行政单位采购管理制度.docx
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行政单位采购管理制度
行政单位采购管理制度
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行政采购管理制度
行政物品采购管理制度
一.目的:
为加强公司行政采购管理,保证采购物品能及时、保质、保量满足经营、办公需求,
特制订本制度。
二.范围:
适用于本公司所有经营辅助工具、劳动保护用品及行政后勤物品的采购。
三.职责:
1.需求部门:
需求申请及供应商样品的确认和购回物品的验收、领取、保管工作。
2.行政采购人员:
负责寻找供应商、寻价、比价、采购合同呈签及采购作业。
3.行政部:
负责采购回物品的验收、入库、发放、资料保管工作。
4.总经理/董事长:
按权限负责对申购单、单价、供应商评审、采购合同及付款的审批。
四.行政常用物品采购:
1.采购人员须选择多个供应商进行综合比较,筛选出2家以上意向供应商。
2.意向供应商向我司提供报价单,主管部门确定每种物品最终价格。
3.采购人员通知供应商送货或送样至本公司。
4.采购人员接获样品后,将样品送需求部确认,样品确认合格后,可批量供货。
7.如果现有的供应商无法满足公司的要求或供货品质、价格不能满足公司需求,必须开发新供应商。
8.采购对供应商下《采购单》流程:
行政部采购人员按《资产购置申请表》上所需物料的品名、规格、数量、交期、质量等选择合格供应商,并将所需购买的物品清单交予供应商。
六.行政零星物品采购:
1.行政零星物品采购:
主要是采购用量少或价值低的行政采购物品。
2.采购人员可直接按《资产购置申请表》上所需物料的品名、规格、数量、交期、质量
等选择2家以上供应商,进行询价、比价确认最终价格后,填入《资产购置申请表》单价一栏上,并依据审批权限呈上级主管签字批准或电话向上级主管呈报价格,上级主管同意签字,经总经理、董事长审批通过后,方可进行采购。
七.采购管理:
1.行政部采购人员必须随时追踪交期、数量,并及时反馈,确保交期,如交期延误及时通知申购部门。
2.采购物品入司后,前台通知行政人员验收货物,行政人员将验收后的物品登记在相关
表格中,办理入库手续。
3.行政人员办理完入库手续后,通知需求部门领取物品,申请部门验收领取物品,并在
《资产/物品领用登记表》上签字确认。
4.行政人员每月月底统计所有《资产入库、领用登记表》核对明细。
5.采购物品使用时出现质量问题需退货或更换的,使用部门及时通知采购人员向供应商换货或退货。
八.采购报销管理
1.采购申请付款或费用报销,必须附上经过审批的《物品申请单》,否则财务不予报销。
物品申请单.doc
九.行政采购流程
十.本规定自签署发布之日起正式执行。
十一.本规定的解释权归属行政部.
中苏商品交易中心有限公司行政事业单位政府采购管理机制探析
摘要:
行政事业单位作为采购方,需要制定具体的预算标准和实施具体的采购活动。
2016年最新提出的《政府采购工作要点》使得我国行政事业单位采购活动越来越规范,这不仅大大提高了财政资金的使用效率,而且还堵住了行政事业单位政府采购活动中存在的大量漏洞。
但是经过近两年的实施情况来看,行政事业单位作为采购活动的主体,不断地浮现出新的问题。
要解决这些问题,需要在实践的过程中从微观层面入手,完善国家行政事业单位政府采购制度。
因此,文章从行政事业单位政府采购制度所存在的问题出发,首先介绍了行政事业单位政府采购的定义及其特征,然后分析指出了行政事业单位政府采购管理机制存在的主要问题,最后提出了完善行政事业单位政府采购管理机制的政策建议。
关键词:
行政事业单位;采购管理;对策
近年来,行政事业单位政府采购机制在我国政府完善经济体制的总体要求下逐步取得了显著的成效,成为了我国政府宏观经济调控的重要工具之一。
但是,我国的行政事业单位政府采购机制还存在漏洞,在采购管理上还存在诸多问题。
因此,进行行政事业单位政府采购机制探析刻不容缓。
本文在前人学者的基础上,进一步对行政事业单位政府采购机制深入分析,希望提高政府采购管理机制的效用。
一、行政事业单位政府采购的定义及其特征
行政事业单位政府采购的定义行政事业单位政府采购的定义即政府采购的定义,而政府采购的定义可以从采购的定义推演过来。
采购是指买方通过付出一定的代价获得卖方所提供的货物、服务或者其他等价物的行为过程,该行为过程包括了采购申请、采购审核审批、采购、入库等流程。
采购的目的满足采购主体的需要,当采购主体为行政事业单位时,那么就形成了政府采购的定义。
在我国有专门的政府采购法对采购的定义进行界定,包括了以下几个要点:
一是政府采购的主体为国家规定的政府机关、事业单位等;二是我国行政事业单位在采购时所使用的资金为财政性质的资金;三是行政事业单位采购范围是纳入采购目录中的项目;四是采购范围不仅包括了普通意义上的物资,还包括了日益增长的服务和工程项目服务。
行政事业单位政府采购的特征
行政事业单位采购又称政府采购,与普通的企业采购相比,具有以下几点特征。
一是采购资金的来源为财政性资金,财政性资金又主要由税收、行政事业单位收费构成,其资金的性质具有公共性。
二是采购主体与普通企业相比具有特殊性。
行政事业单位采购的主体为使用财政资金的单位,而企业是自负盈亏。
三是行政事业单位采购活动具有非盈利性。
与普通的企业采购行为不同,行政事业单位所采购的物品一般都是供自己部门或者社会使用。
四是行政事业单位采购活动具有政策导向性。
由于行政事业单位采购物品所需的资金主要由上级财政拨付,所以行政事业单位的采购行为必须依照国家政府的要求进行。
五是行政事业单位采购行为必须公开。
行政事业单位的采购必须体现出“公开、公平、公正”的原则,接受全社会的监督。
六是行政事业单位采购行为具有强制性。
行政事业单位所采购的物品必须纳入年度政府采购预算中,并且要经过财政部和人大审核通过之后才能够执行采购行为。
二、行政事业单位采购管理机制存在的主要问题
行政事业单位政府采购部门设置形式各异
从我国的政府采购法实施至今,我国对行政事业单位内部采购部门的设置没有一个统一明确的要求,各地方各行政事业单位采购部门设置形式各异。
就目前的情况来看,很多行政事业单位所设置的采购部门存在不合理的现象,主要体现在以下三个方面。
首先,部门行政事业单位的采购部和财务部没能分离,认为采购部和财务部合二为一有利于采购行为的实施,甚至有些行政事业单位的采购行为直接由财务部门负责实施,虽然在实际的应用过程中减少了部门之间的沟通成本,快速实施了采购计划,但是这种“管采不分离”的情况可能诱发腐败现象,不利于对行政事业单位采购行为进行监督。
其次,有些行政事业单位所需物品专业性要求较高,而部门行政事业单位却没有按照所采购的不同物品分类设置部门,如果没有专门的部门负责特殊物品的采购,就可能在物品的质量控制上出现缺陷,影响使用效果,无法满足需求部门的要求。
最后,行政事业单位采购物资监督部门的设置存在缺陷。
有些行政事业单位为了方便,直接把采购监督部门设置在财务部,这样就缺乏监督的独立性,难以对采购的所需物资实施较为独立的严格检查,大大影响了财政资金的使用效率。
行政事业单位采购预算制度不灵活
行政事业单位采购预算不健全,表现在以下方面。
首先,由于我国的行政事业单位采购预算的批复需要等到年初人大通过之后才会正式通知到各单位,但是有些行政事业单位可能在之前急需采购某些物资,导致了采购行为没有可参考的财务预算标准,导致了行政事业单位采购行为相对随意,没有一个可遵循的标准。
其次,行政事业单位政府采购预算调整程序不完善。
在执行采购预算的过程中与预算执行系统的行政事业单位采购指标向背离,在遇到追加、追减和调整政府采购预算时无法及时体现,而在调整预算时没有明确的规定,导致了预算调整混乱,造成了采购预算规模与实际的采购规模偏离较大。
最后,行政事业单位采购预算编制不准确。
据有关统计,有超过一半的采购项目资金都是通过追加预算完成的,这说明了大多数的行政事业单位在编制预算的时候普遍存在预算与实际差距太大的问题,造成了预算没有发挥出应有的约束作用。
行政事业单位政府采购监督机制不健全
虽然大多数的行政事业单位都有自身的一套监督机制,但是这些监督规定只规定了大方向,未规定明确的执行细则,内部控制程序还有待完善,监督机制存在突出问题,主要体现在以下几个方面。
首先,岗位安排和职责分工不科学。
有些行政事业单位虽然明确了部门的职责和权利,但是并没有把其继续细化到个人头上,并没有按照岗位不相容分离的原则设置岗位。
部分行政事业单位没能建立严格的预算外资金审批制度,缺乏专人根据规定进行审批。
其次,部门行政事业单位没有独立的采购与验收环节,对验收过程中发现的不合规现象没有专人进行及时的汇报。
最后,财务部门没有对采购合同、采购发票、检验报告等相关采购资料进行合法合规性检查,缺乏严密的审核程序。
三、健全行政事业单位政府采购管理机制的对策
设立适应自身的行政事业单位采购部门
行政事业单位采购管理组织结构的设置没有统一的标准,需要结合自身的不同背景进行科学的设置。
对于行政事业单位而言,组织结构的设置主要参考三个因素:
一是采购物资的专业程度;二是采购过程的复杂程度;三是采购人员的素质。
下面介绍两种可能存在的情况,然后进行逐一分析。
其一,对于采购专业低、采购复杂程度高、采购人员素质不高的情形,应该设置独立的采购管理部门,建立相应的职责权限,负责本单位采购计划和采购工作的实施,对于采购人员素质较低的情况可以参考外部咨询机构的意见。
其二,对于采购专业要求较高、采购过程较为复杂、采购人员能力弱的情形,除了单独设置采购管理机构外,还应该设置相应的技术支撑机构,同时在采购人员能力较弱的情况下应该参考外部代理机构的专业意见。
建立高效的行政事业单位采购管理运行机制
为了保证行政事业单位采购工作的有序开展,事业单位要按照国家的统一要求设计详细的采购流程,主要包括采购需求的确认、采购预算的编制、采购的实施、采购合同的确认、采购物资的验收、资金划转、采购文件的归类归档、采购过程的监督。
由于行政事业单位采购需要公开招标,因此在公开招标的过程中应该采取评定分离的原则,避免采购人代表参与评标委员会,影响独立性,将中标供应商的决策权交给采购人员。
这一细微的调整,能够解决评审团权利与义务的不对等问题,实现评定分离、各司其职的新格局。
建立行政事业单位政府采购的管理监督机制
要想构建完善的行政事业单位采购监督机制,就必须掌握采购的内部控制风险关键点。
由于在采购的过程中主要涉及预算、采购、交付,所以采购的过程中存在预算风险、采购风险和交付风险。
对此,应该采取相应的措施。
首先,明确采购的各个环节的职责和权限,把不同的人员配置到不相容的岗位上。
其次,严格分析证明采购物资的可行性,明确采购物资的具体流程。
再次,确定供应商选择标准,确定采购方式,明确采购合同的要点。
最后,明确规定资金划转的方式和审核程序。
防范采购过程中的三大主要风险,还应该对采购人员进行不定期的专业考核,实行竞聘上岗,明确岗位职责和义务,做好风险的考察,以便更好地实现机制的监督。
总而言之,行政事业单位采购的重要性日益凸显,作为采购主体在采购过程中的问题也越来越突出,因此必须从源头上管理好资金的使用,充分发挥制度的约束优势,才能实现行政事业单位对国家经济发展的促进作用。
参考文献:
赵越.行政事业单位编制政府采购预算的方法.辽宁经济,2016.
龙葵.浅议加强亨业单位政府采购预算管理.事业财会,2016.
周爱群.关于行政事业单位政府采
购预算管理问题的思考.农业经济,2016.
代静琳.论事业单位政府采购预算编制与执行管理.四川林业科技,2016.
作者简介:
顾琼珊:
经济师中级职称主要从事政府采购工作8年,采购制度--行政
采购管理规定
第一章总则
第一条为加强公司办公设备、办公用品的采购及管理工作,保证公司正常办公需要,使公司办公设备、办公用品、劳保用品采购、出入库管理制度化、规范化,特制定本规定。
第二条经营管理中心对总公司各部门办公设备、办公用品及劳保用品负责管理和集中采购。
其它部门及人员不得私自采购。
未经经营管理中心检查、出入库管理的设备及用品一律不予报销。
第三条公司各部门要本着勤俭节约的精神,严格掌握,合理安排,谨慎保管,加强对办公设备、办公用品及劳保用品的使用与管理。
第四条办公采购主要包括、软件、书籍、办公用品、福利用品、劳保用品、食堂用品等采购,以及日常产品附属品的加工和公司车辆等固定资产类物品派生的维修、服务等。
第五条经营管理中心办公室根据各部门需求和库存情况负责编制采购计划。
第二章采购方式及采购程序
第一条经营管理中心办公室根据设备需求标准和审批通过多家比较,实施优质、低价采购。
具体采购及比价程序如下:
单笔经费支出在5000元以下的采购项目
由采购需求部门提出申请,按公司采购规定要求进行直接采购,由经营管理中心办公室具体负责采购,具体流程如下:
单笔经费支出在5000元至20万元的采购项目
由采购需求部门提出申请,按公司采购规定要求进行比价方式采购,一般参与采购的管理部门包括采购需求部门、经营管理中心、财务核算中心、工程造价设计事务所组成采购评定组,特殊采购技术质量管理中心参与,审批、比价后由经营管理中心办公室负责具体采购,具体流程如下
单笔经费支出超过20万元的采购项目,除执行以上流程外须董事长批复后采购。
比价程序如下
第二条对急办、特办的采购事宜,采购人员直接向供货商购买。
具体采购程序:
领导批准采购计划;
经两人以上采购人员询价后直接购买。
第三条采购人员对采购回来的设备进行验货、清点、办理入库、报销手续。
第四条采购人员应努力提高业务水平,及时掌握政策及市场动态,确保办公设备、办公、劳保用品的质量。
第五条采购人员应协助物品管理人员做好相应工作。
要保证按时完成采购任务。
第三章实行廉洁采购
第一条采购人员要严格遵守公司采购规定及各项财务制度,来往账目与现金要及时办理结账手续,做到单据清、账目清、手续清。
第二条不论物品多少、价位高低,必须坚持两人以上采购。
第三条采购人员在采购中要清正廉洁,自觉遵守公司的各项管理规定,严禁私自收受现金、礼品及回扣。
备注:
1、凡工作中涉及到的办公用品、生活用品、电子产品、礼品、福利、活动费用、图书等所有实物采购均需提交申请至办公室,统一采购,私自采购者公司将不予报销。
交通部行政事业单位政府采购管理办法
交通部行政事业单位政府采购管理办法
第一章总则
第一条为加强交通部行政事业单位政府采购管理,规范政府采购行为,提高政府采购资金的使用效益,促进廉政建设,根据《政府采购法》及国家有关法律、法规和规章,制定本办法。
第二条纳入交通部部门预算管理的部机关、部属行政事业单位和部管社会团体,使用财政性资金以及与财政性资金相配套的单位自筹资金实施的政府采购,适用本办法。
财政性资金包括预算内基本建设资金、国债专项资金、车购税交通专项资金、各项行政事业经费、政府性基金、预算外资金等各项财政拨款和国家有关部门拨入的专项经费。
与财政性资金相配套的单位自筹资金是指采购人以对外创收等形式取得的各种资金,包括经营收入,非税收入以外的事业收入,其他收入等单位可支配资金。
第三条本办法所称政府采购,是指采购人按照国家有关法律、行政法规和制度规定的方式和程序,使用财政性资金和与之配套的单位自筹资金,采购国务院公布的政府集中采购目录内或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。
第四条政府采购应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。
第五条政府采购实行集中采购和分散采购相结合的组织形式。
集中采购分为政府集中采购和部门集中采购。
政府集中采购,是指采购人将属于政府集中采购目录中的政府采购项
目委托集中采购机构代理的采购活动。
政府集中采购目录和政府采购限额标准,按国务院确定公布的范围、标准执行。
部门集中采购,是指由交通部统一组织实施部门集中采购项目的采购活动。
部门集中采购项目和部门采购限额标准,按国务院确定公布的范围、标准执行。
分散采购是指采购人实施政府集中采购和部门集中采购范围以外、采购限额标准以上的政府采购项目的采购活动。
第六条政府采购工程进行招标投标的,适用《招标投标法》以及部属单位基本建设项目招标投标管理规定。
第七条交通部政府采购的信息应当按照法律、行政法规和国家财政主管部门有关规定,在国家财政主管部门指定的政府采购信息发布媒体上公告。
但涉及国家机密和商业秘密的除外。
第八条政府采购项目评审专家的确定,应当按照《政府采购评审专家管理办法》规定,由采购人或交通部委托的集中采购机构从国家财政主管部门建立的中央单位政府采购评审专家库中抽取。
本单位从事政府采购的工作人员不得以评审专家身份参加本部门政府采购项目的评标、谈判或询价工作。
第二章机构设臵与职责分工
第九条交通部设立部政府采购领导小组,作为政府采购的领导机构,由主管副部长和相关司局的领导组成。
主要职责是:
审定交通部政府采购管理办法及相关规章制度;
根据国务院规定,审定调整部门集中采购项目;
审定部门集中采购代理机构;
审定部门集中采购年度预算和实施计划;
对政府采购管理工作中遇到的重大问题进行决策和协调;
研究处理政府采购工作中重大违纪违规问题。
第十条部财务主管部门是交通部政府采购工作的具体管理部门,负责交通部政府采购的管理和监督工作。
主要职责是:
研究制定交通部政府采购管理办法及相关制度;
指导和监督采购人和交通部委托的集中采购机构的政府采购工作;
编报交通部年度政府采购预算和实施计划,并监督实施;
汇总编报交通部政府采购执行情况和政府采购信息统计报表;
按法律规定权限受理采购活动中的投诉事项;
负责办理政府采购资金的拨付和资金使用的监督管理工作;
交通部政府采购领导小组交办的其他事项。
第十一条部内相关部门根据职能分工和预算管理权限,履行政府采购相关工作具体职责。
第十二条部门集中采购项目应通过交通部委托的集中采购机构进行采购。
本办法所称交通部委托的集中采购机构是指:
经国家有关部门同意设立的交通部集中采购机构和交通部委托办理集中采购事宜的其他集中采购代理机构。
第十三条采购人的政府采购日常管理工作归口各单位财务部门负责。
采购人在政府采购中的主要职责是:
研究制定本单位政府采购管理办法并组织实施;
编报本单位政府采购预算和采购实施计划;
提供采购清单及有关资料,参与集中采购的相关招标工作;
按要求签订和履行采购合同;
组织实施本单位的分散采购工作;
编报本单位政府采购统计信息。
采购工作量比较大的采购人可根据实际需要,设立独立的采购部门或在相关机构中配备专人,负责本单位的政府采购工作。
第三章采购方式
第十四条政府采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购和国家财政主管部门认定的其他采购方式。
第十五条政府采购货物和服务,单项或批量采购金额达到国务院规定公开招标数额标准的,应当采用公开招标采购方式。
各单位不得将政府采购项目化整为零或采取其他方式规避公开招标,有关人员不得利用职权干预和插手招投标工作。
第十六条符合下列情形之一的货物或者服务,可以采用邀请招标方式采购:
具有特殊性,只能从有限范围的供应商处采购的;
采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。
第十七条符合下列情形之一,可以采用竞争性谈判方式采购:
招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的;
技术复杂或者要求特殊,不能确定详细规格或具体要求的;
采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的;
不能事先计算出价格总额的。
第十八条符合下列情形之一,可以采用单一来源采购方式采购:
只能从唯一供应商处采购的;
发生不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的;
应当保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求,需要继续从原有供应商处添购,且添购金额不超过原合同采购金额百分之十的。
第十九条采购的货物规格、标准统一,现货货源充足且价格变化幅度小,采购活动需要在短时间内完成的政府采购项目,可按国家法律规定采用询价方式采购。
第四章备案和审批
第二十条政府采购备案和审批管理是指国家财政主管部门和部财务主管部门对采购人和部委托的集中采购机构按规定以文件形式报送备案、审批的有关政府采购文件或采购活动事项,依法予以备案或审批的管理行为。
除国家财政主管部门和部财务主管部门另有规定外,备案事项不需要国家财政主管部门和部财务主管部门回复意见。
审批事项应经国家财政主管部门和部财务主管部门批准后,才能组织实施。
第二十一条下列事项应当经部财务主管部门审核后报国家财政主管部门备案。
追加预算应当补报的政府采购预算、已经批复政府采购预算的变更;
政府采购实施计划、增加的部门集中采购项目;
经国家财政主管部门批准,采用公开招标以外采购方式的执行情况;
集中采购招标公告、集中采购机构制定的采购项目操作方案,以及集中采购机构组织的协议供货、定点采购协议书副本;
政府采购项目的合同副本;
法律、行政法规规定其他需要备案的事项。
第二十二条下列事项应经部财务主管部门审核后报国家财政主管部门审批,经批准后才能组织实施。
部门预算中的政府采购预算;
因特殊情况对达到公开招标数额标准的采购项目需要采用公开招标以外的采购方式的;
因特殊情况需要采购非本国货物、工程或服务的;
集中采购机构组织实施协议供货采购、定点采购,其实施方案、招标文件、操作文件、中标结果、协议内容需要变更的;
集中采购机构制定的操作规程;
政府集中采购的协议供货协议书、定点采购协议书和财政直接支付项目采购合同的变更,涉及支付金额的;
属于政府集中采购目录范围但因特殊情况需要实行部门集中采购或单位自行采购的;
法律、行政法规规定其他需要审批的事项。
第二十三条下列事项应报部财务主管部门备案。
采购人按政府采购管理规定制定的具体管理办法;
法律、行政法规规定其他需要备案的事项。
第二十四条下列事项应当报部财务主管部门依法批准后才能组织实施:
属于部门集中采购目录范围因特殊情况需要实行单位自行采购的;
法律、行政法规、规章规定其他需要审批的事项。
第五章政府采购程序
第二十五条政府采购程序应根据政府采购有关法律、规章和制度要求进行。
主要包括:
编制政府采购预算和实施计划,制定采购方案、确定采购代理机构,组织采购,确定中标或成交结果、签订采购合同,验收和付款,结算记账,统计信息编报,政府采购文件的归档和管理等。
第二十六条采购人在编制单位年度预算时,应将政府采购项目及资金预算在政府采购预算表中单列,按规定程序逐级上报国家财政主管部门,经批准后组织实施。
在预算执行中,因工作需要以及因部门预算细化增加或变更政府采购预算的,采购人应于每年第二、三季度末10日以前按预算
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