文件控制程序.docx
- 文档编号:10313612
- 上传时间:2023-02-10
- 格式:DOCX
- 页数:16
- 大小:33.40KB
文件控制程序.docx
《文件控制程序.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《文件控制程序.docx(16页珍藏版)》请在冰豆网上搜索。
文件控制程序
河南华北起重吊钩有限公司
质量体系程序文件
文件控制程序
文件编号:
HBDG/QP4.2-1-2012A
受控状态:
.
分发号:
.
编制:
.
审核:
.
批准:
.
发布日期:
.
1目的
通过规定对公司内部文件的编制、审核、批准、评审、发放、更改、撤销、收回的全过程控制和公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件得到识别,并控制其分发,确保在质量管理体系运行的各个重要场所都能得到相应的有效文件,防止使用失效或作废的文件。
2适用范围
与本公司质量管理体系要求和产品质量有关的文件,包括外来文件。
3职责
3.1总经理负责质量手册的批准;程序文件由管理者代表批准。
3.2管理者代表负责质量手册的编制、审核,并主持文件使用前的评审。
各部门负责人负责相应程序文件的编制、审核。
管理性文件人事行政部进行编制、审核并由总经理或其授权人批准。
3.3人事行政部负责管理类文件的分发、更改、撤销和收回、归档和档案的管理工作。
3.4技术部负责工艺文件、技术类文件、验证类文件的编制、审核、批准及技术文件的分发、更改、撤销和收回、归档。
4程序
4.1文件的四大类别
4.1.1质量管理体系文件
a)质量方针、质量目标;
b)质量手册;
c)程序文件。
4.1.2管理性文件
a)各项管理制度及规定
b)管理方面的作业指导书
c)培训资料
4.1.3技术类文件
a)技术规范;
b)化验和试验文件
c)工艺文件(操作规程)
4.1.4外来文件
a)国家行业标准、法律法规
b)顾客提供的要求
4.2文件的编写、评审与审核
4.2.1人事行政部负责管理性文件的编制、审核,总经理或由总经理授权人批准。
4.2.2技术部负责技术类文件和验证类文件的编写、评审、由技术部负责人批准。
4.3文件的编号
4.3.1质量管理体系文件编号规则如下:
HBDG/QM(QP/QR)4.2(□)-1-2012.A版本号(用A、B…表示第1、2…版本)
发布年号
相关程序文件的顺序号
GB/T19001标准相关序号
质量手册代号(程序文件代号/记录表单号)
企业代号
示例:
HBDG/QP4.1-2012.A表示河南华北起重吊钩有限公司《质量手册》中的“质量管理体系总要求”,属2012年A版,未作`过修改。
HBDG/QP4.2-1-2012.B表示河南华北起重吊钩有限公司《程序文件》中的“文件控制程序”,属2012年B版,已作过修改。
备注说明:
记录表单编号不用写年份。
4.3.2管理(技术)类文件编号规则如下:
HBDG/G(JS)□□□□□.-□□□□□版本号
发布年号
文件顺序号(由三位数字组成,从001开始依次编号)
部门代号
管理(技术)类文件
企业代号
职能部门代号简称如下:
总经理01、管代02、销售部03、办公室04、技术部05、生产部06、品质部07、仓库08、车间09、财务部10、认证单位11、采购部12。
示例:
HBDG/G04002-2012A表示:
河南华北起重吊钩有限公司管理类文件,人事行政部发布2012年第2号文件A版
4.3.3技术类文件编号规则详见《技术文件编号管理办法》
4.3.4外来文件和资料的编号由技术部规定管理办法并实施.
4.3.5质量记录的编号参照《记录控制程序》文件执行。
4.3.6为避免版本修改次数太多,影响文件的真实内容,如第一版所修改内容超过原版三分之一,重新制定原案(第二版)发行,但文件编号不变。
4.3.7各部门对文件应列表管理(文件按程序类文件、管理类文件和技术类文件列清单)文件编号不得有重复的情形。
各部门应在每本文件前面制作”_____部门文件控制一览表”作为索引。
4.3.8文件修订时需标注修改版次,修订日期等。
4.4文件的评审、审核、批准和发布
4.4.1《质量手册》和《程序文件》由管代主持评审、审核。
《质量手册》总经理批准后发布,《程
序文件》由相应部门负责人编制、审核;管理者代表批准实施。
4.4.2其它文件的审核、批准、发布由各类文件的归属部门的负责人进行审核、管代批准后发布。
4.5文件的分发
4.5.1受控文件必须每一页加盖受控文件章,不得随便复印。
受控文件的发放范围由该文件的归属部门主管批准。
管理类文件由人事行政部负责复印并按发放范围分发,技术类文件由技术部负责,作好“文件分发记录”,确保各使用场所得到有效的文件。
4.5.2文件分发记录具体包括:
a)文件名称、编号、分发号
b)文件发放份数
c)收文部门
d)文件分发日期
e)交接文件管理人的姓名
4.6文件的更改
4.6.1文件更改批准后,由人事行政部实施更改,并按文件分发记录发放更改后的文件,同时将作废文件收回,填写“文件撤销收回及处理记录”并将“文件更改通知单”发放到使用场所。
4.7文件的特殊情况控制
4.7.1当使用的文件影响使用时,应到人事行政部办理更换手续,交回破损文件,补发新文件。
新文件的分发号沿用原文件的分发号,由人事行政部将破损文件统一销毁。
4.7.2当文件丢失后,由文件使用人填写“文件遗失报告单”,经所属部门主管批准后,向人事行政部办理申请领用手续,填写“文件申领单”。
由人事行政部补发新文件并记录。
4.7.3因人员岗位变动后,原文件的持有者向人事行政部办理文件移交手续,填写“移交清单”,人事行政部收回其全部文件。
当文件保管部门改变时,双方同样办理文件移交手续,填写“移交清单”。
4.7.4外来文件的控制
a)外来文件的引用,必须为现行的有效版本。
b)引用的外来文件须经归属部门主管批准,方可使用。
外来文件的分发按内部文件分发控制。
C)管理类外来文件由人事行政部建立外来文件清单,进行归档记录。
技术类外来文件由技术部建立外来文件清单进行归档
4.8.文件的换版与作废
4.8.1文件经多次更改或需大幅度修改时应进行换版,原版次文件作废,换发新版本
4.8.2人事行政部按文件分发记录在作废文件中加盖作废章,收回的作废文件要经归属部门主管批准后统一销毁。
需保留的作废文件经归属部门批准后,由人事行政部加盖保留文件印章后可保留。
4.9文件的管理
4.9.1文件经编制、评审、审核、批准后,由人事行政部将其列入“受控文件目录清单”,进行归档登记。
4.9.2需借阅文件的人员,经文件归属部门主管批准后,方可借阅,并应按时归还文件。
填写“借
阅登记表”。
原版文件一律不外借,以防止文件丢失和损坏。
4.9.3文件的评审记录需按照文件评审表进行记录。
4.9.4对文件载体不是纸张的如U盘、光盘、照片、电子文档要进行备份,并设定阅读权限。
5记录
5.1文件分发记录HBDG/QP4.2-1-01A
5.2文件更改通知单HBDG/QP4.2-1-02A
5.3文件撤销、收回及处理记录HBDG/QP4.2-1-03A
5.4文件申领单HBDG/QP4.2-1-04A
5.5文件遗失报告单HBDG/QP4.2-1-05A
5.6移交清单HBDG/QP4.2-1-06A
5.7外来文件清单HBDG/QP4.2-1-7A
5.8部门文件管制一览表HBDG/QP4.2-1-8A
5.9借阅登记表HBDG/QP4.2-1-9A
5.10文件评审表HBDG/QP4.2-1-10A
河南华北起重吊钩有限公司
文件分发记录HBDG/QP4.2-1-01A
序号
文件名称
文件编号
收文部门
收文人
分发号
分发日期
份数
分发人
制表:
年月日批准:
年月日
河南华北起重吊钩有限公司
文件更改通知单
HBDG/QP4.2-1-02A
更改文件名称
文件编号
更改文件内容:
文件更改人
日期
批准人
日期
更改页码
更改条款
更改状态
文件更改会签
会签部门
会签人
日期
会签部门
会签人
日期
通知发往部门:
河南华北起重吊钩有限公司
文件撤销收回及处理记录
HBDG/QP4.2-1-03A
收回文件名称
收回文件编号
收回部门
被收回部门
被收回人
日期
经手人
收回文件处理
处理人
日期
河南华北起重吊钩有限公司
文件申领单
编号:
HBDG/QP4.2-1-04A
申领部门或个人
申领日期
理由:
申领部门领导审核意见:
签字:
日期:
文件和资料发放部门领导意见:
签字:
日期:
发放记录:
签字:
日期:
备注:
河南华北起重吊钩有限公司
文件遗失报告单
编号:
HBDG/QP4.2-1-05A
部门
报告人
日期
遗失文件名称及编号:
所在部门领导批示:
签名:
日期:
发放部门处理意见:
签名:
日期:
备注:
河南华北起重吊钩有限公司
移交清单
移交日期:
.
编号:
HBDG/QP4.2-1-06A
序号
幅面
代号(编号)
名称
数量
备注
移交部门:
经办人:
审核:
接收部门:
经办人:
河南华北起重吊钩有限公司
外来文件清单
编号:
HBDG/QP4.2-1-7A
序号
文件名称
编号
分发号
份数
启用
日期
审批人
备注
河南华北起重吊钩有限公司
部门文件一览表
编号:
HBDG/QP4.2-1-8A
序号
文件类别
文件名称
文件编号
制定日期
接收日期
接收人
备注
审核:
编制:
日期:
河南华北起重吊钩有限公司
借阅登记表
编号:
HBDG/QP4.2-1-9A
序号
名称
版本号
借阅部门
借阅者
借阅日期
归还日期
备注
河南华北起重吊钩有限公司
文件评审表
编号:
HBDG/QP4.2-1-10A
文件名称
文件编号
评审记录:
评审人员:
评审结论:
日期:
通知发往部门:
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文件 控制程序