会议服务专业课程.docx

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会议服务专业课程

第一章会议概述

第一节会议基础

一、会议的基本概念

会议活动的四个特征

会议是一种群体性的活动

会议是一种围绕特定目标而开展的活动

会议是一种组织有序的活动

会议是一种以口头交流为主要方式、以书面交流和声像交流以及其他交流手段为辅助方式的活动

会议是人们在一定的时间内，有目的有组织地把有关人员召集起来，通过讨论商议，集中大家的智慧来认识问题、解决问题而举行的活动

二、会议的一般作用

集思广益优化决策传达指示部署工作统一认识搞好协调

传递信息交流思想表彰先进激励士气成果评审科技鉴定

调查研究总结经验发扬民主实施选举

三、会议的分类

根据会议的性质分:

正式会议、非正式会议

根据会议的内容分：

传达动员会、汇报检查会、座谈讨论会、工作决策会

根据与会人员的数量分：

大型会议、中等规模的会议、小型会议

以技术手段分：

传统会议、现代电子会议

以与会者是否单一国籍为会议分：

国内会议、国际会议

以会期间隔稳定与否分：

定期召开的会议、不定期召开的会议

四、会议的缺陷

负向效应

（１）无正当理由的会议

为满足无聊的愿望而开会为遵循惯例或传统而开会

为攀比而开会为表功而开会

为推卸责任而开会为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会

（２）负面影响

加大了会议成本，迫使管理者为转变会风而增加投入；

败坏会议的名声；

培养、放任了公众和与会者对会议的不信任情绪；

诱发管理者和被管理者之间的冲突，增大了科学管理的难度；

降低士气，甚至导致员工缺勤或流动率高。

（３）无效的会议

只重形式，不论实效；

操纵会议，控制舆论；

凡会议必攀领导出席；

只说无凭，凡事均以会、以文为准，实际上是怕负责任；

例行程式，层层传达或层层表态；

准备不周，仅交代矛盾，互相扯皮；

本无意寻求共同目标，会场成了发泄私愤的场所；

把会议与政治待遇混为一谈，让大量无关者与会；

类型不分，会而不议，或议而不决。

导入歧途

（１）操纵会议

以“集体研究”的名义，逃避个人的责任；

用“会议决定”把谬误堂而皇之地变为不可抗拒的“真理”；

通过会议，将非法的行为披上合法的外衣；

会场还可以成为金钱和权利交换的场所。

（２）“工作就是开会”

大事、小事都强调要经过会议研究；

事多、事少都是一开就开半天；

本来在办公室里就能开的会却要跑到酒店里开；

几个人开会就能解决的问题，结果聚集了几十个人。

（３）开会是一种待遇

问题讨论：

　　会议病的主要表现是：

Ø会议多。

无论事情大小，一律开会解决；将上级召开的会议内容层层传达，照搬照套；有些问题互相扯皮，议而不决。

Ø会期长。

会议日程安排不紧凑，马拉松式地开会。

Ø规格高。

明明是部门的会议，却要以政府的名义开；科长参加可以解决问题的会，非要把处长拉进去。

Ø借开会吃喝玩乐。

不少会议，地点选在旅游胜地，把开会和旅游相结合，假公济私。

Ø准备不充分，会议质量不高。

许多会议由于会前未作充分调查，会议研究的方案不符合实际，发言泛泛而谈却抓不住要点，结果议来议去，解决不了问题。

第二节会议要素

一、会议议题

召开会议所需要讨论或解决的具体问题。

1.议题的主要作用

Ø准确、具体地体现会议的目标，为目标服务；

Ø引导和制约会议的发言。

2.会议议题的主要来源

Ø来自上级机关和领导人；

Ø来自下级部门提交的、需要以会议的形式研究和决定的问题；

Ø来自本层次的管理活动中需要研究和决定的事项。

3.与议题相关的术语

Ø会议主题：

一次会议中贯穿各项议题的主线。

Ø动议：

在会议期间临时提出的议题。

二、主办者

会议的主办者是会议活动的具体组织者。

1.会议的主办者

Ø有领导和管理职权的机关（会议召集者）

Ø会议活动的发起者

Ø一个组织的成员体轮流为主办者

Ø通过一定的申办程序确定由谁为主办者

2.与主办者相关的术语

Ø发起者：

会议的发起者是指最早倡议并参与组织会议活动的单位或个人，因此，发起者往往也是会议的主办者。

Ø承办者：

具体落实会议组织任务的机构或个人。

Ø东道主：

会议活动举行地的主人。

三、与会者

参加会议的对象，通常又称为会议成员。

1.会议成员

Ø正式成员列席成员特邀成员旁听成员

2.与会者要素相关的术语

代表：

在我国，人们习惯上把参加会议的成员都称之为“代表”，如正式代表、列席代表。

观察员：

观察员是国际会议中的一种特殊成员，列席会议，但不具有正式的成员资格，也无表决权。

四、会议的结果

会议的结果即会议结束时实现目标的程度。

会议的结果通常以文件的形式记载下来（过程文件的、最后文件），可以归档保存，也可以公布、传达。

五、会议的时间

会议的时间即会议的起迄时间和时间跨度。

Ø会期：

一是指会议从正式开始到结束的时间跨度。

二是指周期性会议召开的固定时间。

Ø会议周期：

是指同一性质和同一系列的两次会议之间的时间跨度。

Ø休会：

是指会议过程的中止或会议期间的休整。

Ø复会：

专指会议在休会之后的继续，因此又称续会。

Ø闭会：

与休会不同，闭会一般是指在正常情况下完成各项议程后结束会议。

同一性质和系列的两次会议之间的正常间隔称为“闭会期间”。

六、会议的地点

Ø主会场：

主会场分为两种情况，一种是会议活动的主要场所；另一种情况是相对分会场而言。

Ø分会场：

与设置主会场的情况相应，分会场的设置一是解决主会场的容量不足，二是适应现代化远程会议的需要。

七、会议的方式

会议的方式即用以达到会议效果的手段，包括会场布置、气氛渲染、活动的样式和传递的方式等等。

第二章会议策划

一、会议目标和任务的策划

　　1.会议目标和任务的作用

⑴制约会议的议题和议程⑵决定会议的性质⑶影响会议的方式⑷引导会议的结果

2.会议目标和任务策划要注意的问题

（1）提出的目标和任务要切实

（2）处理好目标层次之间的关系；处理好总目标与具体目标的关系；处理好主要目标和次要目标的关系

二、会议议题的策划

1.会议议题策划的要求

（1）服从于会议目标和任务

（2）高效（3）准确

2.议题的形式

（1）书面形式

（2）口头形式

3.议题的提出、汇总与审查

（1）提案权与提案义务

（2）议题提出的时间：

会前、截止时间前、临时提出

（3）议题的汇总

（4）议题的审查：

是否属于会议的职权范围、理由是否充分、时机是否成熟、程序是否符合规定

4.议题的决定和处理

（1）议题的决定

（2）议题的处理：

撤题、转题、缓题和协调

三、会议性质、参加对象、规模与方式的策划

1.会议性质的策划

（1）会议的职权

（2）会议的功能

2.会议参加对象的确定

（1）确定参加对象的几种程序

领导确定规则确定磋商确定选举确定

（2）确定会议对象必须注意的问题

合法性必要性明确性代表性

3.会议规模的策划

（1）效果

（2）效率（3）场地（4）成本

4.会议方式的策划

（1）会场的座位格局

（2）会议气氛的渲染手段（3）会议的技术手段

四、发言人与发言方式的策划

1.发言的方式

（1）从信息的载体形式看，有口头发言、书面发言和声像发言。

问答式、表态式等。

（2）从发言者同与会者的关系看，有传达式、报告式、审议式、讨论式、交流式、咨询式、

2.申请发言的程序

（1）报名发言

（2）指定发（3）自由发言

3.确定发言人及其发言方式要注意的问题

（1）发言必须符合会议的目标和议题

（2）尊重与会者的发言权

（3）注重发言人的能力素质（4）照顾发言人的代表性

（5）控制发言的人数（6）限制发言的时间

（7）合理安排发言顺序

五、会议时间与地点的策划

1.会议时间的策划

（1）策划会议时间应当把握的几条原则

时机原则需要原则成本和效率原则协调原则合法合规原则

（2）策划会议时间需要注意的几个问题

会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。

学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等否有足够的时间准备提交相关文件或发言材料。

会议的各项组织和准备工作是否能够完成。

2.会议地点的策划

会议地点的策划包括两方面的含义：

一是选择合适的地方；二是选择合适的场馆。

（1）选好会议地点的意义

①产生良好的政治影响和经济效果。

②突出会议的主题。

③营造良好的会议气氛。

（2）策划会议地点应当综合考虑的几个具体问题

Ø会议的举行地是否具有足够的接待能力；

Ø会场是否适中；

Ø保密会议的场馆是否符合保密的要求；

Ø会议的场馆是否能够确保安全；

Ø会场内的设备是否能够满足会议的实际需要；

Ø会议举行地是否具备必要的通信设施；

Ø交通是否方便，与会者是否能顺利抵达；

Ø环境是否适宜；

Ø规格是否适当。

六、会议名称的策划

1.策划会议名称的基本方法

揭示会议主题特征、揭示会议主办者特征、揭示会议功能特征、揭示与会者身份特征、揭示会议出席范围特征、揭示会议时间和届次特征、揭示会议地点特征

揭示会议方式特征

（第11次）（上海市市长）（国际）（企业家）（咨询）会议

届次主办者范围与会者身份会议的功能

（北京）（2000年）（第六届）（世界大城市）（首脑）会议

地点时间届次范围与会者身份

2.策划会议名称的注意事项

（1）正式场合、正式文件、会议记录应当用会议全称，

以示庄重。

（2）会议简报、宣传报道可以使用简称，但必须是规范

化、习惯性简称。

七、会议编组的策划

1.编组的方法

按与会者所在的单位编组按与会者所在的行业或系统编组

按与会者所在的地区编组按议题编组

按界别编组按法定规则分组混合编组

2.分组要注意的几个问题

（1）组的数量和规模要适中。

（2）会议的领导要参加各组的讨论，并尽可能分散到各组，不要集中在一两个组。

（3）为了加强对各组的领导，应当指派组织和协调能力较强的人担任组长或召集人，并建立组长或召集人会议制度。

（4）法定性代表大会的代表团团长应当根据有关规定由代表民主选举产生。

（5）会议的领导机构可向各小组或代表团派出联络员，以便及时沟通信息，掌握会议动态。

联络员工作由会议秘书处统一管理和协调。

八、议程、日程、程序的策划

1.安排会议议程

　　会议议程是会议主要活动的安排顺序。

（１）议程的确定

会议议程由会议的领导者或主办者确定，在会议中由主持人掌握。

（２）安排议程的方法

先主后次先次后主先报告，再审议，后表决

先总结，再表彰，后交流按议事规则排列

（3）会议议程的书面结构

标题题注正文

2.安排会议日程

　　会议日程是把会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排。

（1）安排日程的要求

日程不仅要将全部议程加以细化，而且还要反映会议过程中其他的辅活动。

会议日程的安排既要贯彻精简、高效的原则，又要科学、合理，做到紧中有松，劳逸结合，符合人体生理和心理活动的规律，以提高会议活动的质量。

（2）会议日程的书面结构

标题正文落款

时间

活动名称

内容

地点

参加对象

主持人

3月2日上午

8：

00

—

9：

00

预备会议

1.审议并通过代表资格审查报告

2.审议并通过大会主席团名单

3.审议并通过大会秘书长名单

4.通过大会议程

区政府大礼堂

正式代表

×××

9：

00—

11：

30

第一次全体会议

1.开幕式（市领导致辞）

2.×××作党委工作报告

3.×××作纪委工作报告

区政府大礼堂

正式代表

列席代表

×××

3.安排会议程序

会议程序就是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细活动步骤。

　　会议程序的书面结构：

标题。

由会议全称和“程序”或“顺序表”组成。

题注。

标明会议活动的具体日期、地点、主题、主办单位等信息。

正文。

会议程序的正义有两种格式：

序号式、时间序列式。

落款。

一般为会议秘书处，也可省去。

4.议程、日程和程序的联系与区别

会议议程是整个会议活动顺序的总体安排，但不包括会议期间的辅助活动；

会议日程是将各项会议活动（包括辅助活动）落实到单位时间；

会议程序则是一次具体会议活动的详细顺序和步骤，是会议议程的具体化和明细化，可供会议主持人直接操作。

九、会议公关和宣传的策划

1.会议公关和宣传的时段

2.会议公关和宣传的方法

（1）媒体沟通法

（2）内部宣传法（3）群众工作法（4）气氛渲染法

十、会议活动策划书

会议活动策划书是会议活动各项策划意图的书面形态，又称为会议预案或会议筹备方案。

1.会议预案的一般内容

（1）会议的目标、指导思想和会议名称。

（2）会议的议题、议程和日程安排。

（3）准备邀请的有关领导、贵宾；出席和列席会议的人员；会议的规模。

（4）会议的起迄时间、报到时间。

（5）会场的地址、规格及布置要求。

（6）拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组等。

（7）会议的方式和技术手段。

（8）会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。

（9）会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。

（10）会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。

（11）其他应当说明的事项

2．会议预案的格式

（1）标题。

会议预案的标题应当写明会议的名称（重要会议必须写全称）。

（2）正文。

会议预案的正文部分应当反映会议预案内容。

（3）提出会议预案的机关或部门。

（4）提出会议预案的日期。

第三章会议准备

第一节会议准备工作的内容

一、总体思路

二、各阶段准备工作的主要内容

1.会议通知阶段

确定会议名称

明确会议的组织机构

确定会议的时间、地点和会期

落实与会人员

描述会议的内容

明确对与会者的要求

何时发出通知

哪些领导出席

是否有新闻记者到会

2.会议文件材料准备阶段

会议证件、会议登记表和签到表；

会议日程表和大会议程表；

会议须知及有关活动注意事项；

讨论分组名单与分组讨论地点；

会场座位分区表、主席台或会场座次表；

会议主题报告；

会议主持人主持稿，或者是开幕词和闭幕词，或者是会议祝词、会议总结讲话；领导讲话稿；需要准备的其他发言材料；

需要散发的其他会议资料。

3.布置会场阶段

拟定、制作并悬挂会标；

布置主席台背景，装饰主席台并配置会议发言席；

制作并合理地摆放座位卡；

配置话筒、音响、录音等电声设备；

查验会场、主席台、尤其是发言席前的灯光，判断是否需要补充亮光；

查验会场的供电、冷气（暖气）供应系统；

考虑入场和退场的线路、方案；

布置记者席、记者工作的区域，为电视记者准备好电源。

4.会议接待阶段

设置迎宾区和来宾休息室，落实重点接待对象；

安排专人负责记录到会的领导人；

必要时要为主持会议的人员配备专人作为助手；

将要作大会讲话的领导人和将要作大会发言的与会代表，要有专人负责提醒其做好准备

5.散会阶段

考虑如何送会；

查一查会议代表的名单、会议简报或会议纪要是否都准备好了；

会议议定的有关事项有哪些需要在散会前做完；

后期要发的资料是否都送发了；

会议的反馈信息是否收到了。

第二节制发会议通知

一、会议通知的作用

　　传递会议信息

　　反馈与会者信息

　　收集意见和交流性文件

　　履行法律、法规和议事规则规定的通知义务

二、会议通知的种类

1.按通知的形式可分为口头通知和书面通知

2.按通知的性质可分成预备性通知和正式通知

　　3.按通知的名称分为会议通知、邀请信（画、书）、请柬、海报等

三、会议通知的内容

　　会议名称

　　主办者

　　会议的内容

　　参加对象

　　会议的时间

　　会议的地点

　　其他事项

　　联络信息

四、会议通知的书面格式

1.文件式

（１）标题

（２）主送机关

（３）正文

（４）发文机关

（５）成文日期

2．信函式

（1）信头

（2）标题

（3）称呼

（4）正文

（5）具名

（6）发出日期

3.表格式

会议通知

　　　3月25日　　星期四

会议名称：

加快教学应用型大学建设文件准备会

会议时间：

2010-3-25　15:

00:

00

会议地点：

李渡校区办公楼401会议室

参会人员：

1、校领导：

傅显捷

2、职能部门：

戴玄、卢孟春、谭永忠、方平、袁革、李献礼

主持人：

傅显捷

会议内容：

研究加快教学应用型大学建设和教学应用型实验室建设文件

备注：

4.备忘录式

在格式上，以“会议通知”作为标题，正文部分只要列明会议名称、时间、地点即可。

5.请柬式

、

6.招贴式

7.广告式

8.公告式

五、回执或报名表

1.回执和报名表的作用

（1）预计参加会议的人数；

（2）收集和反馈与会者的基本信息和要求，以便安排好会议的接待工作；

（3）根据回执和报名表提供的信息，确定与会资格；

（4）确认对方收到会议通知。

六、制发会议通知的注意事项

1.重要会议的通知当面送达与会者时，应请对方签收。

其他人代为签收的，通知人事后要追踪落实，确保通知到人。

2.邮寄通知时，要检查信封上的收信人或单位与通知上的对象是否相符，不能“张冠李戴”。

　3.无论是口头通知还是书面通知，都要仔细核对通知对象的名单，避免遗漏和重复通知。

4.把握好会议通知的提前量，以便与会者安排时间，作好准备。

重要会议在会议临召开前，再用电话提醒。

第三节制作会议证件

一、会议证件的作用和种类

1.会议证件的作用

（1）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场

的管理;

（2）便于代表之间的相互辨认和联系、交流;

（3）凭证出入会场，保证会议安全;

（4）便于统计出席人数;

（5）给与会者留作纪念。

2.会议证件的种类

二、会议证件的格式

1.会议证件的格式

会议名称

会徽

姓名

照片

证件种类

组别或代表团名称

证件编号

会议日期

2.会议证件的式样

第四节会场布置

一、会场座位格局设计和安排

1.会场座位格局的类型

上下相对式全围式半围式分散式并列式

2.座区划分与座位排列

（1）按与会者的资格划分和排列

（2）按团组划分和排列

横向排列法纵向排列法左右排列法纵横排列法

（3）按代表资格和团组顺序混合排列

3．座位排列的方法

（1）按职务高低排列。

（2）按姓氏笔画排列。

（3）按上级批复或任命通知中的名单次序排列。

（4）各单位派代表参加时，可按所代表的单位名称笔画排列。

二、会场装饰

昭示会议的主题渲染会议的气氛调动与会者的情绪强化会议的功能

1.会标制作和悬挂的要求

①会标的格调要与会议的主题相一致；

②会标应当醒目；

③会标主要表现会议的名称；

④国际性会议的会标可以用中文和外文同时书写。

⑤会标一般以醒目的横幅形式悬挂于主席台上方的沿口或布景板上，或用计算机制成幻灯图片，映射于天幕上。

2.会徽

体现或象征会议精神的图案性标志，一般悬挂在主席台的天幕中央，形成会场的视觉中心，具有较强的感染和激励作用。

3.会议标语的制作

把会议口号用醒目的书面形式张贴或悬挂起来，即成为会议的标语。

切合主题亲切感人号召力强简洁工整

4.画像

5.旗帜

①气氛庄严的会议，如党代表大会、人民代表大会等，在主席台上以红旗衬托会徽。

②气氛热烈的会议，如庆功会、表彰会、开工仪式等，应当用彩旗布置。

③国旗的悬挂

6.花卉

7.灯光

三、主席台布置

主席台的座次安排

（1）国内会议主席台座次安排的具体做法是：

先左后右

（2）国际性会议主席台座次安排：

先右后左

①按与会者身份与职务的高低排列；

②按字母顺序排列；

③按通知代表团组成的日期先后排列。

四、座位标识

座位号标识

团组标识

席卡

桌次

指示牌

座次图

第五节会前检查

一、会前检查的作用

1．发现问题，及时纠正

2．调整计划，改进提高

二、会前检查的内容

1．会议文件准备情况

2．场馆准备情况

三、检查的方式

第四章会议服务基本礼仪

第一节个人礼仪

一、服饰的要求

会议接待的服饰总要求是：

整洁、挺括、大方。

1.服装

（1）制服：

整齐、清洁、挺括、大方

（2）便服：

简朴典雅、和谐统一

（3）西服：

讲究规格、穿好衬衫、系好领带、夹好领夹、用好口袋、系好纽扣、穿好皮鞋

2.饰品

Ø数量以少为佳

Ø同质同色

Ø符合习俗

Ø搭配合理

二、仪容的要求

1.发型

女士不留披肩发，发不遮脸，刘海不过低，也不可将头发当成红色或黄色，一般以齐耳的直发或微长稍曲的发型为宜，还要避免使用色泽鲜艳的发饰。

男士鬓发不应盖过耳部，头发不能触及后衣领，也不要烫发。

2.面容

一般以淡妆为宜，不能浓妆艳抹，并避免使用气味浓烈的化妆品。

三、仪态的要求

1.规范的站姿

头正肩平臂垂躯挺腿并

会议接待工作者的站姿

肃立站姿

身体直立，双手置于身体两侧，双腿自然并拢，脚跟靠紧，脚掌分开呈“Ｖ”字型

体前交叉式

体后交叉式

2.正确的走姿

头正肩平躯挺步位直步幅适当步速平稳

变向走姿

Ø后退步：

与人告别时，应当先后退两三步，再转向离去，退步时脚轻擦地面，步幅要小，先转向后转头。

Ø引导步：

用于走在前边给宾客带路的步态。

引导时要尽可能走在宾客左侧前方，整个身体半转向宾客方向，保持两步的距离，遇到上下楼梯、拐弯、进门时，要伸出左手示意，并提示请客人上楼、进门等。

3.优雅的坐姿

入座：

注意顺序讲究方位（左进左出）落座无声入座得法

离座:

先有表示注意先后起身缓慢站好再走从左离开

•坐定的姿势

根据座位的高低，调整坐姿的具体形式。

挺直上身，头部端正，目视前方，或面对交谈对象。

女士常见坐姿

双腿垂直式双脚斜放:

（双腿斜放）双脚交叉式开膝式

4.蹲姿——大方得体

5.表情

（1）微笑

（2）目光

公务凝视：

这是指人们在工作交往中，联系业务、洽谈生意及外事谈判时所采用的凝

视礼节。

公务凝视的区域是在两眼之间。

视线向下表现权威感和优越感，

视线向上表现服从与任人摆布。

视线水平表现客观和理智。

6.手势礼仪

指示性手势中的引领手势

横摆式　直臂式斜臂式（斜摆式）曲臂式双臂横摆式

第二节见面礼仪

一、称呼

　1.国内会议接待

职务性称呼职称或学衔性称呼行业性称呼泛尊称

　2.涉外会议接待

二、问候语和应答语

　1.问候语

　2.