省市级大型会参会手册.docx

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省市级大型会参会手册

省级、地市级大型学术会参会手册

会前部分

召开会议的确定

一、会前拜访省级、市级妇产科分会主委、副主委、秘书等重点客户，初步告知准备召开大型学术会，探询期望邀约专家的意向及感兴趣的讲课内容，初步计划会议时间（避免与某些学术活动发生冲突）使大多数应邀代表能够按时参会。

二、联系讲课专家，沟通确定会议时间及讲课内容（提前一个月预约专家时间）

（1）国家级专家：

与学术推广部联系。

（2）省级专家：

与学术经理联系。

（3）地级专家：

地办联系，相关产品临床经验交流。

三、确定会议地点

（1）根据邀约的参会人数

（2）会场具备良好的音响、投影布、投影、空调等设施

（3）交通便利

四、确定大会主席

省级、市级主委、副主委、秘书、三级医院业务院长等

五、邀约：

（1）第一次：

拜访邀约的目标客户，告知学术会召开的时间、地点，并邀请参加。

（2）第二次：

拜访邀约的目标客户，介绍本次会议作报告的专家的学术地位，为会议造势。

（3）第三次：

正式送请柬，拜访时宣传公司近年来学术推广的重大事件和力度，提高公司品牌形象。

（4）第四次：

针对重点客户再次确认会议时间、地点，确保参会。

（5）第五次：

短信提醒，叮嘱参会

会议筹备细节

一、会前物料的准备

1、会场

（1）会场一楼大厅外LED屏幕或者横幅提示

内容：

热烈欢迎参加步长制药妇产科疾病诊治新进展学术会的各位专家

（2）会场一楼大厅指示牌提示：

内容：

步长制药妇产科学术会在××楼×××厅召开

（3）楼上电梯口及过道，展架提示指引会场方向

内容：

妇科产品X展架

（4）签到处布置：

内容：

签到桌、（桌花）、签到处水牌、（水果、茶点、茶水、咖啡、纸巾）、签到表、3—5支笔、妇科产品X展架。

（5）会场内横幅

内容：

前方：

打造中国中药妇幼第一品牌!

后方：

各位专家永远是步长的好朋友！

左方：

范风药制长步显彰研科重尊性女爱关（千万注意顺序）

右方：

精于学术规范诊治打造妇科第一品牌

（6）邀请函：

邀请函内容：

地办学术提供word文字（A+B+C）给推广经理，由推广经理联系公司企划宋黎英经理进行设计。

word模版如下：

A:

尊敬的主任：

为了提高我省（市）妇产科疾病的诊疗水平，推动学科发展；同时为广大妇产科同道提供一个学习交流的平台。

由步长制药独家承办的“妇产科疾病诊治规范学术大会”，将于**年**月**日**时**分在**市高**大厦**层**厅召开。

届时将邀请**医院妇产科主任、中华医学会妇产科学会**委员、中华妇科肿瘤学分会**委员**教授及省内众多知名专家进行讲座交流活动。

感谢您长期以来对步长的关爱与支持，真诚期待您的参与！

山东步长神州制药有限公司

B:

专家照片+专家最新简介

C:

会议时间：

**年**月**日**时**分

会议地址：

**市**大厦**层**厅

独家承办：

山东步长神州制药有限公司

大会主席：

***教授

（7）背景板：

背景板内容：

地办学术提供word文字（A+B）给推广经理，由推广经理联系公司企划宋黎英经理进行设计。

A:

妇产科疾病诊治规范学术大会

独家承办：

山东步长神州制药有限公司

2013.**中国**

B:

背景板尺寸:

高2米，宽4.4米

（尺寸必须要求参与制作的广告公司测量，方能保证尺寸与框架匹配，不允许反复修改尺寸，增加公司设计频次及难度）

（8）拉网展架

由地办学术（提前至少两周时间）向公司市场部杨莎申请借用1—2个。

（9）大会汇编的制作：

按照设计的标准版本进行制作。

（10）大会抽奖环节：

（A+B+C）

A:

抽奖券设计制作及抽奖箱的准备

地办学术告知推广经理，由推广经理联系公司企划宋黎英经理进行设计，地办在当地广告公司自己制作。

B:

抽奖礼品

妇产科方面的书（大会讲者的著作，大会主席的著作、本省、市有影响力专家的著作等）

C:

签名、合影

专家现场为著作签名、合影留念将会场气氛推向高潮。

（11）水牌、温馨提示卡、胸牌的制作

（12）资料袋的准备：

数量种类（7产品样宣、笔、记录本、环保袋、湿巾、矿泉水、瓶签等）的准备

二、会场设施、设备的调试及准备

（1）要求双投影及投影布分辨率达标

（2）要求投影仪清晰度达标

（3）要求笔记本电脑：

①取消屏保密码②桌面清整③桌面画面简洁④准备两台（备用一台）

（4）激光笔：

两支（一支备用）

（5）提前调试投影仪与电脑是否匹配

（6）会场的音响设施是否良好

（7）会场的空调设施是否良好

（8）演讲台及台式话筒各一个（公司领导及专家代表发言时使用）、

无线话筒至少两个（产品讲解及专家提问时使用）

（9）要求专业摄像师、摄像仪器及照相机

（10）会场饮用热水的设施准备

三、会前文字工作的准备

（1）大会会议议程

例如：

妇产科疾病诊治规范学术大会

会议时间：

**年**月**日下午**—**

会议地址：

**大厦**楼**厅

参会人员：

来自**、**、**、等城市的**名妇产科医生

会议主题：

妇产科疾病诊治规范学术大会

大会主席：

**教授（**医院妇产科主任）

特邀嘉宾：

**教授（**医院妇产科主任）

**教授（**医院妇产科主任）

会议议程：

时间

内容

主讲人

12:

30—13:

00

签到播放《共铸中国心—走进西藏》、《水之情》

13:

00—13:

05

大会主席宣布会议开始

**教授

13:

05—13:

15

步长制药领导致欢迎词

**先生

13:

15—13:

25

步长企业文化介绍

**主任

13:

25—13:

55

步长制药妇科产品简介

**部长

13:

55—14:

10

步长妇科产品课题成果介绍

**教授

14:

10—15:

40

**的诊治规范及病例分析

**教授

15:

40—16:

40

妇科手术中相关问题

**教授

16:

40—16:

50

讨论

16:

50—17:

10

大会抽奖及颁奖

17:

10—17:

30

大会主席总结发言、宣布会议结束

**教授

17:

30—17:

40

合影

**教授

步长制药妇幼事业部

（2）大会主席的开幕词

例如：

开幕词

尊敬的妇产科界各位同仁，步长制药的各位领导，大家下午好！

我是**医院妇产科主任**，欢迎各位参加步长制药独家承办的《妇产科疾病诊治学术大会》，非常荣幸本次会议由我担任大会主席。

首先请允许我介绍一下今天到会的各位领导和嘉宾：

出席本次大会的讲课专家是：

**教授附幻灯片，专家简介及照片

**教授附幻灯片，专家简介及照片

出席本次大会的步长制药领导有：

。

。

。

。

。

。

。

。

。

参加本次大会的专家和领导还有**省各地市各级医院的院长、副院长、妇产科主任等**余名妇产科专家。

让我们以热烈的掌声欢迎各位专家、领导，和各位妇产科界的朋友们的到来！

步长制药自93年成立至今历经19年风雨历程，从艰难的开始一步一步实现了打造百亿企业的伟大梦想，2011年荣登全国制药百强榜第八名，中药企业第一名，成为我国最大的中医药制造企业。

步长制药继成功打造心脑血管领域的领袖品牌后，以康妇炎胶囊、消乳散结胶囊、宫瘤消胶囊、红核妇洁洗液为主导的妇幼事业部又成为步长制药冉冉升起的又一新星。

步长制药近年来还组织了多种形式的国际国内学术交流活动。

一个制药企业为广大医生提供继续教育的平台是有意义的，是与国际接轨的，也是有社会责任感的。

步长制药妇幼部陕西分部成立以来，本着“听党的话、遵纪守法经营”的原则，坚持给医生患者提供继续教育的平台，不断给**的妇幼事业贡献出自己的一份力量，这样的企业，这样的部门，是值得我们信赖和支持的。

今天，步长制药又为我们请到了两位专家现场传道授业，一位是从**远道而来的知名妇产科专家**教授，一位是**市**医院的妇产科主任**教授，为我们答疑解惑。

会议首先由**教授做关于**的诊治及病例讨论专题讲解，其次，由**教授做关于妇科手术肿瘤患者卵巢功能的保护专题讲解，剩下的时间现场答疑。

会议临近结束，还有步长制药安排的抽奖活动，将会有**名医生成为幸运者抽到最新医学书籍。

让我们大家共同期待本次会议的精彩讲解、答疑解惑，并祝愿大家在会议中有所收获。

现在我宣布，本次会议正式开始。

（3）大会专家简介PPT

（4）大会主席的闭幕词

例如：

闭幕词

各位专家，各位同仁们，大家下午好！

我们本次的妇产科学术交流会已接近尾声。

我相信各位同仁也感受到了，由步长制药独家举办的这场学术会，是一场高规格的学术会议，也是实用性特别强的一次学习交流的盛会，它将给我们留下难忘的记忆。

在这里我要特别感谢的是，本次会议十分荣幸地邀请到了在国内妇产科界享有盛誉的**教授莅临，为我们带来了**的诊治及常见病例治疗的临床经验交流。

同时还有我们**省妇产科界的著名专家**教授也给我们带来了**的精彩专题报告。

通过这次会议，极大地提升和丰富了我们**省妇产科界广大医务人员的专业知识和技能。

我相信通过这次大会，我们一定受益匪浅！

在此我代表**妇产科界的各位同仁对**教授及**教授的精彩讲解和经验交流，表示衷心的感谢！

另外这次会议由步长制药全程组织开展。

在整个活动中，从会议的筹划、组织到实施，都做了大量认真细致的工作。

步长制药举办的这次学术会议，给我们**妇产科界提供了一个学习和交流的重要平台。

在此我代表**妇产科界的各位同仁对步长制药表示衷心的感谢！

谢谢你们！

也希望以后能够和步长制药有更多的学术合作机会，为各位同仁提供更多交流平台。

同仁们、朋友们，通过本次会议也为我们理清了思路，为我们以后的临床工作更好的规范了行为，在以后的工作中，我们要进一步加强学习和交流，通过不断学习和提高，来更好的为**人民的健康事业贡献自己的一份力量。

虽然这次学术会议的时间是短暂的，但影响是长远的。

我们和权威专家之间通过直接接触和学习交流，增进了了解，建立了友谊，有了进一步联系和沟通的渠道和平台。

希望以后能加强合作与交流，共同为**人民的健康事业做出更大的贡献！

最后，让我们再次对专家的精彩报告表示衷心的感谢！

祝各位专家、各位来宾、各位同仁工作顺利！

身体健康！

本次会议到此，谢谢大家！

会中部分

一、会前会（定岗定责，忙而有序，确保高效优质的完成任务。

）

第一部分：

会务组成员

总指挥：

副总指挥：

总协调：

组员：

第二部分：

专家及公司重要领导接待

参会专家

特邀讲者：

主持人：

当地讲课专家：

听会专家：

共计XX人

XX办：

人XX办：

人

XX办：

人XX办：

人

XX办：

人XX办：

人

······

国家级专家接待

项目

负责人

备注

接机

车辆

接机鲜花

照相

房间确定

会场酒店，朝阳，与公司领导最好同层，房间号码不要带“4”

房间布置

（温馨提示卡、水果、房间通风）

水果4种

用餐（早餐、晚餐）

开会提醒

礼品（土特产）

送机

车辆

公司重要领导接待

项目

负责人

备注

接机

车辆

接机鲜花（2把）

照相

房间确定

会场酒店，朝阳，与国家级专家最好同层，房间号码不要带“4”

房间布置

（温馨提示卡、水果、房间通风）

用餐（早餐、晚餐）

开会提醒

礼品（土特产）

送机

用车

外地听课专家接待

入住酒店：

房间数量：

房间价格：

房间布置（水果、温馨卡X个）负责人：

地办

听课专家

代表

是否定餐

人数

？

男？

女

是否住宿

人数

？

男？

女

是否住宿

第三部分：

会场布置、座位安排

会场布置

工作项目

项目负责人

完成时间

监督人

悬挂条幅

悬挂背景板

鲜花的摆放

资料摆放

堆头摆放

台卡摆放

拉网展架摆放

X展架摆放

矿泉水瓶签的粘贴

（果盘、点心）

签到台

指引牌

工作牌

电脑、投影、音响、麦克的调试

会议部分

所有参会公司工作人员必须着正装，戴工作证。

（男士着深蓝色或黑色西服、白色长袖衬衣，穿黑色皮鞋，戴统一领带；女士着统一风格深蓝色或黑色正装，穿黑色皮鞋，戴统一丝巾。

）

1.迎宾：

（酒店大门口，XX点前到位）

2.一楼引导（X人，XX点前到位）：

3.会场所在楼层引导（X人，XX点前到位）：

4.签到处（X人，X组，X人/组）

（会议签到人员要懂礼仪，不可工作人员坐着看参会人员站着签到。

）

组长（总负责，兼管会场开关门服务人员安排）：

一组：

二组：

三组：

四组（外地客户）：

奖券负责（1人）：

一人一劵，不得代领。

5．会场引导（XX人）：

6．专题片播放（质量安全片、共铸中国心、水之情）播放器设置为列表循环模式，会议正式开始前必须播放《水之情》（至少一遍，请留够时间）。

7．麦克风服务、会场秩序维护及领奖引导：

靠窗一侧（2人）：

另一侧（2人）：

8．电脑操作：

（1人，由熟悉电脑操作、会议议程及操作内容者担当，最好具有会议操作电脑经验）

9．音响、投影、激光笔、电脑等硬件保障（1人）：

（由熟悉电子设备，能及时与会场工作人员取得联系者担当）

10.灯光、空调保障（1人）：

11.会议摄像：

12.会议照相（各个环节，除专业人员外至少两部单反相机）：

其它人员如需照相，请关闭闪光灯并调至静音，请保持会场纪律。

13.合唱

人员：

队长（负责纪律、喊口号）：

请于XX日XX点之前在会场集合、彩排

请在XX日XX点之前签到处集合

14.抽奖箱、抽奖台负责（负责监票，1人）：

15.抽奖礼品呈送（X人，女性）：

17.会议礼品发放（同签到处）

必须凭劵，可代领。

分工明细

工作项目

项目负责人

完成时间

监督人

全体人员各就各位

指引泊车

一楼大厅门口迎领

一楼大厅电梯口迎领

会议楼层电梯口迎领

签到

会场座位迎领

电脑控制

摄像对接

会场服务

照相

摄像

礼品发放

合影椅子摆放

专家就餐（VIP宴）

1.台卡、第一品牌画册、宋欣怡画册摆放（2人）：

2.多媒体设置、播放《水之情》（2人）：

3.餐厅协调（1人）：

4.餐厅引导（2人）：

5.照相（1人）：

6.餐桌服务（X人，1人/桌，尽量安排与客户熟知的代表为其服务）

一桌：

二桌：

三桌：

四桌：

······

工作项目

项目负责人

完成时间

监督人

就餐指引

餐桌礼仪

会后部分

工作项目

项目负责人

完成时间

监督人

整理会场

物料清点

货物搬运

物料运输

欢送参会专家专家接送

会议总结会

发送短信、电话再次感谢参会专家

视频、照片制作整理和归档

座位安排

主持人、讲课人等重要专家及公司领导请安排在前排就坐（具体位置视会场情况而定；一位公司人员陪同一位专家，以便交流），省级大型学术会需为异地参会客户安排就座片区（会场按照地区划分，异地客户建议安排在前区就座）

会后跟进

第一部分、会后致谢与拜访：

1、会议当天晚上业务代表负责自己邀请的医生问候、致谢：

一般客户短信致谢：

短信抬头必须注明医生的称呼，不能简单转发。

v感谢参加步长制药举办的学术会议，诚挚希望在以后的临床工作中能得到您的支持和帮助。

真诚期待您能成为步长公司的重要客户，我将不遗余力作好服务工作。

v感谢您能参加步长学术会议，但愿本次学术会议能给您提供一个全新的妇科诊断与疾病治疗方案。

v感谢您对我们多年的支持，也感谢您参加本次学术研讨会。

v我们的成功蕴含着您对我们的信赖与首肯。

再次感谢您！

重点客户（讲课人、主持人、院长、主任等）、熟悉客户电话致谢。

v电话致谢：

关心是否顺利到家，感谢参会，约定下一步拜访。

2、业务代表会后多次拜访跟进自己的客户，进一步落实会议效果：

v会后一周内当面拜访：

感谢参加会议和对我们工作的支持，就会议内容进行交谈。

探询客户对会议的反应，以及客户对会议内容的需求点。

告诉客户有会议资料，包括照片、专家讲稿等，下次拜访送到家里。

v会后两周内送照片，就照片切入会议内容，乘机灌输信息，最好送到家里，促成一次家访，加深拜访力度。

v会后一个月内送专家讲课课件等纸质版会议资料，并询问客户是否有电脑，若有，强调电子版比打印稿效果更好，内容更齐全，争取下次再将电子版送到家里，家访。

3、重点客户由经理、主管、办事处学术等协同拜访，并争取达成深度合作的意向：

v当地主委、副主委等：

作为下一步地区学术会、巡回等的讲课人、主持人，逐步打造为步长妇科产品在当地的代言人；

v主管院长、药剂科主任等：

深度拜访达成产品开发的意向；

v临床科室主任：

达成在其科室开展科会的具体实施计划；

v县级医院主任等：

初步达成巡回或县级学术会的意向。

第二部分、会后配套相应的学术活动跟进：

1、学术活动跟进的指标要求：

v所有参会医生所在医院需开科会至少1场；

v会后一个月内：

科会不少于10场；

v会后两个月内：

店员会不少于10场；

v会后三个月内：

巡回及县级学术会不少于3场；

2、学术活动跟进的注意事项：

v在开巡回医疗、科会，时把大型学术活动的照片，尤其是本医院、本科室医生参会的图片予以展示，这样更容易增进感情、打动客户；

v在店员会时把当地大型学术活动的照片，以及当地著名、权威医院医生参会的图片予以展示，这样更能说服客户；

v要让客户在公开场合说我们的好处，谈我们产品的优势。

开科会时，最好能说服科主任替我们讲产品。

如果暂时做不到，也要说服科主任在开科会时，对我们进行正面的总结和认可。

3、配套学术活动完成后，同样需要重视并严格按照相应的活动跟进措施予以跟进，最大的发挥配套学术活动的作用。

第三部分、会后销量跟进：

建议办事处会后三个月时销售环比增长至少30%以上。

要求办事处及每一位员工拿出增量计划。

任务增长具体落实到医院、药店等终端，要求代表将增量分解到每个目标客户。

1、办事处经理要明确本次会议的开发目标，并将指标落实到具体负责的代表、主管或经理身上。

要拿出医院开发的相应的支持和激励政策，最大程度的落实开发目标。

2、办事处要根据会议的辐射面和影响力，对每一位代表提出会后上量的具体要求，增量根据具体区域和医院情况来定，但增长率最少不低于30%。

3、每一位代表把具体的增量要分解到具体的医院、药店，目标医生身上，这样持续的跟进和维护，从而保证达成增量目标计划。

XXX学术活动会后销量跟进表一（目标医院）

 目标医院

会前销量

会后一月

会后二月

会后第三月

考核结果

XX医院

XX医院

XX医院

XX医院

XX医院

XX医院

XX医院

XXX学术活动会后销量跟进表二（目标医生）

目标医生

赵医生

马医生

高医生

李医生

范医生

会前销量

会后一月

会后二月

会后三月

会后评估

参会评估

评估项目

分值

打分

到会率

90%合格

20

是否准时到会

10

参会专家

三级医院占40%

20

二级医院占60%

20

A级客户占40%

10

B级客户占50%

10

目标客户占10%

10

效果评估

评估项目

效果（用√填写）

讲课专家

国家级、省级

课题内容好

个人魅力好

讲课风格好

听课反应

认真

不认真

做笔录

不做笔录

主动提问

不提问

会中秩序

安静

不安静

电话响

打电话或接电话

来回走动

大声喧哗

打瞌睡

会议服务

签到有序

签到无序

领位有序

领位无序

倒水及时

倒水不及时

会后跟进

8次跟进

销量评估（单位：

盒）

会前3月

会前2月

会前1月

会议月

会后1月

会后2月

会后3月

甲医院

乙医院

丙医院

…

会前3月

会前2月

会前1月

会议月

会后1月

会后2月

会后3月

甲医生

乙医生

丙医生

…

会前3月

会前2月

会前1月

会议月

会后1月

会后2月

会后3月

康妇炎

消乳散结

宫瘤消

红核

会后开发评估：

医院名称

级别

进院品种

进院时间

负责人