项目资料管理及编制移交昆枢.docx
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项目资料管理及编制移交昆枢
昆枢扩能改造工程资料管理编制和移交
一、制定办法的依据
本办法根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DT/28-2002)、《铁路建设项目资料管理规程》(TB10443-2010J978-2010),《关于重新印发〈铁路建设项目竣工验收交接办法〉的通知》(铁建设〔2008〕23号),以及各类档案整理规范和案件质量整理标准,参照《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》(办档〔2002〕8号),结合本建设项目的实际情况制定本办法。
(《昆明枢纽扩能改造工程档案管理办法》)
二、铁路建设项目资料管理适用的主要文件及标准
1.《铁路建设项目资料管理规程》(TB10443—2010)(以下简称《规程》,2010年1月4日发布并实施,是最新的铁路建设项目资料管理标准,是依据国家有关标准以及铁路行业特点,针对新《验标》出台后产生的新问题制定的新标准,适用于现今新建、改建铁路建设项目的通用标准。
《规程》对铁路建设项目资料进行准确的定义(外延扩大),按照管理责任、资料性质、形成阶段作了分类,明确了形成、收集、归档的责任者。
2.《关于重新印发〈铁路建设项目竣工验收交接办法〉的通知》(铁建设〔2008〕23号,2008年3月1日施行),仅对建设项目验收的依据、条件、任务和内容、验收组织机构作了规定,将验收过程分为静态验收、动态验收、初步验收、安全评估和正式验收五个阶段,并提供了相应的验收表格(铁验表1-7)。
该文将前发的《铁路建设项目竣工验收交接办法》(铁建设〔2001〕117号)废止了,“117号”文中的附件部分的“建交表”、“项目文件及移交资料目录”也被废止了,需要移交的竣工文件内容(即归档范围)也就没有了。
3.《关于印发〈铁路建设项目竣工文件编制移交办法〉的通知》(办档〔2002〕8号),是根据同名文件“铁建设〔2001〕117号”要编写的,可以说没有117号就没有办档8号。
特别是“建交表”及“各专业竣工文件应包含的内容”都是从117号来的。
但是,“办档8号”的归档内容与现在施工中形成的资料不适应,比如检验批等。
比较上述文件及标准各有长短,我们觉得项目资料的管理按照《规程》执行,特别是归档的范围以及表格的格式;资料的编制移交按“办档8号”要求执行,各专业(站前、站后)的具体归档内容参照“办档8号”,建交表仍然按“117号”制作。
三、定义
1.建设项目资料:
建设项目在立项、审批、招投标、勘察设计、施工、监理及竣工验收过程中形成的不同载体形式的文字、图表、声像等资料。
2.建设管理资料:
以建设单位为主在建设项目实施过程中形成、收集的资料。
3.施工资料:
施工过程中形成的资料。
4.监理资料:
监理过程中形成的资料。
5.竣工验收资料:
建设项目在静态、动态、初步验收,安全评估和国家(正式)验收过程中形成的资料。
6.竣工文件:
建设项目在验收后,需要向接管单位及档案管理部门移交的建设项目资料。
四、说明
1.除必需的责任人签名外,其它内容不必强调手写,尤其是电子文件资料。
2.有规范性格式的表格必须按照要求做,对于一些重复使用但暂无规范性格式的资料,需要由建设单位在同一项目中进行统一。
3.勘察设计单位除应对本单位有关资料进行签署外,还应按规定对其它单位提交的有关资料进行签署。
如施工过程中的地质状况确认,需要勘察设计单位确认的部分检验批,分项工程和分部工程、单位工程验收资料等。
4.除《规程》要求之外的其它施工记录,如混凝土的生产搅拌记录,以及预应力张拉记录、初张拉记录等,由建设各方根据具体情况确定填写和保存与否。
5.验收标准要求形成的验收资料中已经包括了以前“程检表”(包括“检查证”、“质统表”)的多数内容。
填写《铁路建设项目管理规程》要求的施工记录和《验收标准》要求的验收资料后,可不再填写“程检表”等。
五、总体要求
1.建设项目资料的形成、收集和整理工作应与工程进度同步进行,并做到系统、完整、真实,保证其具有有效的查考利用价值和完备的质量追溯功能。
2.建设、勘察设计、施工、监理等单位应制定建设项目资料管理工作标准和责任制,并定期进行检查、控制和考核。
3.建设项目资料要求字迹清楚,图表整洁,图样规范,签认手续完备。
4.建设项目资料应按规范性格式进行填写。
当现行标准和有关管理办法尚无规范性格式时,应由建设单位根据工程特点和资料内容进行统一。
5.建设项目资料应按现行法律、法规和相关规章制度的规定做好保密工作。
6.建设各方应保证各自资料的真实性,严禁涂改、伪造、随意抽取或损毁。
六、管理职责
(一)建设指挥部
1.建设单位应负责对其形成、收集的资料进行整理和保管。
2.建设单位应负责组织、协调和指导勘察设计、施工、监理等单位编制各方的资料,并定期进行检查。
3.建设单位应在签订合同、协议时,设立专门条款,明确资料的编制责任、提供套数、质量要求和时限等。
4.组织有关单位向接收单位移交资料。
(二)勘察设计单位
1.勘察设计单位应负责对其形成、收集的资料进行整理和移交。
2.勘察设计单位应按规定向有关单位提供勘察设计资料。
3.勘察设计单位应按规定对有关资料进行签署。
(三)施工单位职责
1.施工单位应负责对其形成、收集的资料进行整理和移交。
2.施工单位应对其编制资料的真实性、准确性完整性负责。
3.施工总承包单位负责汇总、审核分包单位编制的资料,对资料管理负总责。
分包单位应对其分包工程范围的资料管理负责。
(四)监理单位职责
1.监理单位应负责对其形成、收集的资料进行整理和保管。
2.监理单位对其编制资料的真实性、准确性和完整性负责。
3.监理单位应按规定对施工单位、检测机构等提供的资料进行检查、核实,确认后予以签署。
七、编制职责
(一)建设单位
1.建设管理资料
(1)管理机构资料:
成立指挥部的文件。
(2)立项决策资料
预可行性研究报告及批复文件;环境影响报告书及批复文件;水土保持方案报告书及批复文件;节能报告书及批复报告文件;防洪影响评估报告书及批复文件;通航论证报告书及批复文件;地震安全性评估报告书及批复文件;文物保护影响评估报告书及批复文件;可行性研究报告及批复文件。
(3)招投标管理资料
招标计划及批复文件;招标公告;资格预审文件、招标文件;资格后审批准文件;资格预审评审资料;投标文件(中标的标书及第一未中标标书);开标记录文件;评标报告;中标通知书及中标结果通知书;招投标情况书面报告。
(4)合同管理资料
合同审查资料;合同联签资料;合同变更、解除及纠纷处理文件;合同文本。
(5)开工报告
建设项目开工报告及批复文件;合同标段和重点工程开工报告及批复文件。
(6)技术管理资料
指导性施工组织设计资料;全线控制测量方案;线路贯通测量资料;科技成果资料;工程项目总结。
(7)物资设备管理资料:
甲供物资设备质量记录。
(8)质量安全事故资料:
质量安全事故资料;专项检测资料。
(9)质量安全监督资料:
质量安全监督审批资料;质量安全监督报告。
(10)投资控制资料
投资估算文件;投资估算审查修改文件;设计概算;鉴修概算;投资检算;分标段执行预算;验工计价资料;清理概算资料。
2.勘测设计资料
(1)勘察资料:
勘测大纲资料;勘察报告资料;初测资料;定测资料;勘察监测资料。
(2)设计资料:
初步设计资料;施工图设计资料;变更设计资料;工程咨询资料。
3.竣工验收资料
(1)基础资料:
国有土地使用证;建交表(1~28),分别按里程由小到大顺序进行汇总编制,工程数量、投资等;水土保持、环境保护设施验收资料;劳动、安全、卫生、消防设施验收资料;竣工决算资料(按铁财〔2008〕250号文件编制)
(2)竣工图
全线路的平面、纵断面图及缩图,特一、二等站站场平面图,机务及折返段总平面图,车辆设备总平面布置图,给水站给排水平面图管网系统图,通信网图,铁路用地总平面图。
(3)验收资料
静态验收资料;动态验收资料;初步验收资料;安全评估报告;国家(正式)验收资料。
5.声像档案。
有关工程开工、竣工、领导视察、优质样板工程、重大活动的照片以及施工过程中的照片、录像刻录的光盘、相册。
6.地亩档案。
(按铁运〔2008〕158号文件执行)
组成和内容:
(1)铁路建设项目建设用地小结和竣工文件的编制说明
(2)铁路建设项目的批准文件
(3)铁路建设项目建设用地的批准文件
(4)铁路建设项目征地、拆迁和回收土地补偿协议书。
(5)铁路建设项目征地、拆迁补偿费清册
(6)收(付)款凭证及汇总表
(7)建设用地相关税费缴纳凭证或减免凭证
(8)铁路用地界桩表
(9)铁路建设项目竣工用地平面图(含底图和电子版)
(10)统一里程与施工里程对照表
(11)铁路建设项目竣工建设用地结案表
(12)国有土地使用证
(13)国有土地使用证清册
(14)勘测定界成果资料
(15)其他文件及资料
要求及份数:
(1)建设用地竣工文件按统一里程前后顺序排列装订,难以按里程顺序排列的,可按站序或时间先后排列装订。
(2)竣工图纸按规定格式折叠,不装订。
(3)移交接管单位铁路用地管理机构。
(二)施工单位
一是标段综合卷(所包含的内容):
(1)整个标段的开工报告
(2)标段施工总结
(3)工程数量汇总表
(4)建交表
(5)标段的竣工验收资料
(6)施工组织机构资料
(7)施工合同
(8)与本标段有关的来往文件、会议纪要。
(9)竣工图:
整个标段的竣工图(平、纵断面图、排水用地图)。
二是单位工程竣工文件:
(1)开工报告
(2)施工小结
(3)工程数量汇总表
(4)变更设计(包括文件、图纸等)及与本单位工程有关的文件、纪要等。
(5)超前地质预报资料
(6)工程测量资料:
施工控制测量资料、施工测量放样资料、结构变形监测与控制资料、沉降变形观测与评估资料、竣工测量资料。
(7)重点工程(大长隧道、大桥特大桥)的施工组织设计。
(8)单位工程施工质量验收资料、单位工程观感质量检查资料、单位工程实体质量和主要功能核查资料、单位工程施工质量控制资料。
(9)分部工程施工质量验收资料
(10)分项工程施工质量验收资料
(11)检验批施工质量验收资料
(12)工程试验报告:
按《铁路工程试验表格》(铁建设函〔2009〕27号规定编制。
(13)物资设备质量验收资料:
供应商提供的产品合格证、检验报告、试验报告、说明书,以及进场后由施工监理按规定进行的检查、试验记录(A.0.7)。
(14)施工记录(C.0.1~C.0.15)。
(15)施工日志
(16)竣工图
三是声像档案:
由施工单位拍摄的开工、施工、竣工验收、开通典礼、重大事件以及施工过程中的照片录像。
四是电子档案:
电子版的文件资料、移交目录,竣工图及其应用软件等刻录成光盘。
(三)监理单位
(1)监理管理资料:
监理组织机构资料、监理规划、监理实施细则、监理日志、监理月报、监理工作总结(含项目档案内容)、工程质量评估报告。
(2)施工监理资料:
工程停(复)工令;旁站监理记录;见证、平行检测资料;工程延期报告及审批资料;索赔申请报告及审批资料。
注:
施工阶段的监理月报应包括以下内容:
本月工程概况及工程形象进度;工程进度(包括本月实际完成情况与计划进度比较,对进度完成情况及采取措施效果的分析);工程质量(包括本月工程质量情况分析、采取工程质量及措施及效果);工程计量与工程款支付(包括工程量审核情况,工程款审批情况及月支付情况,工程款支付情况分析,本月采取的措施及效果);合同其他事项的处理情况(包括工程变更,工程延期,费用索赔);本月监理工作小结(包括对本月进度,质量工程款支付等方面情况的综合评价,本月监理工作情况,有关本工程的意见和建议,下月监理工作的重点);工程质量缺陷与事故的处理文件。
七、项目资料的管理要求
1.各单位要设立专门机构,指定专人负责资料的日常管理工作,制定相应的标准和制度,不得随意更换资料管理人员。
2.配备必要的库房和设备,确保资料的安全。
重点好资料的防火、防湿、防失、防污、防损、防有害生物等工作。
3.做好日常资料的收集、整理、保管工作,重点收集施工中采用的新工艺、新材料、特殊地质、重点难点的科技攻关项目,地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及隐蔽部位的资料,并根据变更设计要求,及时修改施工图,填写工程日志,做到符合实际。
(四)竣工文件的质量要求
1.材质质量。
采用50克以上的A4纸,幅面小于A4纸的要粘贴到A4纸上,大于A4纸的要折叠。
不能使用圆珠、铅笔、红色笔填写资料,以及双面蓝色复写纸或针式打印复写、传真件等不宜长期保存的材料;不能有易锈蚀的物件;
2.齐全完整。
应归档的施工资料、图纸全部收齐,进总公司档案馆和局档案馆的全部进馆,各项签字齐全,具备法律效力。
要求手写签字必须手写,需要盖章的必须是红章。
3.内容准确。
内容真实记述和准确反映建设过程和竣工时的工程客观实际,建交表、报告、隐蔽工程检查证、各种原始记录、材料出厂合格证、复试报告和各项技术数据翔实可靠,做到图物相符,在施工里程后加注统一里程。
4.系统配套。
一个建设项目内各专业内容,一个单位工程施工资料、图纸的各项内容配套完整。
5.整洁美观。
竣工文件材料装订整齐、美观,软封面及卷内目录清楚,字体工整、文面整洁。
图纸图幅标准、线条清晰、字体工整、反差良好、折叠规范统一。
八、如何组卷
(一)组卷的要求
1.什么是组卷。
组卷就是将日常收集的各类资料,分专业按单位工程排列后,装订成册的过程。
2.单位工程的纸质资料一般由文字资料、工程日志、竣工图纸三个部分。
3.文字资料排序的原则是“由大到小”,也就是对单位工程总体描述的资料放在前面,细部描述的放在后面。
同时,保持文件之间有机联系,合理地排列在一起。
(二)组卷时要注意的问题
1.概念清楚
(1)盒:
即科技档案盒,是按照文件要求制作的档案盒,有1.5、2.5、3.0、4.0cm等不同的厚度,一般采用2.5cm或3.0cm的盒,少量选用1.5、4.0cm的盒,装订后的文件材料厚度不能超过盒子的厚度。
文件装入档案盒,统称为盒。
(2)卷:
是科技档案的统计单位,一般情况一盒为一卷。
(3)保管单位:
科技档案装在档案盒内构成一个保管单位,一般情况一盒为一个保管单位。
2.一个大的建设项目可分为不同的专业项目,每个专业项目又可分成若干个单位(项)工程。
组卷时,一般按单位工程组成若干个保管单位,即若干卷,也就是若干盒。
3.每卷都是一个独立的保管单位,都要求有封面、目录、封底。
如果图纸单独装一盒,也要有封面、目录、封底。
(图纸本身有目录,可以不填写目录表)。
4.各专业有所不同
(1)线路:
分线路综合、轨道工程和其它三个部分。
按区间或车站组成保管单位。
(2)路基:
按区间组成保管单位。
分路基和路基附属二个部分。
路基附属又包括排水和加固及防护二个类别。
路基夯实度试验记录,交维修单位。
(3)桥梁:
按座组成保管单位。
复线桥错位时,如基础分开,资料也应分左右线分开组卷,图纸可以合在一起绘制。
(4)小桥及涵洞:
不是按区间组卷,而是按座组卷。
即一座小桥一卷,一座涵洞一卷。
涵洞文件材料较少,可以和图纸装订在一起,如果单卷厚度薄,一个盒子内可以装若干卷。
(5)隧道:
按座组卷。
按进口、洞身、出口三个部分顺序排列。
(6)站场:
按站组卷。
小站将站内设备组在一起;大站按站场、设备分别组卷。
(7)机务、车辆:
按土建和动力机械设备分别组卷。
(8)给水、排水:
给水、排水分开组卷。
每个给水站包括水源井、泵房、水塔,给水管路等按材料、图纸分别组成保管单位,排水系统单独组卷。
(9)通信:
按干线通信线路、通信站、地区及站场通信、无线通信、车站客运管理系统五个部分组卷,电缆径路按设计区段组卷。
(10)信号:
按电锁器联锁、电气集中联锁、驼峰信号、区间信号、调度集中或调度监督、其它信号六个部分分别保管单位,站场与区间分开组卷(区间为甲站出站信号机至乙站进站信号机为界,以下同),所有区间信号可集中组卷。
(11)电力:
首先按区间和站场分别组成卷,然后按发、变、配电所,站内电力线路,供电线路,动力配线,室内外照明、自动控制六个部分分别组卷。
(12)电气化:
按接触网、变配电所等部分组卷,接触网应将站场和区间分组卷。
(13)房建:
房屋无论大小以栋为单位工程组卷。
(四)整理和装订
1.施工资料的整理和装订。
(1)去除金属物(订书钉、回形针等);检查是否有颠倒、错页、重份,表头是否一律向上或向左,是否预留距离左边1.5cm左右的装订线(要能看到内容)。
(3)检查资料是否齐全完整。
施工资料是否全部收齐,各项签字盖章是否齐全。
(4)检查是否具备法律效力。
要求签字的,一定是手写签字,要求盖章的必须是红章。
产品合格证也必须是原件,不能提供原件的,要找供应商注明原件的存放处,并加盖红章。
(5)检查内容是否准确。
资料的内容要真实记述和准确反映建设过程和竣工时实际情况。
对不准确和欠缺的作进一步的补充、完善。
(6)分成若干份
按照2.5cm~3.0cm的厚度将整理排列好的资料,分成若干份,各份之间可以作适当调整。
(7)给每一份资料加上封面、目录、封底(备考表)。
在装订线上打4个眼,跨背脊装订成册。
要求:
整齐美观,装订牢固。
2.施工日志的整理
去掉空白页,用铅笔编号。
如果是散放的要制作封面封底装订成册;如果原来是装订成册的,可保留原有的封面;如果是小的单位,施工日志很少可以与施工资料装订在一起。
3.竣工图的编制
竣工图按单位工程或专业编制,并编写目录、说明书,编制汇总表,竣工图应是真实反映,要求完整、准确、修改到位。
(1)可采用施工设计图作为竣工图。
没有变更的应在原施工图上加盖竣工图章,装订成册的竣工图加盖竣工图章;有一般性修改(不超过3%)的,可在原施工图上注明修改依据文号,并加盖竣工图章。
(2)有重大变更的,不宜在原图上修改的,要重新绘制竣工图,必须使用原图的编号,并注明修改的依据,将图标改为竣工图标。
(3)检查竣工图质量和是否图物相符。
图纸要求线条清晰、字体工整、反差良好;按变更设计和施工洽商记录在底图上进行修改,在施工里程后加注竣工里程,要将原图标修改为竣工图标。
(4)竣工图不装订,按要求折叠后,散放在档案盒内。
(5)竣工图要求:
①图幅、图标、角标如下表:
基本图幅
0
1
2
3
4
5
A×B
1189×84
841×594
594×420
420×297
297×210
210×184
C
1
D
25
25
25
25
25
25
E
5
F
0
180
180
②图幅比照施工设计图或采用国标制图标准,如果图幅需要加长,按1/8的模数延长。
③角标的半径为7.5mm,如果多张横断面图,第一张图和最后一张图同时有图标和角标,中间采用角标,角标画在图纸的右上角,并标明张数(在角标中标出如1/20……20/20)。
④图中的字体字号可沿用设计图的。
竣工图章(样式)
(80mm﹡60mm)单位毫米
编制单位
(7mm)
竣工图(13mm)
编制人
技术负责人
编制日期(10mm)
(10mm)
监理单位名称
监理人(10mm)
(10mm)
(3)竣工图标样式:
主管工程师
中铁XX局(集团)第XX项目部
昆明枢纽扩能改造工程
XX线Kxx
1-2.0m钢筋砼盖板箱涵竣工图
施工里程:
DK
统一里程:
K
图号
工程负责人
比例尺
项目总工
开工日期
项目经理
竣工日期
监理工程师
制图者
复 核
注:
①所有签字均在蜡底图上,再晒蓝图,禁止同一个人完成所有的签字,图标中字体大小适中;
②竣工图号可按原施工设计图各专业图号编排,但需将施工图中的“施”字改成“竣”字;
③如果图中显示只有一个比例如1:
2000,就标注实际比例,如不同比例则标注如图。
④图标中:
主管工程师即施工队主管工程师;项目负责人即施工队队长;项目总工即项目部(指挥部)总工程师;项目经理即项目部经理(指挥部)指挥长;复核即项目部工程部长;单位工程如系两个或以上单位施工的,则在相应栏内签字,均需两个或以上签字。
(4)竣工图的整理。
竣工图纸不装订。
按A4纸大小折叠,图标外露。
手风琴式,从图标开始先折成210mm的宽度,然后再折成297mm长度。
4.编张号
(1)文字资料(表格)的编号。
每一卷独立编一个顺序号,用铅笔在文字资料页面的右上角写阿拉伯数字1~xxx。
注意是张号不是页号(两面都有内容的,只在正面编号)。
(2)竣工图的编号。
用铅笔在图标的右上角写阿拉伯数字1~xxx。
如果是施工资料和图纸合并组卷的,张号接着文字资料的张号往下编。
如果图纸单独组卷,就单独编号。
5.填写卷内目录
(1)根据每一份资料的内容及对应的张号,填写卷内目录表。
(2)卷内目录“名称”第一栏只填写工程名称,不填其它内容。
如果内容有2行以上可以拉宽表格。
(3)案卷序号、内容、张号从第二栏开始填,每一栏所填内容要反映卷内的实际内容,能详细的尽量细化。
字体大小要适中,不能太小或太大,可根据内容对表格作适当调整。
“张号”栏内只填起始张号,不填起号和止号,最后一栏填起填止号(如最后一项内容只有一张是50号,就填50~50。
)
例:
卷 内 目 录
案卷号:
顺序号
图号或文件编号
名称
张 次
备注
昆明枢改造工程
Xx~xx区间Kxx涵洞
1
开工报告
1
2
施工小结
10
3
…….
7
竣工图
50~50
6.封面、封底及档案盒面的填写。
要求:
用黑色中性笔填写,字迹清楚,字体工整,大小适中,封面也可以机打。
单位代号不填
种类代号不填
档案号不填
中华人民共和国铁道部
科学技术档案
案卷标题昆枢扩能改造工程XX线
Kxxx+xxxXXX大桥竣工文件(1/10)
施工里程DKxxx+xxx
竣工里程Kxxx+xxx
形成单位中铁八局项目部(盖章)
形成日期2010.01.01~2013.12.31(开工时间~竣工时间)
保管期限不填
密级不填
7.填写备考表
(1)填写本卷内文字材料和图纸的张数(封面、目录、备考表不计算在内)。
(2)反映卷内存在的问题。
(3)相关人员签字,日期:
填写本卷完成时间。
档案号:
不填
备考表
本案卷内共(写本卷最后一张的张号)张,其中文字材料(写文字材料的张号)张,图样(写图纸的张数)张,照片/张,其它/张。
说明:
填写本卷的情况说明
组卷单位负责人:
手写签名
组卷人:
手写签名
职务:
手写
日期:
写本卷完成的时间(2014.11.11)
8.编盒号
对一个单位工程的若干盒(卷)进行编号。
(1)一般情况。
例如:
××路基组成10盒(卷),第1盒(卷)的编号为:
1/10,……,第10盒(卷)为:
10/10。
这样,既反映了总数,也反映了每盒的序号。
案卷标题:
昆明枢纽扩能改造工程
××线K××~K××路基竣工文件(1/10)
……
××~××区间K××~
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