教育技术考试Excel操作题相关函数用法.docx

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教育技术考试Excel操作题相关函数用法

教育技术考试Excel-操作题相关函数用法

Excel操作题相关函数用法

用EXCEL分析学生成绩及调查问卷处理  Excel考试大纲

1、总分（求和）SUM

方法1：

选中求和的数据/∑/

方法2：

把鼠标选中某个求和的位置/fx/SUM/选中该位置求和的所有数据/

方法3：

求某几个数据之和，用公式=A+B+C…Enter

求和函数SUM

 语法：

SUM（number1，number2，．．．）。

 参数：

number1、number2．．．为1到30个数值（包括逻辑值和文本表达式）、区域或引用，各参数之间必须用逗号加以分隔。

 注意：

参数中的数字、逻辑值及数字的文本表达式可以参与计算，其中逻辑值被转换为1，文本则被转换为数字。

如果参数为数组或引用，只有其中的数字参与计算，数组或引用中的空白单元格、逻辑值、文本或错误值则被忽略。

 应用实例一：

SUM函数中的加减混合运算

 财务统计需要进行加减混合运算，例如扣除现金流量表中的若干支出项目。

按照规定，工作表中的这些项目没有输入负号。

这时可以构造“=SUM（B2:

B6，C2:

C9，-D2，-E2）”这样的公式。

其中B2:

B6，C2:

C9引用是收入，而D2、E2为支出。

由于Excel不允许在单元格引用前面加负号，所以应在表示支出的单元格前加负号，这样即可计算出正确结果。

即使支出数据所在的单元格连续，也必须用逗号将它们逐个隔开，写成“=SUM（B2:

B6，C2:

C9，-D2，-D3，D4）”这样的形式。

 应用实例二：

及格人数统计

 假如B1:

B50区域存放学生性别，C1:

C50单元格存放某班学生的考试成绩，要想统计考试成绩及格的女生人数。

可以使用公式“=SUM（IF（B1:

B50=″女″，IF（C1:

C50>=60，1，0）））”，由于它是一个数组公式，输入结束后必须按住Ctrl+Shift键回车。

公式两边会自动添加上大括号，在编辑栏显示为“{=SUM（IF（B1:

B50=″女″，IF（C1:

C50>=60，1，0）））}”，这是使用数组公式必不可少的步骤。

 2、平均分（AVERAGE））/把鼠标选中某个求平均分的位置/fx/AVERAGE/选中该位置求平均分的所有的数据/OK（其中某个小数的改变：

对着该小数右键/设置单元格格式/数据/数值/改变小数位数）

 纵向或者横向求平均/使用AVERAGE或者用公式=总分/数字Enter

 平均值函数AVERAGE

 语法：

AVERAGE（number1，number2，．．．）。

 参数：

number1、number2．．．是需要计算平均值的1～30个参数。

 注意：

参数可以是数字、包含数字的名称、数组或引用。

数组或单元格引用中的文字、逻辑值或空白单元格将被忽略，但单元格中的零则参与计算。

如果需要将参数中的零排除在外，则要使用特殊设计的公式，下面的介绍。

 应用实例一：

跨表计算平均值

 标签名为“一班”、“二班”和“三班”的工作表存放各班学生的成绩，则它们的总平均分计算公式为“=AVERAGE（一班!

C1:

C36，三班!

C1:

C32，三班!

C1:

C45）”。

式中的引用输入方法与SUM跨表求和时相同。

 应用实例二：

忽略零的平均值计算公式

 假设A1:

A200随机存放包括零在内的48个数值，在AVERAGE参数中去掉零引用很麻烦，这种情况可以使用公式“=AVERAGE（IF（A1:

A200<>0，A1:

A200，″″）”。

公式输入结束后按住Ctrl+Shift回车，即可对A1:

A200中的数值（不包括零）计算平均值。

 3、名次排列：

函数:

RANK（），或排序

 排序方法：

/全部选中排序的行/数据/排序/按照关键字的增减排序/

 排名方法：

/把鼠标放在要排名列的位置/fx/RANK（）/在nuber点该列一个数据/在ref选全部需要排名的所有数据，并且在数据符号中，分别加$/在order输入0/确定/比如：

RANK（E2，$E$2：

$E$8，0）

 =RANK（E3,$E$3:

$E$6，0）

 4、求学科平均分：

纵向求平均

 5、图表制作、柱形图的插入/选中显示在图表上的内容/插入图表/选中与样张相同的图表类型/按下一步直至完成/（如何编辑图表：

用右键选中或左键双击那些多余的内容/删除；用右键选中或左键双击那些变形的内容/坐标轴格式：

色彩、位置）

 图表的插入/插入——图表

 6、设置单元格格式：

格式设置（如合并单元格、保留小数位数）、小数位1位设置（有必要可以参考自动套用格式）：

/对需要设置的单元格/右键/设置单元格格式/

 7、行和列数据的插入/在下一行或列/右键/插入/行或列、行的合并

 8、字体、字号、颜色、字型（如加粗、倾斜、加下划线等）

 9、工作表的重命名/文件/另存为/改名 （也可以：

右击工作表名——重命名）

 10、序列的填充（如学号：

1023689401~1023689412）/  编辑——填充或 “+”/（其他：

@或#）

 11.行的底纹颜色设置/右键/设置单元格格式/图案/

 12、数据的筛选/条件格式/选中相关的所有的数据/格式/条件格式/设置满足要求的格式

 13、逻辑函数IF（说明，2007年下半年海口市中小学数学学科就考过，前几年也经常有简单的IF考试）

语法：

MAX（number1，number2，．．．），MIN（number1，number2，．．．）。

 参数：

number1，number2．．．是需要找出最大值（最小值）的1至30个数值、数组或引用。

 注意：

函数中的参数可以是数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本形式，如果参数是不能转换为数字的内容将导致错误。

如果参数为数组或引用，则只有数组或引用中的数字参与计算，空白单元格、逻辑值或文本则被忽略。

 应用实例：

查询最高分（最低分）

 假如C1：

G42存放着42名学生的考试成绩，则选中一个空白单元格，在编辑栏输入公式“=MAX（C1:

C42）”，回车后即可计算出其中的最高分是多少。

 如果将上述公式中的函数名改为MIN，其他不变，就可以计算出C1：

G42区域中的最低分。

 注意：

 1、进入该类题，计算机会自动启动应用程序。

 2、打开修改素材文件时，一般只要单“打开”按钮即可看到所需要的文件。

 3、操作时有样张提供，可参照。

 4、答题中应随时保存文件，保存答题结果。

 5、答题结束后，要先保存操作结果，然后直接进入下一题或交卷。

 案例1：

Excel排名：

 例题：

请你打开“索材”文件来中一个名为“学生成绩统计表.xls”的电子表格文档，参照样张，按下列要求完成操作，最后将结果以原名保存在“索材”文件夹中。

….（4）利用rank函数求出学号为2学生的名次，并将结果添加到指定的单元格中。

 大家知道，随着教育的管理发展，要求教师掌握计算机管理能力，教师总免不了要给学生排名次。

比如如图1所示成绩表，如果需要保持原表的姓名顺序不变并给所有学生排定名次的话，那么以往的一个可行做法是：

先利用工具栏中的［自动求和］按钮计算出每个学生的总分，

 然后点击菜单命令“数据→排序”，打开“排序”对话框，“主要关键字”选择“总分”，并选中右侧的“降序”单选项。

点击［确定］按钮，就可以实现将所有人的成绩按总分以降序排列了。

 之后要做的就是在名次列中手工依次输入每名学生的成绩。

如果数据量比较大时，可以先输入1、2、3后，选中这三个单元格，然后把鼠标移到单元格右下角的小方块上，待鼠标变成十字形后向下拖动，自动产生数字。

最后，点击菜单命令“数据→排序”，打开“排序”对话框。

这次以“编号”为主要关键字，并选中右侧的“升序”单选项。

此时才出现我们想要的结果。

不过，这个办法还是有些麻烦，主要表现在两个方面：

 1.完成全部的排序工作要分别以“总分”和“编号”为关键字进行两次排序。

如果不幸在数据表中忘记设置“编号”列，那么第一次排序之后，想再回到原来的序列顺序麻烦就大了（呵呵，您也甭笑，当初我就多次遇到过这种事，可谓前车之鉴）。

 2.最麻烦的是排名次。

以总分为关键字排好序后，需要人工填入名次，这当然会很麻烦。

虽然，您可以使用填充柄自动输入数列的功能完成快速输入，但这也会带来另外一个麻烦，那就是如果总分相同，按通常的情况，他们的名次应该是相同的，不过，自动填充功能是不会做到这一点的。

所以还需要手工修改有关的名次。

如果有成百上千的数据，岂不会弄得头都大了？

 现在，我们来看看如何更快、更好地排出这个无规律的数列。

 1.在“总分”列的F2单元格输入“=SUM（C2:

E2）”，然后按下回车键，第一个学生的总分就会计算出来了。

 2.在“名次”列的“G2”单元格输入“=RANK（F2,$F$2:

$F$7）”，然后按下回车键，第一位学生的名次也就出来了。

怎么，名次不对？

不要紧，往后看。

对了，还要说一句，那就是上面公式中那个“$F$7”是“总分”栏中的最后一个数据的位置，实际中可以根据表格中的实际情况来填写。

 3.选中F2和G2单元格，然后拖动填充柄向下至最后一个单元格，看到了吗？

所有人的总分和名次都在瞬间完成了（如图2）。

而且更妙的是，按照这种方法，如果总分相同，名次也是相同的。

数据越多，这种方法就越能体现出它的优势。

试试看吧！

 最后要提醒的是，在用于排名次的“=RANK（F2,$F$2:

$F$7）”公式中，可千万不要忽略了符号“$”呀！

名次到底能不能排得准确无误，它可是起到很重要的作用呢。

 案例2：

Excel函数If的使用

 例题：

为了在成绩单里体现每个同学的追赶成功与否，要把同学本人的成绩与被追赶同学的成绩加以比较，再返回Yes或No。

可是用手工一个个向单元格里制造函数太累了，谁能帮我想个一劳永逸的办法？

     增加K列，显示追赶成功与否的结果，在K4中输入公式：

=IF（ISNA（MATCH（J4,$B$4:

$B$9,0））,"",IF（H4

$H$9,MATCH（J4,$B$4:

$B$9,0）,7）,"NO","Yes"））

     1、确定要统计的数据区域。

这里只是统计第4行到第九行的数据。

如果你们班同学的数据到了第40行，就把公式中相应的$B$9、$H$9改成$B$40、$H$40，即：

=IF（ISNA（MATCH（J4,$B$4:

$B$40,0））,"",IF（H4

$H$40,MATCH（J4,$B$4:

$B$40,0）,7）,"NO","Yes"））

    2、把此公式一直向下复制到列表最后。

即达到你要的结果。

    3、关于该公式的解释：

根据某同学的追逐目标，在“姓名”里找到目标同学的姓名，MATCH（J4,$B$4:

$B$40,0）,7）；再找到目标同学对应的总分成绩INDEX（$B$4:

$H$40,MATCH（J4,$B$4:

$B$40,0）,7）；判断，如果该同学总分小于目标同学总分，显示"NO"，否则，显示"Yes"，IF（H4

$H$40,MATCH（J4,$B$4:

$B$40,0）,7）,"NO","Yes"）；如果找不到目标同学的姓名，就显示空白。

有学生问，例如:

d5单元格中vlookup函数公式为了"=vlookup（c5,选手情况!

$A$3:

$B$15,2）",得出来的结果为"张三"而我用if函数公式为"=if（c5=",""",vlookup（c5,选手情况!

$A$3:

$B$15,2））",得出来的结果为FALSE,查了一下FALSE的意思是函数vlookup将返回精确匹配值.我不明白这一句话的意思,还有也不知道怎么会得出这样的结果,准确结果该是"张三"才对,难道是公式错了吗,还是其它的,哪位愿帮帮我,在下感激不尽

回答：

"=if（c5=",""",vlookup（c5,选手情况!

$A$3:

$B$15,2））"

if是这样用的，if（c5="内容","为True的话的内容","为False的话的内容",你的逗号的位置错了。

以上内容是NTET考试大纲要求，以下内容2009年前NTET不做要求，仅供考试以外研究学习参考。

 其他补充讲解：

 Excel是集表格、计算和数据库为一身的优秀软件，其数据处理的核心是函数和数据库。

现在介绍ExcelXP函数常用的和2008年全国教育技术考试的内容，供大家学习参考。

 1．快捷方式或链接创建函数HYPERLINK

 语法：

HYPERLINK（link_location，friendly_name）。

 参数：

link_location是文件的路径和文件名，它可以指向文档中的某个具体位置。

如Excel工作表中的特定单元格或区域，或某个Word文档中的书签，也可以指向硬盘中的文件或是Internet或Intranet的URL。

Friendly_name为单元格中显示的链接文字或数字，它用蓝色显示并带有下划线。

如果省略了friendly_name，单元格就将link_location显示为链接。

 应用实例：

管理文档或网站地址

 如果你拥有大量文档或收集了许多网站地址，管理起来一定有困难。

如果能够将其中的文档名、URL等与文档等对象链接起来，不仅管理方便，还可以直接打开文档或访问站点。

具体操作方法是：

首先根据文档类型建立管理工作表，其中的文件名或网站名必须使用以下方法输入：

选中一个空白单元格，单击ExcelXP工具栏中的“粘贴函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框，在“函数分类”框下选中“查找与引用”，然后在“函数名”框内找到HYPERLINK函数。

单击对话框中的“确定”按钮，弹出“HYPERLINK”函数向导。

在“link_location”框中输入文件的完整路径和名称（包括扩展名），如“C:

＼mydocuments＼IT网站集锦.doc”，然后在“friendly_name”框中输入文件名（如“IT网站集锦”）。

确认输入无误单击“确定”按钮，所选单元格即出现带下划线的紫色文件名“IT网站集锦”。

此后你就可以从工作表中打开文档，方法是：

打开工作表，在其中找到需要打开的文件。

箭头光标指向文件名会变成手形，若停留片刻则会显示该文件的完整路径和名称，单击则会调用关联程序将文件打开。

 如果你收集了许多网站的URL，还可以用此法建立一个大型“收藏夹”。

既可以用Excel的强大功能进行管理，又可以从工作表中直接访问Web站点。

 2．计数函数COUNT

 语法：

COUNT（value1，value2，．．．）。

 参数：

value1，value2．．．是包含或引用各类数据的1～30个参数。

 注意：

COUNT函数计数时数字、日期或文本表示的数字会参与计数，错误值或其他无法转换成数字的文字被忽略。

如果参数是一个数组或引用，那么只有数组或引用中的数字参与计数；其中的空白单元格、逻辑值、文字或错误值均被忽略。

 应用实例：

及格率统计

 假如C1:

G42存放着42名学生的考试成绩，在一个空白单元格内输入公式“=COUNTIF（C1:

C42，″>=60″）/COUNTA（C1:

C42）”回车，即可计算出该列成绩的及格率（即分数为60及以上的人数占总人数的百分比）。

 3．条件求和函数SUMIF

 语法：

SUMIF（range，criteria，sum_range）。

 参数：

range是用于条件判断的单元格区域，criteria是由数字、逻辑表达式等组成的判定条件，sum_range为需要求和的单元格、区域或引用。

 应用实例：

及格平均分统计

 假如A1:

A36单元格存放某班学生的考试成绩，若要计算及格学生的平均分，可以使用公式“=SUMIF（A1:

A36，″>=60″，A1:

A36）/COUNTIF（A1:

A36，″>=60″）。

公式中的“=SUMIF（A1:

A36，″>=60″，A1:

A36）”计算及格学生的总分，式中的“A1:

A36”为提供逻辑判断依据的单元格引用，“>=60”为判断条件，不符合条件的数据不参与求和，A1:

A36则是逻辑判断和求和的对象。

公式中的COUNTIF（A1:

A36，″>=60″）用来统计及格学生的人数。

 4．贷款偿还计算函数PMT

 语法：

PMT（rate，nper，pv，fv，type）.

 参数：

如今贷款买房子或车子的人越来越多，计算某一贷款的月偿还金额是考虑贷款的重要依据，ExcelXP提供的PMT函数是完成这一任务的好工具。

语法中的rate是贷款利率；nper为贷款偿还期限；pv是贷款本金；fv为最后一次付款后剩余的贷款金额，如果省略fv，则认为它的值为零；type为0或1，用来指定付款时间是在月初还是月末。

如果省略type，则假设其值为零。

 应用实例：

购房还款金额

 假如你为购房贷款十万元，如果年利率为7%，每月末还款。

采用十年还清方式时，月还款额计算公式为“=PMT（7%/12，120，-100000）”。

其结果为￥-1，161.08，就是你每月须偿还贷款1161.08元。

 5．样本的标准偏差函数STDEV

 语法：

STDEV（number1，number2，．．．）。

参数：

number1，number2，．．．为对应于总体样本的1到30个参数，它们可以是数值、引用或数组。

 注意：

STDEV函数的参数是总体中的样本，并忽略参数中的逻辑值（true或false）和文本。

如果需要用全部数据计算标准偏差，则应使用STDEVP函数。

如果参数中的逻辑值和文本不能忽略，请使用STDEVA函数。

 应用实例一：

成绩离散度估计

 假设某班共有36名学生参加考试，随机抽取的五个分数为A1=78、A2=45、A3=90、A4=12和A5=85。

如果要估算本次考试成绩相对平均分的离散程度，即学生的考试成绩偏离平均分的多少，可以使用公式“=STDEV（A1:

A5）”。

其计算结果为33.00757489，标准偏差的数值越大成绩越分散。

 应用实例二：

质量波动估计

 质量控制等场合也能用到STDEV函数，如从一批钢丝绳中随机抽出若干进行试验，分别测出它们的抗拉强度。

根据STDEV函数的计算结果即可判断钢丝绳的抗拉强度是否分散，如果计算的标准偏差比较小，说明抗拉强度的一致性好，质量比较稳定。

反之说明钢丝绳的质量波动较大，抗拉强度不够一致。

 6．排序函数RANK

 语法：

RANK（number，ref，order）。

 参数：

number是需要计算其排位的一个数字；ref是包含一组数字的数组或引用（其中的非数值型参数将被忽略）；order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。

 应用实例：

产值排序

 假如图1中的E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值。

（图1）

 计算各车间产值排名的方法是：

在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2:

$E$4）”，敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。

再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、F4单元格按Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名3和1。

如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:

$E$4，1）”，则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。

 需要注意的是：

相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。

假如上例中F2单元格存放的数值与F3相同，则按本法计算出的排名分别是3、3和1（降序时）。

即176.7出现两次时，铸造和维修车间的产值排名均为3，后续金工车间的排名就是1（没有2）。

7．四舍五入函数

 语法：

ROUND（number，num_digits）。

 参数：

number是需要四舍五入的数字；num_digits为指定的位数，number将按此位数进行四舍五入。

 注意：

如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位；如果num_digits等于0，则四舍五入到最接近的整数；如果num_digits小于0，则在小数点左侧按指定位数四舍五入。

 应用实例：

消除计算误差

 假设Excel工作表中有D2=356.68、E2=128.12，需要将D2与E2之和乘以0.1，将计算结果四舍五入取整数，再将这个结果乘以1.36（取两位小数）得到最终结果。

 一般用户的做法是选中某个单元格（如F2），使用“单元格”命令将它的小数位数设为零，然后在其中输入公式“F2=（D1+E1）*0.1”。

再将G2单元格的小数位数设成两位，最后把F2*1.36的结果存入其中就可以了。

从表面上看，上述方法没有什么问题。

因为（D1+E1）*0.1在F2单元格显示48（注意：

是显示48），如果F2单元格的小数位数为零，（D1+E1）*0.1经四舍五入后的结果就是48。

接下去却出了问题，因为F2*1.36的计算结果是65.90，根本不是48*1.36的正确结果65.28，其中65.90是（D2+E2）*0.1未经四舍五入直接乘以1.36的结果。

 以上计算结果说明：

“单元格格式”、“数字”选项卡设置的“小数位数”，只能将单元格数值的显示结果进行四舍五入，并不能对所存放的数值进行四舍五入。

换句话说，单元格数值的显示结果与实际存放结果并不完全一致，如果不注意这个问题，计算工资等敏感数据就会出现错误。

例如在上例中，F2单元格内的数值虽然显示为48，但实际存放的却是48.45，自然得出了48.45*1.36=65.90的结果（按计算要求应为65.28）。

 要解决这个问题并不难，你只须在G2单元格内输入公式“=（ROUND（（D2+E2）*0.1，0））*1.36”，就可以按要求计算出正确结果65.28。

式中的ROUND函数按指定位数对“（D2+E2）*0.1”进行四舍五入，函数中的参数0将“（D2+E2）*0.1”四舍五入到最接近的整数。

8．条件计数函数COUNTIF

 语法：

COUNTIF（range，criteria）。

 参数：

range为需要统计的符合条件的单元格区域；criteria为参与计算的单元格条件，其形式可以为数字、表达式或文本（如36、″>160″和″男″等）。

条件中的数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。

应用实例：

男女职工人数统计

 假设A1:

A58区域内存放着员工的性别，则公式“=COUNTIF（A1:

A58，″女″）”统计其中的女职工数量，“=COUNTIF（A1:

A58，″男″）”统计其中的男职工数量。

 COUNTIF函数还可以统计优秀或及格成绩的数量，假如C1：

G42存放着42名学生的考试成绩，则公式“=COUNTIF（C2：

G2，″>=85″）”可以计算出其中高于等于85分的成绩数目。

如将公式改为“=COUNTIF（C2：

G2，″>=60″）”，则可以计算出及格分数的个数。