档案管理学期末复习试题.doc
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档案管理学
档案概论
1、档案有哪些载体?
有甲骨、金石、纸张、胶片、磁带、磁盘、光盘等。
2、如何全面理解档案概念及其涵义?
档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的,文字、图像、声音及其它各种方式和载体的文件。
简便表述为:
档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的文件。
《中华人民共和国档案法》所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
3、档案的本质属性是什么?
原始记录性是档案的本质属性
4、档案有哪些方面的作用?
概括为:
凭证作用参考作用
档案的主要作用:
1、机关工作的查考凭据
2、生产建设的参考依据
3、政治斗争的必要工具
4、科学研究的可靠资料
5、宣传教育的生动素材
6、档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件
5、档案发挥作用有哪些规律?
档案发挥作用的规律性:
1、档案对机关的作用和社会作用的双重性
2、档案机密性的递减律
3、档案科学文化作用的递增律
4、实现档案价值的条件
A、受社会发展水平的限制
B、受公众对档案认识水平的限制
C、受档案管理水平的限制
6、国家档案全宗的基本含义与组成是什么?
国家档案全宗是指国家所有的全部档案的总和。
按时期结合性质,它可以分类如下:
先以1949年10月1日为界,分为建国前档案和建国后档案,建国前档案按政治性质分为革命政权档案和旧政权档案。
革命政权档案,又称为“革命历史档案”,是指“五四”运动至建国期间中国共产党领导的新民主主义革命的档案,旧政权档案是指国民党政府、伪满政权、北洋政府以及历朝历代封建制政权、奴隶制政权的档案
档案实体管理概论
1、简述档案实体管理的内容。
1、六环节之说:
收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。
2、八环节之说:
档案业务工作的划分不是绝对的,随着档案工作的发展而发生变化,检索和编研成为独立的工作内容,把它们加上去,六个环节就变成八个环节
2、档案实体管理工作的性质是什么?
1、档案实体管理工作是一项管理性的工作
A、档案实体管理工作是专门负责管理档案的一项业务工作
B、是某种管理工作的组成部分
C、是专门管理档案的科学性工作
2、是一项服务性的工作
3、是一项政治性的工作
3、我国档案实体管理工作的基本原则是什么?
一、统一领导、分级管理
二、维护档案的完整与安全
三、便于社会各方面对档案的利用----根本目的。
我国档案工作基本原则的三个组成部分,是辩证统一关系。
A、统一领导、分级管理是核心,没有统一领导、分级管理就不能维护档案安全与完整和全社会各方面的利用;
B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用,统一领导、分级管理就失去了它的意义。
4、机关档案室的性质是什么?
性质(历来有不同提法)
(1)第一个提法:
机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构,机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。
(2)另一种的提法:
机关档案实体管理工作是一项机要工作或专门工作。
5、档案馆的工作任务是什么?
档案馆的具体任务,主要有三个方面:
1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料,科学地管理;
2、通过多种方式,积极开展档案资料的利用工作;
3、参与编修史志工作。
6、简述档案机构之间的关系。
各级档案机构之间的关系是:
上级档案行政管理机构,对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系;
档案行政管理机构,对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系;
机关档案室和档案馆之间,具有档案交接关系;各级档案馆(室)之间,均无隶属关系,但有一定的协作关系。
第二章鉴定工作
1、如何理解档案价值鉴定的基本观点?
(一)全面的观点
(二)历史的观点
(三)发展的观点
2、分析档案价值的方法有哪些?
总方法:
档案保存价值的确定应当以反映本机关的主要职能活动为出发点,以分析档案内容为中心,结合考虑档案的作者,形成时间,名称,完整程度、可靠性、有效性以及外型特点等因素。
研究过去档案的被利用情况,全面地估计和预测对档案的利用需求,正确判定档案的保存价值。
具体方法:
直接鉴定法——要求鉴定人员逐件逐张地审查档案材料的价值,从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面,去全面考查它的价值
3、档案保管期限表的类型有哪些?
1、通用档案保管期限表
2、专门档案保管期限表
3、同系统机关档案保管期限表
4、同类型机关档案保管期限表
5、机关档案保管期限表
4、档案保管期限有哪几种?
专门档案的保管期限
1、人民法院的诉讼档案分为永久、长期(60年)、短期(30年),刑事案件的证物不宜长期保管的至少也要保存十五(证物有些是档案,有些则不是);案件的结案时间是终审判决结案后的第二年算起;档案的销毁是将其中的判决书、裁定书、调解书取了一份,按年度审判级别整理立卷、永久保管。
2、书稿档案其保管期限与文书档案一致。
3、会计档案其保管期限分为两种:
定期(三年、五年、十年、十五年、二十五年)、永久
其保管时间是从会计年度终了后的第一天算起,会计档案中的预算、计划、制度等文件材料的保管期限是和文书档案一致的。
5、试简述销毁档案的程序。
机关销毁失去保存价值的档案,须由鉴定小组提出意见,登记造册,经机关分管负责人批准后,由二人在指定地点监销,并且在销毁清册上签字,情况特殊的专门档案,另有销毁规定的按照有关规定执行
1、编制销毁清册二、三份
2、立档单位和全宗简要说明
3、销毁方法“火烧”或“打成纸浆”
档案的收集
1、档案收集工作的内容是什么?
1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。
3、对历史档案的接收和征集工作
2、归档制度及其内容是什么?
归档制度具体有:
(1)机关工作活动中直接形成的各种门类和载体的档案
(2)和机关业务工作有关的资料
(3)代管同本机关有关的撤销机关以及合并机关的全部档案。
在实际工作中,归档范围是较灵活的,注意有文必档和太精炼、归档不够这两个极端倾向
3、档案馆馆藏有哪些来源?
1、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料
2、向兄弟档案馆征集
3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集
4、向古旧书店、废品收购部门征集
5、向寺庙、古迹保管部门征集
6、向个人征集
7、少数民族地区历史档案的征集
整理工作
1、档案整理工作包括哪些内容?
区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订(或“装盒”)、排列案卷目录的编制
2、档案整理的原则是什么?
(一)充分利用原有基础
(二)保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系,主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面
3、简述全宗概念及立档单位构成的的条件?
全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。
全宗解放初称为“芬特”。
1955年改为“全宗”。
立档单位也称为“全宗构成者”。
它的构成条件是:
A、可以独立行使职权,并能主要以自己的名义对外行文;
B、设有会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;
C、设有管理人事机构或人员,并有一定的人事任免权
4、全宗的补充形式有哪些?
全宗的补充形式
(一)联合全宗
(二)全宗汇集
5、常用分类方法有哪些?
常用分类方法:
分类方法很多,常用的主要有三种:
(一)年度分类法
(二)组织机构分类法(三)问题分类法
6、简述复式分类法的选择及使用。
(一)年度——组织机构分类法
适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。
如:
1974年办公厅
**厅
**厅
(二)组织机构——年度分类法
适用于撤销机关档案。
如:
办公厅1974年
1975年
1976年
(三)年度——问题分类法
多用于组织变化复杂,或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构,以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。
总之,在不可能和不适于按组织机构分类时,往往采用它。
如:
1980年综合类
人事机构类
农林水利类
(四)问题——年度分类法
多适用于撤销机关档案和历史档案。
如:
综合类1960年
1961年
1962年
7、档号的结构如何?
一、全宗号二、案卷目录号三、案卷号四、件号或页号
保管工作
1、档案保管工作的意义是什么?
档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。
档案保管工作质量的高低,对提高档案管理工作水平具有重大的影响,甚至在一定条件下具有决定性的影响。
为档案管理工作提供物质对象,提供一个最起码、最基本的前提。
2、档案保管工作的基本任务是什么?
保管工作的任务有:
1、防治档案的损坏; 包括自然损坏和人为损坏。
2、延长档案的寿命;
3、维护档案的政治安全,防止泄密
3、档案保管的基本物质条件是什么?
一、档案库房
二、档案装具有1、档案箱
2、档案架活动式密集架 积层密集架(通天架)
3、档案柜等
三、包装材料有
1、卷皮2、卷盒3、包装纸等
4、全宗卷及其内容是什么?
全宗卷是档案馆在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。
P221全宗卷通常包括:
(1)在收集工作中产生的文件材料,比如档案移交书和移交目录。
(2)在档案管理工作中形成的文件材料,比如整理工方案、立档单位和全宗历史考证、分类方案。
(3)在档案鉴定中产生的文件材料,比如鉴定档案材料分析报告、档案销毁清册。
(4)在档案保管、统计工作中形成的文件材料,比如档案
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