司规范化操作，经讨论研究决定，现将相关标准化流程及表单整理如下，特作出如下决议：

1、产品部提供详细的印刷成本核算表（见附件1）；

2、产品部提供详细的设计成本核算表（见附件2）；

3、两成本核算表中所涉及的任何价格均为不含税价；

4、其它标准化流程及表单见后面其它附件；

5、礼仪之邦相应部门及各城市公司，须严格按照本决议所涉流程及表单执行；

6、重庆市礼仪之邦电子商务有限公司拥有对本决议的绝对解释权和修改权；如有变动，将另行发文，且本决议自动失效；

7、本决议自2012年4月25日起试运行，试运期暂定3个月；试运行期结束后，如暂未有新文件签发执行，本文件持续有效。

附件1：

印刷成本核算表

附件2：

设计成本核算表

附件3：

设计任务下达单

附件4：

定制册需求预算表

附件5：

礼册销售订单

附件6：

需库存销售辅料的销售订单

附件7：

非库存销售辅料的销售订单

附件8：

礼册出库单

附件9：

礼册退货单

附件1：

印刷成本核算表

数码快印

整本

封套

贺卡

封面

内页单张

数量

骑马钉

胶包

个数

价格

数量（张）

价格（元）

数量

价格

数量

价格

4本

80元/4本

100元/4本

50个以下

350元/50个

8张以内

25元/8张

8张以内

24元/8张

8张以内

23元/8张

8本－56本

18元/本

23元/本

52－100个

6元/个

16-100张

2元/张

12-100张

元/张

12-100张

元/张

56本－64本

15元/本

20元/本

102－200个

5元/个

100张以上

元/张

100张以上

元/张

100张以上

元/张

计算快印时，整本均以4的倍数计算。

比如5本按照8本费用计，33本按照36本计。

计算快印时，均以2的倍数计算。

比如5个按照6个费用计，33个按照34个计

贺卡费用均以8的倍数计算，比如，1张按照8张价格计，10张以16张价格计。

定制封面按照4的倍数计，比如5张按照8张计，9张按照12张计

定制内页按照4的倍数计，比如5张按照8张计，9张按照12张计

交货时间：

定稿后3天，量大另议

印刷上机

整本

数量（本）

版费

上机费

纸

膜

装订

合计

500

1100

1000

1600

交货时间：

定稿后7天，量大另议

其他

封面封套烫金

数量

价格

100印

100

1000印

200

交货时间：

定稿后4天，量大另议

附件2：

设计成本核算表

下达单类别

示例

工作数量换算

成本价

评比价格分级

难度一

1.已有模板的名片、吊牌

2.在已有设计稿上加logo或文字

…

10个及10个以内算作一个工作量，20个及20个以内算作两个工作量，依次类推。

40元

非常满意50元

满意40元

一般25元

难度二

1.设计定制礼册封面、封二、封三、封套（4个P以内）

2.喷绘

3.展架

4.名片、吊牌

…

6个及6个以内算作一个工作量，12个及12个以内算作两个工作量，依次类推。

100元

非常满意120元

满意100元

一般70元

难度三

1.礼册设计（16个P以内）

2.标书设计

…

4个及4个以内算作一个工作量，8个及8个以内算作两个工作量，依次类推。

250元

非常满意300元

满意250元

一般180元

难度四

1.礼册整本设计（36个P以内）

2.礼盒设计

3.折页

…

3个及3个以内算作一个工作量，6个及6个以内算作两个工作量，依次类推。

450元

非常满意580元

满意450元

一般350元

难度五

1.礼册设计（36个P以上）

2.节气封面系列

…

2个及2个以内算作一个工作量，4个及4个以内算作两个工作量，依次类推。

700元

非常满意800元

满意700元

一般550元

备注:

1.每次下单前根据每次设计任务难易程度、定制内容不同在“设计任务下达单（详见附件3）”中确定。

2.设计完成后设计需求人员综合设计时间、质量、协作程度等结果客观评判。

A（非常满意）、B（满意）、C（一般）、D（未成单）；3.设计需求人员根据评比等级不同付出相应成本；4.已经设计但未成单的以评比价格分级中满意的一半费用支付成本；

5.难度超过难度五或类别示例内未涉及设计内容，与产品部协商确定难度等级或另行定价。

附件3：

设计任务下达单

编号：

接单设计师：

销售公司名称

任务下达人/电话

市场部经

办人/电话

客户名称

设计难度等级确认

下单时间：

需求设计信息

设计内容：

需求完成时间：

理想：

底限：

设计要求描述：

其它设计须知说明：

验收评价：

A非常满意□B满意□C一般□D未成单□

验收签字：

附件4：

定制册需求预算表

订单信息

分公司名称

定制需求人/电话

定制需求经办人/电话

客户名称

定制价位

定制数量

定制要求：

印刷定制需求人预算价格

整本

封套

贺卡

封面

内页单张

烫金

设计成本

总成本

产品定制需求人预算价格

定制册价位

定制册数量

定制册单价（元）

定制册产品成本总计（元）

定制册合计总预算

产品部复核确认人签字

时间

财务复核确认人签字

时间

备注：

本表一式三份，交由产品部、财务部、需求经办人留存。

附件5：

礼册销售订单

编号：

订单信息

销售公司名称

订单下达人/电话

市场部经办人/电话

客户名称

礼册分类

□常规册□印刷定制□产品/印刷定制

礼册价位

数量

折扣

单价（元）

总计（元）

合计

（一）

大写：

小写：

（￥元）

定制价格

整本

封套

贺卡

封面

内页单张

烫金

设计成本

定制总计

（二）

定制要求：

（一）+

（二）=合计金额（三）

设计累计成本（四）

（三）+（四）=总计金额

产品部复核确认人签字

收单人签字

会计签字

出纳签字

特批签字

备注:

1、本订单中涉及印刷定制或产品/印刷定制、设计累计成本等产品部相关数据，产品部须指定专人进行复核，保证数据准确无误后，进行相应签字确认,因本数据错误给公司造成损失，由部门负责人和相应确认人共同承担赔偿责任。

2、会计对此表中所有价格数据进行复核，确认无误后签字;出纳确认收款事项，若未收全款，出纳需注明该销售公司在总公司账上的余额。

3、如此表无出纳已收全款签字,需特批允许方可出库（特批人为副总级别以上分管销售的人）,特批金额不超过该销售公司在总公司账上的余额。

4、礼册库见本单有出纳收回全款签字，或特批人特许出库签字后，方可出库，出库时应开具出库单。

5、有产品定制的礼册不能退换货。

6、本表一式四份，交由产品部、财务部、礼册库、需求经办人留存。

本表所有签字须慎重，因错误签字所造成的一切损失由错误签字人承担。

附件6：

需库存销售辅料的销售订单

编号：

订单日期：

年月日

订单信息

销售公司名称

订单下达人/电话

经办人/电话

城市类别

类别

□合同赠送□应付款

名称

数量

单价（元）

总计（元）

名称

数量

单价（元）

总计（元）

合计

大写：

小写：

（￥元）

会计签字

出纳签字

特批签字

备注：

1、会计对此表中所有价格数据进行复核，确认无误后签字;出纳确认收款事项，若未收全款，出纳需注明该销售公司在总公司账上的余额。

2、如此表无出纳已收全款签字,需特批允许方可出库（特批人为市场部管理人员以上级别）,特批金额不超过该销售公司在总公司账上的余额。

3、礼册库见本单有出纳收回全款签字，或特批人特许出库签字后，方可出库，出库时应开具出库单。

4、本表一式三份，交由财务部、礼册库、需求经办人留存。

本表所有签字须慎重，因错误签字所造成的一切损失由错误签字人承担。

5、礼品册样册、宣传资料、宣传用促销品等本订单所涉及物品属低值易耗不能退换货。

6、本订单内涉及物品的定价由礼册仓储制定，采购部复核签字、公司盖章后生效。

以最新版本为准！

附件7：

非库存销售辅料的销售订单

编号：

订单日期：

年月日

订单信息

销售公司名称

订单下达人/电话

经办人/电话

名称

数量

单价（元）

总计（元）

名称

数量

单价（元）

总计（元）

合计

大写：

小写：

（￥元）

会计签字

出纳签字

采购签字

备注：

1、宣传单页、促销品等销售辅料的采购，各地公司确定需求数量后，在群里公告各自询价，由总公司集中采购。

2、各地公司按自己报的数量付款后由经办人填写此单，会计对此表中所有价格数据进行复核确认无误后签字，出纳确定已收款后签字，凡未收全款的本订单为无效订单！

3、采购根据实际付款数量情况，确定最终采购价格，并在神帅群公告。

财务记录价差入各地公司在总公司账户。

4、本表一式四份，交由采购部、财务部、礼册库、需求经办人留存。

本表所有签字须慎重，因错误签字所造成的一切损失由错误签字人承担。

5、非库存销售辅料款项一次付清，不能退换货，不能中途加减数量，厂家生产完成后按照各公司下单量分别发货。

附件8：

礼册出库单

礼册销售订单编号：

出库时间：

年月日

礼册

礼册编号及名称

零售价

折扣

出库价

数量

金额（元）

礼册序号

合计总金额（大写）：

￥

出册人：

领册人：

网络订单号：

开通人：

附件9：

礼册退货单

销售公司：

退货人/电话：

经办人/电话：

退货日期：

年月日

退回礼册

礼册编号及名称

零售价

折扣

出库价

数量

金额（元）

礼册序号

礼册种类：

□仅印刷定制册□过季册□当季常规册应扣礼册成本金额：

合计总金额（大写）：

￥

已复核确认本单所涉及金额无误！

财务复核人确认签字：

礼册库复核人确认签字：

退册接收人：

网络订单号：

禁用人：

备注：

礼册退货时，仅印刷定制册、过季册应按照购买样册的价格基础上加元扣除单本礼册费用。

2、产品库的出库流程及库存管理

1产品库的出库流程

A、兑换出库

B、团购出库

说明：

1、客服部必须将当天的兑换信息准确完整及时地传递给库房经办人，不及时、误传信息，客服经办人承担相应的损失赔偿，并对客服经办人员罚款10元/次；

3、库房经办人接到客服部当天发的兑换信息后，及时照单找货出库，对于缺货的产品应及时与客服、物流沟通，当天的出库产品应在当天完成出库，延时不出库、录T1不及时、录单错误者，对经办人罚款10元/次；

4、物流部打包人员收到库房出库的产品后，应及时、完整地将产品进行打包，且物流抄单员应准确无误地填写快递面单，并将快递面单与包裹对应贴上，对打包不及时的情况，对经办人罚款10元/次；对抄单错误、不及时、面单贴错导致产品发错的情况，经办人应按产品价格进行赔偿，并对经办人员罚款10元/次。

5、物流公司收货后，物流经办人员应在后台系统及时修改发货状态，对不及时、不修改的情况，对经办人员罚款10元/次。

6、库房录单员必须将当天的出库数据以电子档的形式发至财务部经办人，财务部经办人应根据技术部提供的后台信息、库房发的电子档对T1数据进行复核，当天复核数据的结果及时在QQ上告知库房与技术部经办人，每周五下午财务经办人必须将本周一至周五的所有出入库数据编制成报表，并经技术部经办人、财务经办人、库房经办人三方签字后财务存档，以备检查。

7、财务经办人应及时审核当天的出入库数据，并将审核结果及时与库房、技术沟通，如财务经办人未履行职责，审核后的数据有误，对财务经办人罚款20元/次；

8、总经理应签明是否同意作为团购销售；

C、零售产品的出库流程：

说明：

1、需求人应先填写产品零售申请购买单；

2、产品部类别负责人根据零售申请购买单上的产品分别进行核价，并签字确认；

3、财务部会计复核数量、单价、金额后，出纳收款，并在申请购买单上注明收款情况；

4、客服部经办人根据零售申请购买单在系统上添加销售订单；

5、物流经办人员看到系统订单后，找出相应产品出库，并在T1系统中录销售出库单，并当天及时报财务经办人复核；

6、财务经办人应根据后台系统数据、物流递交的数据，在当天复核所有的出库数据，并给予回复复核情况，每周五下午对本周的所有出入库数据编制成报表，并经技术部经办人、财务经办人、库房经办人三方签字后财务存档，以备检查。

7、财务经办人应及时审核当天的出入库数据，并将审核结果及时与库房、技术沟通，如财务经办人未履行职责，审核后的数据有误，对财务经办人罚款20元/次；

2产品的退货流程

A、兑换产品退货

9、说明：

a、物流经办人员收到客户退货的产品后，应检查是产品是否符合退货标准，不符合标准的不予接收并告之客户，对符合退货标准的，应及时在T1系统中录入销售退货单办理入库，物流经办人员接收了不符合退货标准的产品，将按照产品价格进行赔偿；收到退货产品后不及时办理入库的，给予经办人罚款10元/次。

b、财务经办人应及时审核当天的出入库数据，并将审核结果及时与库房、技术沟通，如财务经办人未履行职责，审核后的数据有误，对财务经办人罚款20元/次；

B、团购产品退货

说明：

1、产品以团购形式销售出去的产品，要销售退货时，退货经办人应填写“退货申请单”，报总经理审批；

2、总经理审批时应注明是否同意这批货退货；

3、在总经理同意退货后，物流部经办人应严格按照退货标准验收产品，并在T1系统中录入销售退货单进行入库处理，并在申请单上签字；

4、财务应复核申请单上所有审批人员是否签字且复核退款金额，无误后签字确认；

5、出纳在申请单上所有审批人签字手续齐全后，方可付款。

③产品的换货流程

说明：

1、物流经办人员应严格按照换货标准接收退回的换货产品，对不符合要求换货的而给予客户换货，经办人员将自行承担相应的费用；

2、库房经办人收到换货的产品后，应及时准确地找出客户要换的产品，交给物流经办人，并在T1系统中录入销售换货单，对找错产品而导致发货错误，库房经办人应按产品原价进行赔偿。

对不及时、错误录单的情况，给予库房经办人罚款10元/次。

3、物流部打包人员收到库房出库的产品后，应及时、完整地将产品进行打包，且物流抄单员应准确无误地填写快递面单，并将快递面单与包裹对应贴上，对打包不及时的情况，对经办人罚款10元/次；对抄单错误、不及时、面单贴错导致产品发错的情况，经办人应按产品价格进行赔偿，并对经办人员罚款10元/次。

4、物流公司收货后，物流经办人员应在后台系统及时修改发货状态，对不及时、不修改的情况，对经办人员罚款10元/次。

3、样品库的销售出库流程管理

①出库流程

说明：

1、当客户选定样品需要购买后，展厅管理员按照选定产品型号、数量、单价开具出库单和收据进行收款后，在收到全款后，方可进行出库；并在T1系统中录入销售出库单；且于当天下午4点将所有的出库单、款项交由财务部进行审核收款。

对于录单不及时的情况，给予经办人罚款10元/次。

4、固定资产、低值易耗品库的领用管理

①固定资产、低值易耗品库的领用流程

5、物料库：

①领用管理：

物流部在使用完整批物料时，在T1系统中录入领用单时应把包装使用的情况（包括使用时间、打包数量）在备注中注明，应及时下账。

并且物流部在申请下一次采购物料时，应把上一次料使用的时间长短、打包出库数量写明，由采购部、财务部审批后，才能进行下次物料的购买。

各仓库盘存管理

一、盘存的准备工作

1、产品库盘库前，应与技术部沟通，由技术部统计出当期产品的出入库数量、金额，并上报；

二、各库盘存的时间安排

1、礼册库的盘存管理：

财务部每月31日前应对礼册库进行抽查盘点，至少每月抽查盘点一个价位的册子；每季末进行一次全盘。

2、样品库的盘存管理：

财务部每月30日前应对样品库进行抽查盘点，至少每月抽查盘点一家以上的供应商产品；每半年进行一次全盘，其中每年7月31日前、12月31日前分别对产品库进行全盘。

3、产品库的盘存管理：

财务部每月30日前应对产品库进行抽查盘点，至少每月抽查盘点两家以上的供应商产品；每半年进行一次全盘，其中每年7月31日前、12月31日前分别对产品库进行全盘。

4、固定资产、低值易耗品库的盘点管理：

财务部每月30日前对行政部的低值易耗品领用记录进行一次核对，在每年的6月30日、12月31日前对固定资产、低值易耗品进行一次全盘。

5、物料库盘存管理：

财务部在收到物流部申请第二次采购物料时，应对上一批次的物料使用期间、打