大学毕业晚会项目管理计划书1.docx

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大学毕业晚会项目管理计划书1

大学毕业晚会项目管理计划

项目小组成员：

小组成员专业：

项目指导教师：

2010年11月26日

目录

1.项目背景……………………………………………………………………………………….3

2.项目目标……………………………………………………………………………………….3

3.角色分析……………………………………………………………………………………….3

4.生命周期……………………………………………………………………………………….4

5.范围管理……………………………………………………………………………………….4

6.进度管理……………………………………………………………………………………….5

7.资源管理……………………………………………………………………………………….6

8.费用管理……………………………………………………………………………………….8

9.质量管理……………………………………………………………………………………….9

10.沟通管理……………………………………………………………………………………10

11.风险管理……………………………………………………………………………………11

12.收尾管理……………………………………………………………………………………14

一、项目背景

对于即将毕业的学子而言，七月是一个收获的季节，在这个美好的时刻，他们满载着几年的知识积累，勇敢而自信的走向社会，去追求他们的未来，去实现他们的理想。

几年的学习生活，让毕业生们有了深厚的岭南情谊，为了表达学院对毕业生的祝福之情，同时也为了给毕业生们一个向母院表达感激之情的平台，XXX学工部决定举办一场毕业晚会，并将该项目的筹备工作委托给我们项目小组，为此，我们用所学的项目管理的知识做了如下项目策划。

二、项目目标

总体目标：

晚会顺利进行并充分表达对毕业生的祝福

时间目标：

保证晚会前各项准备工作都按时完成

成本目标：

将晚会成本控制在赞助商提供的赞助费之内

效果目标：

让大家都快乐，有更多欢声笑语；让大家有感动，更珍惜岭南情谊。

三、角色分析

角色

需求

毕业生

在晚会上能充分的表现自己对中大和岭院的感情

赞助商

对其产品和公司要有宣传作用

院方

祝福毕业生，增强他们对母院的感情

晚会表演者

各个配套设备完整，使演出顺利

晚会工作人员

各项流程和要求准确清晰，使任务明确

项目小组

保证项目准时完成，保证各个参与者都满意

四、生命周期

资源

项目执行阶段

项目准备阶段

项目结束阶段

时间

五、范围管理

下面是WBS表格：

1

前期总体策划

2

晚会负责人与各班班长会议

2.1

前期通知

2.1.1

确定日期

2.1.2

会议内容预告

2.2

会议召开

2.2.1

晚会负责人介绍基本情况

2.2.2

各班就晚会主题和内容提出意见

2.2.3

将各班的意见进行整理

2.3

会议后

2.3.1

进一步征集毕业班意见

2.3.2

将整理好的最终意见上报学工部

3

研究生会、团总支工作安排

3.1

成立各个功能小组

3.1.1

明确各个功能小组的任务

3.1.2

明确各个功能小组的负责人

3.2

联系赞助商

3.2.1

寻找有合作意向的商家

3.2.2

细节谈判

3.3

联系舞台公司

3.3.1

筛选舞台公司

3.3.2

细节谈判

3.4

节目筛选

3.4.1

确定筛选标准和程序

3.4.2

筛选过程

3.4.3

最终确定入围节目

3.5

邀请嘉宾

3.5.1

向学工部咨询需邀请的对象

3.5.2

联系嘉宾并派发邀请函

3.6

晚会举办通知

3.6.1

明确晚会时间和地点

3.6.2

其它注意事项

4

赞助商

4.1

前期宣传

4.1.1

找赞助商拿宣传资料

4.1.2

宣传产品摆放与传单散发

4.1.3

赞助商介绍

4.1.4

支付赞助费

4.2

赞助效果反馈

4.2.1

宣传总结

4.2.2

赞助商满意度反馈

5

场地布置与舞台公司

5.1

联系学院学工部

5.1.1

申请活动产地

5.1.2

联系场地设备管理员提供支持

5.2

联系舞台公司

5.2.1

舞台布置

5.2.2

舞台效果调整

5.3

联系研究生会和团总支

5.3.1

明确场地布置时间流程

5.3.2

明确场地布置要求与晚会运作流程

6

活动宣传

6.1

横幅和海报宣传

6.1.1

确定横幅和海报内容

6.1.2

确定宣传时间地点

6.1.3

相应功能小组执行

6.2

传单宣传

6.2.1

确定传单内容

6.2.2

确定传单派发时间和地点

6.2.3

相应功能小组执行

6.3

网络宣传

6.3.1

确定网络宣传的内容

6.3.2

通过QQ群、BBS等媒介

6.3.3

相应功能小组执行

7

物资准备

物资采购

7.1

7.1.1

与各个节目负责人明确晚会物资需求计划

7.1.2

采购相应物品

7.1.3

核实物资是否满足需求并进行相应调整

8

晚会舞台支持

8.1

联系主持人

8.1.1

主持人化妆与服饰

8.1.2

确认主持稿

8.2

晚会后勤人员

8.2.1

将晚会后勤人员分组

8.2.2

明确各小组任务

8.2.3

晚会应急处理

9

会后清场

9.1

物资整理

9.1.1

各项设备回收

9.1.2

物资核实与统计

9.2

现场环境整理

9.2.1

将现场打扫干净

9.2.2

将各项物品摆放归位

10

晚会总结

10.1

晚会报道稿

10.2

向学工部汇报

10.2.1

晚会总结报告

10.2.2

核算各种开支

10.2.3

各种资料归档

下面是WBS的部分截图：

六、进度管理

甘特图

网络图（局部）

项目里程碑

七、资源管理

资源使用图（局部）

责任矩阵图（D为主要负责，P为辅助）

八、费用管理本项目预计支出有以下几项：

（1）舞台公司费用：

4700元①舞台搭建：

3500元②音效设备：

700元③现场布置（气球，鲜花，小型烟花）：

500元备注1：

地点暂定为本校区内，无需场租费。

（2）节目费用：

1300元①主持人4套服装租用费用：

600元②主持人发型化妆费用：

200元③赞助各节目服装道具费共：

500元（3）宣传费用：

500元①横幅制作费用：

50元②海报制作费用：

200元③传单印发费用：

200元④邀请函印发费用：

50元（4）应急费用:

500元综上，预计支出总计7000元备注2：

预计收入由预计赞助费组成，包括现金及等价物如发型化妆服务，气球横幅等布置现场用品，预计在7000元以上。

九、质量管理

我们认为最可能会出质量问题的环节可能有以下这几方面:

邀请：

1.学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚

2.联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏

物资准备：

1.采购数量不足

2.物资质量不及格

3.采购人员发生意外，物资不能及时到位

宣传：

1.宣传品未及时制作出来并张贴派发

舞台设置：

1.联系不到场地设备管理员

2.舞台公司未能及时到位

3.舞台设备临时发生意外

晚会现场：

1.主持人由于意外未能及时到位

2.演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接

3.演出过程发生失误

会后：

1.设备回收、物资清点、归位时发生混乱

以下用鱼骨图展示导致质量问题发生的一些原因

PDCA质量控制：

项目质量控制是一个由事前控制、过程监控、检查对比和偏离处理等部分组成的主动控制闭环系统。

我们可以通过PDCA来实现这个系统：

1.PLAN：

用质量目标表明确所要达到的质量要求

2.DO：

用监控记录表记录项目实施过程中的情况

3.CHECK：

用检查对比表来找出偏离目标的差异

4.ACT：

采取措施纠偏

各个具体活动的负责人，负责本活动高质量的完成，再由一个人对晚会所有活动进行检查跟进与协调，确保整个晚会项目高质量地完成。

我们可以用简单的质量核对表来检查和核对某些必要的步骤是否已经付诸实施，从而实行对质量的控制和追踪：

质量核对表

项目实施

谁负责这件事？

这件事开始做了吗？

这件事完成了吗？

这件事完成情况怎么样？

十、沟通管理

（1）项目小组的沟通

沟通手段：

主要是电话沟通频率：

每周3次（必要的话随时）

为了确保每一项活动的按时按量完成，项目小组每个活动的负责人必须及时的把活动的进展情况向项目的负责人汇报，项目负责人及时的把相关信息通发布给各个信息需求者。

这种轮式的的沟通方式能够快速的解决问题，并且确保了信息传递的准确性。

针对这一方式可能难以提高成员的士气，这里成员间也可以相互的沟通，但前提是项目小组的负责人必须掌握活动的进展情况，不然项目就难以控制。

（2）赞助商的沟通

沟通手段：

当面、电话沟通频率：

一星期两次

为了确保活动经费的准时到位，项目外联的负责人员必须与赞助商保持沟通，确认赞助商的宣传需求，以及将项目的需求情况及时通知给赞助商。

（3）与上级的沟通

沟通手段：

电话、当面沟通频率：

一星期两次

　　　与校方的沟通需注意的是，必须准确将举办晚会这一申请，及时向上级提出，并尽快得到具体的回复。

因此应采用双向沟通。

向校方协商，把岭院的具体情况汇报给校方，例如具体的毕业完结时间，学生的准备时间等等。

通过双方协调来尽早确定活动的举办时间，以便后面的工作展开。

（4）与晚会表演者的沟通

沟通手段：

电话，当面沟通频率：

需要时

　　　项目负责人应及时的收集晚会表演者的需求信息，如服装，道具的租借情况等，并提前及时把晚会的安排信息向各位晚会表演者传达，如彩排时间，地点，节目次序和晚会的具体安排。

如双方在需求和安排上有何变动应及时的通知对方。

（5）与学生的沟通

沟通手段：

传单，横幅，海报沟通频率：

长时

　　为了确保同学参加晚会的积极性和热情，项目小组应长时间的向同学们宣传晚会，这里可以通过传单，横幅，海报等方式。

并及时的的把晚会举办的时间地点等信息传递给同学们。

十一、风险管理

一、风险识别与评价

通过审视我们的WBS，我们认为风险主要来源于以下几个方面：

注：

风险危害评价1为最低，10为最高。

风险来源

风险名称

风险危害评价

邀请

学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚

5

联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏

6

物资准备

采购数量不足

5

物资质量不及格

6

采购人员发生意外，物资不能及时到位

5

宣传

宣传品未及时制作出来并张贴派发

6

舞台设置

联系不到场地设备管理员

8

舞台公司未能及时到位

10

舞台设备临时发生意外

9

晚会现场

主持人由于意外未能及时到位

7

演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接

7

演出过程发生失误

8

会后

设备回收、物资清点、归位时发生混乱

6

二、应对措施

风险名称

应对措施

学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚

向学工部反复确认邀请对象名单

联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏

在发出邀请函时对照邀请对象名单进行审核

采购数量不足

采购比需要数量多一些的物资

物资质量不及格

在采购过程中仔细检查采购物资的质量

采购人员发生意外，物资不能及时到位

在采购过程中派三名采购人员确保物资的及时到位，并且提前进行采购

宣传品未及时制作出来并张贴派发

确定宣传品的的日程表，确保一切按照计划进行

联系不到场地设备管理员

提前联系好场地设备管理员并且

舞台公司未能及时到位

转移演出场地或中断改期举行

舞台设备临时发生意外

准备两份舞台设备

主持人由于意外未能及时到位

要求主持人提前到位

演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接

上一个节目演出时，其后两个节目在后台准备，

演出过程发生失误

确保演出者在表演节目前已经做好充分的准备，尽量平抚其紧张情绪

设备回收、物资清点、归位时发生混乱

派出小组负责此项并在回收前确保每个人的职责

三、补救措施

风险名称

补救措施

学工部未能一次把所有需邀请对象交代清楚

尽快邀请学工部未交代邀请的对象，并道歉

联系嘉宾并派发邀请函时出现遗漏

发现遗漏后尽快再次发出邀请函并道歉

采购数量不足

时间允许进行再次采购；时间不允许则向学工部紧急调配物资

物资质量不及格

时间允许进行再次采购；时间不允许则向学工部紧急调配物资

采购人员发生意外，物资不能及时到位

想办法解决意外确保物资到位，若意外无法解决派人去取物资，若无法联系则再次采购，若时间不允许则向学工部紧急调配物资

宣传品未及时制作出来并张贴派发

若未能制作出宣传品则抓紧时间制作或者使用替代宣传品，并在宣传品制作出来之后就抓紧时间张贴

联系不到场地设备管理员

运用各种关系取得设备管理员的联系方式并联系

舞台公司未能及时到位

催促其尽快到位并在之后抓紧时间布场

舞台设备临时发生意外

使用备用设备，依旧无法使用则向学工部或别的学院紧急调配

主持人由于意外未能及时到位

紧急调配人员暂时充当主持人

演出人员未能及时到场，上下节目不能及时衔接

由再下一个节目及时跟进

演出过程发生失误

由节目领演人迅速组织演员重演此节目；若重演仍出现问题，则该节目立即退场，视具体情况决定其再次重演或取消

设备回收、物资清点、归位时发生混乱

要求负责人维持秩序并清点物资

十二、采购管理

采购项目清单

采购项目

规格

计量

单位

数目

估算

单价

估算总价

需求时间

采购方式

横幅

8.0m*0.6m

条

2

100

200

5.20

询价采购

宣传单

A4

张

2000

0.15

300

5.20

询价采购

节目表

A4

张

500

0.2

100

询价采购

舞台、音响、灯光设备

舞台搭建及设备，音箱设备、灯光设备及备用设备

套

1

3500

3500

5.30

询价采购

充气棒

60*10cm

套

20

2

40

5.12~5.22

询价采购

手掌拍

27.5*13.5cm

个

20

3

60

5.12~5.22

询价采购

气球

10cm

个

300

0.15

45

5.12~5.22

询价采购

打气筒

手动，28cm

个

3

5

15

5.12~5.22

询价采购

荧光棒

5*200MM

个

30

0.5

15

5.12~5.22

询价采购

哨子

6字型口哨

个

25

1

25

5.12~5.22

询价采购

化妆费用

化妆及发型

个

5

30

150

5.30

询价采购

饮用水

550ml

瓶

50

1

50

5.30

询价采购

服装

根据需要

套

4

30

120

5.30

询价采购

道具

根据需要

个

30

6

180

5.12~5.22

询价采购

纪念品

根据需要

个

20

10

200

5.12~5.22

询价采购

2、备选单位清单

十三、收尾管理

（1）收尾阶段要求完成的任务：

a.会后清场：

晚会节目后，由搬离组负责把红地毯，桌布等搬回原处，同时进行核实与统计；由签到签离组负责人员签离；清理组负责清理场地，将各项物品摆放归位。

b.晚会总结：

准备晚会报道稿进行晚会情况宣传；撰写总结报告并核算各项开支；将各资料整理存档。

（2）收尾的开始与结束：

收尾于晚会参观人员散场结束后为开始，会后清场在晚会当天结束，晚会总结的限期是七天，所以结束在五天后；

（3）收尾检查：

讲项目计划、人员、财务等相关资料整理汇总，再上交至学工部。

（4）项目的交接：

在晚会结束后，应将晚会总结报告及开支核算表交给XXX学工部，汇报晚会情况。