行政部岗位职责.docx
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行政部岗位职责.docx
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行政部岗位职责
一、部门职责说明
行政组:
1.协助厂长处理工厂日常的事务。
2.负责工厂人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、劳动合同、员工名册的归档备案等相关事项。
3.负责工厂各项规章制度的制定、贯彻、执行,并开展监督工作。
4.做好工厂的文件收发、文件归档、会议准备和会议记录等相关事宜。
5.加强与工厂内部各部门的沟通,协调与工厂各职能部门的工作关系处理;协调和处理相关的工厂外部的公共关系及涉外事件。
6.做好来访接待和工厂重大活动的安排等工作。
7.负责工厂办公用品的采购登记工作。
8.制订健全工厂车辆管理制度,统一管理工厂的车辆,负责办理车辆的年度检审、保险费用交纳,做好日常的办公用车安排,及安全行驶教育。
9.负责公司的财产及安全;检查安保的工作执行情况;负责工厂的劳动安全保护;加强伙食管理,确保食堂的正常运营。
二、部门架构图
三、行政组人员编制
主任
副主任
行政文员
司机
保安
食堂厨师
保洁
工
部门定员人数
1
1
1
2
8
2
1
部门现有人数
1
1
1
2
7
2
1
缺编人数
1
超编人数
备注
二、职务说明书
岗位名称
行政组主任
岗位编号
所在部门
行政组
岗位定员
直接上级
厂长
直接下级
助理、文员
所辖人员
15
工资等级
岗位分析日
2010.6.3
本职:
完善公司制度及流程,控制本部门费用开支,人员招聘及人才储备,新员工入职手续办理及基础培训,财产及安全管理、卫生管理、伙食管理、车辆管理、厂区设施维护
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述
完善公司制度及流程,维护制度制定的必要性
工作
任务
修订完善公司各项管理制度,并监督制度的落实情况,对员工违纪现象进行处理
职
责
二
职责表述
控制本部门负责的相关费用的开支情况
工作
任务
控制本部门的运营成本,并协助厂长做好有关工程的工程量的核算,以及其他部
门劳保和办公用品的采购
职
责
三
职责表述
负责人员招聘及人才储备
工作
任务
根据生产计划招聘各部门所需的人员,负责新招人员的初试,复试时与部门的主管共同确认,并最终经厂长同意后聘用
联系相关专业院校,做好后备人才的储备工作
职
责
四
职责表述
新年员工入职手续及基础培训
工作
任务
安排人员办理新员工入职时所需厂牌、饭卡等相关事宜,并组织新进员工进行厂规厂纪等基础知识培训、考核,合格后上岗
职
责
五
职责表述
负责公司财产及安全管理
工作
任务
全面公司财产安全,监督专职保安的工作执行情况,并对相应错误言行进行指正,负责厂区安保设施的完善,安排检查员工劳保用品的佩戴及车间工人安全操作的合理性
职
责
六
职责表述
负责伙食、卫生、车辆管理工作
工作
任务
监督检查厂区卫生状况,并定期组织卫生检查
监督工厂食堂饭菜的质量,定期组织员工意见反馈,并作出相应整改
监管公司车辆的使用及费用支出情况,减少不合理费用支出
权限范围:
1.违纪违章员工的处罚权
2.所辖部门工作的监督、检查、指挥权
3.普通员工的直接任免权
4.所辖部门预算内费用使用的审批权
5.所属下级的管理水平、业务水平和业绩的考核评价权
6.公司车辆的调度权
工作协调关系:
内部协调关系
外部协调关系
任职资格:
教育水平
大学专科及以上学历
专业
企业管理及相关专业
培训经历
人力资源管理培训、工厂安全、5S管理培训
经验
5年以上工作经验,2年以上相同或相似行业生产管理经验
知识
通晓人力资源管理簸知识,掌握工厂5S管理相关知识,具备相关的法律法规知识
技能技巧
具备很强的计划、组织、控制能力,较强的协调、沟通、领导能力,掌握通用办公软件使用方法
个人素质
有较强的组织能力、沟通协调能力
其它:
使用工具/设备
工作环境
工作时间特征
所需记录文档
考核指标:
备注:
岗位名称
行政组副主任
岗位编号
所在部门
行政组
岗位定员
直接上级
行政主任
直接下级
保安
所辖人员
8
工资等级
岗位分析日
2010.6.3
本职:
新员工入职手续办理,财产及安全管理,卫生管理
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述
新员工入职手续办理
工作
任务
办理新年员工入职时所需厂牌、登记表等相关事宜,并对新晋员工进行安全管理等基础知识培训、考核,合格后上岗
职
责
二
职责表述
负责公司财产及安全管理
工作
任务
全面负责公司财产安全,检查保安的工作执行情况,并对相应错误言进行指正,负责厂区安保设施的完善,负责落实劳动安全保护,参与公司劳动安全,工伤事故的调查,善后处理,安排检查员工劳保用品的佩戴及车间工作安全操作的合理性,检查工厂消防设施的维护情况
职
责
三
职责表述
负责检查工厂卫生保持情况
工作
任务
检查厂区卫生状况,并定期组织卫生检查,并通报批评公示
职
责
四
职责表述
处理行政主任安排的其他事务
工作
任务
职
责
五
职责表述
工作
任务
职
责
六
职责表述
工作
任务
权限范围:
1.违纪违章员工的处罚建议权
2.本职工作的检查、指挥权
工作协调关系:
内部协调关系
外部协调关系
任职资格:
教育水平
大学专科及以上学历
专业
企业管理及相关专业
培训经历
工厂安全、5S管理培训
经验
3年以上工作经验,2年以上相同或相似行业生产管理经验
知识
掌握工厂5S管理相关知识
技能技巧
具备很强的计划、组织、控制能力,较强的协调、沟通、领导能力,掌握通用办公软件使用方法
个人素质
具备很强的组织计划沟通协调能力
其它:
使用工具/设备
工作环境
工作时间特征
所需记录文档
考核指标:
备注:
岗位名称
行政文员
岗位编号
所在部门
行政组
岗位定员
直接上级
行政主任
直接下级
所辖人员
工资等级
岗位分析日
本职:
社会保险、住房公积金的办理,全厂人员档案的建立与管理,工厂水电话费的交纳、全厂人员考勤作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述
人员招聘
工作
任务
协助行政主任进行人员的招聘
职
责
二
职责表述
人事档案的建立,全厂人事异动工作
工作
任务
对全厂的后勤人员建立完整的人事档案,对所有计件工人建立相关人事档案
对全厂的人员转正、升职、调动、降职等手续之办理
职
责
三
职责表述
对各类资料进行签收,整理并分类归档。
工作
任务
厂内程序文件、内部、外部联系文件、会议资料、各类培训资料整理
奖惩资料、人事异动资料等分类整理
职
责
四
职责表述
每日/月对全厂职员工的考勤工作
工作
任务
每日/月之考勤日报表,通报张贴
职
责
五
职责表述
社会保险、住房公积金的交纳,水、电、电话费的交纳
工作
任务
每月10日之前对社会保险、住房公积金按时交纳
每月初、末对水、电、电话费准时交纳
职
责
六
职责表述
完成主任临时交办的其他任务
工作
任务
权限范围:
1.本职工作的监督权、检查权
工作协调关系:
内部协调关系
外部协调关系
任职资格:
教育水平
大学专科及以上学历
专业
企业管理类及相关专业
培训经历
行政管理培训、人力资源培训、5S
经验
大学专科毕业
知识
人员资源管理知识、行政管理知识,掌握工厂5S管理知识
技能技巧
个人素质
其它:
使用工具/设备
工作环境
工作时间特征
所需记录文档
考核指标:
备注:
岗位名称
司机
岗位编号
所在部门
行政组
岗位定员
2
直接上级
行政主任
直接下级
所辖人员
工资等级
岗位分析日
本职:
车辆驾驶、维护与保养
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述
工厂车辆驾驶
工作
任务
严格遵守交通规则,不违章开车,不超载,防止发生交通安全事故
职
责
二
职责表述
公司车辆保养
工作
任务
负责保管车辆和保养车辆,车辆不用时要入车位,无出车任务时,要按实际情况做好维修保养,保持车况正常,提高出车率和运输效率
职
责
三
职责表述
公司车辆清洁
工作
任务
负责保持车容清洁卫生,经常冲洗车辆,并注意车内卫生
职
责
四
职责表述
公司车辆维修
工作
任务
厉行节约,加强车辆维修保养,杜绝车辆带病运行,降低油耗,减少修理费用,随时保证车辆的安全可靠
职
责
五
职责表述
处理行政主任安排的其他事务
工作
任务
职
责
六
职责表述
工作
任务
权限范围:
1.公司授权车辆驾驶
2.公司车辆乘坐人员超载拒绝权
工作协调关系:
内部协调关系
外部协调关系
任职资格:
教育水平
B证以上驾驶执照
专业
驾驶员
培训经历
驾驶培训
经验
2年以上驾驶工作经验
知识
通晓交通法规,熟悉青岛市周边地区
技能技巧
身体健康,精力充沛,能承受工作压力
个人素质
很强的驾驶经验
其它:
使用工具/设备
工作环境
工作时间特征
所需记录文档
考核指标:
备注:
岗位名称
食堂厨师
岗位编号
所在部门
行政组
岗位定员
2
直接上级
行政主任
直接下级
所辖人员
工资等级
岗位分析日
本职:
负责员工食堂菜肴制作工作
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述
负责提供员工一日三餐菜肴工作
工作
任务
负责采购原料分档取料及粗加工工作,烹制加工好原料,制成菜肴
职
责
二
职责表述
负责饮食卫生、室内卫生和环境卫生工作
工作
任务
对菜肴加热消毒、餐具洗刷及消毒,食堂餐厅的卫生保洁
职
责
三
职责表述
工作
任务
职
责
四
职责表述
工作
任务
职
责
五
职责表述
工作
任务
职
责
六
职责表述
工作
任务
权限范围:
1.食堂原料的直接采购权
2.饭菜种类的决定权
工作协调关系:
内部协调关系
外部协调关系
任职资格:
教育水平
初中以上学历
专业
厨师及相关专业
培训经历
厨师学习
经验
2年以上相关工作经验
知识
技能技巧
个人素质
工作能力强,能承受压力
其它:
使用工具/设备
工作环境
工作时间特征
所需记录文档
考核指标:
备注:
岗位名称
保安
岗位编号
所在部门
行政组
岗位定员
8
直接上级
行政副主任
直接下级
所辖人员
工资等级
岗位分析日
本职:
工厂安全及门禁管理
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述
工厂财产管理
工作
任务
维护厂区人员及财产安全,预防各种灾害事件发生;员工出厂时,应检查其携带行李,辞职时凭行政组出厂单给予检查并放行。
职
责
二
职责表述
厂区秩序管理
工作
任务
维护厂区秩序,制止员工的违纪或暴力行为;维护员工上下班打卡秩序,检查是否有代打卡现象
职
责
三
职责表述
人员车辆管理
工作
任务
对来访的人员经核实后,有礼貌地进行登记,并为来宾指明线路;对到厂的送货车辆,进厂时进行检查登记,出厂时凭出门条再次进行检查和登记;
对到厂的客户车辆,进行出入厂登记,无公司经理以上人员陪同时,亦需检查
职
责
四
职责表述
员工行为规范的监督
工作
任务
检查员工上班时是否穿厂服、戴厂牌,违纪者进行登记并向行政组报备
职
责
五
职责表述
消防设施检查及维护
工作
任务
定期检查厂区消防设施及安全预防,维护工作。
职
责
六
职责表述
处理行政主任安排的其他事务
工作
任务
权限范围:
1.有对侵犯公司利益的制止权
2.有对违章行为的制止权
3.有对员工出门物品的检查权
工作协调关系:
内部协调关系
外部协调关系
任职资格:
教育水平
初中以上学历
专业
不限
培训经历
经验
两年以上工作经验
知识
通晓工厂内部规章,了解基本的员工权利
技能技巧
个人素质
身体健康,精力充沛,能承受工作压力
其它:
使用工具/设备
工作环境
工作时间特征
所需记录文档
考核指标:
备注:
岗位名称
保洁工
岗位编号
所在部门
行政组
岗位定员
1
直接上级
行政文员
直接下级
所辖人员
工资等级
岗位分析日
本职:
负责工厂办公楼、宿舍及工厂周边的卫生清理及保洁
职责与工作任务:
职
责
一
职责表述
员工上班前30分钟到位,做好日常保洁工作
工作
任务
打扫走廊、楼梯、卫生间等公共区域的卫生,清理办公楼周边卫生
各楼层的垃圾、烟灰要及时打扫、清理,卫生间洗手池台面、地面、墙面等要及时擦拭,手纸篓要及时倾倒;肥皂要随缺随补。
职
责
二
职责表述
保洁区域的水、电、管道管理
工作
任务
发现水、电、上下水管道等硬件设施有问题时应及时向行政组报告。
职
责
三
职责表述
完成行政组交办的其他事项
工作
任务
职
责
四
职责表述
工作
任务
职
责
五
职责表述
工作
任务
职
责
六
职责表述
工作
任务
权限范围:
1.有对员工破坏卫生的制止权
工作协调关系:
内部协调关系
外部协调关系
任职资格:
教育水平
初中以上学历
专业
不限
培训经历
经验
知识
技能技巧
个人素质
能吃苦耐劳
其它:
使用工具/设备
工作环境
工作时间特征
所需记录文档
考核指标:
备注:
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