EXCEL高手.docx
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EXCEL高手.docx
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EXCEL高手
半小时让你成为EXCEL高手来源:
刘清飞的日志
据说,80%以上的人看了这个,都相见恨晚,你会么?
不管你信不信,反正我是信了。
如果我们在用ExcelXP处理庞大的数据信息时,不注意讲究技巧和方法的话,很可
能会花费很大的精力。
因此如何巧用Excel来快速输入信息就成为各个ExcelXP用
户非常关心的话题...
1、快速输入大量含小数点的数字
如果我们需要在ExcelXP工作表中输入大量的带有小数位的数字时,按照普通的输入方
法,我们可能按照数字原样大小直接输入,例如现在要在单元格中输入0.05这个数字
时,我们会把“0.05”原样输入到表格中。
不过如果需要输入若干个带有小数点的数字
时,我们再按照上面的方法输入的话,每次输入数字时都需要重复输入小数点,这样工
作量会变大,输入效率会降低。
其实,我们可以使用ExcelXP中的小数点自动定位功
能,让所有数字的小数点自动定位,从而快速提高输入速度。
在使用小数点自动定位功
能时,我们可以先在ExcelXP的编辑界面中,用鼠标依次单击“工具”/“选项”/“编
辑”标签,在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框,然后在“位数”微调编
辑框中键入需要显示在小数点右面的位数就可以了。
以后我们再输入带有小数点的数字
时,直接输入数字,而小数点将在回车键后自动进行定位。
例如,我们要在某单元格中
键入0.06的话,可以在上面的设置中,让“位数”选项为2,然后直接在指定单元格中
输入6,回车以后,该单元格的数字自动变为“0.06”,怎么样简单吧?
2、快速录入文本文件中的内容
现在您手边假如有一些以纯文本格式储存的文件,如果此时您需要将这些数据制作成
ExcelXP的工作表,那该怎么办呢?
重新输入一遍,大概只有头脑有毛病的人才会这样
做;将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中,也需花很多时间。
没关系!
您只要
在ExcelXP中巧妙使用其中的文本文件导入功能,就可以大大减轻需要重新输入或者需
要不断复制、粘贴的巨大工作量了。
使用该功能时,您只要在ExcelXP编辑区中,依次
用鼠标单击菜单栏中的“数据/获取外部数据/导入文本文件”命令,然后在导入文本会
话窗口选择要导入的文本文件,再按下“导入”钮以后,程序会弹出一个文本导入向导
对话框,您只要按照向导的提示进行操作,就可以把以文本格式的数据转换成工作表的
格式了。
3、快速输入大量相同数据
如果你希望在不同的单元格中输入大量相同的数据信息,那么你不必逐个单元格一
个一个地输入,那样需要花费好长时间,而且还比较容易出错。
你可以通过下面的操作
方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据,具体方法为:
首先同时选中
需要填充数据的单元格。
若某些单元格不相邻,可在按住Ctrl键的同时,点击鼠标左
键,逐个选中;其次输入要填充的某个数据。
按住Ctrl键的同时,按回车键,则刚才选
中的所有单元格同时填入该数据。
4、快速进行中英文输入法切换
一张工作表常常会既包含有数字信息,又包含有文字信息,要录入这样一种工作表
就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法,非常麻烦,为了方便操作,我们可以
用以下方法实现自动切换:
首先用鼠标选中需要输入中文的单元格区域,然后在输入法
菜单中选择一个合适的中文输入法;接着打开“有效数据”对话框,选中“IME模式”
标签,在“模式”框中选择打开,单击“确定”按钮;然后再选中输入数字的单元格区
域,在“有效数据”对话框中,单击“IME模式”选项卡,在“模式”框中选择关闭
(英文模式);最后单击“确定”按钮,这样用鼠标分别在刚才设定的两列中选中单元
格,五笔和英文输入方式就可以相互切换了。
5、快速删除工作表中空行
删除ExcelXP工作表中的空行,一般的方法是需要将空行都找出来,然后逐行删
除,但这样做操作量非常大,很不方便。
那么如何才能减轻删除工作表中空行的工作量
呢?
您可以使用下面的操作方法来进行删除:
首先打开要删除空行的工作表,在打开的
工作表中用鼠标单击菜单栏中的“插入”菜单项,并从下拉菜单中选择“列”,从而
插入一新的列X,在X列中顺序填入整数;然后根据其他任何一列将表中的行排序,使
所有空行都集中到表的底部。
删去所有空行中X列的数据,以X列重新排序,然后删去
X列。
按照这样的删除方法,无论工作表中包含多少空行,您就可以很快地删除了。
6、快速对不同单元格中字号进行调整
在使用ExcelXP编辑文件时,常常需要将某一列的宽度固定,但由于该列各单元格中的
字符数目不等,致使有的单元格中的内容不能完全显示在屏幕上,为了让这些单元格中
的数据都显示在屏幕上,就不得不对这些单元格重新定义较小的字号。
如果依次对这些
单元格中的字号调整的话,工作量将会变得很大。
其实,您可以采用下面的方法来减轻
字号调整的工作量:
首先新建或打开一个工作簿,并选中需要ExcelXP根据单元格的宽
度调整字号的单元格区域;其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/“单元格”/
“对齐”标签,在“文本控制”下选中“缩小字体填充”复选框,并单击“确定”按钮
;此后,当你在这些单元格中输入数据时,如果输入的数据长度超过了单元格的宽度,
ExcelXP能够自动缩小字符的大小把数据调整到与列宽一致,以使数据全部显示在单元
格中。
如果你对这些单元格的列宽进行了更改,则字符可自动增大或缩小字号,以适应
新的单元格列宽,但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变。
7、快速输入多个重复数据
在使用ExcelXP工作表的过程中,我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入,无
疑工作量是巨大的。
现在我们可以借助ExcelXP的“宏”功能,来记录首次输入需要重
复输入的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程赋值到一个组合键或工具栏的按钮
上,当按下组合键时,计算机就会重复所记录的操作。
使用宏功能时,我们可以按照以下
步骤进行操作:
首先打开工作表,在工作表中选中要进行操作的单元格;接着再用鼠标
单击菜单栏中的“工具”菜单项,并从弹出的下拉菜单中选择“宏”子菜单项,并从随
后弹出的下级菜单中选择“录制新宏”命令;设定好宏后,我们就可以对指定的单元
格,进行各种操作,程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。
8、快速处理多个工作表
有时我们需要在ExcelXP中打开多个工作表来进行编辑,但无论打开多少工作表,
在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑,编辑好了以后再依次编辑下一个工作表,
如果真是这样操作的话,我们倒没有这个必要同时打开多个工作表了,因为我们同时打
开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的,那么我们该如何实现这样
的操作呢?
您可采用以下方法:
首先按住“Shift"键或“Ctrl"键并配以鼠标操作,在
工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,然后就可以对其实行多方面的批
量处理;接着在选中的工作表标签上按右键弹出快捷菜单,进行插入和删除多个工作表
的操作;然后在“文件”菜单中选择“页面设置……”,将选中的多个工作表设成相同
的页面模式;再通过“编辑”菜单中的有关选项,在多个工作表范围内进行查找、替
换、定位操作;通过“格式”菜单中的有关选项,将选中的多个工作表的行、列、单元
格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏操作;接着在“工具”菜单中选择“选
项……”,在弹出的菜单中选择“视窗”和“编辑”按钮,将选中的工作表设成相同的
视窗样式和单元格编辑属性;最后选中上述工作表集合中任何一个工作表,并在其上完
成我们所需要的表格,则其它工作表在相同的位置也同时生成了格式完全相同的表格。
高效办公Excel排序方法"集中营"
排序是数据处理中的经常性工作,Excel排序有序数计算(类似成绩统计中的名
次)和数据重排两类。
本文以几个车间的产值和名称为例,介绍Excel2000/XP的数据
排序方法。
一、数值排序
1.RANK函数
RANK函数是Excel计算序数的主要工具,它的语法为:
RANK(number,ref,
order),其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格,ref是对参与计算的数字
单元格区域的绝对引用,order是用来说明排序方式的数字(如果order为零或省略,则
以降序方式给出结果,反之按升序方式)。
例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值,计算各车间产值排名的方法是:
在F2单元格内输入公式“=RANK(E2,$E$2:
$E$4)”,敲回车即可计算出铸造车间的
产值排名是2。
再将F2中的公式复制到剪贴板,选中F3、F4单元格按Ctrl+V,就能计算
出其余两个车间的产值排名为3和1。
如果B1单元格中输入的公式为“=RANK(E2,
$E$2:
$E$4,1)”,则计算出的序数按升序方式排列,即2、1和3。
需要注意的是:
相同数值用RANK函数计算得到的序数(名次)相同,但会导致后续
数字的序数空缺。
假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同,则按本法计算出的排名
分别是3、3和1(降序时)。
2.COUNTIF函数
COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目,它的语法为COUNTIF
(range,criteria)。
其中range为参与统计的单元格区域,criteria是以数字、表达
式或文本形式定义的条件。
其中数字可以直接写入,表达式和文本必须加引号。
仍以图1为例,F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF($E$2:
$E$4,">"&E2)
+1”。
计算各车间产值排名的方法同上,结果也完全相同,2、1和3。
此公式的计算过程是这样的:
首先根据E2单元格内的数值,在连接符&的作用下产生
一个逻辑表达式,即“>176.7”、“>167.3”等。
COUNTIF函数计算出引用区域内符合
条件的单元格数量,该结果加一即可得到该数值的名次。
很显然,利用上述方法得到的
是降序排列的名次,对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。
3.IF函数
Excel自身带有排序功能,可使数据以降序或升序方式重新排列。
如果将它与IF函
数结合,可以计算出没有空缺的排名。
以图1中E2、E3、E4单元格的产值排序为例,具
体做法是:
选中E2单元格,根据排序需要,单击Excel工具栏中的“降序排序”或“升序
排序”按钮,即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。
假如数据是按产值由大到小(降序)排列的,而您又想赋予每个车间从1到n(n为
自然数)的排名。
可以在G2单元格中输入1,然后在G3单元格中输入公式“=IF
(E3=E2,G3,G3+1)”,只要将公式复制到G4等单元格,就可以计算出其他车间的产
值排名。
二、文本排序
选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序,Excel提供了比较好的解决办法。
如果您
要将图1数据表按车间名称的笔划排序,可以使用以下方法:
选中排序关键字所在列
(或行)的首个单元格(如图1中的A1),单击Excel“数据”菜单下的“排序”命令,
再单击其中的“选项”按钮。
选中“排序选项”对话框“方法”下的“笔画排序”,再
根据数据排列方向选择“按行排序”或“按列排序”,“确定”后回到“排序”对话框
(图2)。
如果您的数据带有标题行(如图1中的“单位”之类),则应选中“有标题
行”(反之不选),然后打开“主要关键字”下拉列表,选择其中的“单位”,选中排
序方式(“升序”或“降序”)后“确定”,表中的所有数据就会据此重新排列。
此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序,请读者自行摸索。
三、自定义排序
如果您要求Excel按照“金工车间”、“铸造车间”和“维修车间”的特定顺序重
排工作表数据,前面介绍的几种方法就无能为力了。
这类问题可以用定义排序规则的方
法解决:
首先单击Excel“工具”菜单下的“选项”命令,打开“选项”对话框中的“自
定义序列”选项卡(图3)。
选中左边“自定义序列”下的“新序列”,光标就会在右
边的“输入序列”框内闪动,您就可以输入“金工车间”、“铸造车间”等自定义序
列了,输入的每个序列之
间要用英文逗号分隔,或者每输入一个序列就敲回车。
如果序列已经存在于工作表
中,可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”,这些序列就会被自动加入“输入序
列”框。
无论采用以上哪种方法,单击“添加”按钮即可将序列放入“自定义序列”中
备用(图3)。
使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似,只是您要打开“排序选项”对话
框中的“自定义排序次序”下拉列表,选中前面定义的排序规则,其他选项保持不动。
回到“排序”对话框后根据需要选择“升序”或“降序”,“确定”后即可完成数据的
自定义排序。
需要说明的是:
显示在“自定义序列”选项卡中的序列(如一、二、三等),均可
按以上方法参与排序,请读者注意Excel提供的自定义序列类型。
谈谈Excel输入的技巧
在Excel工作表的单元格中,可以使用两种最基本的数据格式:
常数和公式。
常
数是指文字、数字、日期和时间等数据,还可以包括逻辑值和错误值,每种数据都有它
特定的格式和输入方法,为了使用户对输入数据有一个明确的认识,有必要来介绍一下
在Excel中输入各种类型数据的方法和技巧。
一、输入文本
Excel单元格中的文本包括任何中西文文字或字母以及数字、空格和非数字字符的
组合,每个单元格中最多可容纳32000个字符数。
虽然在Excel中输入文本和在其它应用
程序中没有什么本质区别,但是还是有一些差异,比如我们在Word、PowerPoint的表格
中,当在单元格中输入文本后,按回车键表示一个段落的结束,光标会自动移到本单元
格中下一段落的开头,在Excel的单元格中输入文本时,按一下回车键却表示结束当前
单元格的输入,光标会自动移到当前单元格的下一个单元格,出现这种情况时,如果你
是想在单元格中分行,则必须在单元格中输入硬回车,即按住Alt键的同时按回车键。
二、输入分数
几乎在所有的文档中,分数格式通常用一道斜杠来分界分子与分母,其格式为“分
子/分母”,在Excel中日期的输入方法也是用斜杠来区分年月日的,比如在单元格中输
入“1/2”,按回车键则显示“1月2日”,为了避免将输入的分数与日期混淆,我们在
单元格中输入分数时,要在分数前输入“0”(零)以示区别,并且在“0”和分子之间
要有一个空格隔开,比如我们在输入1/2时,则应该输入“01/2”。
如果在单元格中输
入“81/2”,则在单元格中显示“81/2”,而在编辑栏中显示“8.5”。
三、输入负数
在单元格中输入负数时,可在负数前输入“-”作标识,也可将数字置在()括号
内来标识,比如在单元格中输入“(88)”,按一下回车键,则会自动显示为
“-88”。
四、输入小数
在输入小数时,用户可以向平常一样使用小数点,还可以利用逗号分隔千位、百万
位等,当输入带有逗号的数字时,在编辑栏并不显示出来,而只在单元格中显示。
当你
需要输入大量带有固定小数位的数字或带有固定位数的以“0”字符串结尾的数字时,
可以采用下面的方法:
选择“工具”、“选项”命令,打开“选项”对话框,单击“编
辑”标签,选中“自动设置小数点”复选框,并在“位数”微调框中输入或选择要显示
在小数点右面的位数,如果要在输入比较大的数字后自动添零,可指定一个负数值作为
要添加的零的个数,比如要在单元格中输入“88”后自动添加3个零,变成“88
000”,就在“位数”微调框中输入“-3”,相反,如果要在输入“88”后自动添加3
位小数,变成“0.088”,则要在“位数”微调框中输入“3”。
另外,在完成输入带有
小数位或结尾零字符串的数字后,应清除对“自动设置小数点”符选框的选定,以免影
响后边的输入;如果只是要暂时取消在“自动设置小数点”中设置的选项,可以在输入
数据时自带小数点。
五、输入货币值
Excel几乎支持所有的货币值,如人民币(¥)、英镑(£)等。
欧元出台以后,
Excel2000完全支持显示、输入和打印欧元货币符号。
用户可以很方便地在单元格中输
入各种货币值,Excel会自动套用货币格式,在单元格中显示出来,如果用要输入人民
币符号,可以按住Alt键,然后再数字小键盘上按“0165”即可。
六、输入日期
Excel是将日期和时间视为数字处理的,它能够识别出大部分用普通表示方法输入
的日期和时间格式。
用户可以用多种格式来输入一个日期,可以用斜杠“/”或者“-”
来分隔日期中的年、月、日部分。
比如要输入“2001年12月1日”,可以在单元各种输
入“2001/12/1”或者“2001-12-1”。
如果要在单元格中插入当前日期,可以按键盘上
的Ctrl+;组合键。
七、输入时间
在Excel中输入时间时,用户可以按24小时制输入,也可以按12小时制输入,这两
种输入的表示方法是不同的,比如要输入下午2时30分38秒,用24小时制输入格式为:
2:
30:
38,而用12小时制输入时间格式为:
2:
30:
38p,注意字母“p”和时间之间有一
个空格。
如果要在单元格中插入当前时间,则按Ctrl+Shift+;键。
了解Excel公式的错误值
经常用Excel的朋友可能都会遇到一些莫名奇妙的错误值信息:
#N/A!
、#VALUE
!
、#DIV/O!
等等,出现这些错误的原因有很多种,如果公式不能计算正确结果,
Excel将显示一个错误值,例如,在需要数字的公式中使用文本、删除了被公式引用的
单元格,或者使用了宽度不足以显示结果的单元格。
以下是几种常见的错误及其解决方
法。
1.#####!
原因:
如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,或者单元格的日期时间公式产
生了一个负值,就会产生#####!
错误。
解决方法:
如果单元格所含的数字、日期或时间比单元格宽,可以通过拖动列表之间的
宽度来修改列宽。
如果使用的是1900年的日期系统,那么Excel中的日期和时间必须为
正值,用较早的日期或者时间值减去较晚的日期或者时间值就会导致#####!
错误。
如
果公式正确,也可以将单元格的格式改为非日期和时间型来显示该值。
2.#VALUE!
当使用错误的参数或运算对象类型时,或者当公式自动更正功能不能更正公式时,将产
生错误值#VALUE!
。
原因一:
在需要数字或逻辑值时输入了文本,Excel不能将文本转换为正确的数据类
型。
解决方法:
确认公式或函数所需的运算符或参数正确,并且公式引用的单元格中包含有
效的数值。
例如:
如果单元格A1包含一个数字,单元格A2包含文本"学籍",则公式
"=A1+A2"将返回错误值#VALUE!
。
可以用SUM工作表函数将这两个值相加(SUM函数忽略
文本):
=SUM(A1:
A2)。
原因二:
将单元格引用、公式或函数作为数组常量输入。
解决方法:
确认数组常量不是单元格引用、公式或函数。
原因三:
赋予需要单一数值的运算符或函数一个数值区域。
解决方法:
将数值区域改为单一数值。
修改数值区域,使其包含公式所在的数据行或
列。
3.#DIV/O!
当公式被零除时,将会产生错误值#DIV/O!
。
原因一:
在公式中,除数使用了指向空单元格或包含零值单元格的单元格引用(在
Excel中如果运算对象是空白单元格,Excel将此空值当作零值)。
解决方法:
修改单元格引用,或者在用作除数的单元格中输入不为零的值。
原因二:
输入的公式中包含明显的除数零,例如:
=5/0。
解决方法:
将零改为非零值。
4.#NAME?
在公式中使用了Excel不能识别的文本时将产生错误值#NAME?
。
原因一:
删除了公式中使用的名称,或者使用了不存在的名称。
解决方法:
确认使用的名称确实存在。
选择菜单"插入"|"名称"|"定义"命令,如果所需
名称没有被列出,请使用"定义"命令添加相应的名称。
原因二:
名称的拼写错误。
解决方法:
修改拼写错误的名称。
原因三:
在公式中使用标志。
解决方法:
选择菜单中"工具"|"选项"命令,打开"选项"对话框,然后单击"重新计算"
标签,在"工作薄选项"下,选中"接受公式标志"复选框。
原因四:
在公式中输入文本时没有使用双引号。
解决方法:
Excel将其解释为名称,而不理会用户准备将其用作文本的想法,将公式中
的文本括在双引号中。
例如:
下面的公式将一段文本"总计:
"和单元格B50中的数值合
并在一起:
="总计:
"&B50
原因五:
在区域的引用中缺少冒号。
解决方法:
确认公式中,使用的所有区域引用都使用冒号。
例如:
SUM(A2:
B34)。
5.#N/A
原因:
当在函数或公式中没有可用数值时,将产生错误值#N/A。
解决方法:
如果工作表中某些单元格暂时没有数值,请在这些单元格中输入"#N/A",公
式在引用这些单元格时,将不进行数值计算,而是返回#N/A。
6.#REF!
当单元格引用无效时将产生错误值#REF!
。
原因:
删除了由其他公式引用的单元格,或将移动单元格粘贴到由其他公式引用的单元
格中。
解决方法:
更改公式或者在删除或粘贴单元格之后,立即单击"撤消"按钮,以恢复工作
表中的单元格。
7.#NUM!
当公式或函数中某个数字有问题时将产生错误值#NUM!
。
原因一:
在需要数字参数的函数中使用了不能接受的参数。
解决方法:
确认函数中使用的参数类型正确无误。
原因二:
使用了迭代计算的工作表函数,例如:
IRR或RATE,并且函数不能产生有效的
结果。
解决方法:
为工作表函数使用不同的初始值。
原因三:
由公式产生的数字太大或太小,Excel不能表示。
解决方法:
修改公式,使其结果在有效数字范围之间。
8.#NULL!
当试图为两个并不相交的区域指定交叉点时将产生错误值#NULL!
。
原因:
使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用。
解决方法:
如果要引用两个不相交的区域,请使用联合运算符逗号(,)。
公式要对两
个区域求和,请确认在引用这两个区域时,使用逗号。
如:
SUM(A1:
A13,D12:
D23)。
如果没有使用逗号,Excel将试图对同时属于两个区域的单元格求和,但是由于A1:
A13
和D12:
D23并不相交,所以他们没有共同的单元格。
在Excel中快速查看所有工作表公式
只需一次简单的键盘点击,即可可以显示出工作表中的所有公式,包括Excel用
来存放日期的序列值。
要想在显示单元格值或单元格公式之间来回切换,只需按下CTRL+`(位于TAB键上
方)。
EXCEL2000使用技巧十招
1、Excel文件的加密与隐藏
如果你不愿意自己的Excel文件被别人查看,那么你可以给它设置密码保护,采用
在保存文件时用加密的方法就可以实现保护目的,在这里要特别注意的是,自己设定的
密码一定要记住
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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