物业档案资料完整版资料.docx

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物业档案资料完整版资料

物业档案资料（完整版）资料

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档案资料管理

一、物业档案资料的含义

物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。

二、物业档案的建立

物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。

1．收集：

是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。

物业资料来源按不同的标准有不同的分类。

（一）、物业资料来源按时间顺序分类：

1、设计规划阶段信息

（1）土地购买合同、土地使用证等权属证书

（2）规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书

（3）建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件

2、竣工及验收阶段信息

（1）竣工图

（2）竣工工程项目一览表

（3）设备技术清单（设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等）

（4）设施技术手册、使用说明及质保证明

（5）设备安装调试记录（各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统）

（6）土建施工记录（地基处理记录、结构安装校正记录，预应力构件施工记录等）

（7）建（构）筑物监测记录（建筑物的沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检查记录）

（8）隐蔽工程的验收记录

（9）工伤事故发生及处理记录

（10）图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单

（11）项目的重要技术决定和文件

（12）验收计划和验收会议纪要验收记录

（13）返修记录

（14）验收总结报告

3、委托管理阶段信息

（1）委托管理招标文件

（2）物业管理投标文件（物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等）

（3）物业委托管理合同（协议书）

4、招商阶段信息

（1）招标物业的平面图纸

（2）招租许可证及委托书

（3）租金及管理费测算

（4）租赁合同

（5）广告策划资料

5、用户入户信息

（1）用户入住通知书、入户须知

（2）管理公约（公共契约）

（3）用户资料（包括业主、租户）

（4）业主委员会章程

（5）用户手册

（6）用户进户验收表

（7）用户进户交费单

6、日常管理信息

（1）业主、租户变动和更换情况

（2）各部门工作（操作）规范，管理制度

（3）各部门工作记录

（4）大、中、小修记录

（5）维修承包合同和预决算

（6）保安、清洁、绿化等项目的承包合同等

（7）用户来往信件、投诉和处理资料

（8）年度工作计划、总结、报告

（9）人事档案

（10）保险资料

（11）法律法规和政府有关文件

（12）财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料

（二）、按物业管理参与者分为：

1、

（1）在物业接管移交时与开发商及设计单位、施工单位积极合作，力争全面、准确地收集到工程建设产权和工程技术资料等原始资料。

（2）在业主入住和进行二次装修阶段收集业主、客户资料。

（3）在日常管理中建立和收集房屋维修档案、设备运行档案、投诉与回访记录和其他相关资料，并将档案的收集制度化。

（4）通过政府主管部门获取的相关信息。

2．整理：

是指把处于相对零乱、分散的档案，经过分类组合、排列、编目，使档案系列化、系统化的工作。

（1）档案整理的基本内容：

区分全宗；全宗内的档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录的编制。

（2）档案整理工作的要求：

必须保持文件之间的历史联系；必须便于保管和利用；必须在原有的基础上进行整理、加工。

3．归档：

是按照档案资料的内在规律进行科学的分类与保存。

一个有序的资料库是一个完整的树形图，从大分类到小分类，再至细分、排序。

归档要及时，分类要合理。

归档要求做到十清，即物业来源清、物业数量清、物业质量清、物业价值清、结构类型清、设备设施清、绿化苗木清、租金费用清、使用情况清、维修更新情况清。

4．利用：

是充分发挥档案资料的凭证和参考作用为物业管理服务。

提供利用是档案工作的中心任务，也是档案工作的成果；同时通过提供利用，使档案工作不断完善和发展。

三、物业档案的管理

物业档案资料管理指物业管理公司在物业管理活动中，对物业原始记录进行收集、整理、鉴定、保管、统计和利用，为物业管理提供客观依据和参考资料。

（一）资料的归档管理

1．在物业管理中可实行原始资料和计算机档案管理双轨制，并尽可能将其转化为计算机磁盘储存形式以便于查找。

同时还可运用录像、录音、照片、表格、图片等多种形式保存，使其具体化、形象化。

2．对业主和企业利益影响较大的档案应加以保存。

这些档案应按授权级别检索并严格控制借阅。

3．档案管理人员应编制统一的档案分类说明书和档案总目录，并进行科学合理的分类存档。

4．档案室应保持干燥、通风、清洁，注意防盗，并确保储存地点符台防火、防虫、防鼠、防潮等要求。

（二）档案的使用

1．利用计算机网络技术，并采用先进检索软件，充分发挥档案资料的作用。

2．对借阅原始资料的使用者，按档案的不同密级，在机关负责人批准后借阅，并应办理借阅手续。

（三）档案的销毁

根据档案的保存期限和性质，对确实没有保存价值和保存期已满的档案，严格按制度规定进行销毁。

招标项目档案资料管理

一、档案资料

招标过程中所有的文字资料（含电子资料）、视频资料都是档案资料的组成部分，在项目完成后都必须整理归档。

公司设立档案室和档案管理员，公司所有项目（含分公司项目）都必须统一归档，分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外，其余档案必须由总公司统一归档管理。

分公司撤销时，未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室，才能办理撤销手续。

各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管，总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。

二、归档及备案时间

总公司项目，在项目分成前必须完成档案资料的归档。

分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档，在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。

有总公司外派人员的分公司，该外派人员兼任分公司档案管理员，分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。

监管机构资料备案时间：

序号

项目类型

监管机构

最迟备案时间

备注

三、档案资料的整理

1、电子资料

电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”（如：

HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标），所有与本项目有关的电子资料（包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等）都拷贝到该文件夹下，在资料归档前上传到公司FTP网站（操作方法详见《公司电子档案归档指南》），正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。

中央投资项目，资料应上传中央投资项目管理网站，经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。

2、除未中标人投标文件外的所有档案资料，资料整理时应注意按过程顺序整理，特别是招标过程比较复杂的项目。

2.1档案盒：

除未中标人投标文件外的所有档案资料必须装入专用档案盒，档案盒盒脊上贴上相应的标签，保存期限为15年。

实施时间

11.06

HNZK

11111

招标人名称

项目名称

1/1

保存期至：

2.2湖南省政府采购项目档案资料

档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

2.2.1盒内目录

2.2.2备案资料

2.2.3招标文件

2.2.4投标文件正本

2.2.5中标通知书

2.2.6资料移交登记表

2.2.8其它资料

成册的资料要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

公开招标采购归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

公开招标采购归档内容

份数

保存位置

页码

备注

1

采购计划申报表

2

采购需求表

3

委托代理协议（或合同）

4

进口产品采购申请及论证

5

招标文件论证资料

6

采购人对招标文件的确认资料

7

招标文件（可另册装订）

8

招标公告（附打印的网页）

9

招标文件发售资料

10

澄清修改资料

11

评审专家抽取记录

12

投标文件递交登记表

13

开标唱标记录表

14

评标委员会签到表及有关工作人员签到表

15

评审专家评审承诺书

16

评标实施细则

17

评审报告

18

评审专家评审工作情况记录表

19

投标人投标文件正本（可另册装订）

20

采购人对评审结果的确认资料

21

中标公告（附打印的网页）

22

中标通知书

23

质疑投诉处理文件

24

采购合同

25

政府采购合同验收报告单

26

废标情况记录

27

资料移交登记表

28

客户反馈意见表

29

其他有关的重要文件

项目负责人：

日期：

邀请招标采购归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

邀请招标采购归档内容

份数

保存位置

页码

备注

1

采购计划申报表

2

采购需求表

3

委托代理协议（或合同）

4

变更采购方式申请及审批文件

5

采购人对招标文件的确认资料

6

资格预审公告（附打印网页）

7

选择被邀请参与投标供应商的方式及名单

8

进口产品采购申请及论证

9

招标文件（可另册装订）

10

招标公告

11

招标文件论证资料

12

招标文件发售资料

13

澄清修改资料

14

评审专家抽取记录

15

投标文件递交登记表

16

开标唱标记录表

17

评审委员会签到表及有关工作人员签到表

18

评审专家评审承诺书

19

评标实施细则

20

评审报告

21

评审专家评审工作情况记录表

22

投标人投标文件正本（可另册装订）

23

采购人对评审记结果的确认资料

24

中标公告（附打印的网页）

25

中标通知书

26

质疑投诉处理文件

27

采购合同

28

政府采购合同验收报告单

29

废标情况

27

资料移交登记表

30

客户反馈意见表

31

其他有关的重要文件

项目负责人：

日期：

竞争性谈判采购归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

竞争性谈判采购归档内容

份数

保存位置

页码

备注

1

采购计划申报表

2

采购需求表

3

委托代理协议

4

采购方式申请审批文件

5

谈判小组成员组建资料

6

采购人对谈判文件的确认资料

7

谈判小组对谈判文件的确认资料

8

谈判文件（可另册装订）

9

谈判采购信息公告（附打印的网页）

10

谈判文件的发售资料

11

澄清修改资料

12

谈判文件递交登记表

13

谈判记录及报价文件

14

谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表

15

谈判小组成员评审承诺书

16

谈判小组评审报告

17

谈判小组评审专家评审情况记录表

18

供应商谈判响应文件正本（可另册装订）

19

采购人对谈判结果的确认资料

20

成交公告（附打印的网页）

21

成交通知书

22

质疑投诉处理文件

23

采购合同

24

政府采购合同验收报告单

25

资料移交登记表

26

客户反馈意见表

27

其他有关的重要文件

项目负责人：

日期：

询价采购归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

询价采购归档内容

份数

保存位置

页码

备注

1

采购计划申报表

2

采购需求表

3

委托代理协议

4

采购方式申请审批文件

5

询价小组成员组建资料

6

采购人对询价文件的确认资料

7

询价小组对询价文件的确认资料

8

询价文件（可另册装订）

9

询价采购信息公告（附打印的网页）

10

询价文件发售资料

11

澄清修改资料

12

询价文件递交登记表

13

询价小组成员签到表及有关工作人员签到表

14

询价小组成员评审承诺书

15

询价小组评审报告

16

询价小组评审专家评审工作情况记录表

17

供应商报价文件正本（可另册装订）

18

采购人对询价采购结果的确认资料

19

成交公告（附打印的网页）

20

成交通知书

21

质疑投诉处理文件

22

采购合同

23

政府采购合同验收报告单

24

资料移交登记表

25

客户反馈意见表

26

其他有关的重要文件

项目负责人：

日期：

单一来源采购归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

单一来源采购归档内容

份数

保存位置

页码

备注

1

采购计划申报表

2

采购需求表

3

委托代理协议

4

单一来源采购论证资料

5

单一来源采购批复文件

6

单一来源谈判文件

7

单一来源采购公告（附打印的网页）

8

谈判小组成员签到表及有关工作人员签到表

9

谈判小组成员评审承诺书

10

单一来源谈判报告

11

谈判小组评审专家评审情况记录表

12

供应商谈判文件正本（可另册装订）

13

成交公告

14

成交通知书

15

质疑投诉处理文件

16

采购合同

17

政府采购合同验收报告单

18

资料移交登记表

19

客户反馈意见表

20

其他有关的重要文件

项目负责人：

日期：

2.3湖南省建设工程类项目档案资料

档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

2.3.1盒内目录

2.3.2招标投标情况报告

2.3.3备案资料

2.3.4招标文件、招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）

2.3.5中标人投标文件

2.3.6中标通知书

2.3.7资料移交登记表

2.3.8客户反馈意见表

2.3.9其它资料

其中：

招标投标情况报告一般包括招标投标情况报告说明、评标报告及附件；备案资料一般包括归档盒内目录中除招标投标情况报告及单独装订的资料、中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表外的所有资料，招标投标情况报告也可和备案资料合为一册，要求胶装（中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

湖南省建设工程招标投标归档盒内目录

招标编号：

HNZK-项目名称：

序号

资料内容

份数

保存位置

页码

备注

1

招标条件

（1）发改委招标方案批复（复印件）

（2）建设工程规划许可（复印件）

（3）初步设计审查批复（复印件）

（4）施工图审查备案表（复印件）

（5）建设方银行资金到位证明（复印件）

2

委托代理合同

3

招标代理中标通知书

4

招标计划书

5

招标方案

6

资格审查文件

另册

7

招标文件（邀请招标附投标人购买招标文件情况登记表）

另册

8

招标公告（含“两报两网”之一发布的）

9

资格审查评审报告

10

投标邀请函（邀请招标）

11

答疑纪要及补充通知

12

招标控制价或合理价及相关资料（含工程量清单）

13

招标投标情况报告

14

中标候选人公示（含“两报两网”之一发布的）

15

中标通知书

16

资格审查申请文件

另册

17

中标投标文件

另册

18

未中标投标文件（标注存放地点）

19

招标人评委资料

20

其他法律、法规、文件应提交的资料

21

资料移交登记表

22

客户意见反馈表（必需有，不装订）

项目负责人：

日期：

2.4长沙市本级（各区县）政府采购项目档案资料

档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

2.4.1盒内目录（参考长沙市政府采购归档表）

2.4.2备案资料

2.4.3招标文件

2.4.4中标人投标文件

2.4.5中标通知书

2.4.6资料移交登记表

2.3.7客户反馈意见表

2.4.8其它资料

成册的资料要求胶装（资料移交登记表、客户反馈意见表不装订）。

政府采购一般项目归档盒内目录

类别

编号

归档编号

2021

一、基本情况（合同编号、申报表编号采购办填写，其他由代理机构填写）

项目名称

项目编号

政府采购编号：

代理机构编号：

原采购方式

变更采购方式

合同情况

标段

标段简称

合同编号

申报表编号

预算额

中标额

中标人简称

二、项目归档资料（代理机构填写）

序

项目资料

是否提交

页码

序

项目资料

是否提交

页码

一

项目前期

19

投标人授权代表签到表

1

政府采购申报审批表☆

20

评委监委采购人签到表

2

非公开方式审批表☆

21

开标会情况记录表

3

项目委托通知单☆

22

评委承诺书

二

进口产品审批

23

资格性符合性审查表

4

进口产品申请表

24

变更采购方式的通知

5

行业主管部门意见

25

更改谈判文件实质性条款的通知

6

专家组论证意见

26

询标答疑记录表

7

专家组成员名单

27

竞争性谈判投标报价汇总表

8

专家论证意见公示

28

评分统分表

三

项目专家论证

29

评委意见书

9

政府采购随机抽取表

30

评标结论书

10

专家组个人论证意见

六

定标上网公告

11

专家组综合论证意见

31

项目定标备案登记表★

12

论证意见采纳说明

32

中标（废标）公告

四

项目上网公告

33

中标人投标书副本

13

项目公告备案登记表★

34

中标结果变更公告

14

委托代理协议

七

合同备案

15

采购公告

35

项目合同备案登记表★

16

采购文件

36

中标通知书

17

项目变更公告

37

政府采购合同

五

开评标会资料

38

超预算单位来函

18

政府采购随机抽取表

说明：

1、“√”表示提交，“×”表示未提交。

2、凡公示公告均要求为网站打印版。

3、采用简单询价方式的，提交所有投标书正本。

4、标记“☆”的，由采购办经办人提交。

5、标记“★”的，要求紧随本表装订。

代理机构

经办人（签名）：

提交日期：

年月日

采购办监管一科

经办人（签名）：

审核日期：

年月日

采购办计划核算科

经办人（签名）：

备案日期：

年月日

三、公司要求的资料

序

项目资料

份数

保存位置

备注

1

未中标人投标文件

2

资料移交登记表

3

客户意见反馈表（必需有，不装订）

2.5长沙市市本级（各区县）建设工程类项目档案资料

档案盒内应设盒内目录不装订，单独装订成册的资料首页设册目录，标注册内编码（用号码机编码），档案盒内资料一般包括如下资料：

2.5.1盒