环境质量管理标准程序文件8.docx
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环境质量管理标准程序文件8.docx
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1.目的:
为规范管理体系文件的制定、分发、修改、废除、保管,有效地控制文件,确保各部门能及时使用文件的现行版本,保证管理体系的有效运行。
2.范围:
本程序适用于公司管理体系文件的管理。
3.职责:
3.1.最高管理者负责审批管理手册、程序文件。
3.2.管理者代表负责审核管理手册及程序文件。
3.3.办公室负责编制、修订管理手册和程序文件。
3.4.办公室负责发放管理手册和程序文件及保存原件。
3.5.各部门负责编制、评审、修订、发放和保存本部门作业指导书及记录。
4.控制要求:
4.1.文件的编制与审批
4.1.1管理手册由办公室编制,由管理者代表审核,报最高管理者审批。
管理手册初版由最高管理者签发颁布令。
4.1.2根据程序文件管理的需要,由客户服务中心组织各部门开展编制、评审和修订工作,并由管理者代表审核、最高管理者审批。
4.1.3作业指导书由各部门根据相关程序的要求编制,并经部门负责人审批。
4.1.4体系文件应字迹清楚,注明版次、编制或修订日期。
4.1.5文件自发布之日起生效实施,并自新版发布之日起旧版自动失效。
4.2.文件的编码
5. 管理手册编号为**/SC,手册中各章节以编号XX区分。
**Q/E/SC
4.2.2程序文件的编码
**EMS/QMS/QMSCX-□□□□
4.2.3作业指导书文件的编码
**EMS/QMS/QMSZDS-□□□□-□
4.2.4有关表格(单)的编码
4.2.4.1手册中表格(单)编码
**EMS/QMS/QMS**-□
4.2.4.2程序文件中表格(单)编码
4.2.4.2.1运行控制程序和应急准备与响应程序中表格(单)编码:
**EMS/QMS/CX-□□□□□
4.2.4.2.2其他程序文件中表格(单)编码:
**EMS/QMS/CX-□□□□
4.2.4.3作业指导书中表格(单)编码
**EMS/QMS/CX-□□□□-□ □
4.3.文件的状态
文件分为“受控”和“非受控”两种文件。
“受控”文件是经过正式的批准,具有唯一标识,受到控制的文件。
4.4.文件的发放
4.4.1对管理手册、程序文件等受控文件,办公室统一加盖“受控”印章
及公章。
为便于追溯,每份受控文件只有唯一的受控号。
4.4.2办公室确定管理手册、程序文件的发放对象,并将受控标识的文件发放到使用部门。
发放过程中,文件发放和接收部门要在《文件收发清单》上做好记录。
4.4.3各部门作业指导书由本部门自行负责按4.4.1及4.4.2的规定发放。
4.4.4 重要控制的岗位都要得到现行有效文件。
4.5.文件的评审、修订
4.5.1办公室负责组织相关部门,根据管理体系的运行情况,在每年内审时对管理手册和程序文件的适用性和充分性进行评审,并在下列情况下不定期进行评审:
①适用法律法规变更时;②方针更改时;③重大环境因素及变更时;④不符合项进行整改时;⑤组织机构变更时。
4.5.2各部门根据本部门体系的运行情况,对作业指导书进行不定期评审:
①日常对不符合项进行整改时;②法律法规变更时;③工作内容发生变更时;④程序文件发生改变时。
4.5.3各部门发现管理手册及程序文件有不适合之处时,应提出更改建议,经原文件管理部门审核后报原文件批准人审批。
4.5.4文件评审后,如有问题需要通过管理评审进行解决的内容,由管理者代表提交到管理评审会,最终由最高管理者进行决策。
4.5.5管理手册的修订由办公室负责;程序文件的修订由办公室组织有关部门进行;作业指导书的修订有关部门自行负责。
文件修订后的审核、批准等均按原文件规定进行。
4.5.6更改后的文件按原文件发放的办法进行管理。
发放新文件时,将旧文件收回,并在《文件收发清单》的备注栏内注明。
对需要留存作为参考的原文件,应在原文件上加盖“作废”印章,并与现行文件分开。
4.5.7管理体系文件更改时,要在文件更改履历表上注明更改情况。
管理体系文件更改一般采用换版或换页的方法进行,并以版/次记录更改次数。
4.5.8管理体系文件的修改范围超过1/3时,或审核、审批人员更改时即应更新版次,注明修订日期,其他情况只需注明修订日期采取换页方式即可。
4.6.文件的管理
4.6.1文件审批后,由客户服务中心负责对手册及程序文件原件进行妥善保管,
以便于查阅和借阅。
各部门负责对本部门作业指导书原件的管理。
4.6.2各部门在接收管理手册、程序文件后,要妥善保存。
不得随意外借或复印,要由专人保管。
4.6.3查阅和借阅文件,需经文件管理部门同意并做好记录,借阅文件时间一般不得超过5天。
4.6.4当文件遗失或破损影响使用时,文件使用人应到文件管理部门提出申请,破损的文本要同时交回,办理补发。
4.6.5凡是失效的文件,原文件发放部门应及时采取措施收回处置,防止沿用。
4.6.6文件使用人调离工作岗位或退休时,应交回领用的文件。
4.6.7废止需留存的文件保存期为3年,过期文件由文件管理部门负责处理。
4.6.8法律法规类文件的登记、发放、管理由办公室负责,应保证有关部门获得相关的法律法规类文件,并做好发放记录。
4.6.9记录类管理要求同上述规定。
5.相关文件和记录
5.1.文件收发清单
5.2.受控文件清单
5.3.文件发放回收记录
5.4.作废文件记录清单
5.5.文件销毁清单
5.6.**/CX-5400记录控制程序
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