行政部门岗位使命11doc.docx
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行政部门岗位使命11doc
行政部门岗位职责[1]1
地一大道(武汉)
行政事务经理岗位说明书
岗位编号:
直接领导项目总经理执行日期2012年1月
下属岗位司机、门卫、保洁版本
工作权限:
1、对公司办公、招待用品有申报、保管、发放的权利;
2、对公司文件的发放、保管的权利;
3、对公司门卫、保洁、维修、员工宿舍有管辖的权利;
4、对公司举办的会议、活动有参与组织的权利;
5、对公司车辆有调派的权力;
6、对公司行政相关制度有监督检查的权力。
主要职责职责目标频次/要求权重比分
1.行政事务工作()1.1办公用品的统计、上报、发放,每月25日上报,3号发放;1次/月2%1.2客户订餐、订房订票的管理。
根据定单,及时安排,并做
好记录;
完成3%1.3公司电话管理,每月25号前及时交纳费用;1次/月3%1.4公司内部会议的通知及大型会议的组织;完成3%1.5公司文件的发放和管理;及时、完整2%1.6公司文体活动的组织;1次/季度2%1.7公司报纸、刊物的发放与管理;及时、完整5%1.8及时更新员工花名册及公司通讯录,保证公司人员清楚、
完整;
及时5%1.9负责固定资产的定期盘点统计,及时上报;1次/年5%1.10根据出库单为各部门领用办公用品;及时5%1.11负责公司日常劳动纪律及其他行政相关制度的检查落实;每天7%1.12组织协调各部门人员进行义务劳动或其他紧急性临时工
作的完成;
及时5%1.13协助上级领导每季度组织合理化建议的评奖;季度3%1.14根据派餐单通知新福成酒店预留房间及相应订餐标准;及时5%1.15根据各部门工作需要进行车票、机票的预订;及时5%
2.后勤事务工作()2.1食堂管理:
每月进行一次食堂满意度调查,反馈调查结果
并进行跟踪处理,提高员工满意度;
每月5%2.2劳保用品的请购与发放,不能因短缺而影响工作;每月5%2.3按规定上报员工福利计划并按时发放;及时5%2.4公司职工宿舍管理,包括:
环境卫生、住宿安全、物品使
用状况的检查,安排新员工住宿;
每月≥4次抽查5%
3.部门管理工作()3.1每天检查门卫传达的工作完成情况,每周汇总考核。
每天5%3.2每天检查保洁员的工作完成情况,每周汇总考核。
每天5%3.3每周检查维修员的工作完成情况,并进行考核。
每周2次5%
3.4负责车辆档案的保管,每周检查司机的车辆卫生、安全检
查、维修记录情况,并进行考核。
每周2次5%3.5检查行政人事文员车辆调度记录情况,并对其他工作进行
考核。
每周3次5%
4其他()4.1完成上级领导安排的其他任务。
及时5%
5协助工作()5.1协助完成人员接待及文件发放工作;完成5.2接听并处理内外线电话相关事宜,重要事项通知领导;热情/及时
内、外部协调关系内部公司各部门,下属岗位
外部通信、投递公司,宾馆酒店,客运站,交管部门,媒体、政府等
地一大道(武汉)
司机岗位说明书
岗位编号:
直接领导行政事务主管执行日期2012年1月
下属岗位无版本
工作权限:
1、对车辆管理的检查权和监督权。
2、对车辆使用违规的纠正权和处罚建议权。
3、对车辆驾驶和管理一般性问题的处理权和报告权。
主要职责职责目标频次/要求权重比分
1.按派车单行车()1.1安全行车,及时送(接)用车人到指定
地点;保证用车的及时性与安全性;不能公
车私用,不能将车开回家中。
每天10%1.2态度良好,不得对用车人员蛮横无礼;每次10%1.3遵章行车,不得有酒后驾车、超速、闯
信号等违章行为;若发生交通事故,立即采
取处理措施,报警、通知保险公司,通知公
司主管领导。
每次10%1.4对违规用车有纠正权和上报权。
及时5%
2.车辆卫生()2.1保持车内清洁卫生,无灰尘、无垃圾、
每天清扫;保持安全带上无积灰;每季度清
洗一次座套。
每天/每季10%
2.2经常擦洗车辆,没有泥巴与污渍,保持
车辆外观干净。
及时5%
3.车辆的保养与维修()3.1按行车里程及时保养车辆;5000公里/次10%3.2每天上班后首先检查车辆安全状况,杜
绝车辆带病运行;每天检查机油尺、水(冬
天检查防冻液),后盖锁、侧锁、轴承每季
度蘸一次油;冬季行驶前对车辆进行预热;
目标是降低油耗,减少修理费用,延长车辆
使用寿命。
每天15%
3.3厉行节约,监督维修厂的服务与费用,
确保车辆修理费用合理且不虚报。
每次10%
4.车辆年审与保险()4.1及时申报,确保按时年审与续交保险费。
按时5%
5.值班接送员工和客户()5.1每天按值班顺序接送员工上下班,并按
员工加班情况及客户到站情况按时接送。
按时5%
6.其他(5)6.1完成上级领导安排的其他任务及时5%
内、外部协调关系内部公司各部门,部门主管及同事
外部交管执法部门,保险公司,车辆维修商
地一大道(武汉)
保洁岗位说明书
岗位编号:
直接领导行政事务主管执行日期2012年1月
下属岗位无版本
工作权限:
1.对职责范围内的区域保持干净、整洁的权利。
2.对清洁工作有保管的权利。
主要职责职责目标频次/要求权重比分
卫生清扫1.负责公司商场、三楼办公区走廊、卫生间等公共
场所卫生的清扫,保持所有公共场所的卫生整洁,
地面干净、无尘土、无卫生死角;
每天15%
2.负责会议室、接待室会前、会后的清扫、整理工
作;认真打扫,保持干净;
每天15%
3.保持公共场所座椅、楼梯扶手、商场口部、窗台
表面无灰尘,保持环境美观;
每天15%4.负责清扫办公大楼的公共厕所卫生及墙面、地面、
洗手池卫生,做到厕所清洁无异味,地面干净无污
迹、积水、纸屑、洗手池无皂迹、无污垢;
每天15%
5.保持所有公共场所玻璃窗在视线内无灰尘、印痕,每周擦一遍10%
6.垃圾箱无外溢现象,表面干净无污迹,按时清倒
垃圾桶内的垃圾;
经常10%
7.疏通下水道(指堵塞不严重时);及时10%
8.负责管理清洁工具的保管工作。
及时10%
内、外部协调关系内部行政事务主管,部门同事外部
行政部门管理制度1
行政部门管理制度
一、行政部门工作职责
1、在总经理的领导下,负责协调公司各部门的工作关系,以及传达公司的各项任务、计划和临时性的工作。
2、协助并督促各部门定期检查部门计划的执行情况。
3、负责公司文件的收发、编号、登记、归档及管理工作。
4、负责拟定公司的行为规范和办公纪律。
5、负责保管及管理公司印鉴。
8、负责公司所有档案(包括业务、市场等)资料的保管及管理工作,负责
公司机密档案的保密工作。
9、做好涉外交往事宜及处理公共关系事务。
10、负责公司员工的着装、仪容等。
11、管理好办公环境的安全与卫生,做好办公设施的维护、改善工作。
12、办公场所配备“急救小药箱”,预备创可贴、创可喷、棉签、扭伤药物等,备急用之需。
13、组织员工的文体活动。
14、负责公司办公用品的采购、管理、发放及公司信笺的印刷。
15、完成领导分配的其他工作。
二、员工行为规范及办公制度
1、全体员工应本着敬业乐业的态度,热爱本职工作。
2、部门员工之间应一切以工作为出发点,以“公司利益第一”为准则,同
心协力,互相配合、真诚合作,不推卸责任。
对他人工作中的问题须及
时善意指出,避免公司损失。
3、爱护公司设施、公用办公设备和个人领用的设备、用品。
4、工作中应当做到有事必报,有错必言,不得隐瞒虚报情况,以免公司蒙受损失。
5、积极工作,不得利用工作时间做与工作无关的事情、看与工作无关的书籍报刊。
6、不得利用上班时间上网浏览非工作需要网站、玩游戏。
7、未经他人允许不得使用他人电脑,各部门人员要自觉保管好自己的电脑,
防止技术泄密。
8、保持办公区整洁,不得在办公区域内吸烟,公司员工吸烟者,每次罚款
20元,当场投入(公用基金)箱内,公用基金主要用于公司员工集体活动。
9、不得利用公司电话拨打私人长话及声讯电话,违反者应当自行承担相应
电话费用,并按发生费用10倍扣罚。
10、不得利用公司设备(电脑、打印机、复印机等)制作、打印、复印私人
资料。
违反者,按发生费用10倍扣罚。
11、任何员工不得在公司私自使用盗版等非法软件,不得私自将自己、他人
或其他单位的商业秘密带入公司。
擅自使用或带入,当事人除按公司规
定给予处罚外,还需全部承担由此产生的一切后果。
三、印鉴管理制度
1、公司印鉴包括:
公司公章(除签订合同外其他对外事宜)、财务专用章、合同专用章(签订合同)。
2、公司公章、合同专用章由财务部负责保管。
3、日常财务事务用财务章,由财务部经理审阅后盖上,非财务部门须盖财
务章时,须经总经理签字后方可盖章。
4、公司印鉴一般不能带出公司,确需带出时,经总经理批准后由公章保管
人一同携章外出,并做好记录。
5、公司一般不允许开具空白介绍信或盖公章的空白信笺,如确因特殊情况
需开具时,须经总经理签字后方可盖上,由领取人登记使用说明。
未使用的空白介绍信和空白信笺应当及时交回处理,已经使用的应当补充登记。
6、公章保管人应严格负责,如执行不力,被他人误用公章的,以违反规章
制度处罚。
情节严重者作违纪辞退。
因此造成的公司损失,公章保管人向公司承担连带赔偿责任。
7、公章保管人员使用印章须经部门经理批准,不论何时,出于什么原因,
私自使用印章的,做辞退处理,由此造成损失的,保管人员承担全部责任。
四、办公物资及劳保用品的采购发放制度
办公物资的采购由人力资源部负责审批,由行政部负责采购,管理、发放、维护、维修。
一、办公用品及劳保用品的采购:
1、办公室所有办公用品及劳保用品的采购工作,统一由行政部执行;
2、坚持实行集体采购制度,急用现买零散性采购是想双人采购制度;大
宗、批量、贵重物品由采购负责人及有关领导在采购地点,规格型号
和质量价格上予以把关,全程参与采购工作;必要时可邀请有关专业
人员参与;劳保用品按月度购买,每个月在10-15号之间购买,购买
物品目前包括纸巾,手套,口罩等,劳保用品的发放定额为每个月每
人1卷纸巾,2个口罩,手套以烂换新;
3、严格采购审批制度,随用随买的个别零散采购,一次性支付在200元
以下的,由采购负责人签字审批,一次性支出在200以上800以下的,
由财务主管签字审批,凡支出在800以上的,有总经理审批;
4、采购前,应做好市场调查,充分掌握欲购物品的性能,价格及附加优
惠条件,货比三家,讲价压价,努力达到货真价实,物美价廉。
之后
遵循定点采购原则,开具发票。
5、办公用品采购的一般程序为:
需用单位或个人向部门负责人提出购物申请→部门负责人确认→行
政部确认库存无可用货可替代的物品后转交采购负责人采购→采购
人员在领导小组的监督指导下实施采购→所购物品交与相关报关员
验收→财务部核销→需用单位或个人领取
二、办公用品的保管
1、库存办公用品的种类和数量要科学确定,合理控制,常用、易耗、便
于保管和适于批量采购的办公品可适量库存、要避免不必要的储存或
过量积压,确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
2、批量购入的办公用品应及时入库存储,物品采购员和仓库保管员要搞
好验收交接,在《办公用品入库登记本》上如实填写接收物品的名称,
规格,单价和数量,并签字。
3、加强对办公旧物的管理。
阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管,
随时待用,本门替换下的额各类办公设备由办公室人员保管,办公室
人员要及时回收,登记造册,修旧利废,充分利用。
4、定期进行办公用品库房盘点,确保账务相符,随时掌握库存物品的数
量、质量和需求情况,适时增加库存,保证供给。
三、办公用品的领取
1、领取的原则是:
工作任务清楚,使用目的明确。
按岗、按需,用多少
领多少,专领专用,劳保用品的发放范围为入职满1个星期的员工。
2、领取时,领取人须在《办公用品领取登记本》上写明日期、领取物品
名称及规格、数量、用途等项并签字。
3、办公用品管理部门及人员应严格控制办公用品的领取数量和次数,对
于小号品,可根据历史记录和经验定期发放。
设置专人专页,月末进
行评比,明显超出常规的申领,领取人应作出解释,否则保管员有权
拒付,对于笔记本,签字笔等办公用品要以旧换新。
4、领取的非消耗性办公用品(如订书机,计算器,剪刀,文件夹和文件
架等)应列入移交,如重复申领,应说明原因货品毁损原物以旧换新,
杜绝虚报冒领。
5、大件物品领取后,应列入办公室固定资产管理序列,明确责任人。
办
公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还保管员,保管人员
根据情况予以调换货收回入库。
6、为接受民主监督,强化节约意识,每季度通报1次办公用品出入库数
额和部门领取情况。
四、办公用品的使用
1、使用办公用品应牢固树立节约光荣,浪费可耻的思想,在日常工作中,
处处精打细算,提倡节省每张纸,每度电,努力降低办公成本。
2、办公用品应为办公所用,不得据为己有,挪作私用,不得用办公设备
干私活,谋私利,不许讲办公用品随意丢弃废置。
3、精心使用办公设备,认真遵守操作规程,及时关闭电源,定期维护保
养,最大限度的延长办公设备,用品使用寿命。
4、办公用品使用要物有所值,物尽其用,不要大材小用,贵材贱用,复
印纸应用于复印,不得用作草稿纸,包装纸,纸张可双面利用,修改
校对稿可先用废旧纸张打印等,充分发货各种办公用品的最大使用效
率。
5、印制文件材料要有科学性和计划性,要根据文件材料印制的要求及数
量选择合适的印制方式,避免不必要的浪费。
6、对于高档耐用的办公用品,部门间应尽量协调相互借用,一般不得重
复购置,使用中办公设备出现故障,有原采购人员负责协调和联系退换,保修,维修,配件事宜,因使用不当,人为造成设备损坏的,直接责任人应负赔偿责任。
五、会议管理规定
1、公司会议实行签到制度。
通常每周召开一次总经理办公会,由总经理主
持。
由指定人员记录与会情况。
2、各部门组织可根据工作需要召开工作例会,由部门经理主持,指定专人
记录与会情况及会议记录,并将重要事项以及急需公司领导协调解决的问题写成会议纪要,由部门经理审核后,呈交总经理一份,并抄送有关部门。
3、于工作需要,可由总经理提议,随时召开专题会议。
由总经理拟定会议
议题,指定主讲人、与会人,由制定人员作好记录,会后按第一条办理。
4、召开会议要求:
1)开短会,主讲人准备充分,发言简明扼要。
2)议题明确,突出重点,要求务实,解决问题。
3)与会人员要遵守会议要求,不得迟到、缺席。
4)会议记录层次分明,条理清晰,真实准确。
六、公司通信设施及信息管理办法
为了确保公司的通信设施以及信息渠道的畅通,正确使用和维护通信设备的正常进行,根据《计算机信息网络国际网安全保护管理办法》以及《公司保密规定》制定本办法。
1、在使用电话通信以及网络信息时,尽量做到节约资源,缩短通话时间,
以便使他人更多利用通信设施,提高工作效率。
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