宝供百威物流业务运作手册.docx

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宝供百威物流业务运作手册

Documentnumber【980KGB-6898YT-769T8CB-246UT-18GG08】

宝供百威物流业务运作手册

撰写人

系统负责人

批准人

总页数

24

广东宝供储运有限公司

上海分公司

百威业务运作手册

一九九九年八月二十二日

发文编号

文件性质

生效日期

COPY号

新

一九九九年九月一日

分公司经理（签名）：

营运管理部经理（签名）：

质管部经理（签名）：

一、前言

二、组织结构与岗位描述

三、运输业务

1、业务内容与服务项目

2、客户要求

3、衡量指标

4、操作程序

5、检查与考核

四、仓储业务

1、业务内容与服务项目

2、客户要求

3、衡量指标

4、操作程序

5、检查与考核

五、附件

1、月度会议总结9、出仓单

2、《船运委托书》样模10、《货卡》样模

3、《码头与车队交接表》11、事故处理结果

4、《车队与仓库交接表》12、投诉处理情况

5、《装卸作业单》13、客户的客户资料

6、《短驳作业单》14、产品的规格清单

7、仓库《装卸作业单》

8、进仓单

前言

为了确保业务操作都达到公司的要求和标准，满足或超越客户的需求，制定本手册，明确上海分公司团队的工作目标，每一个岗位的职责，每一项业务操作流程和程序，业务操作的衡量指标与考核，使我们的业务运作的管理和操作规范化，程序化，标准化，从而保证业务运作的质量，提高工作效率，提高客户服务的满意度，最大限度支持客户的生意发展。

“贯彻落实”将是一个关键，每一个岗位的员工必须接受培训和严格贯彻执行本“手册”，在业务操作的每一个环节，每一个步骤，履行其岗位的职责，按照“手册”中的业务程序进行业务操作，以保证每一次业务运作达到衡量指标。

本“手册”所描述的业务运作管理和操作的规范，是公司的“业务营运管理系统”在“百威业务”中的一个具体表现。

由上海分公司营运部负责草拟和实施，由公司营运管理部审核，质量管理部批准。

组织结构与岗位描述

1、岗位设置示意图：

上海营运点负责人

2、岗位描述

营运点负责人：

职务名称：

营运点负责人

直接上级：

分公司经理

直接下级：

运输主管，仓储主管

本职工作：

领导运作点全体员工，通过对运作点的内部管理和对各项业务操作管理及资源的运用；完成分公司下达的各项业务运作，达到各项工作的衡量指标。

岗位职责：

1．根据分公司设立的工作目标，制定运作点的工作计划并组织实施；

2．对运作点的所有业务运作的结果负责，检查和控制各项业务操作的过程和结果；

3．指挥和协调仓储业务与运输业务之间的运作，提高每一个岗位员工的工作效率；

4．保证业务运作资源，确保各项业务操作的正确完成，并采取措施降低业务运作的成本；

5．了解掌握客户的业务需求和相关规定，保持与客户的良好沟通和合作伙伴关系；

6．直接管理业务供应商，确保供应商的操作达到公司的业务标准和要求；

7．管理业务单证/报表，及时完成业务费用的收支结算工作；

岗位职权：

1、指挥权：

营运点的人员设备等的运用；业务运作。

2、批准权：

直接下级的工作计划；业务报表

3、检查权：

下属各岗位的工作的检查；业务运作的各环节；供应商的管理

4、考核权：

直接下级岗位的考核；业务供应商的业务考核。

岗位考核：

1.业务运作的衡量指标：

（1）仓储业务：

库存准确率：

100%

仓库利用率：

70%（平房仓）；60%（楼房仓）

在库残损率：

0%

进出仓能力：

分钟/2T车；分钟/5T车

质量保证能力（GMP评估）：

95%+

（2）运输业务：

货物到达进仓及时率：

98%+

残损率：

0

准时回单率：

98%+

运输工具合格率：

100%

发运及时率：

99%+

2.业务信息系统的数据录入：

及时率：

98%

准确率：

100%

完整率：

100%

3.业务单证处理（填写，传递）：

及时率：

98%

准确率：

100%

完整率：

100%

4.业务成本控制：

每项业务运作的每月支付单位成本必须低于成本控制指标。

运输主管：

职务名称：

运输主管

直接上级：

营运点负责人

直接下级：

运输业务员

本职工作：

货物接到达与短途驳运的管理和操作。

岗位职责：

1．及时准确掌握货物船运到达的信息，做好接到达操作的准备工作，保证货物及时入库；

2．掌握每日发运短驳的业务量，合理调度配载车辆，及时发运和降低成本；

3．跟踪检查运输业务的关键环节，确保达到衡量指标；

4．直接管理合同车队，保证运作质量；

5．对业务单证及报表进行审核和上报；

6．完成直接上级下达的任务。

岗位职权：

1．指挥运输业务的运作；

2．管理合同车队；

3．考核直接下级岗位员工。

岗位考核：

1．运输业务：

货物到达进仓及时率：

98%+

残损率：

准时回单率：

98%+

运输工具质量及格率：

100%

发运及时率：

99%+

2、运输业务单证（传递，填写）：

及时率：

98%

准确率：

100%

完整率：

100%

3.业务成本控制：

每项业务运作的每月支付单位成本必须低于成本控制指标。

仓储主管

职务名称：

仓储主管

直接上级：

营运点负责人

直接下级：

仓管员，电脑统计员

本职工作：

仓库货物的进出库和在库养护管理及操作，库存管理。

岗位职责：

1．全面管理仓储业务运作，确保各项业务考核指标达到公司的要求。

2．对仓储业务的货物进出仓操作，商品养护等现场操作进行跟踪检查，及时处理协调运作中出现的问题。

3．加强货物的库存管理，保证“系统-台帐-货位卡-货物”相一致。

4．直接管理装卸队；

5．全面贯彻仓储GMP的管理思想，落实执行业务运作管理系统及质量管理系统，确保GMP评估在95分以上。

6．定期与客户或供应商沟通，听取意见建议，并制订相应的措施或建议。

7．审核仓储运作单证和报告并整理好相关的档案资料。

8．完成直接上级布置的工作任务。

岗位职权：

1．指挥仓储业务运作；

2．管理装卸队；

3．考核直接下级岗位员工。

岗位考核：

1、业务运作的衡量指标：

库存准确率：

100%

仓库利用率：

70%（平房仓）；60%（楼房仓）

在库的残损率：

0%

进出仓能力：

分钟/2T车；分钟/5T车

质量保证能力（GMP评估）：

95%+

2、业务信息系统的数据录入：

及时率：

98%

准确率：

100%

完整率：

100%

3、业务单证处理（填写，传递）：

及时率：

98%

准确率：

100%

完整率：

100%

4、业务成本控制：

每项业务运作的每月支付单位成本必须低于成本控制指标。

运输业务员

职务名称：

运输业务员

直接上级：

运输主管

直接下级：

本职工作：

货物接到达与短途驳运送达仓库的操作

岗位职责：

1．货物船运到达后的接到达操作，包括卸码头、装车、短驳送达仓库过程的货物交接，保证货物及时完好入库；

2．检查合同车队的车辆质量状况，监督司机装货与卸货；

3．按照操作程序进行业务操作；

4．按规定填写和传递业务单证；

5．做好操作的各项记录；

6．完成直接上级布置的工作任务。

岗位职权：

1．指挥司机和装卸工的操作。

岗位考核：

1.货物到达入库及时率：

99%+；

2.业务单证填写/传递：

及时率98%+，准确率100%，完整率100%；

3.车辆质量合格率100%；

4.业务操作记录。

电脑统计员

职务名称：

电脑统计员

直接上级：

仓库主管

直接下级：

本职工作：

业务单证管理及统计报表，仓库台帐-货位卡-实物的管理、信息录入

岗位职责：

1、整理和保管业务单证；

2、建立和维护仓库台帐，保证台帐-货位卡-实物相一致；

3、业务信息录入；

4、统计业务数据并填制业务报表；

5、负责业务的费用收支结算的凭证及统计；

6、及时准确完整地录入业务数据到“物流信息系统”；

7、完成直接上级布置的任务。

岗位考核：

1、仓库货物库存准确率：

100%

2、业务信息系统的数据录入：

及时率：

98%

准确率：

100%

完整率：

100%

3、业务单证处理（填写，传递）：

及时率：

98%

准确率：

100%

完整率：

100%

4、业务单证完好；

5、各种业务/结算报表：

准时/准确/完整；

仓管员

职务名称：

仓库管理员

直接上级：

仓库主管

直接下级：

装卸工

本职工作：

仓库业务运作的进出库及货物在库管理。

岗位职责：

1．货物进出库作业；

2．货物在库的养护；

3．执行仓储操作程序，实施GMP管理；

4．完成直接上级布置的工作任务。

岗位职权：

1．责任仓库的管理权；

2．装卸工作业的指挥权。

岗位考核：

1、库存准确率：

100%

2、仓库利用率：

70%（平房仓）；60%（楼房仓）

3、在库的残损率：

0%

4、质量保证能力（GMP评估）：

95%+

5、货物进出仓正确率：

100%

6、业务单证处理（填写，传递）：

及时率：

98%

准确率：

100%

完整率：

100%

运输业务

一、业务内容与服务项目

1、业务内容：

A、船运到达接货：

接收百威（武汉）从武汉用船运到达上海广信码头的啤酒，卸船、短驳入白洋淀仓库。

B、发运短驳：

接上海百威的发运指令，从仓库提装啤酒短驳到码头装船。

2、服务项目：

A、码头卸船

B、入库短驳

C、发运短驳

二、客户要求

1、卸船速度：

500吨/天；

2、提供每天24小时服务；

3、单证及时、准确率100%；

4、接货残损率5%%-。

三、衡量指标

1、卸船速度：

600吨/天；

2、货物到达进仓及时率：

98%+

3、运输工具质量及格率：

100%

4、发运及时率：

99%+

5、运力资源保证率：

100%；

6、残损率：

4%%-。

四、操作程序

1、船运到达接货

A、流程图：

B、操作程序：

目的：

规范运作，保证船运到达入库的各项指标达到或超过客户要求

责任：

1、运输主管对船运到达后及时入库负责；

2、码头对及时卸船，卸船残损负责；

3、短驳车队对短驳造成的残损负责；

4、仓库对装卸造成的残损负责；

5、运输员对码头交接件数负责。

范围：

适用于上海分公司百威船运到达入库作业

步骤：

1、接单查询：

A、接百威（武汉）邮件预报；

B、密切与码头、船运方联系了解预到达时间。

2、到船确认：

A、与码头联系确认船运到达情况（到达时间、船号）；

3、落实仓库和短驳：

A、运输主管与仓库联系，落实入库时间；

B、运输主管与短驳车队落实短驳车辆安排；

C、做好人员安排；

D、仓库主管准备足够的地台板。

4、卸船：

A、安排短驳车辆送地台板到码头；

B、运输员指挥装卸工按要求堆码，挑出残损货品，吊机卸船；

C、卸完船后，业务员、码头方和船运方凭“船运委托书”做好交接；

注意：

密切注意天气的变化，下雨时要及时盖好蓬布，不要淋湿货物。

5、短驳入库：

A、码头叉车装车；

B、运输员与司机、码头方以码头、车队发运交接表进行交接；

C、仓管员以“仓库、车队入库交接表”与车队进行交接；

D、入库完毕后，仓管员做货位卡。

E、发放单号并把到达入库信息输入电脑系统。

6、单证处理：

A、码头监卸运输员把“委托书”和“码头、车队交接表”汇总到仓库，“委托书”作为向客户结费的凭证；

B、（码头）装卸作业单结费联交给码头；

C、短途运输作业单结费联交给车队；

D、（仓库）装卸作业单结费联交给仓库；

7、结费：

A、根据到达情况做结费汇总表（包括委托书号、品名、件数）

B、将收费汇总表交给百威公司确认；

C、分公司将收费汇总表寄回给财会部；

D、财会部开发票向百威收费。

2、发运短驳

A、流程：

B、程序：

目的：

规范运作，保证发运短驳的各项指标达到或超过客户要求

责任：

1、运输主管对短驳及时负责；

2、码头对及时卸车负责；

3、短驳车队对短驳造成的残损负责；

4、运输员对提货件数、品种负责。

范围：

适用于上海分公司百威发运短驳作业

步骤：

1、接计划：

接上海百威发运通知（品种、件数、发运码头、船号）。

2、车辆安排：

通知车队供应商安排运力。

3、提货短驳：

4、卸货交接：

5、单证处理：

6、结费：

五、检查与考核

一．检查：

1、逐级检查：

●运输主管：

对码头装卸、短驳的运输业务运作结果负责，包括公路运输，货物接到达和中转运输的发运；必须检查下级员工的业务操作，并对其操作结果进行确认，同时必须直接管理合同车队的具体操作。

●业务员：

根据《合同商管理系统》的规定对供应商的车辆进行检查，保证提货时车辆符合宝洁的有关规定。

●检查中发现问题，必须及时解决问题，如不能解决，必须立刻向上级请示汇报。

2、工作计划与检查：

●运输主管必须制定周/月/年度工作计划，向负责人报告，接受分公司经理的检查；

●逐级向上报告工作计划和逐级向下检查工作计划的实施结果。

3．检查时必须做好记录。

二．考核：

1、业务考核办法：

●自评：

每月一日前统计员按照公司营运管理部制定的“业务营运检查考核系统”统计好上一个月的各项业务考核的数据，由运输主管审核后提交给分公司经理；

●分公司考核：

每月四日前分公司组织运输部人员对自评结果进行检查考核，并归入分公司的业务考核结果，上报公司营运管理部。

2、业务考核内容：

A、运输业务运作的衡量指标：

●运输时间可靠性：

98%+

每月承运客户总数为分母，按时到达签收的单数为分子，计算结果

的相对百分比。

●残损率：

0

每月承运货物的总件数为分母，签收结果的残损总件数为分子，计

算结果的相对百分比。

●准时回单率：

98%+

每月承运客户的总单数为分母，签收后按时返还到宝洁公司的单数

为分子，计算结果的相对百分比。

●运输工具质量及格率：

100%

每月承运车辆的总数为分母，车况合格的总车辆数为分子，计算结

果的相对百分比。

●到达入库及时率：

99%+

货物中转运输到达的票数为分母，货物到达后48小时内完成进入

仓库的总票数为分子，计算结果的相对百分比。

B、业务信息系统的数据录入：

●及时率：

98%

●准确率：

100%

●完整率：

100%

C、业务单证处理（填写，传递）：

●及时率：

98%

●准确率：

100%

●完整率：

100%

5、业务成本控制：

每项业务运作的每月支付单位成本必须低于成本控制指标。

三、考核记录：

1、到达量

年度/月份

99/08

99/09

99/10

99/11

99/12

2000/01

2000/02

2000/03

2000/04

到达量（吨）

2、运输成绩表

达标率

99/08

99/09

99/10

99/11

99/12

2000/01

2000/02

2000/03

2000/04

入库及时率

残损率

及时回单率

交接记录合格率

事故次数

（附图形分析）

3、运作中存在的问题（不达标原因逐票列表分析）：

序号

不达标项目

原因说明

整改措施

负责人

完成时间

目标

仓储业务

一、业务内容与服务项目

1、业务内容：

A、为百威公司服务的仓库是固定租用平方米，共四个库房；属平房仓库。

B、接收从百威公司发来的各种成品、纸箱、POP等货物，存储和商品的养护。

C、根据百威公司的指令，凭有效的提货单进行发货。

D、仓库的管理实行GMP管理。

2、服务项目：

A、进出库装卸

B、刷唛

C、商品养护

D、相关单证/报表管理。

二、客户要求

1、提供每周七天，每天24小时服务；

2、仓库温度控制在22-250C之间；

3、单证及时、准确率100%；

4、信息录入及时、准确率100%

三、衡量指标

1、库存准确率：

100%；

2、在库残损率：

0；

3、质量保证能力（GMP评估）：

95%+。

四、操作程序

（一）、入库操作程序：

1.目的

1．1保证货物入库操作按照规定的程序进行；

1．2检查货物在发货或运输过程中可能发生的问题，分清各方责任；

1．3了解入库货物的质量和包装状况，采取适当的养护措施，保证货物安全、完好入库。

2.责任

仓库管理人员应保证入库的货物货单相符，数据准确，包装完好。

3.范围

适用于宝供上海分公司百威仓库。

4.步骤

4．1货物在防雨、防风沙的装卸区域安全卸货；

4．2货物入库前，运输部通知仓库将要入库货物的品种、规格、数量及预计到达时间，仓库管理人员做好相应的接货准备，包括安排装卸力量，准备所需的手推车，安排货位等；

4．3送货车辆到达仓库后，仓库员应检查货车车况和货物装载情况是否良好，如发现车况异常或货物严重损毁，应报告仓库主管处理，并及时通知客户；

4．4接收货物入库：

4．4．1仓管员凭送货司机的实际板数与司机交接货物，并开《仓库与车队交接表》；

4．4．2仓库员按照百威的货物验收标准，逐件验收货物，并组织装卸工进行装卸和堆码作业，要求装卸工文明作业，轻拿轻放，堆码整齐，不得倒置。

堆垛方法及堆高按客户的标准执行。

不同生产日期的货物应分开堆码，但同一船的货物可堆码在一起。

4．4．3残损货物放入划定的更换包装区域，进行更换包装操作，内货完好并能拼整成箱的，作为完好货物签收，不能拼整成箱的货物，完好的存放在更换包装区，损毁货物通知百威仓库主管确认和处理。

4．5货物入库后，仓管员及时清点货物，记录货物残损情况，并在《短途运输作业单》上签收。

4．6建立货卡，记录进仓日期、进仓单号、数量、品名、包装，并将其悬挂于货堆上。

所有货物入库后，仓管员开具一式四份的仓库进货单，列明地区仓库名称、包装、数量（应收数量）、仓库收货日期、发票号码、生产日期号码，在备注栏写明实收数和破损数量。

填写完毕后，加盖收货专用章并签名。

第一、二联交百威仓库主管，第三联交运输公司，第四联仓管员自己留存作入帐用。

在台帐上做好登统工作。

5.货物验收标准：

货物验收标准原则上以包装是否完好无缺、箱口封条是否开封为基础；

下列货物不得进入正常排位：

箱口开封；

内包装破裂，成品渗漏；

外包装严重变形，造成内包装变形；

纸箱破裂划痕长度大于4厘米；

罐装啤酒瓶身凹陷，有划痕。

6.附件：

《进货单》

（二）、出库操作程序

1.目的

1.1保证发货按规定的程序进行；

1.2保证发放的货物的正确和合格的，防止不合格货物被发放到客户手中。

2.责任

仓库管理人员应保证出库货物数量准确，包装完好。

7.范围

适用于宝供上海分公司百威仓库。

8.步骤

货物出库应在防雨、防风沙的装卸区域内装卸。

经销商或任何其它人到仓库提货，都须凭《仓库发货单》。

发货单由百威仓库主管开具，一式五联，第一、五联由百威仓库主管留存，提货人持第二、三、四联提货。

提货单须有百威公司发货专用章、百威仓库主管签名及提货单位公章方为有效。

仓管员审核提单的有效性，确认无误后，凭单在台帐上登记，并核销库存数量；

检查提货车辆是否清洁，有无防雨措施，达到要求后方可装车；

发货：

仓管员按照先进先出（以生产日期为准）的原则，按照提单列明的品种、数量发放货物。

仓管员需在每箱货物上加盖百威销售章；

发货时如发现残损货物，需更换包装后才予以发放。

损毁货物移入更换包装区，通知百威主管确认并处理；

发货后仓管员在提货单上签字，并加盖仓库发货章，提货人也需在提单上签名；

立即复核库存余额，并在货卡上登记发货日期、发放数量、结存数、提单号码及去向；

赠酒和奖励酒的发放由百威主管统一安排，仓管员协助进行。

9.附件：

《仓库发货单》

（三）、更换包装操作程序

10.目的

保证啤酒的残损外包装得到及时更换，确保货物符合质量要求。

11.责任

更换包装操作必须由百威主管认可或授权的人员进行；

更换包装人员应受过百威更换包装的培训，明确要求，具备资格；

百威为更换包装提供标准和所需包装材料，并为包装人员提供培训；

百威主管对更换包装后的损毁酒进行确认，并做出处理。

12.范围

适用于宝供上海分公司百威仓库。

13.步骤

更换包装操作应在划定的更换包装区域内进行，更换包装区必须铺设地台板；

发现残损啤酒时，先将残损碎酒移入更换包装区域进行清理，并根据残损情况做出不同处理：

对外箱封口胶脱落而开口的，如外箱完好，无变形、裂缝，且内货完好，无破裂、变形的，用封口胶重新封口；

外箱裂缝超过4厘米的，更换外箱；

外包装严重变形导致内包装变形的，或内包装破裂，造成啤酒渗漏的，先开箱对啤酒进行清理，将内包装完好的啤酒和内包装破损或变形的啤酒分开，然后将完好啤酒按规定数量拼整成箱，重新包装。

更换包装时，必须保持货物内、外包装的整洁，如内货外包装有污染的，需清洁后在装箱。

货物装箱时不得倒置；

更换包装后的货物可作为完好货物进入库存或发放；

不足一箱而不能拼整的完好啤酒，也需装箱，存放在更换包装区；

更换包装操作完毕后，及时清理现场，损毁啤酒及废包装通知百威主管确认并处理；

对更换包装操作必须保持完整记录，包括更换包装啤酒的品名、规格、生产日期、进仓单号、待更换包装箱数、更换包装后完好箱数、损毁啤酒细数、不足箱完好啤酒细数等。

14.附件

《换包装记录表》

（四）、货物在库养护

目的：

1、确保货物在库缺损率为0；

2、确保仓库的管理水平不断得到回顾与提高。

责任：

1、各仓库主管组织每周一次对货物的储存状况进行检查，及时发现问题进行整改，保证货物在库的完好。

2、各库责任仓管员每天负责检查所储存货物的状态，保证货物的完好。

范围：

适用于分公司所有的仓库。

步骤：

1、库内货物的养护工作,由仓储部主管统筹负责，日常工作由成品养护小组成员负责执行，确保货物安全；

2、在库货物的养护工作应贯彻“以防为主，防治结合”的方针，并落到实处；

3、根据仓库所在地域的条件、气候以及所储存货物的特性，加强温湿度控制，切实防止货物霉斑、渗漏、虫蛀、鼠咬、等残损情况的发生；

4、仓库主管必须每周一次对库内货物的储存状况进行检查，并填写《仓库周检表》；对能自行解决的问题立即加以解决，对不能解决的问题及时报告本分公司仓储部主管协助完成；

5、仓管员应每日进行检查，确保仓库的储存条件与货物要求一致，达到GMP管理的要求。

15.附件：

《仓库周检表》

（五）、仓库清洁卫生

目的：

确保库房内部及所储存货物清洁。

责任：

1、仓储部主管不定期检查并指导所有仓库的环境卫生工作；

2、各仓库主管应确保仓库卫生环境清洁；