公司证照、证书管理办法.docx
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公司证照、证书管理办法.docx
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公司证照、证书管理办法
1、目的
为了规范公司证照、证书的管理和使用等过程,特制定本办法。
2、范围
公司全体员工。
3、定义
证照:
公司企业法人运营所必须的文件,特指企业法人营业执照、组织机构代码证、国税登记证、地税登记证、银行开户许可证、土地证、房产证。
证书:
外部机构针对我司或公司产品、设备等出具的代表特定资格、荣誉的文件,一般包括法人主体的证书、牌匾,公司产品、资产及设备等的检验报告、证书、牌匾。
4、管理制度
4.1、登记
对于公司新获得的证照和证书,办理部门或接收部门须及时携带原件在运营管理部进行登记(见附件1),运营管理部对复印件、扫描件进行备案。
4.2、设定管理部门
运营管理部组织设定相关证照、证书的管理部门。
证照管理部门负责证照、证书的管理,包括保管、使用、维护等工作。
4.2.1、证照
营业执照、组织机构代码证、房产证、土地证由运营管理部负责管理。
国税登记证、地税登记证、银行开户许可证由会计核算部负责管理。
4.2.2、证书
一般情况下,公司法人主体、产品证书由科技项目部管理,设备证书由设备使用部门管理,党、团、工会证书由人事行政部负责管理。
4.3、保管
证照、证书需放置在环境干燥、安全并且较隐蔽的地方,除保管人员外,其它人员不能轻易取得。
保管部门需保持证照、证书整体干净、整齐和完整,不影响美观和使用。
运营管理部每年一月份根据《证照登记表》明细对证照的保管情况进行检查。
4.4、借用
4.4.1、证照
证照原件、扫描件需经使用部门分管领导确认,复印件需经使用部门经理确认后,证照管理部门方可办理借出。
4.4.2、证书
证书原件、复印件及扫描件的借用,由证书管理部门自行负责并记录。
4.4.3、相关要求
对于复印件、扫描件借出,须在材料上清晰注明“仅供办理X业务”及有效期字样。
对于原件借出,借用部门需承担临时保管责任,且不得在借出期间利用证书作未经公司同意的非法操作,一经发现从重处理。
4.5、维护(包括年审和变更)
4.5.1、年审
证照、证书的责任部门负责按规定期限进行年审。
4.5.2、变更(包括变更、注销)
证照的变更需经董事会批准后方可办理。
证书的变更需经分管领导批准后方可办理。
证照、证书的管理部门需在要求或规定时间内完成维护工作。
4.5.3、相关要求
年审、变更过程中提交的所有材料,由管理部门自行存档。
年审、变更工作完成之后,责任部门必须及时通知运营管理部登记,运营管理部对复印件、扫描件进行备案。
运营管理部每年一月份根据《证照登记表》明细对证照的维护情况进行检查。
4.6、遗失
证照遗失必须立即告知运营管理部,并重新补办。
4.7、移交
证照管理部门变更时,原管理部门需主动及时告知运营管理部备案。
5、附件清单
附件1:
证照、证书登记表
附件一、证照、证书登记表
序号
证照、证书名称
数量
发证机关
办理日期
有效期
年检期限
管理部门
存放地点
管理责任人签字
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 公司 证照 证书 管理办法
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