财务印章使用及管理细则.docx
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财务印章使用及管理细则
NN证券股份有限公司财务印章
使用及管理细则
第一章总则
第一条为规范NN证券股份有限公司(以下简称“公司”)财务印章管理和使用,防范资金风险,根据《NN证券股份有限公司印章管理办法》和公司实际情况,制定本细则。
第二条本细则适用公司总部各部门和各分支机构,子公司可参照执行。
第二章财务印章的种类和保管人
第三条财务印章的种类
(一)公司总部财务印章包括财务专用章、发票专用章、公司法定代表人名章和财务负责人名章等;
(二)分支机构财务印章包括财务专用章、发票专用章、分支机构负责人名章等;
(三)本细则中的公司法定代表人名章、分支机构负责人名章,是指属于银行预留印鉴的人名章。
第四条公司总部财务印章的保管人
(一)公司总部属于开户银行预留印鉴的财务专用印章及人名章共有三套,分别由财务部、运营管理部、基金业务部在相关范围内使用。
(二)财务部或运营管理部使用的财务专用章由部门负责人指定的除出纳人员以外的专人保管,基金业务部使用的财务专用章由总经理办公室专人保管;
(三)财务部或运营管理部使用的公司法定代表人名章由部门负责人或其指定的除出纳人员以外的专人保管,基金业务部使用的法定代表人名章由总经理办公室专人保管;
(四)财务负责人名章由财务部负责人或其指定的除出纳人员以外的专人保管;
(五)发票专用章由税务主办人员保管。
第五条分支机构财务印章的保管人
(一)一般情况下,财务专用章和发票专用章由财务主管保管;兼职财务主管不在营业部当地的,应由运营总监保管,未设立运营总监的分支机构,可由机构负责人及财务主管共同指定除出纳人员以外的专人保管;
(二)分支机构负责人名章由分支机构负责人或其指定的除出纳人员以外的专人保管。
第六条为防范风险,银行重要单证、属于银行预留印鉴的财务专用章及人名章,必须由三人分开保管;空白发票及发票专用章也必须由两人分开保管;在任何情况下,严禁一人保管拨付资金或开立发票所需的全部印章、重要单证。
第三章财务印章的使用范围
第七条属于开户银行预留印鉴的财务专用印章及人名章的使用一般限于以下内容:
(一)常规事项
1、符合授权审批程序的相关资金收付;
2、银行对账单确认;
3、正常经营范围内开具收据;
4、已获公司批准在银行或中国登记结算公司开户、销户、年检、变更、办理网银等提供业务资料;
5、由公司发出的询证函;
6、已经过审批同意的纳税事项。
(二)需经审批事项
1、向证券监管部门、审计机构、税务局、统计局、行政部门提供的财务报表、账簿、财务资料、会计凭证复印件以及纳税资料等;
2、办理住房公积金、养老保险、失业保险等社会保险相关事项需提供的财务资料、证明等;
3、向外单位回复询证函;
4、其它财务事项。
第八条财务专用章只能用于财务收支、银行结算、纳税申报等财务事项,严禁财务专用章替代公章、合同章等其他印章使用。
非财务部门职责范围内的经营事项,一律不得使用财务专用章;严禁在空白收、付款凭证及空白支票上加盖财务专用章。
第九条发票专用章仅用于公司发票购领、开具、增版、增量等发票相关事宜。
第四章财务印章的审批
第十条财务专用章在第七条第
(一)款情形下使用的,由印章保管人在授权范围内使用,无需再次审批且无需在《NN证券股份有限公司财务印章使用登记表》(附表二)登记。
财务专用章在第七条第
(二)款第1至3项情形下使用的,经办人应填制《NN证券股份有限公司申请使用财务印章审批表》(附表一),在分支机构由分支机构负责人、财务主管审批,在总部由申请部门负责人、相关财务人员(仅限申请使用财务部保管的印章)、印章保管部门负责人审批后方可使用财务专用章;同时需在《NN证券股份有限公司财务印章使用登记表》登记。
除上述情形外,各单位使用财务专用章必须由经办人填制《NN证券股份有限公司申请使用财务印章审批表》,在分支机构由分支机构负责人、财务主管签字后传真至财务部负责人或其指定专人审批,在总部由申请部门负责人、相关财务人员(仅限申请使用财务部保管的印章)、印章保管部门负责人审批后方可使用财务专用章;同时需在《NN证券股份有限公司财务印章使用登记表》登记。
第十一条发票专用章保管人可在经审批开具的发票上加盖发票专用章。
发票专用章用于其他发票相关事宜,在分支机构需分支机构负责人及财务主管审批;在公司总部需经税务主办人员及财务部负责人审批后方可用印。
第五章财务印章的管理
第十二条财务印章保管人应认真、负责,对财务印章的安全保管、合理使用、登记及存档完整留存负有直接责任。
第十三条财务印章保管人临时请假或岗位调整,涉及印章的领用、交接,应及时填写《NN证券股份有限公司财务印章保管登记表》(附件三)做好交接手续。
第十四条财务印章应放置在加锁、安全、牢固的箱子或柜子中,使用后要及时收存锁好,不得随处放置。
第十五条财务印章由保管人负责现场用印,任何单位和个人不得擅自带出单位使用。
特殊情况确需要外携使用的,应在《NN证券股份有限公司申请使用财务印章审批表》上写明外出使用的时间、地点、原因。
分支机构外携使用财务专用章用于常规事项时须经机构负责人批准,分支机构外携财务专用章用于需经审批事项时除经机构负责人批准外,还需报财务部负责人或其指定专人批准;总部外携使用财务专用章须经印章保管部门负责人批准;外携使用发票专用章审批程序与正常申请使用发票专用章程序一致;外出用印应由财务印章保管人或其指定专人及业务经办人双人现场监印,同时做好用印的登记、存档工作。
第十六条财务印章的申请、刻制
(一)公司总部财务印章由使用部门向公司总经理办公室提出申请,报经公司领导批准后由公司总经理办公室统一刻制。
(二)各分支机构需用财务印章的应向公司财务部提出申请,经批准后由各分支机构文书(非财务人员)负责依据国家和公司的有关规定在公安机关指定单位刻制。
(三)财务印章刻制后,印章刻制人员应向印章保管人员办理好交接手续,并及时填写《NN证券股份有限公司财务印章保管登记表》。
(四)财务印章所使用的字体、材质及样式依据当地相关主管部门的要求执行,当地没有要求的根据《NN证券股份有限公司印章管理办法》的有关规定执行。
第十七条财务印章的变更、销毁
(一)公司法定代表人、分支机构负责人变更,公司或分支机构因撤并、更名或业务变动等原因,财务印章应及时变更。
(二)财务印章停止使用的,应填写《NN证券股份有限公司财务印章保管登记表》,标明停用状态及原因,并留存停用印章的印模和停用时间。
(三)停用的财务印章应予以销毁。
销毁旧财务印章须报公司批准,并将公安机关出具的《销毁证明》自行留存备案,分支机构属地公安机关不出具《销毁证明》的,须在销毁申请中做相应说明。
第六章罚则
第十八条本细则的执行情况将纳入相关单位及单位负责人的考核。
第十九条有下列行为之一的,公司将视情节及影响轻重,追究相关责任人的责任。
(一)私刻财务印章,违规使用财务印章的;
(二)财务印章使用不当、保管不善造成公司损失的;
(三)超越职权范围、用印范围、业务范围,违反规定用印的;
(四)违反业务操作程序,不按规定用印的;
(五)在划款申请中,故意隐瞒真实情况或不完整提供相关资料骗取支付款项的;
(六)违反规定,在空白授权书、承诺书、介绍信、证明、合同、函等文件上随意加盖财务印章的。
第七章附则
第二十条本细则自下发之日起执行。
第二十一条本细则没有规定的其他事项,参照《NN证券股份有限公司印章管理办法》、《NN证券股份有限公司营业部印章使用管理办法》、《NN证券股份有限公司增值税发票管理办法》及公司其他规章制度执行。
第二十二条本细则由公司财务部负责解释与修订。
附表一:
NN证券股份有限公司申请使用财务印章审批表(总部)
申请用章事项:
申请使用印章名称:
□财务专用章□发票专用章
□银行预留印鉴的人名章□其它:
用印枚数:
申请机构名称:
经办人签名、联系电话及日期:
申请机构负责人签名及日期:
财务人员、印章保管门负责人签名及日期:
附表一:
NN证券股份有限公司申请使用财务印章审批表(分支机构)
申请用章事项:
申请使用印章名称:
□财务专用章□发票专用章
□银行预留印鉴的人名章□其它:
用印枚数:
分支机构名称:
经办人签名、联系电话及日期:
分支机构负责人签名及日期:
财务主管签名及日期:
财务部负责人或其指定专人签名及日期:
附表二
NN证券股份有限公司财务印章使用登记表(印章名称)
日期
部门
印章使用事项
枚数
批准人
经办人
是否归档
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
欠
(备注:
此表格可以打印也可以手工填写,如手写,请注意字体工整易于辨认,归档文件时请将“欠”划掉,在斜线右侧标明“是”或“否”,暂时无法归档时,最右侧表格不填写。
)
附表三:
NN证券股份有限公司财务印章保管登记表
印模
印章状态
日期
交接记录
□新刻制
□正常使用
□停用封存
□销毁
□其它:
年月日
移交人:
日期:
接收人:
日期:
监交人:
日期:
□新刻制
□正常使用
□停用封存
□销毁
□其它:
年月日
移交人:
日期:
接收人:
日期:
监交人:
日期:
□新刻制
□正常使用
□停用封存
□销毁
□其它:
年月日
移交人:
日期:
接收人:
日期:
监交人:
日期:
备注:
1、每个印章状态发生变化,在此表上增加一条记录,每次都应做好登记、交接手续。
2、此表格复制一式两份,交接双方各一份留存备查;公司档案室留存整套登记表。
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