出纳岗位制度.docx
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出纳岗位制度.docx
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出纳岗位制度
出纳岗位制度
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到期日、票据出票银行名称”。
4、客户抵用预收款时,须向客户索取收据,放回收据薄中注销。
并在销售系统中开立“抵用预收款确认单”,输入“客户编号、发票号、金额,抵用预收款金额”。
(四)退货、换票
1、收到开票处转来的退货单、原发票第二联、客户退货申请表,审核客户退货申请表是否经过总经理同意,退货单上是否有成品库收料员填写的收货品名、规格、数量及件数,收料员实际收货情况是否与“客户退货申请表”、“原发票第二联”一致。
2、审核无误后,如客户已交纳货款,则在出纳目录中输入退款金额,退款金额自动转为客户预收款,如客户未交纳货款,则在出纳目录中输入退款金额,并找到相应的发票,按照退款金额冲回欠款。
3、销售换票的处理:
因库房缺货或其它原因,客户要求换票时,首先行销部应向客户索回原发票三联(发票联、提货联、仓库联),如未跨月,将记帐联收回,出纳将原发票五联注明已“已作废”后,在销售系统中将收款收据作废。
如已跨月,开票员开立退货单,出纳应严格审核“退货单”中的品种、数量、金额与原票是否相符,审核无误后将原发票三联注明已“已换货”,如客户已交纳货款,则在出纳目录中输入退款金额,退款金额自动转为客户预收款,如客户未交纳货款,则在出纳目录中输入退款金额,并找到相应的发票,按照退款金额冲回欠款。
(五)欠款出货:
1、兄弟公司购货:
审核兄弟公司购料单上是否有销售与财务主管签字,以及加盖有财务专用章,购料品种数量是否与发票一致,无误在发票上加盖“欠款”章。
2、经营部购货:
审核经营部销售日报表或代收款收据上经营部签章与财务人员、公司销售部与财务部主管签字是否齐全,购料品种、数量、金额是否与发票一致,无误在发票上加盖“欠款”章。
3、特准出货:
审核“赊销申请单”上是否有总经理、财务总监、销售部主管或其授权人、财务信审员的签字,客户购货欠款金额是否在批准欠款金额以内,无误后在发票上加盖“欠款”章,并将“赊销申请单”附在发票后交与会计。
(六)货款转帐
1、货款转帐:
公司购买商品或其他物品应付给客户的款项,客户用以购货,出纳应审核付款通知单上付款金额是否一致,总经理、财务总监等签字是否齐全,有无涂改痕迹,经审查无误后,应由报销人在付款通知单“领款人”处签名,注明签收金额及日期、身份证号码,加盖“转帐付讫”章,并将“付款通知单”附在发票后交与会计。
2、折扣与折让转帐:
客户每月与年终折扣与折让不得支付现金,只能体现在发票上,冲抵货款。
客户领取折扣与折让时,需出示本人身份证,出纳确认身份以后,让客户在“折扣与折让签收表”上签上“名字、金额、身份证号码、日期”。
(七)客户以现金或支票等偿还欠款,出纳点收后开具收据,准确详细填写明客户全称、金额、还款方式等,避免串户。
在销售系统中开立收款收据,如为现金输入“客户编号、现金金额”,如为票据输入“客户编号、票据种类、票据号码与金额、到期日、票据出票银行名称”。
(八)出售原料、废料、包装物等物品:
先由采购部开具联络单,注明售出原料、废料及包装物的名称、单价、数量及处理的原因等,报总经理及财务经理核批,出纳根据批准的联络单收款后开据临时收据给客户,客户提货后,凭地磅单上的实际重量到出纳室结帐,多退少补,最后由行销部按准确数据开具发票,临时收据退回注销。
其它同上。
(九)现金存入银行
1、出纳员所收现金必须当日存入银行,如遇特殊情况未能存行的,必须在翌日上午存行。
2、出纳中指定一人将每日现金存入的“银行名称、帐号、金额”输入销售系统“每日销售收入存入银行”。
3、根据银行会计每日从银行取回的票据回单,如为支票汇票,输入销售系统“每日销售收入存入银行”中“本日入帐金额”、“入帐银行名称及帐号”。
如为兄弟公司、经营部汇款的电汇回单,先在销售系统中补录“收款收据”,补录日期与入帐银行为回单上显示到帐日与银行。
二、现金付款
(一)收到要求支付现金的付款通知单后,首先应认真核查付款通知单与附件金额是否一致,总经理与财务总监及有关人员签字是否齐全,有无涂改痕迹,经审查无误后,应由报销人在付款通知单“领款人”处签名,注明签收金额及日期,由现金出纳加盖“现金付讫”并支付现金。
领款人应当面点清款项。
如付款通知单上收款人为非公司员工,出纳应检查领款人身份证名字是否与付款通知单上收款人名字一致,并在付款通知单上注明领款人身份证号码。
(二)现金出纳应根据付款通知单报销的先后顺序逐笔登记现金日记帐,同时在付款系统中录入出纳付款情况,并严格按照《备用金制度》将报销的付款通知单交会计汇总、审核,弥补备用金。
三、其他:
1、现金出纳应根据发票、收据、付款通知单等单据逐笔登记现金日记帐,并与从销售系统中打印“销售收款收据清单”勾对,发现问题及时解决,现金日记帐务必做到日清日结。
2、出纳应及时将现金缴款单回单、发票、收据等单据一并交销售会计复核、入帐。
3、现金盘点;现金出纳必须坚持每天盘库,库存现金余额必须与当日帐上余额一致。
财务部定期、不定期地对现金出纳库存现金予以抽查盘点,由出纳盘点,监盘人监盘,并提交现金盘点报告,报告由出纳、盘点人签名,一式两份,出纳本人保留一份,另一份由财务部存档,并将盘点情况及时向财务主管汇报。
发现现金长款应及时作出处理,现金短款由现金出纳自负。
二、银行收付款业务
(一)银行出纳应对各开户行当日存款余额心中有数,随时能向主管及总经理提供可靠数据。
(二)收到要求银行转帐的付款通知单,应严格按照《关于规范付款原始凭证的规定》核查,各部门有关人员签字齐全,手续齐备,金额无误后再作付款处理。
个别款项因特殊原因未能将发票及时交回公司的,出纳必须作记录,加紧催收。
每日收入支出的款项,必须当日记入银行存款日记帐内,并按照付款通知单的先后顺序在付款系统中录入付款情况。
(三)每日收到出纳递交的票据,银行出纳在“票据登记薄”上签收并办理票据进帐,并逐笔登记在银行日记帐上。
银行出纳应每日到银行取回银行单据回单,根据回单将收到款项的日期、金额、票据种类、号码、汇款单位名称登记在银行日记帐上,支票、汇票银行已收妥入帐的,在银行日记帐上勾销,若因票据有误而无法进帐,银行出纳须立即以联络单通知行销部,以便尽早联系行销员催款。
根据出纳每日现金缴款单将现金进帐情况登记到银行日记帐中。
(四)银行出纳每日应将付款单据与银行回单配齐,与其他收款单据移交银行帐会计,银行帐会计应在银行日记帐上签收。
(五)银行对帐:
每月必须由指定的除银行出纳以外的人员负责银行对帐,编制银行存款余额调节表,以了解实际存款余额。
对帐应及时准确,发生的未达帐项应立即查明未达原因,必要时与开户行联系,以确保资金安全。
每月的银行存款余额调节表在次月的十日前交到财务经理审核。
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