公文文种说明及标准公文格式.docx

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公文文种说明及标准公文格式

一、常用公文文种说明

目前，公司常用行政公文主要有通知、函、请示、报告、会议纪要等种类。

通知：

用来发布法规、规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理某项事务等。

函：

平行机关或不相隶属机关之间，商洽和联系工作、询问和答复问题时所经常使用的一种公文文体。

除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属相关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。

请示：

下级机关向上级机关请求对某项工作、问题做出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。

分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。

报告：

下级机关或部门、企事业单位向上级机关或部门汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问时使用的一种公文文种。

会议纪要：

记载和传达会议情况与议定事项的公文。

注意事项：

1、联合行文时，使用主办机关的发文字号。

2、请示的标题不要写成“请示报告”或“申请报告”，必须坚持一事一请示，请示公文的主送单位只能是一个。

3、报告内容不得夹带请示事项。

4、通知为多层转发文件的，标题要删去中间层次，为“发文机关+转发最上一级文件+通知”。

5、请示和报告需在文末标明联系人和联系电话。

6、抄送的排列顺序，一般按机关性质和隶属关系掌握，依据国家、省、市级单位层次顺排，如确需抄送上级领导的，可先排个人，再排单位。

二、公司标准公文格式

一、题例说明：

（一）眉首部分：

眉首部分一般由发文机关标识、发文字号和签发人等要素组成。

1.发文机关标识：

根据《国家行政机关公文格式》行政机关公文的一般格式，发文机关标识应在机关标准名称或标准简称后缀以“文件”，信函格式发文机关标识的机关名称后不缀以“文件”。

2.发文字号：

发文字号三个成分排列应先机关代字、再年份，最后是发文的顺序号，字体为3号仿宋＿GB2312。

年份不可随意简化且应用六角符号〔〕括起，顺序号不挂虚号。

3.签发人：

根据行政机关公文格式的规定，上行文（请示、报告）必须标注签发人，签发人与发文字号处于同一水平线上，发文字号在左，签发人在右。

“签发人”三个字字体为3号仿宋＿GB2312，签发人姓名字体为3号楷体＿GB2312加粗。

（二）标题：

一般用20磅方正小标宋简体字，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（三）正文：

一般用3号仿宋＿GB2312字体，每个自然段左空二字，回行顶格。

文中结构层次序数依次可以用“一、”“

（一）”“1.”“

（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋＿GB2312字体标注。

（四）附件：

如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：

1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。

附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。

“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。

附件标题居中编排在版心第三行。

（五）发文机关署名：

单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空两行右空两字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

（六）成文日期中的数字：

用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编位01）。

（七）页码：

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。

公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页

均不编排页码。

公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（八）边距：

一般公文行距28磅，页面左右边距2.8厘米，上下边距2.54厘米。

二、格式范本

标题（20磅方正小标宋简体）

发文对象：

（标题下空一行顶格，3号仿宋＿GB2312）

XXXXXXXXXX（正文左空2字，3号仿宋＿GB2312）

一、XXX（3号黑体）

XXXXXXXXXX（正文3号仿宋＿GB2312）

（一）XXX（3号楷体加粗）

XXXXXXXXXX（正文3号仿宋＿GB2312）

1.XXX（3号仿宋＿GB2312加粗）

XXXXXXXXXX（正文3号仿宋＿GB2312）

附件：

1.XXX（正文下空一行左空两字）

2.XXX

单位名称（附件下空两行居成文日期中）

成文日期（右空四字，用阿拉伯数字）

（联系人：

......;联系电话：

......）（上行文需附注，成文日期下空一行居中）

抄送：

XXXXXXXXXXX。

（版记4号仿宋＿GB2312）

XXXXXXX（版记4号仿宋）20XX年XX月XX日印发

三、常用公文文种模板