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模板公文写作授课辅导提纲
公文写作授课辅导提纲
公文写作应注意和把握的问题
同志们:
大家晚上好!
首先感谢人力资源部徐总经理,给我提供这次学习锻炼的机会。
说实在的受领任务后,心里有一种诚惶诚恐感觉,考虑有二,一是由于自己能力水平有限,害怕讲不好而误人子弟;二是大家都很忙,将不到点子上而耽误大家宝贵的时间。
讲课中,有不到的地方,敬请大家批评指正。
下面根据培训计划安排和要求,大约利用1个小时左右的时间,与大家一起学习探讨在公文写作中应注意和把握的问题。
一提到公文写作,大家可能会感到公文写作比较枯燥没有意思,其实公文写作是一种程式化的写作,这种程式化的写作,本身就是对一个人个性和个人文采的一种限制,所以大家会感到没有意思。
其实,正是这种限制,使得公文写作本身有规律可循,反而这样更容易让大家接受和掌握。
接下来,我就与大家一起来探讨如何轻松搞定公文写作。
今天主要讲三个部分内容。
第一:
讲一讲公文的定义、作用、种类;第二:
讲一讲拟制公文需要注意的问题;第三:
讲一讲常用的几种公文。
这里,我强调一下,我今天所讲的公文,都是主要是针对我们公司内部的公文,所以可能与大家平时在大学课堂学到的东西有一定的区别。
第一、公文的定义、作用、种类
(一)公文的定义
公文,其实是公务文书的简称。
它有广义和狭义之分。
广义的公文是指在公务活动中用以上传下达、处理问题、反映情况、联系、商洽工作的具有特定效力和惯用体式的文书。
狭义的公文,则专指党政机关、企事业单位等实施领导、处理公务中形成的具有特定效力和规范体系的文书。
这说明公文式非常重要的,他代表是一个单位或者部门甚至是公司的形象,文稿中不能带有太多的个人色彩和情感的语言文字出现,因为公文本身带有一定的限制性作用。
(二)公文的作用
从大的方面是指挥策令、行文规范、宣传教育、传递信息、联系公务、凭证记载;从小处说他是一个单位、一个部门综合水平或个人综合素质的反映。
我们写出去的公文不仅代表单位或公司,而且还代表你个人一个素质,所以大家在平时的公文写作时,要注意。
(三)公文的种类
2012年4月16日中央办公厅和国务院办公厅颁布了《党政机关机关公文处理工作条例》规定,公文分为15种,即决议、决定、命令(令)、公告、公报、通告、通知、通报、意见、报告、请示、批复、函、议案、会议纪要。
按照行文样式分可分上行文、下行文、平行文三种,对于我们华东公司内部来这三种行文样式用的是最多的。
上行文主要分请示、报告两种,下行文主要分通知、批复;平行文主要是函。
二、拟制公文需要注意的问题
(一)标题问题
公文标题通常由发文机关(可神略)、事由和文种三个要素组成,要做到准确、简洁、齐全和美观,用2号小标宋体,一般不超过20字。
标题准确是指事由部分对公文内容的概括要准确,文种使用也要准确;简洁是指要尽可能简要概括出公文的基本内容;齐全是指尽可能地载明发文机关名称、事由和文种三个要素,一般不宜随意省略;美观是指要在文面上将拟制出的标题加以排列设置,使之清晰整洁,醒目匀称,给人以美感。
标题中一般不出现标点符号,一下情况除外:
1.出现缩略语以及具有特定含义词语时用引号。
如“五四”、“3.15”等;
2.某一部分需要注释或说明时,用括号。
如工资制度改革方案(试行)
3.并列词语之间用的停顿,用顿号。
关于给***、***责任任免的通知
(二)文字问题
1.语言要准确严谨、简洁明快。
2.使用单位名称要规范。
若使用简称,正文出现第一次时要做好约定(以下简称*****)。
目前,我们华东公司的 家分子公司都有比较规范的简称,在公司内部发文时可以直接使用。
比如:
3.年份不能简写,有数字一律用阿拉伯数字。
4.文号引用要规范有序,先引标题后引文号。
年份用六角括号。
《关于》*****通知》。
5.与正文空一行再写附件。
附件:
1.**********
2.**********
6.所用公文都不应报领导个人。
一文一事。
(三)格式问题
公文一般由文头、紧急程度、秘密等级、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等要素组成。
1.份号:
是指公文印制份数的顺序号,指将同一文稿印制若干份时,对每份文件的顺序编号。
份号只在涉密公文中使用,目的是便于管理,防止遗失或泄密。
2.缓急:
根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“加急”、“特急”字样,平件无需注明。
如需标注紧急程度,一般用3号黑体字,顶格编排在公文版心左上角。
3.密级:
除无需标明密级的文件外,应分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”和保密期限。
如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在公文版心左上角第二行,保密期限中的数字用阿拉伯数字标准。
4.会签:
若文件内容与公司内部其他单位职责或业务有关,则需送相关单位会签。
相关部门在此栏签署会签意见。
5.主送、抄送:
★内部发文应使用简称,对外发文则使用全称。
★抄送单位一般写政府主管部门、集团公司、股份公司领导或者需要知晓该文件的单位。
★
★书写主送、抄送时,应先写外部单位,后写内部单位,先写级别高的单位,后写级别低的单位。
主送单位一般使用3号仿宋体字;抄送单位一般用4号仿宋体字。
如:
中国外运长航集团、华东公司各部室、各分、子公司、合资公司
(四)排版问题
1.公文用纸。
现在公文用纸统一为A4型,每面排22行,每行排28个字。
2.公文的页边与版心尺寸。
使用A4型纸时,公文用纸天头(也就是我们常说的上白边)为37mm,公文用纸订口(左边白)为28mm,下白边为35mm,右白边为26mm,版心尺寸为156mm*225mm(不含页码)。
3.排版规格。
标题一般用二号小标宋体字标识,位于红色反线下空一行,分一行或者多行居中排布;回行时,做到词意完整,排列对称,间距恰当。
正文部分一般用3号仿宋体,正文的位置编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空两个字,回行顶格。
正文最多可设四层小标题;其序号第一层用“一、”、“二、”、“三、”、……,第二层用“
(一)”、“
(二)”、“(三)”……,第三层用“1.”、“2.”、“3.”……,第四层用“
(1)”、“
(2)”、“(3)”……,分别按顺序编排;第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋字。
4.附件。
公文有附件的,在正文末尾空一行标识附件说明,用三号仿宋体字左空二字标识“附件”字样,后标全角冒号和名称,附件名称后不加标点符号,附件名称回行时与附件名称第一字对齐。
如有多个附件,应当使用阿拉伯数字编号(如“附件:
1.×××××××”),序号上下应当对齐。
5、署名。
署名用三号仿宋字标识。
单一机关制发的公文,署名位于正文右下方,成文日期在署名正下方适当位置标识。
印章上距正文一行之内,下压成文日期。
6、成文日期。
用三号仿宋体字,用阿拉伯数字标注全年、月、日(如2014年11月13日)。
三、讲一讲常用的几种公文写法及格式
我感到,我们华东公司日常工作中经常用的比较多的公文,主要有请示、报告、通知、批复等4种。
下面。
我就与大家一起来学习这4种文种的定义、写作思路和基本机构,以及注意事项。
(一)请示
1.定义。
请示是下级机关、或职能部门就某项工作、某个问题或开展某项活动提出自己的意见或建议,呈请上级机关和领导批准的一种上行公文。
切记,是上行文,不能对同级或者下级使用请示。
2.写作思路和基本结构。
(1)引语:
简要概括请示什么问题;
(2)主体:
为什么请示(主要包括基本情况、原因、依据、理由、可行性、必要性);请求批准的具体事项。
(3)结束语。
“妥否,请批示”或“妥否,请示”
3.注意事项:
1.要一事一请;涉及其他职能部门的事项还需要会签;2.概述内情主要内容,涉及费用时必须写清金额及分摊情况。
关于XXX的请示
XXX(主送单位):
为了***(目的),根据***(依据,我单位拟于)部委员会于***(意图主旨)。
现将有关事项和我们的意见汇报如下:
一、基本情况
二、请示事项的重要性必要性可行性
三、具体方案和请示的事项
妥否,请批示。
XXX(单位名称)
XXXX年X月X日
联系人及电话:
×××× ××××)
(二)报告
1.定义。
是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议。
回复上级机关的询问时,用“报告”。
2.写作思路和基本结构。
(1)引语:
报告的缘由和目的;
(2)主体:
报告的具体内容,注意要以反映情况为主;(3)结束语:
专此报告/特此报告。
3.注意事项:
报告中不能夹带请示事项。
“请示”与“报告”
刚才与大家交流了“请示”与“报告”基本写法,那他们之间有何区别。
下面我与大家一起交流一下。
“请示”和“报告”虽然均属于上行文,但使用时应把握好其主要区别:
一是行文功能不同。
“报告”主要是向上级单位汇报情况、反映问题;“请示”主要是请求上级单位批准、指示和解决问题。
二是处理方式不同。
“报告”属阅件,上级单位可只阅不回复;“请示”属办件,上级单位无论同意与否,均应回复意见。
三是时间要求不同。
“请示”应在事前行文,即事前请示;“报告”一般是报告有关情况或办理结果,在事前、事中、事后均可报告。
关于******的报告
******(主送单位):
根据***要求,我司对****情况进行了认真研究,现将有关情况报告如下:
一、(事情的过程、原因或者按时间表述事件的来龙去脉)
二、(经过调查核实的情况或处理的依据、过程及结果)
三、(下一步你采取的措施办法等)
特此报告
*******(公司名称)
2014年11月13日
(三)通知
1.定义。
发布一般规章,采取一般性行政措施,人员任免、奖惩、转发上级机关单位办理或需要周知或共同执行的事项。
2.指示性通知写作的基本思路和基本结构。
(1)引语:
通知缘由+根据+目的。
现就XX问题通知如下:
(2)主体:
部署工作、加强管理措施等;(3)提出进一步要求;(4)结束语:
特此通知。
3.开会性通知写作思路和基本结构。
(1)引语:
召开会议的原因、目的及会议名称、召开单位+现将有关事项同志如下:
(2)主体:
写明会议内容、时间和地点(注意交代报到时间)、参会者需要准备的事项、写明联系人和联系方式。
(3)结束语:
特此通知。
模板
关于召开*******会议的通知
***(主送单位)(楷体)
为了***(目的),根据***(依据),***单位决定于***年***月***日在***(地点)召开***会议。
现将有关事项通知如下:
一、会议内容:
二、参会人员:
三、会议时间、地点
四、其他事项
(1)请与会人员持会议通知到***报到,***(食宿费用安排)
(2)请将会议回执于于**年**月**日前传真至于**(会议主办方)
(3)***(其他通知事项,比如准备好交流发言材料)
(4)联系方式:
联系人及电话
特此通知
附件:
1.******
(四)批复
1.定义:
答复下级公司、机构请求事项,用“批复”。
2.写作思路和基本结构。
(1)引语:
(批复的根据)收到什么请示?
根据什么规定?
经研究,批复如下:
(2)主体:
批复的具体内容。
(3)希望和要求。
(4)结束语:
特此批复。
3.注意事项。
(1)同意性批复无需说明理由,对落实批复内容提一些原则性要求。
(2)不同意批复要阐述理由、原因。
(3)批复要抄送有关单位。
(五)函
1.定义:
不相隶属单位之间相互商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批注等,用“函”。
2.写作思路和基本结构。
(1)引语:
(将行文的原因和目的交代清楚),现函告(复)如下:
(2)函的具体问题或事项,内容较多时,应逐条说明。
(3)结束语。
请求有关部门批准的事项,一般写“请予支持”或“请予核准”。
3.注意事项。
(语言平和,形成商量问题、探讨工作、商洽事务的氛围。
由于水平所限,以上汇报有许多不妥之处,敬请批评指正。
谢谢大家!
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