汇锦国际酒店管理系统操作流程.doc
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汇锦国际酒店管理系统操作流程.doc
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目录:
第一,预订和入住登记
1、散客预订、登记(预订查询、登记查询、散客续住、散客换房、入住类型变更、散客出入团)
2、团体预订、登记、有关预订分房的问题。
3、设置佣金的问题。
(1)、一部分房间返佣,之后的房间不返佣。
(2)、刚开始返佣之后不返佣了,房费需要红冲的。
4、换床操作,联房操作。
5、实际中遇到的问题。
(1)、团队最初按照房型预订,之后改成床位预订应该怎么操作。
(2)、散客预订的问题:
凯旋问题。
(3)、凯旋预订noshow状态。
而是这个房间是否被其他房间所预订。
(4)、换床操作中没有出现床位号的事情,两种换床方式。
(5)、团队定价的事情。
自动修改。
应该一起设置好。
第二,前台收银结账,正常的流程
1、会员预定、入住登记,结账积分
2、各种结账方式。
(信用卡、会员卡、单位记账)
3、会员积分优惠的使用。
4、客房费用的录入。
(损物赔偿,客房费用当日的可修改,价格是定好的,夜审的需要红冲)
5、POS下面各项的使用。
(1)挂账容易出现的问题。
挂错了怎么办。
两种解决方式。
6、收银员如何核对自己的收退款情况。
(1)、查帐务下面的收退款情况和自己交班前的报表,要核对。
第三,客房操作
1、设置维修房,改房态。
批量设置。
第四,营销下面的单位记账信息录入。
第五,会议室预订使用,方便综合办核工作量。
第六,财务上面
1、报表的使用
2、查询下面查原因
第七,出现问题之后如何查?
1、交班报表、历史主单、操作日志。
第八,服务器应该注意事项?
1、连锁接口是否打开。
2、电话接口出现问题怎么办。
3、服务器上面几个常用的图标知道是什么意思。
一、预订操作:
1、预订后台设置须知:
实现功能:
如果此处指定了2小时内可删除,那么回关联到预定单的锁定时间。
例如:
某操作员A在10:
30录入了一笔预定单,当天的12:
30之前,可以直接删除该单,但过了12:
30以后,该预定单自动锁定,对于没有权限的操作员来说,就无法删除该预定单,除非请示上级有相应权限的操作员。
(注:
删除锁定预定单的权限通过管理员来分配。
该权限对应于预定权限中的删除已锁定散客预定单/删除已锁定的团体预定单)
实现功能:
如果此处指定了1小时后自动转为Noshow状态,它的工作机理如下。
例如:
某预定单的预到时间为当天的18:
00,那么如果在当天的19:
00以后该客人还未抵店,那么系统将自动将该预定单转为当日Noshow预定单,将该预定所占用的房间释放出来。
这就保证了酒店客房的最大利用率。
此时中已不再显示该预定,而是转入页面
当然,如果该客人21:
00又抵店了,前台人员还是可以从中将该预定客人转为登记。
案例:
凯旋曾经操作过一笔预订押金,因为过了夜审。
第二天找预订单的时候没有,目前统一是这样设置,如果有一天出了这个问题,和这个有关系。
1.散客预定
1.1.基本流程:
打开散客预定单→输入散客预定单主信息→保存→输入散客预定单附加信息
说明:
散客预定单的主信息包括以下内容:
【预定人】、【房间类型】、【预抵店时间】、【预离店日期】、【是否加床】、【加床费】、【折扣】、【房价】、【房价号】、【优惠理由】、【业务员】、【来源】等。
散客预定单的附加信息包括以下内容:
预定收款、预定退款、客人资料三个部分。
1.2.操作步骤
例3.1:
天马集团王华打电话为蒋进预定后天的豪华套房一间,协议房价7折,住2天,蒋进的身份证号码为320101196707230058,并收到定金100元现金。
a)执行预定→散客预定,打开『散客预定』的窗口
b)单击按钮打开新的散客预定单,依次输入预定主信息。
【预定人】王华、【房间类型】下拉选择套房A、【预抵店时间】下拉选择2006-01-0413:
00、【入住天数】选择2天、单击【折扣】后的选择房价折扣0.7、单击【房间号】后的(此时出现的房间号均为豪华套房),选择一个房间号0418进行预定分房、【单位】天马集团、单击【优惠理由】后的,打开『优惠理由』窗口,双击选择优惠理由单位协议房价。
c)单击按钮,至此完成散客预定主信息的操作。
d)单击按钮,打开『预定收款』窗口,在【付款方式】中下拉选择现金,在【金额】中输入100.单击即可,单击按钮回到散客预定单。
『预定收款』窗口如下图:
e)单击,打开『客人资料登记』窗口,点击『境内人员登记』标签在【客人姓名】中输入蒋进在【证件类型】中下拉选择身份证(系统默认),在【证件编号】中输入身份证号320101196707230058,单击,确认客人资料,单击返回到『散客预定』窗口。
『客人资料』窗口如下图:
已完成散客预定所有信息,如下图:
预定状态
登记散客预定单时可以当时分房,也可以在客人预到当日进行系统自动分房
或手动分房。
散客预定单中输入的预定信息将自动转入该散客登记主单信息。
根据输入的身份证号码,系统将自动匹配客人的【籍贯】、【性别】、【生日】、
【地址】等信息。
在登记散客预定单时,【预抵店时间】系统默认为第二天,【预离店日期】
系统默认为第三天,即散客预定第二天抵店,入住一天的情况下,无需作变
更,否则必须通过下拉菜单标志,变更【预抵店时间】、【预离店日期】。
在『客人资料』登记窗口,【证件类型】系统默认为身份证,如果客人是通过其他证件进行登记,比如军官证,则必须通过下拉菜单标志选择军官证.相关资料可以在基础资料中添加。
若输入的姓名在特别提醒档案、当前客人档案或客史档案中出现,系统将自动提示是否是历史档案或特别提醒档案中的人,以便操作员确认。
如果确认是,系统将自动转入证件号、地址、性别、出生年月等信息。
系统按身份证的前六位(地区码)查找时,若数据库中没有相应的地区代码,或身份证的日期输入有误,系统将提示"身份证号码有误",以便操作员确认。
预定分为确认预定和非确认预定两种情况,如果收到客人预定定金并作预定收款处理,系统则自动默认为确认预定状态,每日18点系统稽审后没有确认的预定将被删除,而确认的预定则不会被删除。
一般预定情况下可不作预定分房,有两种情况可作预定分房:
一,今日预定的客人,今日将抵店入住。
二,节、假日等酒店客房出租率较高,房源较紧张的情况下应作预定分房。
各操作员可在自己的折扣权限许可范围内选择房价折扣。
『在选择预定房间号』时,黑色房间号代表当前空房,绿色房间号代表当前住房。
例3.2:
外籍客人预定
美国客人RobertStevenson传真预订一豪华套间。
房价不打折,客人持护照,护照编号是18977896。
其他操作类似例3.1,外籍客人预定的特殊操作如下:
打开『客人资料登记』窗口,点击『境外人员登记』标签,在【英文姓】【英文名】中输入RobertStevenson在【证件类型】中下拉选择普通护照,在【证件编号】中输入护照编号18977896,【国籍】美国,单击,确认客人资料。
例3.3:
一个客人预定多房间
程大俊电话预定两间标准房,两个房间都加床,加床费30元,房价不打折,预计明天到,住一天,暂不分房,并确认预定。
(1).执行预定→散客预定,打开散客预定单
(2)单击,打开新的散客预定单,依次输入预定信息。
【预定人】程大俊、【房间类型】标准房,【是否加床】处鼠标单击,【加床费】30,单击,(系统默认的【预抵店时间】、【预离店时间】和实际情况一致,无需更改)
(3)单击按钮出现如下图的对话框,单击按钮加以确认.
(4)单击按钮,复制相同的散客预定单,单击按钮,产生一个新的散客预定单及帐号,同样单击按钮加以确认.
1.3.常用方法
●执行预定→酒店日历,在对应日期空白处,单击右键,选择散客预定
●执行预定→散客预定,打开散客预定单
●单击工具栏上的图标,打开散客预定单
●通过所自定义的快捷键(例如F2)打开散客预定单
●键盘键入Alt+Y→键盘键入S,打开散客预定单.(Y即预定菜单后的字母,S即散客预定菜单后的字母)
2.散客预定的确认
对于酒店来说,确认过的预定单,不允许被删除,即便客人来不了,也应该做取消预定操作。
每月可以查看出当月预定的取消/未到情况,便于酒店方建立各级客户的信誉档案,更主要的是让管理层实时掌握各营销人员最真实的预定情况分析(当月预定单数和预定取消数之间的对比情况等)
1.点击工具栏上图标,进入预定查询界面
3.双击查询到的纪录,进入预定主单。
4.单击预定单上方的按钮。
确认完成,预订单上方即会有显示。
反之,则单击预定单上方的按钮。
取消确认完成,预订单上方即会有显示。
当然,前提是:
操作员有相应的取消确认的权限。
5.点击工具栏上(酒店日历)按钮,返回酒店日历主界面。
3.预定取消
对于所有超过规定的删除时间的预定单,如果接到预定人通知,取消预定单那么必须要输入相应的取消原因,进行取消操作,这样便于管理层和营销部考核绩效、掌握客户状况。
操作步骤:
1.通过预定查询,查到所需删除的纪录
2.双击该纪录,进入预定主单
3.单击按钮,系统弹出对话框,提示输入取消原因
4.单击按钮,即完成取消预定
4.预定的删除(超时自动、手动)
(1)夜间稽核时,系统自动把所有到达日期小于或等于今天的预订单自动删除(包括未确认的散客预定和未分房的团体预定)。
(2)预定查询→查找相应预定单→删除。
二.登记操作
1.散客登记
1.基本流程:
打开散客登记单→输入散客登记单主信息→保存→输入散客登记单附加信息
说明:
散客登记单主信息包括:
【房间类型】、【散客类型】、【入住类型】、【抵店日期】、【预离店日期】、【是否加床】、【加收加床费】、【房间号】、【折扣率】、【房价】、【早餐】、【保密】、【晨唤】、【电话等级】、【来源】、【业务员】、【优惠理由】等。
散客登记单附加信息包括:
客人登记和收款两个部分。
2.操作步骤:
u散客直接登记
例:
6.1.1吴小宇5月25日登记一间标准房,计划住三天。
房价八五折,要求开通市话,
晨唤时间6:
30,预收250元,吴小宇的身份证编号为:
412568198205230056。
(1)执行登记→散客登记。
(2)单击,打开新的散客登记单,依次输入散客登记信息,
【房间类型】下拉选择标准房;【预离店日期】下拉选择05-2812:
00;
单击【房间号】后的,出现『选择房间号』的窗口(此时出现的是标准房),选择0510房间,单击;单击【折扣率】后的,出现『选择房价折扣』的窗口,选择折扣率0.85,单击;【房价】将自动显示;单击【晨唤】后的,并输入晨唤时间6:
30;【电话等级】下拉选择市话。
(3)单击,至此完成散客登记单主信息的操作。
(4)单击,出现『客人资料登记』窗口。
【客人姓名】输入吴小宇,【证件类型】系统默认为身份证,【证件编号】处输入412568198205230056。
单击。
系统根据身份证号码自动显示客人所属【地区】、【性别】、【出生年月】。
如下图:
(5)单击,打开『收款』窗口,【付款方式】系统默认的是现金,【金额】输入250,单击『收款』窗口上方的,如下图:
单击,返回到『散客登记』窗口。
至此完成全部散客登记信息的操作。
u预定转登记
例6.2.1预定转登记(未分房情况)
预定客人沈飞
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