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企业制度管理知识
企业制度管理知识
一、制度
制度最一般的含义是:
要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。
制度包括一系列的规则、组织以及观念或文化。
制度可以表现为一种规则,这种规则可以是正式或非正式的。
规则基本上表明了一种建立在共同理解基础之上的双向互动的制约关系,并通过这种制约支持着人与人之间的信用和信任,减少人类行为的不确定性。
宏观层面的规则包括有产权、契约、法令、法规等。
微观层面的规则包括存在于社会团体和人际交往中的规范、工作程序、指令、纪律等。
制度可以表现为一种组织。
组织体现为某种结构性的安排,表明一种已确定的活动形式,或者结构的结合。
组织提供了人类相互影响的框架,构成了一个社会,或更确切地说,构成了一种经济秩序的合作与竞争关系。
家庭是制度,企业、工会、政党等也是制度。
制度也表现为一种观念和文化。
长期存在的价值理念、习惯、风俗等认知为人类行为提供了意识形态的框架,约束着人类行为。
现代组织所使用的规则、规范、程序是特定文化的一种实践形态。
制度是公民社会的普遍存在形式,它构成了现代国家的基础。
制度是人类行为的结果,但人类行为也受制度的约束,如果不遵守制度,将会受到惩处或带来低效率。
二、企业制度
(一)企业制度的概念
企业制度是企业为了确保生存和发展,用以约束、指导全体员工达到目标一致、步调一致所建立的行为规则、规范。
企业制度是企业依法保护自己权益的核心。
这个核心来源于依法制定的企业规章制度具有法律效力,这个效力适用于依照规章所规定的企业内部所有人员。
企业制度在维护企业利益的同时,也在维护企业每个员工的个人利益。
企业制度是企业文化的核心内容,企业制度可以具体反映一个企业的基本观念,具体反映企业对社会、对人的基本态度。
企业管理的任务就是要通过企业运作标准化、企业运行过程自动化,防止企业行为失误的发生,确保企业目标任务的完成。
企业规章制度是是企业管理措施的具体化,是帮助企业实施规范化管理的重要工具。
建立健全企业制度是现代企业由人治管理转向制度化管理的显著标志。
企业管理制度化是企业发展、成熟的过程,也是企业行为规范化、有序化的变迁过程。
企业管理制度化不仅是管理者权力的体现,更是智慧和专业水平的体现。
(二)企业制度的意义
企业制度对于企业的意义在于建立一个使管理者意愿得以贯彻的有力支撑,并且在得到员工认可的前提下,使企业管理中不可避免的矛盾从人与人的对立弱化为人与制度的对立,可以更好地约束、规范和激励员工行为,减少对立,增进和谐,逐渐形成有自有特色的企业文化。
(三)企业制度的表现形式
企业制度的一般表现形式为用于规范某特定行为的文字规定;集中表现形式为一个能够有效规范企业所有行为的制度体系。
制度体系由管理组织架构和标准化制度文本组成。
企业制度体系按管理内容可分为若干相对独立的制度系统,制度系统由针对不同的客体行为统一制定的若干办法、规定、规程等单项制度组成。
各制度系统、单项制度之间的关系为相互补充、相互支撑、相互监护、不可或缺。
单项制度按照重要性、涉及面以及用途等可分为几个等级,通常一级的包含手册、规定类;二级包含办法、流程类;三级包含指引、操作指南类;四级包含图标、表单类。
每个等级制度的内容结构、责任权限等一般会有不同的要求,
(四)企业常用的制度种类
1、规定
规定是根据授权,权威性地对有关工作或事项做出关于方式、方法或数量、质量的决定。
规定是企业制度的具体化形式,是处理问题的法则。
2、办法
办法是针对有关法令、规定和规章制度所提出的具体可行的实施措施,是处理事情或解决问题的方法。
办法重在可操作性。
3、细则
细则,也称实施细则,是企业为指导下级部门或人员更好地贯彻执行国家、上级或本企业的某一条例或规定,结合实际情况,对其所做的详细的、具体的说明和补充。
细则一般由原条例、规定的制定机构或其下属职能部门制定,与原条例、规定配套使用,其目的是对原条文起具体说明和指导的作用,增强可操作性。
4、规程
规程是为了使工作、试验、生产按最合理过程进行而制订的、相关人员在作业运作、设备操作或业务办理时必须遵循的程序或步骤。
规程通常被具体称为工作指导书、工作指导令、操作规范、操作规程、工作指引、程序、流程等。
规程是组成技术文件的主要部分,是工艺装备、材料定额、工时定额设计与计算的主要依据,是直接指导工人操作的生产法规。
规程对作业成本、劳动生产率、原材料消耗有直接关系。
规程编制的质量高低对保证作业质量起着重要作用。
例如:
《通风操作规程》、《冷谷机操作规程》等。
5、守则
守则是企业要求其成员遵守的行为准则,它倡导有关人员遵守一定的行为、品德规范。
例如:
《职工守则》。
6、须知
须知是为了维护正常秩序,搞好某项具体活动,完成某项工作而制订的具有指导性、规定性的守则。
例如:
《观众须知》、《就餐须知》。
三、企业制度管理
(一)企业制度管理
企业制度管理是为了提高制度制定水平、加大制度执行力度、增强制度执行效果,最佳发挥制度作用,保障企业目标实现而进行的组织运作行为。
企业制度管理分为制度制定、制度执行、制度监督、制度修订、制度评估等若干环节。
(二)企业制度化管理
企业制度化管理是倚重制度规范体系进行管理的模式,是企业实现法治的具体表现,也是企业由经验管理提升为科学管理的重要标志。
企业制度化管理模式依靠由制度规范体系构建的具有客观性的管理机制进行管理,处处以制度为准绳规范企业管理者与职工的所有行为。
制度化管理是企业成长必须经历的过程。
企业制度化管理是较高技术含量、较为复杂的群体工程,涉及企业所有人员的所有行为。
制度管理,特别是制度的制定、制度执行的监督需要企业领导的高度重视,需要企业全体人员的共同努力,尤其需要依靠懂管理、熟悉业务技术、且有丰富实践经验的专业骨干作用的发挥。
为规范企业制度管理行为,企业应建立制度管理机构,配置专业制度管理人员,制定制度管理办法,明确制度管理的目标、原则、权限、程序、方法,使企业制度管理统一按照规定有序进行。
(三)企业制度化建设模式
1、强制型模式
强制性模式动力源于外部上级组织或社会所施加的正式或非正式压力。
企业制度或为了执行政府部门的强制性法令或要求,或为了完成上级部门的规定或任务,或为了获得相关的组织等级,或迫于社会舆论等。
该模式的制度建立方式是自上而下,由国家或上级强制推行,往往表现出突发性、强制性、被动性。
2、诱致型模式
诱致型模式动力源于内部企业利益的驱使。
企业为了预期获益或避免损失,而现行制度状况无法满足时,产生对新制度的需要。
该模式的制度建立方式是自下而上。
建立的方法有两种,当企业在技术力量较强、且制度目标较为清晰的情况下,会自发创造新制度;当企业技术组织有一定难度、制度目标较为模糊、及对制度建立结果具有不确定性时,就有可能模仿其他企业的形式来塑造自己,参照、套用其他企业的制度。
诱致型模式具有渐进性、自发性、自主性的特征。
3、结合型模式
结合型模式动力源于外部压力与企业需要的双重作用。
较多企业因处于特定的社会环境,必须要同时应对来自外部和内部的需要,因此将单一的强制型或诱致型模式改变为两型结合模式,部分制度建立自上而下,部分制度建立自下而上。
(四)企业制度化功能
企业制度化具有正功能和负功能,在企业制度化过程中,管理者应高度重视正功能积极作用的发挥,同时要努力克服负功能消极作用的影响。
1、正功能
(1)制度化管理可以保障企业合法有序地运作,能将运行矛盾减少到最低限度。
“一切按制度办事”是企业制度化管理的根本宗旨。
制度化管理是企业的“低文本文化”向“高文本文化”过渡的具体表现。
企业通过各种制度来规范员工的行为,使企业的运行逐步趋于规范化和标准化。
员工更多的是依据其共同的契约即制度来处理各种事务,减少了靠揣摩和迎合而产生的不确定行为。
(2)制度化管理可以保障企业的运作有序化、规范化,降低企业经营运作成本。
制度化管理意味着程序化、标准化、透明化。
因此,实施制度化管理便于员工迅速掌握本岗位的工作技能,便于部门与部门之间,员工与员工之间及上下级之间的沟通,使员工最大程度地减少工作失误。
同时,实施制度化管理更加便于企业对员工的工作进行监控和考核,从而促进员工不断改善和提高工作效率。
(3)制度化管理可以防止管理的任意性,保护职工的合法权益。
对职工来讲服从规章制度,比服从主管任意性的指挥更易于接受,制定和实施合理的规章制度能满足职工公平感的需要。
一方面,规范的制度本身就意味着需要有良好的信任作为支撑。
在当今社会信任普遍处于低谷之时,具有良好信任支撑的企业在人才竞争中很容易获得优势;另一方面,规范的制度最大程度地体现了企业管理的公正性和公平性,人们普遍愿意在公平、公正的环境下参与竞争和工作。
(4)优秀的规章制度通过合理的设置责任、权利、义务,能使职工预测到自己的行为和努力的后果,可以激励员工为企业的目标和使命努力奋斗,有利于企业培养人才、留住人才、吸引人才。
(5)制度化管理能够使企业的决策避免一言堂,避免没有科学依据的决策。
制度化管理规定企业的决策过程必须程序化、透明化,决策必须要有科学依据,决策的结果必须要经得起实践的检验和市场的考验,决策人必须对决策结果承担责任,将有利于在最大程度上减少决策失误。
(6)制度化管理可以从源头上防止腐败行为的产生。
腐败产生的根源在于权力失去监控和约束。
制度使企业的各项工作程序化和透明化,使任何时候任何人的工作都处于企业管理机制和员工的监视之下,借此强化了对权力的监控和约束,使产生腐败的可能性减小;同时,制度对腐败行为的严厉制裁,使腐败的风险和成本增大。
2、负功能
(1)制度化管理易使管理趋于僵化。
呆板的、僵化的、过于强调工作程序化和标准化的制度易抑制知识性员工创造性开展工作的积极性和热情,妨碍企业对发展变化的适应,影响其应变能力。
由于对制度的强调,容易产生目标效益与制度的关系颠倒,片面的机械执行制度易使目标效益受制于制度。
(2)制度化管理易使管理趋于保守。
组织制度化程度越高,企业员工特别是领导者越易趋向于维护已有的组织机构,保护既得权力与地位,满足安定,惰于习惯,一是易于忽视整体效能的发挥,影响目标的实现;二是易于忽视创新,影响长远发展。
(五)制度化建设过程
1、统一理念
企业通过确立共同的价值观念,树立一致的价值取向,建立规范体系,加强企业员工个人对组织的认同,并将其人格融合于组织之中,以增强群体的凝聚力。
2、建立机构
企业规范的实施要由组织机构保证,制度化过程也是企业组织机构建立和健全的过程。
3、制定规范
企业根据共同的价值需要而制定的规范,把员工的行为纳入相同的固定模式之中。
企业规范体现为一套标准化的制度文本。
四、企业制度制定的基本原则
制度体系是由众多制度集合而成的,制度的建立及管理是一个系统工程,需要耗费大量的人力、精力、财力和时间。
为使制度便于执行、便于管理,能够发挥实效,且减少无效及有害劳动、控制管理成本,提高运作效益,必须严格控制制度的数量,提高制度质量。
由此,在制度制定及管理过程中,应遵循如下原则:
(一)必要性原则
制度的制定是为了能在管理中发挥应有的作用,不是为了时尚,不是为了应付,不能为了制定而制定。
制度的产生必须立足于实际需要,也只有立足于实际需要的制度才能被员工乐于接受,才能坚持执行。
因为企业规章制度是是企业管理措施的具体化,是帮助企业实施规范化管理的重要工具,所以企业制度应根据企业管理目标的需要而决定是否制定及如何制定。
无论是对于制度系统,还是单项制度,如确实具有管理作用的则应当制定,如对管理缺乏实际作用的则应避免制定,对内容相近的和非必要独立制定的可以合并制定。
在制度制定立项时,应当组织对拟定制度项目进行必要性评价,然后根据评价结果决定取舍,有必要性的列入立项,无必要性的则取消立项。
在制度制定审批时,应就拟定制度内容对其必要性再次评价,对难以达到预期管理作用,有违必要性、整体性、可行性、规范性及经济性原则的,应视情决定修改或取消。
对已经发布执行的制度应定期组织清审,对有违必要性、整体性、可行性、规范性及经济性原则的制度或相应条款应及时废止或修改。
(二)整体性原则
1、制度与体制匹配是制度化管理的根本。
企业制度应由企业体制所决定。
制度是为体制服务的,什么样的体制就要有什么样的制度相匹配。
企业的体制与企业的经营理念、价值取向密切关联,如果制度不与体制相匹配,不能有效地体现企业的经营理念、价值取向,就会使体制与制度不协调,在较短时间内可能没有多大问题,长期下去深层次矛盾将会逐渐的显现出来。
2、制度制定应围绕管理总体目标全面统筹、统一组织。
所形成的制度体系应当力求完整、严密;组成制度体系的单项制度应当各自范围清晰。
既要防止因制度漏缺而出现行为管理空白;又要防止制度之间管理交叉、规定冲突而造成行为混乱。
所有单项制度的制定,包括部门内部的管理制度,应统一标准、统一口径、统一方法,以利于制度的相互衔接、平衡,即使是一个部门内部的制度,也应纳入统一管理,以防止政出多门和各自为政,避免制度之间产生执行矛盾或宽严差异。
3、企业从法人治理结构到经营运作,包括党群组织都要建立一系列的规章制度,如企业的章程、议事规则、生产经营运作、监督、员工的行为规范等。
企业内部的管理制度缺一不可。
制度建立以后还应通过运作实践再得到不断的完善,加以健全。
健全制度主要是一方面要向制度的纵向深入,另一方面要向制度的横向拓展。
纵向深入是指向制度的深度、广度、内涵上提升,横向拓展是指在制度与制度之间的制衡和关联性上展开。
(三)可行性原则
1、制度必须审势而定,宽严适度。
作为企业,是存在于社会中的一个单元,必然要受到社会环境的影响和制约。
在制定制度时不仅要依据本企业的历史、现在和将来的现实与需要,而且要充分考虑到来自国家、行业、所在地域等企业外部,涉及政治、政策、经济、科技、文化、意识等方面的影响和制约。
2、制度必须体现对企业行为的有效约束和规范,但又必须体现对行为人的高度信任和尊重,以提高行为人认同度。
3、制度必须严密,但不可繁琐、僵化,而使执行投入的精力、时间、财物等耗费过多,影响效率和效益。
制度必须严格,但必须把握尺度,不能严格到妨碍企业行为的高效运行和影响较多行为人积极性的发挥。
4、每项制度所规定的行为条款均应具有较高的可执行度
(1)所规定的行为条款应具备普遍意义的执行条件。
制度规定行为要求,应以所具备的行为条件相对应。
所应具备的行为条件包括:
法规条件、环境条件、设施条件、物资条件、财力条件、人力条件、技能条件、时间条件、文化条件、心理承受条件等。
在建立制度的时候,要充分考虑企业的实际情况和传统,必须保证制度能获得大多数员工的认同和支持,便于制度的顺利推行与实施。
在某行为规定的实施条件欠缺或至少对于某个区域或一定数量执行人实施条件欠缺的情况下,应谨慎对其行为提出相应规定要求,或应做出相应区别规定,以防止因执行困难而形成空头制度、两难制度或失信制度。
有的制度如果尚不成熟,可暂缓发布,待制度具备了可行性和可操作性后再予以实施。
(2)制度的行为条款制定应方便执行操作。
制度规定行为应对行为人、行为指标、行为空间、行为动作等要素内容加以具体表述,而避免原则性、抽象性、模糊性表述,且行为条款规定的内容应当合理。
行为指标应围绕制度目标,经过调研论证后确定,既要避免指标过低达不到管理目的,也要避免指标过高因难以实现而挫伤积极性,或因徒增无效难度而浪费资源、增加执行成本。
(3)制度制定内容应当完全。
制度必需的相关要素应当齐备,内容表述应当完整、明确,以便于各有关执行人,其中包括管理者、操作者和监督者的正确理解、有效执行。
(四)规范性原则
1、程序规范
(1)企业须制定企业制度管理办法,以规范企业制度管理行为。
(2)企业须建立完善的制度管理体系,明确制度管理部门和监督部门,统一管理企业制度。
(3)为使企业制度具备应有的法律效力,企业所有制度,包括部门内部制度的制定、宣布、修改、废止及执行过程,应符合企业制度管理办法所规定的程序。
2、内容规范
(1)制度制定的内容不得违反国家的法律法规,不得有悖于上级部门的相关规定,不得与劳动合同和集体合同相冲突,不得侵害任何员工应当享有的权利,不得违背传统的公序良俗,不得有针对的歧视性表述。
(2)制度所需要素应当齐全。
(3)制度的各项规定应具有合理性、逻辑性和可操作性。
(4)内容条款的表述应当完全、明晰、准确,不应产生歧义。
(5)制度的采用格式、文字、符号等应符合国家和上级部门的规定。
3、执行规范
(1)各相关管理者和执行者对所执行制度的条款规定应当有统一的正确理解。
(2)制度执行行为必须依据制度条款内容,制度执行过程必须符合程序规定。
(3)制度的执行应当严肃,必须严格依据生效制度执行,不能随意变更或停止;应当持之以恒,不能忽紧忽松、或严或宽。
(4)对制度具体条款的内涵或外延需要细化或增补时,应按照解释权归属及解释程序规定进行操作。
4、连续性规范
(1)企业的管理制度在没有修订创新之前,原有的制度应当继续执行。
(2)在修改创新制度时,应注意保持制度的连续性,以避免全盘否定原先制度而形成制度上的复杂性并因此引发对制度的认知及执行的错乱,造成负面效应。
(五)先进性原则
1、制度管理的目的是提高企业生产力。
制度条款的制定,必须体现先进的管理理念、先进的管理方式,有利于员工积极性、主动性的有效调动,有利于业务技术水平的不断提升,有利于总体运作质量的稳定提高,有利于企业安全,有利于企业取得最佳效益。
2、先进的制度必然是符合本企业实际情况和需要的制度。
在贯彻和参照上级和外企业先进制度时,一定要通过认真消化吸收,避忌照搬照套、东施效颦。
一定要根据企业本身的条件和需要加以取舍、调整、修改,使之成为适用于本企业的先进制度。
3、制度创新是企业增强核心竞争力的重要途径,也是激发员工创造性地开展工作的有效措施之一。
因此,企业在建立制度时,要为制度的健全与完善及持续改进留有余地,为制度创新搭建好平台。
在实施制度化管理的过程中,必须随着企业的发展和环境的变化,及时对一些制度内容进行修改和调整,使企业的制度符合企业的实际情况并满足企业发展和环境变化的需要,从而增强企业的应变能力和市场竞争力。
(六)经济性原则
在制定制度时应当认真考虑到执行效果。
从企业本质上讲,所有的企业行为最终是为了效益。
因此应当对所制定的制度进行经济分析,一是要比较执行该项制度所需要的投入与可能取得的综合效益是否值得。
二是要对组成该项制度的各项条款进行认真研究,通过进一步优化指标、优化程序、优化操作,在满足质量、安全等目标要求的前提下,提高执行效率,降低执行成本,提高投效比。
五、制度的制定过程
(一)统一思想
1、通过调研搞清企业内外部状态:
(1)内部状态主要指企业资源情况,企业经营特点,企业优势及缺陷等。
(2)外部状态主要指对企业有直接作用的党、政部门相关政策法规,当地社会环境相关影响,上级管理部门相关制度、管理方式,市场与行业形势等。
2、通过培训学习,提高全员对企业经验管理、科学管理和文化管理的理论水平。
3、通过用企业管理理论结合企业实际的深入研究,统一企业管理理念、思维方式,抉择符合企业实情的管理模式,确定企业制度化运作方式方法。
(二)组织架构
1、组建领导机构。
其职责是全面负责企业制度管理的决策、实施。
2、组建承办部门。
其职责是经领导机构授权,负责落实领导机构布置的任务,具体经办制度管理工作。
3、组建监督网络。
其职责是经领导机构授权,负责督查制度管理情况。
4、组建咨询班子。
由企业聘请企业管理、业务、技术及法律等专业顾问,组成一支较为稳定的咨询队伍,以弥补企业专业力量,其职责是协助领导机构对制度管理的调研、论证、诊断、培训。
(三)规定程序
1、由制度管理机构提出企业制度管理办法和企业制度体系建设方案,经领导机构组织论证、职代会(或工会)讨论、全员公示、企业办公会审批后,发布执行。
企业制度管理办法用于规范涉及企业制度管理的相关行为,对企业制度管理的定义、权限、内容、职责与程序,制度管理目标,制度的提议、立项、起草、论证、审批、发布、启用、修改、执行、监督、评估等运作的相关要求和方法做出明确规定。
企业制度体系建设方案内容包括制度诊断、制度梳理、建立制度管理办法、制度体系架构设计、标准化的制度文本等。
2、立项
按照企业制度体系建设方案制度起草分工,依据企业制度管理办法,由主办部门向制度管理部门按制度立项要求报请立项;制度管理部门按制度分级管理权限对拟定制度(包括拟制定、修改或废止的系统制度和单项制度)组织审核,在确认其必要性后,报经领导机构批准办理立项批复。
在正常情况下,制度立项应以制度系统计划形式报请,对于计划漏报、或情况变化确实需要新增的制度,也可单项申报。
2、起草
制度立项批复下达后,主办部门应在批复所规定时间内组织完成立项制度的起草工作。
制度起草包括调研、拟稿、修改、审稿、申报工作。
需要协办部门会办的,应由主办部门牵头组织;对于较为重要的制度,或涉及部门较多的制度,也可由企业制度管理部门出面组织。
对于技术含量较高、企业内部人员难以完成起草的制度,可以外聘专家或委托咨询单位起草。
3、论证
立项制度完成起草后,根据制度的内容,由制度管理部门或由制度管理部门委托相关部门组织人员(必要时可邀请企业外有关业务、技术、法律专家)对拟定制度进行论证、完善。
对于较为重要或涉及面较广的制度,还应以企业公示或组织讨论等形式,广泛征求企业职工意见,认真加以修改。
4、审批
立项制度完成论证后,由制度管理部门组织完成立项制度内容和文字的修改定稿,提交企业办公会审议批准。
对于较为重要或涉及面较广的制度,审批前应提交企业职代会或职工大会讨论通过。
5、公布
制度经审批后,应作为企业正式文件下发、公布,并以确保执行人知晓的方式在制度生效前告知全体执行人。
6、施行
制度经审批发布到生效执行,应间隔一段时间,以便各方进行制度执行前的各项准备,其中包括心理准备、技术准备和财物准备等。
为使新建制度更为完善,可通过一个周期的试行。
试行的目的是在实践中进一步检验和完善,使之成熟化、合理化。
对于新制定的制度规范,试行是必不可少的一个阶段。
制度经过一段时间试行后,即可加以修改完善,形成正式的、具有法律效果的制度文本,按照确定的范围和时间正式执行。
六、制度制定的相关要求
(一)目标明确
1、在制定制度时,应当明确该制度制定的具体目的、设定的具体目标、所管理的具体范围、所针对的具体客体行为及制度的行为导向。
2、在单项制度制定时,为方便制度的执行和管理,防止制度的内容杂乱和篇幅过长,对单项制度管理的目标范围和针对的客体行为应有所控制,制度内容应紧贴制度主题。
应防止将同一类型或具有连续性的客体行为人为分割开来,作为两个单项制度制定,也要避免将没有直接关联的客体行为拼入一个制度。
对该制度具有延续性、关系较为密切的相关行为管理,可以根据行为特征分别独立制定成若干单项制度,与该制度集合为一个系统制度;也可作为该制度一个或若干附件制定。
3、对于制度中涉及的相关行为已由其他制度明确规定,可以采取引用相关规定内容或注明按某制度相关条款执行,不宜重复规定,应避讳与其他制度的矛盾性规定。
(二)要素齐全
制度的制定应当做到内容完整,每项制度应具备以下要素:
1、制度制定的目的;
2、制度制定的原则;
3、制度制定的依据;
4、制度所管理的范围与内容;
5、制度规定行为的管理部门,其中包括主管部门与协管部门;
6、制度规定行为的执行主体,其中包括承担计划执行、实施执行、监督执行职责的部门及岗位;
7、制度规定行为的各相关管理部门和各执行主体应承担的职责、权限;
8、制度规定行为执行标准与要求;
9、制度规定行为的执行程序、手段与方法;
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