印章、证照管理制度.doc
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印章、证照管理制度.doc
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公司印章、证件管理制度
一、总则
公司印章、证件是对内、对外行使权力的标志,也是公司名称的法律体现。
印章与证照是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具;为进一步规范公司所有印章、证照的安全使用及管理,维护印章与证照的严肃性,提高各相关使用环节的工作效率,从而使公司印章、证件的管理规范化、制度化,现结合公司实际情况,制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司各部门所有的印章和证照。
三、印章、证照分类
1.公司公章包括:
行政公章、董事会公章、监事会公章、工会公章、党支部公章、合同专用章;董事长、总经理私章。
2.公司证照包括:
营业执照(正本1份、副本2份)、融资许可证、法人身份证。
3.财务用章包括:
财务专用章、法定代表人私章。
4.财务常用证照包括:
银行开户许可证、信用代码证。
四、印章、证照管理部门
1.行政公章、董事会公章、监事会公章、工会公章、党支部公章、合同专用章;董事长、总经理私章;营业执照、法人身份证由综合管理部负责管理。
2.财务专用章、法定代表人私章、银行开户许可证、信用代码证由财务部负责管理。
五、印章的制发、改刻与废止
1.公司印章的制发、改刻、废止,由综合管理部或财务部按照公章分管范围,按需提出,经董事长批准后,方可执行。
2.如遇印章遗失、损毁、被盗等情况时,综合管理部或财务部应迅速向公司领导汇报,并及时采取补救措施,依法公告作废;同时,根据情况办理补刻手续。
因遗失、被盗等造成的损失,由综合管理部或财务部印章专管员负全部责任。
六、印章、证照的使用
1.公司印章、证照原则上不允许随意带出公司,确因工作需要将印章或证照带出使用的,应按规定填写《外带公章(证件)使用申请表》(附件一),外带公章、证件审批流程如下:
申请部门详细填写《申请表》→申请部门负责人签字→申请部门自行提交公司领导审批→将审批后的《申请表》交由综合管理部或财务部备案→综合管理部或财务部借出分管印章、证照→申请部门归还印章、证照→综合管理部或财务部检查印章、证照的完整性并签收。
2.使用印章时,用印人员应填写《印章使用登记表》(附件二),经综合管理部或财务部印章专管员审批同意后,方可予以盖章。
3.印章专管员对不符合用印手续、用印文件内容与审批件不符的,或不符合证照办理程序的,有权拒绝办理并及时告知使用部门负责人。
4.盖章确保规范、清晰,上不压正文,下骑年盖月。
5.任何部门和个人一律不得在空白介绍信或空白纸上盖印;如因工作需要或其它特殊情况确需开具时,必须经公司领导批准后方可用印。
七、印章专管员的职责与义务
1.综合管理部和财务部应各设印章专管员1名,印章专管员对印章的保管和使用负全责。
2.印章专管员每天下班前应检查印章是否齐全,并将印章锁进保险柜内,妥善保管,不得将印章置放在外。
3.印章专管员因事、病、休假等原因不在岗时,应指定他人代管印章,印章专管员要向代管人员交接工作,交代用印注意事项;交接后,印章管理由代管人承担责任。
4.印章专管员要坚持原则,遵守保密规定,严格照章用印;未按批准权限用印或用印审批手续不全的,印章专管员应不予用印;经办人拒绝印章专管员审核文件内容或审批手续的,印章专管员可拒绝用印并报告领导处理。
5.印章专管员用印盖章位置要准确、恰当,印迹要端正清晰,印章的名称与用印件的落款要一致,不漏盖、不多盖。
6.印章专管员不得擅自用印,一经发现,严肃处理;若因擅自用印导致公司遭受经济损失时,由其承担全部赔偿责任并按公司管理规定进行处罚。
7.印章专管员为公司涉密人员,违反保密义务泄漏公司信息的,公司有权追究其责任。
附件:
附件1《外带公章(证件)使用申请表》
附件2《印章使用登记表》
4
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