制度流程文件管理制度.docx
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制度流程文件管理制度
制度流程文件管理制度
批准:
***
山东****集团有限公司
管理标准
编号:
M/Z-SDGG-02-0-001
审
核
综合管理部:
***
修订状态:
0
编写部门:
***
编写:
*****
生效日期:
名称:
制度流程文件管理制度
1.管理目的
为保障山东****企业集团有限公司(以下简称****集团公司)运营管理过程中所制定的各类制度流程文件得以有效控制,确保文件的建立和保持能适用公司运营规范管理的实际需要,特制定本规定。
2.适用范围
用于****集团公司规范运营管理所制定的各类制度流程文件(包括管理标准、技术标准、工作标准、记录、外来文件等)的策划、编制、审批发布、使用、修改、作废、归档等的管理。
本文件所指****集团公司外来文件,特指各单位、部门与业务职能有关的法律法规及其他要求,按《法律法规及其他要求及合规性评价管理规定》执行,正文不再描述。
3.术语及相关法律法规清单:
3.1制度流程文件(以下简称文件):
是指****集团公司为了业务运营的规范管理,依据职能管理范围和要求而制订的具有强制性或指导性的有约束力的文件,是****集团公司管理中通过文件管理部门发布的各类规章制度、流程步骤、标准方法的总称。
制度流程文件主要包括管理标准、技术标准、工作标准、外来文件、记录等类别。
3.2管理标准:
对企业标准化领域中需要协调统一的管理活动所制定的标准,包括管理流程、管理制度和管理规定。
3.2.1管理手册:
对****集团公司一级业务流程作概括表述,阐述管理体系/业务职能实践的纲领性文件。
3.2.2管理流程:
支撑部门职能、KPI管理,以流程树中的业务流程分解为主线,描述跨部门管理活动的流程步骤,并将与此有关的制度落地执行的文件。
3.2.3管理制度:
支撑部门职能管理,依据国家及****集团公司法规及政策要求制定的,管理的规则、准则、原则为主,描述“什么可以做,什么不可以做”的文件
3.2.4管理规定:
管理流程和制度规定实施过程中,为确保职能和KPI目标的实现,采用的管理方法和工具的描述文件。
3.3技术标准:
对企业标准化领域中需要协调统一的技术事项所制定的标准。
3.4工作标准:
对企业标准化领域中需要明确的工作事项所制定的标准(注:
“工作事项”主要指在执行相应管理标准和技术标准时与工作岗位的职责、岗位人员基本技能、工作内容、要求与方法、检查与考核、岗位配置标准等有关的重复性事物和概念)。
包括岗位说明书、操作规程及标准作业指导书。
3.5外来文件:
指****集团公司以外的、对生产经营运作产生影响,并作为标准在一定时期内遵守的文件,如各种适用于****集团公司的国家法律法规、其他要求及指导体系内工作的技术性国际标准、国家标准和各种行业标准、企业标准等。
3.6记录:
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。
3.7****集团公司制度流程文件结构(按流程梳理结果,将所有对应文件类别分为四级):
3.7.1一级文件:
阐述一级流程相关的流程结构、组织职能及其相互关系的文件,可以是管理手册。
3.7.2二级文件:
支撑一级文件,将一级文件进行细化,描述具体的管理要求或流程活动,可以是管理制度、管理流程。
3.7.3三级文件:
描述工作步骤、标准、方法的文件,以及其他外来的相关文件。
3.7.4四级文件:
记录文件。
4.职责
责任部门
职责描述
综合管理部
1、公司制度流程文件的归口管理部门,负责建立文件的管理制度,指导各单位、部门实施本单位的文件管理工作,确保****集团公司各类文件处于受控管理状态。
2、负责****集团公司管理标准类文件的管理,实施文件的审核、编码和发布、归档工作。
3、负责对****集团公司质量、环境标准体系文件的策划、组织编写等工作。
4、负责****集团公司文件有效性监督检查和优化管理工作。
5、负责****集团公司发布文件执行效果的监督检查。
人力资源部
1、****集团公司岗位说明书和岗位配置标准的归口管理部门。
负责建立岗位说明书和岗位配置标准管理制度,并指导各单位、部门实施本单位的职位说明书的管理工作。
2、负责****集团公司各单位、部门岗位说明书和岗位配置标准的审核、编码和发布、归档等管理工作。
各单位、部门
1、负责本单位、部门文件的编写、修订、并组织各类文件发布前的审核和论证及提交文件的审批。
2、负责本单位、部门业务有关外来文件的识别、转化等管理工作。
3、负责本单位、部门发布文件宣贯及监督检查。
4、负责本单位、部门管理文件所形成记录的归档工作。
5.KPI指标及关键控制点:
5.1KPI指标
指标名称
计算公式或指标说明
设置本指标的目的
文件修订计划完成率
实际修订文件数/文件计划修订数(滚动)
确保文件修订计划按期、保质完成
5.2关键控制点
关键控制点
控制标准
执行责任
监控责任
管理标准的设计(****集团公司各单位、部门)
控制目标:
达到发布质量标准
控制时间:
提交审批前
部门流程管理员
综合管理部流程管理员
管理标准的转化(****集团公司各单位、部门)
控制目标:
按规定要求完成转化及发布
控制时间:
文件发布后2个月内
各单位、部门
****集团公司各单位部门
6.识别出来的重大管理授权
重大授权事项
提报单位
提报时间
审核人
批准人
1
管理标准(一级文件)
各单位、部门
随时
1编写部门部门长
2企管体系员
3相关部门部门长
4企管体系负责人
5综合管理部总监
总裁
2
管理标准(二级文件)
各单位、部门
随时
6编写部门部门长
7企管体系员
8相关部门部门长
9企管体系负责人
10综合管理部总监
总裁
7.正文内容
7.1制度流程文件管理内容:
7.1.1管理结构图:
7.1.2管理流程/管理要求:
部门
管理内容
引用文件/输出记录
综合管理部/各单位、部门
1.文件的编写与评审:
1.1****集团公司各单位、部门基于本单位、部门核心职能、管理目标、部门流程树(流程结构及流程清单)进行本单位、部门文件体系的策划、编写,依据管理范围及管理对象的不同,设置不同层级的文件,形成与流程清单对应的文件清单;
1.2综合管理部每年度组织各单位、部门对本单位、部门管理标准的适用性进行评审,形成《部门年度文件修订计划》(附件一),并上报综合管理部。
1.3内外部审核等发现问题时,相关部门需对文件进行评审,并根据评审结果制定文件编写、修订、作废计划,纳入当年度文件修订计划。
1.4当发生下列情况时,相关部门需对文件进行评审,并根据评审结果制定文件编写、修订、作废计划,纳入当年度文件修订计划:
a.部门职能发生调整和变化;
b.部门战略规划、目标发生变化;
c.部门出现严重不符合项或重大事项;
d.内外部要求变化。
1.5****集团公司各单位、部门基于业务一体化管理进行的文件策划,依据业务管理流程设计一体化流程树(流程结构及流程清单),即考虑业务流程横向部门接口和纵向业务落地的所有业务管理要求的文件体系,如“安全环保管理流程框架/流程树”。
1.6综合管理部依据认证管理体系要求及本文件的管理要求,制定本单位文件体系策划及评审的相关管理要求。
《部门年度文件修订计划》
综合管理部/各单位、部门
2.文件的新建/修订:
2.1文件编码
2.1.1山东****集团文件编码规则参见附件《文件编码规定》(附件二);
2.1.2山东****集团子分公司综合管理部按照****集团公司文件编码规则转化制定子分公司文件编码规则。
2.2文件的编写:
2.2.1管理标准编写:
2.2.1.1确定文件主笔人和文件责任人:
2.2.1.1.1文件主笔人即各单位、部门文件编写人员,在文件计划发布前至少2个月启动文件的编写,部门选定文件主笔人必须具备以下资格:
(1)熟悉本职能业务管理要求;
(2)负责文件的监督执行;
(3)文件编写由流程负责人主笔,公司一、二级流程可指定主笔人。
2.2.1.1.2文件责任人由文件对应上一级流程负责人担任,确保按计划时间发布文件,主要承担以下职责:
(1)牵头主持流程制度文件的现场论证;
(2)负责对编写文件质量进行把关。
2.2.1.2管理标准编码:
(1)新建:
****集团公司各单位、部门按照上述编码原则要求执行!
(2)修订:
沿用原管理标准编码。
(3)作废:
管理标准编码同管理标准一同作废。
2.2.2技术标准编写:
依据《技术标准管理流程》执行;
2.2.3工作标准编写:
依据《工作标准管理流程》执行。
2.3文件模板:
****集团公司各级文件归口管理部门分别建立****集团公司文件模板,编写人员按照****集团公司统一模板编制文件。
2.3.1管理标准模板:
(1)管理手册模板:
不规定模板,内容结构包括:
流程架构图、组织架构图、内容描述
(2)管理制度、管理流程、管理规定模板:
由综合管理部制定管理流程和管理制度模板。
(见附件三《管理标准模板》、附件四《流程图或管理结构图(示例)》)
例外情况:
以规定“什么可以做、什么不可以做”的制度要求内容为主的文件,无明确执行部门、记录输出等要素内容,正文内容可不按表格进行描述,直接以文字逐条描述。
2.3.2技术标准模板:
模板按《技术标准管理流程》执行;
2.3.3工作标准模板:
职位说明书:
模板按《工作标准管理流程》执行;标准作业指导书(SOP):
模板按《标准作业指导书(SOP)管理规定》执行;
2.3.4记录模板:
模板见附件二《文件编码规定》。
2.5文件修改
2.5.1文件修改要求与“2.2文件编写”要求一致;
2.5.2文件修改后,文件归口管理部门确保所有文件适用部门及人员得到最新版本信息。
2.5.3修改文件提交审批时,修改部分内容用特殊颜色字体显示(通常用红色字体)。
2.5.4文件修改篇幅较大,超过一半以上内容修订,可不进行标识。
2.5.5管理标准修改必须在修改栏填写本次修订内容概要,以便追溯。
其他文件由****集团公司各级文件归口管理部门依据文件性质参照执行。
《文件编码规定》、《管理标准模板》、《流程图或管理结构图(示例)》
各单位、部门
3.文件的论证
3.1论证条件:
新建、修订文件内容涉及其他部门/单位职责、要求时,须由文件编制部门组织相关部门参与文件论证;
3.2论证方式:
以线下论证(集中论证、纸质会签)和线上论证的方式征集相关部门意见,并根据意见对文件进行完善,直至对文件内容要求达成一致,保留论证证据;
3.2.1线下论证:
3.2.1.1集中论证:
包括现场论证或会议论证等方式,跨部门关键制度流程文件,成熟度低、管理较为复杂、一致性要求高的尽量采用集中论证的方式;
(1)现场论证:
指论证人员到现场实际查看、验证的方式;
(2)会议论证:
指以会议方式现场集中征集相关部门/单位意见;
3.2.1.2纸质会签:
以《文件论证会签单》附书面版文件交由相关部门手签确认的论证方式。
3.2.2线上论证:
通过个人工作台/沟通与论证、邮件等方式征集相关部门意见的论证方式;
3.3论证人员:
各单位、部门必须是部门长及高层管理以上分管领导,同时考虑管理及执行层面人员的参与;
3.4文件提交审批前,文件编制部门需确保得到相关部门论证通过的证据,并将相关证据作为附件与文件一并提交审批。
《文件论证会签单》
各单位、部门/综合管理部
4.文件的审批发布:
4.1文件的审核、批准权限:
****集团公司各级文件归口管理部门依据权责对等的原则分别制定各类文件的审批权限,并严格执行。
(参照制定****集团公司各类文件审批权限,并严格执行)
4.1.1管理标准的审批权限:
集团综合管理部参照制定本单位管理标准审核、批准权限,其中与国家及****集团公司政策有关的文件需要提交总裁办公会讨论通过。
(1)一级文件:
由****集团公司总裁批准;
(2)二级文件:
由****集团公司总裁批准;
(3)三级文件:
由部门分管领导批准;
4.1.2技术标准审核、批准权限:
按《技术标准管理流程》执行;
4.1.3工作标准审核、批准权限:
职位说明书按《工作标准管理流程》执行;标准作业指导书(SOP)按《标准作业指导书(SOP)管理规定》执行;
4.1.4记录的审核、批准权限:
(1)新建文件,记录随文件审批发布一并进行;
(2)记录发生修改,若文件同时修改,审批一并进行;
(3)若记录修改对文件无影响,可以单独进行审批,各单位、部门按4.1.1之(3)执行。
4.1.6需董事会、党委会审批的相关制度文件,按****集团公司内外部相关要求执行。
4.2文件的发布
4.2.1文件批准人批准当日文件即正式发布,各级文件管理部门根据批准人审批时间调整文件发布时间。
4.2.2各级文件管理部门参照本文件相关要求及本单位、部门实际,确定本单位、部门文件的审批流程并实施文件的审批发布。
4.2.3综合管理部建立文件管理平台,并对文件进行发布和查询管理。
4.2.4如果需要发放纸质书面文件,由文件管理部门的文件管理人员经过识别、确认后建立发放台账进行受控管理。
1)建立纸质文件发放台账,明确发放数量、部门、时间、签收人等信息;
2)文件修改,发放纸质文件必须同步进行更新替换,并更新台账;
3)文件作废,发放纸质文件必须同步回收,并更新台账。
4)发布文件全****集团公司员工仅有阅读权限,除各单位、部门流程管理员外,其他人员不能下载、打印,如有下载或打印需要,需按文件审批发布流程进行线下申请,通过后由本单位/部门流程管理员下载或打印,保留申请记录。
《管理标准编码、记录编码及模板》
各单位、部门
5.文件作废
5.1文件作废有两种情况:
换版作废和终止作废。
5.2换版作废是发布新版文件,收回旧版文件为作废文件。
5.3终止作废是文件失去效力作废,不需发新版文件。
当文件不能满足实际,需要终止作废时,原文件编写部门必须提交作废申请,并对作废原因进行详尽描述。
5.4文件的终止作废,经文件归口部门审核、原审批权限人审批同意后方可作废。
5.5文件作废后,文件管理部门要将作废信息传达到文件适用部门,避免作废文件误用。
作废文件须标识为“作废”
5.6文件管理部门以纸质或电子邮件形式发布文件时,须确保文件使用部门/单位得到作废通知及回收要求,并以恰当的方式对作废文件或版本进行回收,以防作废文件的误用。
5.7****集团公司各单位、部门管理标准的作废审批流程执行7.2“4.管理标准作废”。
综合管理部/各单位、部门
6.文件的宣贯及监督
****集团公司企管部制定各类文件发布文件的宣贯及监督要求,按“宣贯与培训、运行与切换、考试与验证、反馈与改进”二十字方针,贯彻落实文件内容,确保文件在各层级得到理解、掌握和有效执行。
管理标准的宣贯和监督要求如下:
6.1宣贯与培训
各单位、部门每季度对对本单位、部门更改的文件制定宣贯和培训的计划,在文件执行各层级开展宣贯与培训,培训方式可以通过专题培训、现场会议、及制定文件宣讲材料(由业务单位自主开展)等方式进行,并保留宣贯与培训记录。
6.2运行与切换
集团公司文件发布后,企管部组织各相关部门在文件规定的时间内完成文件的转化;各单位、部门按附件:
《业务单位文件转化质量评价表》对所有适用单位文件转化质量进行评审,审核通过后,各单位、部门在1个月内完成发布。
文件发布后即按文件要求执行,保留文件执行记录。
6.3考试与验证:
企管部对文件的宣贯与培训效果通过考试的方式进行监督,依据文件确定考试内容及考试人员范围,对考试结果进行分析、应用;
各单位、部门根据发布的文件,编制职能查核表进行自查,总部职能部门也将结合职能审计等方式对公司文件执行情况进行验证。
6.4反馈与改进
企管部对查核、监控发现问题进行分类,识别执行问题和设计问题、执行问题,加大监控/检查力度;设计问题,优化相关文件
《业务单位文件转化质量评价表》
各单位、部门
7.记录(模版)的管理
7.1记录(模版)与文件同时编制,形成的记录与文件一并进行审核、论证、发布;记录的修订执行文件的修订要求。
7.2记录内容根据实际需要策划,具体内容包括:
记录内容、记录时间、编写人、审批等的策划。
7.3各单位、部门负责建立本单位、部门的记录清单,并保持清单的及时有效性.具体参阅附件《记录清单》;
7.4当记录(模版)不再使用,需要制定部门提交作废申请,部门长审核、文件管理部门批准后作废。
7.5记录使用形式依据记录使用环境及软硬件条件确定,对有追溯要求且需保留原始记录的使用纸质记录(录入系统或办公平台的原始记录必须由上一级负责人确认;保留在个人电脑上、可随时更改的电子记录不能作为原始记录),录音、录像、软件系统等原始记录按电子记录管理,电子和纸质等形式产生的记录要清晰、完整、真实。
7.6部门形成的记录,根据记录的载体提供适合的保存条件,标识清晰,保存期限内记录必须可查,保存完整有效。
:
a.电子介质保存记录:
防潮、防磁,进行备份;
b.纸质保存记录:
防潮、防火
c.其他介质的记录:
根据介质特性进行适当保存,并根据介质特性进行备份;
d.部门产生的电子记录要明确的保存位置(如公司办公平台等),并由专人管理,具体执行《知识管理频道运营与管控制度》
7.7有归档要求的记录按照《档案管理规定》要求执行。
7.8过程中产生的记录到期后,已经归档的执行《档案管理规定》,没有归档的到期记录部门进行销毁处理(粉碎)并进行记录。
保存在****集团公司办公平台、软件的电子记录保存期限到期后系统自动删除。
《档案管理规定》
《记录清单》
《知识管理频道运营与管控制度》
各单位、部门
8.文件归档流程管理:
8.1文件归档:
企管部负责各单位、部门管理标准的归档工作,其他文件的归档根据《档案管理规定》结合文件归口管理部门要求进行归档。
《档案管理规定》
8.标准或模板
附件1:
部门年度文件修订计划
附件2:
文件编码规定
附件3:
管理标准模板
附件4:
流程图或管理结构图(示例)
9.记录
序号
记录编号
记录名称
记录形式
保存方式
保存期限
归档时间
附件5
管理标准编写质量评价打分表
电子
其他
1年
/
附件6
文件论证会签单
电子
其他
与文件一致
/
附件7
业务单位文件转化质量评价表
电子
其他
1年
/
附件8
记录清单
电子
其他
1年
/
10、修订状态
修订状态
序号
章节号
摘要
日期
1
2
附件一:
文件修订计划
序号
文件编码
文件名称
状态(新建/修改/作废)
(新建/修改/作废)原因
文件主笔人
原生效时间(KM)
计划发布时间
完成状态
未纳入修订说明(**年12月31日前发布文件)
序号
文件编码
文件名称
原生效时间(KM)
未纳入修订计划原因(客观原因)
责任人
确认人(部门长或流程负责人)
附件二:
文件编码规定
1.管理标准编码:
1.1编码:
M/A---DE—**—*---***
序列码(三位数字)
文件层级编码(一位数字)
部门类别码(两位数字)
单位代码(四位字母)
标准分类码
体系分类编码(管理标准)
1.2文件分类码:
体系分类名称
代码
标准分类编码
工作标准
W
Z-岗位说明书;S-作业指导书;G-操作规程
技术标准
T
管理标准
M
管理流程编码(L)管理制度和规定编码(Z)
单位名称
代码
单位名称
代码
山东****集团有限公司
SDGH
山东沂蒙红色文化产业公司
YSJD
沂南县星港房地产开发有限公司
XGFC
酒店
XSJD
山东泰都建筑安装工程公司
TDJA
山东红土地影视传媒有限公司
HTDM
部门名称
代码
部门名称
代码
总裁办
01
财务部
04
综合管理部-行政
02
企划部
05
综合管理部-人力
03
......
文件层级编码
解析
文件层级编码
F
0:
通用工作标准;1:
最高决策者;2:
参与决策者;3:
中层管理人员;4:
一般管理人员;5:
特殊过程操作人员;6:
一般操作人员
序列码
解析
序列码
ILM
流水号从001开始编写
2.记录编码及格式
2.1编码:
文件编码—F—**
序列码(两位数)
表示附件,该字母固定
记录(模板)所隶属的管理标准的编码
2.2格式:
XX记录
编号:
M/****-**-*-**F**
生效日期:
****.**.**
此处根据实际需要设计
附件三:
批准:
山东****集团有限公司
管理标准
编号:
M/XXXX-XX-X-XX
审
核
企业策划总部:
修订状态:
0
编写部门:
编写:
生效日期:
XXXX.XX.XX
名称:
(宋体四单倍行距)
1.管理目的
2.适用范围及文件转化规定
适用范围:
3.术语及相关法律法规清单
3.1术语
3.2相关法律法规(营销职能无此项)
文号
法律法规名称
4.职责
责任部门
职责描述
5.KPI指标及关键控制点:
5.1KPI指标
指标名称
计算公式或指标说明
设置本指标的目的
5.2关键控制点:
(营销职能无此项)
关键控制点
控制标准
执行责任
监控责任
编写要求:
(关键控制点控制标准按照内控关键控制七要素进行梳理(根据活动可以是七要素其中的几个要素);
(关键控制七要素:
控制目标、控制岗位、控制时间、控制活动、控制措施、跟进措施、成果及证据)
(1)识别对实现文件管理目标有关的内外部影响因素,评估过程活动存在的风险,进行分析,确定关键控制点
(2)按“关键控制七要素”确定控制标准,关键控制点控制标准完整;
(3)所列关键控制点在正文中均有具体管理要求和内容,
6.识别出来的重大管理授权
重大授权事项
提报单位
提报时间
审核人①②③…
批准人
E化状态
1
1②③
…
1②③
5、正文内容
7.正文内容
7.1管理原则
1)
2)
……
7.2管理流程/管理要求:
7.2.1(矩阵式)流程图/管理结构图:
以规定“什么可以做、什么不可以做”的制度要求内容为主的文件,无明确执行部门、记录输出等要素内容,正文内容可不按如下表格进行描述,直接以文字逐条描述,但需要画出管理结构图
流
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- 关 键 词:
- 制度 流程 文件 管理制度