0财务部操作手册高力.docx

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0财务部操作手册高力

上海高力国际物业服务有限公司

_____________物业管理处-财务部

ColliersInternationalPropertyServices（Shanghai）Co.,Ltd.

________________PropertyManagementOffice-FinanceDep.

操作手册

WorkInstructionByFinanceDep.

文件号:

Q/WI--FD-01~09

组织架构图…………………………………………………………………………1

操作手册目录………………………………………………………………………2

文件修订记录………………………………………………………………………3

会计核算方法及凭证账册制度……………………………………………………4

货币资金管理制度…………………………………………………………………5

备用金管理制度……………………………………………………………………6

押金收取/申退作业………………………………………………………………8

请款/付款管理制度………………………………………………………………12

收款管理制度……………………………………………………………………15

资产管理制度……………………………………………………………………17

费用报销流程……………………………………………………………………20

预算作业流程……………………………………………………………………22

表格清单…………………………………………………………………………24

表格修订记录……………………………………………………………………25

财务经理人

财务部人数合计：

人

1.

业务管理手册名称

文件编号

版本

颁布日期

1.1

会计核算方法及凭证账册制度

FD-01

1.0

1.2

货币资金管理制度

FD-02

1.0

1.3

备用金管理制度

FD-03

1.0

1.4

押金收取/申退作业

FD-04

1.0

1.5

请款/付款管理制度

FD-05

1.0

1.6

收款管理制度

FD-06

1.0

1.7

资产管理制度

FD-07

1.0

1.8

费用报销流程

FD-08

2.0

1.9

预算作业流程

FD-09

1.0

审核Revisedby：

批准Authorizedby：

序号

版本

修订内容

修订

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会计核算方法及凭证账册制度

1.目的

规范管理处会计核算方法，凭证的制作，凭证帐册的保管。

2.适用范围

会计类，凭证帐册的制作、管理。

3.定义（无）

4.主要职责

4.1财务经理/会计/出纳：

负责日常会计核算凭证制作与复核。

4.2出纳：

负责凭证、帐册的装订和保管。

5.内容

5.1采用借贷复式计账法，会计科目和核算方法以公司预算会计为主，结合实际，设置银行现金日记账、总分类账、各项明细分类账；

5.2原始凭证是计账的依据，财会人员必须认真审核各种原始凭证，要求一切原始凭证必须手续完备、合法，内容真实，数字正确，日期和印章齐全，大、小写相符等，不得有白条报账，不得有涂改。

一切原始凭证经审核无误后，才能填制记账凭证，据以记账；

5.3原始凭证不得随意涂改，凭证、账册应由专人列册登记，妥善保管，不得丢失。

有关会计报表、账册、会计凭证保存年限按上级规定办理；

5.4指定专人保管一切未使用的重要空白凭证，如支票、现金收据、发货票据等，动用时由领用人办理领用手续。

对误写的收据或作废的支票，应注销作废章，妥善保存，不得销毁废弃。

6.引用文件（无）

7.记录（无）

货币资金管理制度

1.目的

规范管理处货币资金收付使用和保管工作。

2.适用范围

管理处货币资金的管理。

3.定义（无）

4.主要职责

4.1出纳：

负责日常货币资金的收付使用、保管工作。

4.2财务经理/会计：

不定期进行检查。

5.内容

做好库存现金的保管工作，有关证券和现金必须放在银箱内，确保安全。

建立健全现金账目，做到日清月结，钱账相符，杜绝白条抵库或账外现金，禁止私立“小金库”;对超过现金收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算.

6.引用文件（无）

7.记录（无）

8.其它（无）

备用金管理制度

1.目的

规范管理处备用金的使用和保管工作。

2.适用范围

管理处备用金的管理。

3.定义（无）

4.主要职责

4.1出纳：

负责备用金的使用、保管工作。

4.2财务经理/总部财务/驻场物业总经理：

定期或不定期进行检查。

5.内容

5.1备用金保管人

楼盘出纳

5.2备用金使用范围

5.2.1使用上限以300元为限。

5.2.2使用项目为邮资，日常用品，员工车费（尽限于楼盘一般员工）及一般小额杂项。

5.2.3备用金每月补发一次，驻场总经理必须于额度内加强控管使用。

6.引用文件（无）

7.记录

备用金报销单F-004

现金暂支单F-006

8.其它

附件：

备用金使用流程图

附件：

备用金使用流程图

负责执行人

使用表单

说明

时点

备用金设置

物业经理/驻场总经理

1）.依各驻点现场情况提报总部。

驻点成立或设置必要时

驻点出纳

◆备用金保管收据

1）.由出纳人員保管并签署备用金保管收据。

2）.保管人員应设置现金流水帐，以记录各项备用金收支情形。

备用金投入时

使用申请

使用人

◆备用金申请单

1）.备用金申请人填写〝备用金报销单〞，并附发票。

每日

主管签核

驻场总经理

1）.驻场总经理审核支出的必要性及数据实际购入的品目，数量，金额是否准确。

每日

支付备用金

楼盘出纳

1）.出纳核对凭证及签署权限。

2）.支付备用金并要求领款签章。

每日

备用金拨补手续

楼盘出纳

◆备用金报销明细表

1）.出纳人员根据当月所有支出编制“备用金报销明细表”。

2）.由楼盘出纳依据请款程序申请补发，并由驻场总经理，开发商审核。

每月25日

（如25日为节假日,则提前至上一工作日）

备用金拨补入帐

开发商财务/楼盘出纳

1）.由开发商拨发备用金。

每月最后一日（如为节假日则顺延至下一工作日）

押金收取/申退作业

1.目的

规范管理处押金的收取和申退工作。

2.适用范围

管理处押金的收取、申退。

3.定义（无）

4.主要职责

4.1出纳：

负责押金的收取、申退工作。

4.2财务经理/总部财务/会计：

定期或不定期进行检查。

5.内容

5.1押金项目

5.1.1出入证押金

5.1.2车位证押金

5.1.3其他项目押金

5.2押金收款规定

5.2.1出纳应依申请人申请的项目，分别收取押金金额。

5.2.2出纳应开立收据，并加盖“公司发票章”。

5.2.2.1第一联保留于收据本上由管理中心归档留存，以便于申退押金时核对。

5.2.2.2第二联交由申请人保管，作为申退押金的收据

5.2.2.3第三联交会计用于做帐。

5.3押金退款规定

5.3.1申退人应凭原收据的第二联，连同身份证复印件至管理处出纳处办理申退。

5.3.2如申退人遗失收据或收据损坏无法辨认，则出纳应不予接受申退。

5.3.3上述第二项规定，如有特殊状况必需申退押金时，则应让申退人签立“押金收据遗失证明”并检附身份证复印件。

5.3.4出纳应取出原收据本第三联，依据证件退款处理方式退款。

5.3.5出纳将押金退还，并同时请申请人签收。

5.3.6出纳应将申请人缴回的第二联或申请人签署的“押金收据遗失证明单”装订回原收据上。

6.引用文件（无）

7.记录（无）

8.其它

附件：

押金收款流程图

押金退款流程图

附件：

押金收款流程图

负责执行人员

使用表单

说明

时点

申请证件

申请人

保安人员

客户人员

1）.由保安或客户服务人员确认申请人的需求后，带至出纳处办理申请作业。

收取押金

出纳

*收据

1）.开立收据并填写相关资

料。

2）.加盖“公司发票”章。

3）.出纳应于“收款人”签名

现金管控

出纳

会计

公司会计

*收款日报表

*押金收款清单

1）.应将收款金额全数填入银

行。

2）.填写“收款日报表”并传真

至财务部，以便查核。

收款当日

帐务处理

会计

公司会计

*押金收款清单

1）.根据出纳提供报表明细，

经查核明细，经查核无

误，即登入账簿。

附件：

押金退款流程图

负责执行人员

使用表单

说明

时点

退证

申请人

*身份证

*第二联

1）.由申退人携带身份证及相关收据至物业管理处办理。

退回押金

出纳，驻场总经理

*收据第一联

*押金收据遗失证明

1）.核对相关单据及身份证原

件。

2）.申退人遗失申退收据时，

应签署“押金收据”遗失

证明单“并检附身份证复

印件。

3）.由“代收备用金“项下执

行退款。

现金管控

出纳

会计

公司会计

*付款日报表

*押金收款清单

1）.于“押金收款清单“注销。

2）.填写“付款日报表”并传真

至财务部，以便查核。

帐务冲销

会计

公司会计

*押金收据余额清单

1）.依据出纳提供报表，经查

核并冲销相关科目。

归档

*押金收取/申退收据第一，二联。

*押金遗失证明单

1）.将相关文件装订一起。

请款/付款管理制度

1.目的

规范管理处请款、付款的工作。

2.适用范围

管理处的请、付款作业。

3.定义（无）

4.主要职责

4.1会计：

负责日常请款、付款工作。

4.2出纳：

协助会计完成付款工作。

4.3财务经理/总部财务/驻场物业总经理：

审核。

5.内容

5.1请款项目

5.1.1各类外包合约项目请款（如清洁，工程维护等）

5.1.2根据采购流程规定办理验收的非合约厂商请款（指金额超备用金使用上限的）

5.1.3公用事业费用：

水费，电费，电话费等。

5.2付款方式

合约及非合约厂商按下列程序请款，网上支付。

水，电，电话费托收。

6.引用文件（无）

7.记录

付款申请单F-007

付款明细表F-006

支票付款记录F-003

其它应付款明细表F-001

预付货款明细表F-002

8.其它

附件：

请款及付款程序

附件：

请款及付款程序

负责执行人员

使用表单

说明

完成時點

付款申请

费用申请人

◆费用申请单

◆请购申请单

◆采购单

◆物料验收单

◆工程验收单

1）.附相关单据（发票，工程材料请购单，付款申请单（F007），采购单，物料验收单，工程验收单等資料）

每日

付款审核

驻场总经理

1）.驻场总经理依据合约内容，

请采购流程及实施状况，核

实付款内容。

每日

汇总当月费用

楼盘出纳

◆付款明细表（F006）

1）.楼盘出纳根据当月所有经驻场总经理签核的申请单，编制“付款明细表（F006）。

每月28日

总部审核

开发商/物业部经理/财务部

◆付款明细表（F006）

1）.公司总部逐笔审阅费用申请单项目及金额，并签核。

2）.开发商审阅费用申请单项目及金额，并签核。

物業部：

次月2日

財務部：

次月6日

开立支票或网上支付

总部会计/出纳

◆支票付款记录（F003）

1）.总部出纳根据付款明细表（F006）开立支票。

2）.总部会计，财务经理审核盖章。

3）.楼盘出纳向供应商发放支票，并由领款人签署“支票付款记录（F003）本”。

次月12日

收款管理制度

1.目的

规范管理处收取各类款项的工作。

2.适用范围

管理处收款工作。

3.定义（无）

4.主要职责

4.1出纳：

负责日常收款工作，开具相关收据或发票，制作收款日报表、应收账明细表。

4.2会计/财务经理：

依据报表明细。

确认后进行帐务处理。

5.内容

5.1收款项目：

1车位管理费2各项维修收入3.有偿清洁费收入4.其他业务收入

5.2出纳依据规定收取各项费用并开具收据或发票，制作收款日报表，应收账款明细表（-F009），以便与财务经理与会计进行查核和帐务处理。

6.引用文件（无）

7.记录

付款通知单F-005

应收账款明细表F-009

其它应收账款明细表F-010

8.其它

附件：

收款流程图

附件：

收款流程图

负责执行人员

使用表单

说明

时点

编制付款通知单

开发商驻场会计，客户服务人员

管理费分摊表

车位维护分摊表

其他相关资料

付款通知单（F005）

1）.应随时更新各项分摊表，以确保付款通知单（F005）的准确性。

2）.付款通知单（F005）应一式二联。

3）.各项费用分摊表应每月提供给财务部以便帐务管理及查对。

每上一收款期的25日以前

发送付款通知单（-F005）（-F005）

客户服务人员

付款通知单（F005）

1）.将盖有物业管理处印章的付款通知单（F005）正联送至租户处。

2）.副联应妥善保管以便查核，并保存至收到款项为止。

每期25日

收取款项并开出发票（收据）

出纳

发票，收据

1）.缴款方式：

*现金*电汇*支票

2）.除各项管理费收入以外，应包含现场提供的各项服务收入。

3）.经办人应于发票或收据“开票人”处签名，以便核查。

收款时

填写收款清单

出纳

*车位管理费收款清单

*其他收款清单

1）.应于收款当日填写各项收款清单以便日后查核。

收款当日

现金管控

出纳会计

公司会计主管

开发商财务

收款日报表

1）.将每日收取的现金，支票应于当日存入银行。

2）.填写收款日报表送至财务部以便于查核。

收款当日

帐务冲销

驻场会计

公司会计

应收账款明细表（F009）

1）.依据出纳提供的报表明细，经核查确认后，即登入账簿并冲销相关科目。

收款当日

资产管理制度

1.目的

规范管理处资产管理作业。

2.适用范围

管理处的资产管理。

3.定义（无）

4.主要职责

4.1财务部：

配合人事/行政部定期进行资产盘点。

4.2会计/财务经理：

对资产的购入、出售进行帐务处理，计提折旧等。

5.内容

固定资产是物业运作的基础。

为配合各项业务的拓展，需购置、更新各种物品及设备。

其项目繁多，故应通过公司行政部管理及使用单位妥善管理，才能更好发挥资产之效能。

5.1固定资产的定义

固定资产指单笔金额超过2,000元人民币，且使用年限超过两年以上的有形资金。

并按照税法规定于若干年期间内提列折旧。

5.2固定资产的分类

5.2.1办公设备：

电脑软硬件、复印机、传真机、影印机、装订器、打卡钟、计算机等。

5.2.2办公家具：

办公桌椅、档案柜、白板、办公厅隔间设备等。

5.2.3电器设备：

冰箱、微波炉、冷气机、电视机、风扇、饮水机、录影机等。

5.2.4通讯设备：

电话机组、无线电机组、对讲机等。

5.2.5机电设备：

仪器设备、机电工具等。

5.2.6其他设备：

未列入上述分类之各项设备、器具、工具。

5.3资产转移

由移出单位填写“资产移转申报单”经移入单位确认后并签收，送交财务部门于资产登记卡上做更改记录、移转保管责任。

资产如未经核准，不得外借他用。

不同业主之转移须取得业主同意的书面文件，才可执行转移。

5.4资产遗失

由资产使用人（保管人）填写“资产遗失申报单”送交主管部门签核，并由主管部门至现场查明原因，对疏失之使用人（保管人）追究其责任，申报主管部门核准后，由驻场总经理签字确认，并送财务部依规定办理。

5.5资产报废

资产因使用年限已至，老旧过时，意外损坏等因素致使功能降低或丧失,不堪使用。

应由资产使用人填写“资产报废申报单”，经部门主管及人事行政部核准后，由行政部门及财务部门依规定报废。

对于仍有部分功能或仍具剩余价值者，应由行政部门得以集中进行拍卖、出售。

5.6资产之保养作业

资产使用人（保管人）应善尽资产保管维护之责任。

如有重大损坏，需回报主管部门及人事行政部，提出修缮申请。

经同意后进行修缮。

5.7资产折旧之提列

财务部门依税法规定逐年提列折旧，并应于每年税务申报后，将上年度折旧提列清单送交行政部门，以便行政部门更新资产登记卡资料。

5.8资产盘点

会同行政部门及使用部门应定期（每年至少一次），依据资产清册进行实地盘点，以掌握资产之实际状况并对于变动项目，作资料之更新。

编制“资产盘点清册”，记录数量的变动，对于变动数量，查明原因依规定办理。

6.引用文件（无）

7.记录（无）

8.其它（无）

费用报销流程

1.目的

规范管理处费用报销工作。

2.适用范围

管理处费用报销的管理。

3.定义（无）

4.主要职责

4.1出纳：

于每月18日将月度报销单及所附各类单据交至总部财务。

4.2会计/财务经理：

进行相应帐务处理。

5.内容

5.1差旅费的报销

填制国内/国外差旅报销单，附上发票原件及预先审批单。

经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务。

5.2业务招待的报销

填制招待费报销单，附：

原始发票，名片复印件，员工和部门主管均需附上招待费预先申请单。

经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务。

5.3市内交通费报销单

填制市内交通费报销单，附：

原始发票。

经部门主管，驻场总经理签字确认后，每月汇总于月度报销单交于财务

6.引用文件（无）

7.记录

8.其它

附件：

费用报销作业流程

预算作业流程

1.目的

规范管理处预算的编制工作。

2.适用范围

管理处预算的编制。

3.定义（无）

4.主要职责

4.1财务经理：

编制本管理处之预算。

4.2会计：

协助财务经理完成相关工作。

5.内容

驻场财务按规定编制预算后，由驻场物业总经理签核，上交公司总部各相关部门签核，审核无误后交开发商各相关部门签核，将正本交回公司归档备查。

6.引用文件（无）

7.记录（无）

8.其它

附件：

预算作业流程图

附件：

预算作业流程图

1.

表格名称

表格编号

版本

颁布日期

保存期限

1.1

其他应付款明细表

F-001

1.0

1.2

预付货款明细表

F-002

1.0

1.3

支票付款记录

F-003

1.0

1.4

备用金报销表单

F-004

1.0

1.5

付款通知单

F-005

1.0

1.6

付款明细表

F-006

1.0

1.7

付款申请单

F-007

1.0

1.8

现金暂支单

F-008

1.0

1.9

应收账款明细表

F-009

1.0

1.10

其他应收账款明细表

F-010

1.0

审核Revisedby：

批准Authorizedby：

序号

版本

修订内容

修订

审核

批准

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