Word技巧教程.docx
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Word技巧教程.docx
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Word技巧教程
Word技巧教程:
一次性插入多个相同的图片(符号)
我们在用Word编辑一些专业文档时,常常要在文档中插入一些相同的图片(符号),如果用“插入→图片→来自文件”命令来输入就太麻烦了。
建议大家用“替换”功能吧:
先用“插入→图片→来自文件”命令,插一个图片(符号)到文档中,然后在其他需要插入图片(符号)的地方输入一个字母(我用五笔输入法,就用字母“z”吧),等整篇文档录入完毕后,选中上述图片,执行一下“复制”操作,再按下“Ctrl+H”组合键打开“查找与替换”对话框(如图),在“查找内容”框中填入字母“z”,在“替换为”框中输入“^c”(字母“c”为小写),按“全部替换”按钮,即可将全文的字母“z”一次性替换为剪贴板上的图片(符号)了。
注意:
如果需要替换成不同的图片(符号),需要在文档中用不同的字母表示,然后分别替换。
实用技巧十则
现在是讲效率的年代,使用Word来进行平时的办公处理也是一样,那么,我们怎样才能够在Word中“快”起来呢?
那就请这位作者给我们带来的Word中快速操作的10个技巧,小编看完后也觉得相当实用。
1.快速定位光标位置
用WPS编辑文件时有一个特点,就是当你下次打开一WPS文件时,光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。
不过,Word却没有直接提供这个功能,但是,当我们在打开Word文件后,如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。
小提示:
其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置,即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置,可以重复按下Shift+F5键,并在三次编辑位置之间循环,当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。
2.快速插入当前日期或时间
有时写完一篇文章,觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间,一般人是通过选择菜单来实现的。
其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期,而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间,很快!
3.快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次复制格式的方法:
双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置,再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
4.快速打印多页表格标题
选中表格的主题行,选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框,当你预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了,当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
5.快速将文本提升为标题
首先将光标定位至待提升为标题的文本,当按Alt+Shift+←键,可把文本提升为标题,且样式为标题1,再连续按Alt+Shift+→键,可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。
6.快速改变文本字号
Word的字号下拉菜单中,中文字号为八号到初号,英文字号为5磅到72磅,这对于一般的办公人员来说,当然已经绰绰有余了。
但在一些特殊情况下,比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体,操作起来就有些麻烦了。
其实,我们完全也可以快速改变文本的字号:
先在Word中选中相关汉字,然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框,直接键入数值,即可快速改变您的字体大小。
而且这个技巧在Excel和WPS2000/Office中同样适用。
小提示:
其实,小编还有两种快速更改Word文本字号的方法:
(1)选中文字后,按下Ctrl+Shift+>键,以10磅为一级快速增大所选定文字字号,而按下Ctrl+Shift+<键,则以10磅为一级快速减少所选定文字字号;
(2)选中文字后,按Ctrl+]键逐磅增大所选文字,按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。
7.快速设置上下标注
首先选中需要做上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+=可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。
小提示:
详见本刊前期《WordXP中神奇的Ctrl键》一文,掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。
8.快速取消自动编号
虽然Word中的自动编号功能较强大,但是据笔者试用,发现自动编号命令常常出现错乱现象。
其实,我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
(1)当Word为其自动加上编号时,您只要按下Ctrl+Z键反悔操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了;
(2)选择“工具”→“自动更正选项”命令,在打开的“自动更正”对话框中,单击“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框(如图1),最后单击“确定”按钮完成即可;
9.快速选择字体
为了达到快速选择字体的目的,我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。
首先右击Word工具栏,选择“自定义“命令,打开“自定义”对话框,在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡,并移动光标条到类别栏中的“字体”项,看到平时经常使用的字体,把它拖到工具栏成为按钮,以后要快速选择字体,只要先选中文本,再按下工具栏上字体按钮即可,省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。
10.快速去除Word页眉下横线
快速去除Word页眉下的那条横线可以用下面的四种方法:
一是可以将横线颜色设置成“白色”;二是在进入页眉和页脚时,设置表格和边框为“无”;第三种方法是进入页眉编辑,然后选中段落标记并删除它;最后一种方法是将“样式”图标栏里面的“页眉”换成“正文”就行了。
轻松删除分节符
分节符是我们在编辑文档页面格式时经常使用的一种格式标记,使用它可以很方便地将一篇文档分成若干小节分别进行页面的设置。
但是当我们把分节符插入到文档中去以后,又想把它删除怎么办呢?
要知道,在通常我们所使用的页面视图或大纲视图中是看不到分节符的。
其实只要单击“常用”工具栏上的〔显示/隐藏编辑标记〕按钮(如图1)就可以把它显示出来了。
然后将鼠标定位于分节符前或选中分节符,按下“Del”键就可以了。
图1
如果您的“常用”工具栏中看不到这个按钮,可以点击“常用”工具栏最右侧向下的三角箭头,然后选择“添加或删除按钮→常用”,并在展开的列表中选中“显示/隐藏编辑标记”就可以把它添加到工具栏中了(如图2)。
图2
以上操作在Word2003中可以轻松实现。
如果Word版本较低,可能在列表中找不到“显示/隐藏编辑标记”命令。
只要点击“工具→自定义”菜单命令,打开“自定义”对话框。
点击“命令”选项卡,在左侧的“类别”列表中选择“视图”,在右侧的“命令”列表中选中“全部显示”,再将此命令拖到“常用”工具栏中就行了。
Word编写论文十大技巧
现在正是大学毕业生完成毕业设计、撰写毕业论文的时候,大家往往要苦熬一个多月才能完成自己的毕业论文。
现在大家主要都是用MicrosoftWord来编辑论文(不论各位用哪个版本,基本功能都是一致的,以下简称Word)。
如果不能充分Word的一些强大功能,大家在撰写和编辑较长篇幅的科技论文的时候,可能经常要为不断地调整格式而烦恼。
在这里我把自己以前使用Word的经验和教训总结一下,以求抛砖引玉。
一篇论文应该包括两个层次的含义:
内容与表现,内容是指文章作者用来表达自己思想的文字、图片、表格、公式及整个文章的章节段落结构等,表现则是指论文页面大小、边距、各种字体、字号等。
相同的内容可以有不同的表现,例如一篇文章在不同的出版社出版会有不同的表现;而不同的内容可以使用相同的表现,例如一个期刊上发表的所有文章的表现都是相同的。
这两者的关系不言自明。
笔者认为,论文“表现”的编辑,是一个非常费时费力的工作。
如果在写论文之前,做了各方面的准备,并按照一定的规律来编写和排列,会起到事半功倍的效果;否则,会给你带来无穷无尽的痛苦。
笔者根据自己写硕士论文的体验,向各位提供如下建议,供大家参考。
1、用好样式
编写论文,一定要使用样式,除了Word原先所提供的标题、正文等样式外,还可以自定义样式。
如果你发现自己是用选中文字然后用格式栏来设定格式的,一定要注意,想想其他地方是否需要相同的格式,如果是的话,最好就定义一个样式。
对于相同排版表现的内容一定要坚持使用统一的样式,这样做能大大减少工作量和出错机会。
如果要对排版格式(文档表现)做调整,只需一次性修改相关样式即可。
使用样式的另一个好处是可以由Word自动生成各种目录和索引。
输出文档按页序排列
我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料,Word是我们平常用的最多的Office软件之一,那么我们在用Word打印文档的时候要注意哪些问题,可以使我们的打印更加简单有效,来提高我们的办公效率呢?
比如,如果我们想使Word输出文档按页序排列,该怎么办呢?
我们打印一篇有很多页的文档时,Word默认总是从第一页打印到最后一页,所以文档打印完后是最后一页在最上面,第一页在最下面,是按页号的逆序排列的。
现在有一部分激光打印机可以使输出的文档按页号正序排列,或者有的打印机有两个输出纸道,可以调节不同的输出纸道使输出文档按正序还是逆序排列。
但绝大多数的喷墨打印机只能使输出的文档按页号逆序排列,这样的话我们只能用手工方式将所有的页逆序整理一遍,十分麻烦。
其实存在这种问题的打印机我们在打印前只要先在Word的“文件”→“打印”→“选项”中,选中“逆页序打印”,即可在打印时从最后一页打印到第一页,这样打印机打印完后所有的页都是按顺序排列的。
复制文本框文字到正文的有趣技巧
本人偶然发现,如果要把文本框内的所有文字移动到正文中,可先选中文本框(文本框边框周围为网状,如图1),然后按住Ctrl键,同时在边框上单击鼠标右键,文本框中的文字会移动到正文中。
至于文本框中文字归属于正文中的哪个段落,取决于鼠标单击的位置。
例如按上述操作后,图1中文本框中的文字将全部移动到段首为“6”的段落,插入在“6”的后面。
想把文本框中的所有文字复制到正文中,可先按住Ctrl+Shift组合键,再右击文本框边框就行了。
那么,如果仅移动或复制文本框中的部分文字,又该如何呢?
也很简单,按下面的方法操作就可以了:
首先,在文本框内用鼠标拖选文字,此时文本框边框为斜线状。
如图2。
然后,按Ctrl键右击边框可移动文本框中的选中文字,按Ctrl+Shift组合键右击边框可复制文本框中的选中文字。
图2中的结果将把选中的文字移动或复制到“6”的后面。
一套得心应手的制作名片法
使用Word制作名片的方法可谓多多,但这些方法似乎都各有各的好,也各有各的不足之处!
正所谓汲取各家所长方为精华,笔者“学习+研究”组合出了一套得心应手的制作名片法。
如有不足之处,还请大家多多指点。
制作单张名片
新建一个文档,单击菜单“插入→对象”,弹出“对象”对话框,选择“MicrosoftWord图片”类型。
接着单击“文件→页面设置”,在弹出的“页面设置”对话框中将“纸型”选项卡中的“纸型”项设为“自定义大小”,然后输入纸张大小为宽度“8.8cm”、高度“5.5cm”(5cm也可以)。
在右侧“预览”部分可以看到单张名片的版式已经出来了(如图1所示)。
图1定义名片尺寸
点击切换到“页边距”选项卡设置界面,设置上、下、左、右页边距、装订线均为数字“0”。
点击“确定”按钮返回到Word编辑状态后,根据需要设计好名片的内容和样式后单击“文件→关闭(c)文档……”菜单项。
制作十张名片的定位框
新建一个文档,依次点击“文件→页面设置”菜单项,在弹出的对话框中设置“纸型”选项卡中的“纸型”项为“自定义大小”,其中的“宽度”为19.5cm;高度为29.7cm。
接着依次点击“工具→信函与标签”菜单项,在弹出的对话框中点击“标签”选项卡中的“选项”按钮(如图2所示)。
图2信函与标签设置
在随即进入的对话框中,设置“标签产品”为“AveryA4和A5幅面”,“产品编号”为“L7413名片”,设置完毕完点击“确定”按钮返回上一步。
返回到上一步后点击“新建文档”按钮。
这样在Word中就出现了十个相同大小的框。
复制十张名片
接着再返回制作单张名片时的Word文档,依次点击“编辑→复制”、“编辑→全选”。
此时单张名片的状态为全选状态。
操作完后切换到有十个框的文档中,单击第一行第一列的那个单元格(即左上角),依次点击“编辑→选择性粘贴”菜单项,在弹出的“选择性粘贴”对话框中选择“MicrosoftWord图片对象”项(如3所示)。
图3选择性粘贴置
单击“确定”按钮后,即可以在第一个单元格中粘贴出第一张名片了。
这张名片的位置大家可以看到并不需要进行设置(如图4所示)。
注:
可以进行手工拖拉式的放大缩小。
图4粘贴后效果
重复上述方法,每单击一个框,就使用“选择性复制”功能,依次粘贴进第2至第10张名片。
名片复制完毕后,既可双击十个框中的任一个进入单张名片编辑的状态对其进行所需内容的编辑。
也可以在编辑好一张后,将其复制(需要双击进入编辑状态)到其余的10张中。
亲爱的读者朋友们,大家觉得这样的名片制作方法是不是非常方便呢?
正确显示出Word中的空格
在文档中使用空格是再平常不过的事情了,但是,如果空格显示为小黑点而挥之不去,却是一件很丢面子的事情,尤其显示给学生们时。
采用“常用工具栏”中的“显示/隐藏编辑标记”,把这些小黑点隐藏起来,还空格以本来面目。
但笔者认为这种方法仍有不足之处:
首先,“编辑标记”不只“空格”一种。
点击Word上方的“工具→选项→视图”(请见附图)。
图中的“格式标记”都是“编辑标记”,除空格之外还有制表符、隐藏文字、可选分隔符、可选连字符、段落标记。
王老师的方法不能进行选择性隐藏,即在空格不显示为小点的同时,段落标记等其他“编辑标记”也同时看不到了,这不一定都是我们所希望的。
其次,采用这种方法,并不能保证每次都能把这些小黑点隐藏成功。
如果“空格”之前有“√”,则无论点击“显示/隐藏编辑标记”多少次,这些小黑点都不能被隐藏。
因此笔者认为:
第一,如果文档中需要把空格显示为小黑点,可选中“空格”前的“√”;
第二,如果不需显示这些小黑点,应把“空格”之前的“√”去掉;如果这些小黑点依然存在,点击“常用工具栏”中的“显示/隐藏编辑标记”即可。
如果再点击一次,这些小黑点可重新显示。
批量抓图原来用Word也可实现
一提起“抓图”,我们首先想到的是抓图软件。
大家可到网上以“抓图软件”为关键字进行搜索,可以查到好多这样的第三方软件,其功能很强大。
但笔者更喜欢挖掘现有软件的功能来完成同样的操作。
利用Word并配合键盘上的PrintScreen键可以批量地抓取和保存图片
打开Word新建一文档,然后根据需要用PrintScreen键抓取整个屏幕或配合Alt键(Alt+PrintScreen组合键)抓取活动窗口,再切换到Word窗口中粘贴(注意:
抓一次粘贴一次)。
上述操作完成后,选择Word中的“文件”菜单中的“另存为”命令,在保存类型中选择“网页”,文件名随意定。
单击[保存]后,在目标文件夹中会出现文件夹“***.files”(其中***为保存时起的文件名字),其中保存着刚才抓取的所有图片文件。
每个文件都是独立的,且自动编号。
再经过简单的整理,分类保存到特定的文件夹、改名等即可。
如果需要其他格式的话可用相应软件进行批量的格式转换。
统计文字出现的次数
有的时候,我们要在一个文档中查找某个文本出现的总次数,也就是查找该文本的总数量,例如在一份违纪登记表格中查找一个姓名被记载的总数,类似的应用还有很多。
但Word没有这样的功能,我编写了一个宏,使Word具有统计单个文本总数量的功能。
下面介绍实现方法。
图1
第一步单击Word菜单[工具]→[宏]→[宏],输入宏的名称“FindText”,然后单击[创建]按钮。
第二步在弹出的VisualBasic编辑器的代码窗口中完成以下内容:
SubFindText()
Text=InputBox("请输入要查找的文本:
","提示")
WithActiveDocument.Content.Find
DoWhile.Execute(FindText:
=Text)=True
tim=tim+1
Loop
EndWith
MsgBox("当前文档查找到"+Str(tim)+"个"+Text),48,"完成"
EndSub
第三步录入完毕后,单击菜单[文件]→[关闭并返回到Micrcsoft后Word]。
第四步单击菜单[工具]→[自定义],单击“命令”选项卡,在“类别”中选择“宏”,将右边的“Normal.NewMacros.FindText”命令拖入“编辑”菜单中,并右击拖入的命令,在“命名”框中重命名为“查找文本数量”(如图)。
以后要统计文本数量时,只要单击[编辑]→[查找文本数量],按提示输入要查找的内容,单击[确定]就得到统计结果。
制作空心字的方法
1、执行“插入→图片→艺术字”命令。
2、在弹出的“艺术字库”对话框中选中第一种样式,单击“确定”关闭对话框。
3、在弹出的“编辑“艺术字”文字”对话框中输入“烧”字后,单击确定。
4、输入的文字太小,将鼠标移至右下角,当鼠标变成一个斜箭头时,拖动鼠标,使框变大,字也会变大。
5、一个空心大字就完成了。
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Word实例教程
改变文字方向功能巧做座位签
座位签一般出现在会议、宴会等场合,起一个指示的作用。
制作座位签方法很多,在word中就可以轻松实现,比如用艺术字。
但我现在给大家介绍一种另类方法:
利用改变文字方向制作座位签。
第一步,新建一个空白文档,插入一个两行一列的表格;根据座位签所需大小,设置表格的行高和列宽;设置表格框线,以利于后期的裁剪和折叠;在上下单元格中输入文字,注意下面单元格中的文字是正常顺序,而上面的正好相反;最后,设置字体和大小。
如图1。
第二步,选中上面单元格内的文字,在“格式”工具栏“字体”框中的字体名称前添加一“@”,回车,所选文字的方向将变为“头左尾右”,如图2。
第三步,保持文字的选中状态(如果已取消了选中,可将插入点置于此单元格中),单击打开“格式”菜单,选择“文字方向”命令,在“文字方向”对话框中选择中间一排左侧的那种类型,如图3。
单击“确定”按钮,文字将变为“头下脚上”,如图4。
注意,如果字小格大,文字将呈多行,此时可在文字间回车使它们位于一个水平线上。
第四步,选中文字,使用“段落”对话框改变文字的行间距,将其整体效果设置为与下面单元格中的文字等宽,如图5。
预览后就可以打印了,然后沿为外框虚线裁剪,沿中线折叠,一个标准的座位签就做好了!
制作新的座位签时,只需清空单元格,输入新的文字即可。
如何用word来制用试卷“卷头”
放寒假了,几个当教师的朋友来家中玩,看到我正在用电脑制作图片,于是就向我请教一个问题:
“我们经常用电脑编辑试卷,那个密封装订线及里面的内容(如图4)不知道如何制作。
”“你们通常用什么字处理软件编辑试卷?
”“WORD呀。
”“可以用插入文本框的方法来制作。
”我一边回答一边启动了WORD2000。
1、在一个新文档中,执行“文件→页面设置”命令,在随后弹出的“页面设置”对话框中,根据需要设置好页面的大小。
2、执行“插入→文本框→竖排”命令,然后在文档中拖出一个文本框,并将文本框长度调整为页面高度(或纸张高度也可),宽度根据需要调整。
3、在文本框中进行下述操作:
输入“姓名:
”→按工具栏上下划线按钮→空格→输入“学校名称:
”→按工具栏上下划线按钮→空格→输入“准考证号:
”→按工具栏上下划线按钮→空格(注意:
具体文字内容、空格的间距及文本的对齐方式等等根据具体情况输入并调整)。
4、选中上述输入的内容,右击鼠标,选“文件方向”选项,打开“文字方向”对话框(如图1),选中“中部靠左边的一个选项,确定退出。
5、选中文本框,执行“格式→文本框”命令,打开“设置文本框格式”对话框(如图2),在“文本框”标签中按“转换为图文框”按钮(此步关键),在随后弹出的对话框中直接按“确定”按钮。
6、再次选中文本框(此时应该是图文框了),执行“格式→边框和底纹”命令,打开“边框和底纹”对话框(如图3),在“边框”标签中,先选中“设置”下面的“自定义”选项,再按预览区域中的三个边框设置按钮各一次(只保留一个不按,如图3),“确定”退出。
7、最后一次调整文本框的大小、位置及文字对齐方式(文本框可以放置在页边处)。
8、再插入一个竖排文本框,输入“密封装订线”字样。
再选中该文本框,右击鼠标,选“设置文本框格式”选项(执行第5步的命令也可),再随后弹出的“设置文本框格式”对话框(如图2)中,点击“颜色和线条”标签,将其中的“线条”颜色设置为“白色”后确定退出。
并调好该文本框的大小、文字间距和对齐方式,然后将其定位于紧靠前一个文本框的右侧。
友情提醒:
在调整文本框的位置时,按住“Ctrl”键的同时按方向键可以进行微量调整。
至此,一个漂亮的试卷“卷头”制作完成(如图4)。
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批量制作有照片的工作证
素材的准备
这里的素材主要是每个职工的照片,并按一定的顺序进行编号,照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。
然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内,比如“E:
职工信息”。
建立职工信息数据库
使用Excel表格建立“职工信息表”,在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片,姓名、组别可以直接从单位数据库里导入,姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致,照片一栏并不需要插入真实的图片,而是要输入此照片的磁盘地址,比如“E:
职工信息01.jpg”,注意这里是双反斜杠,制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”,如图1所示。
图1
创建工作证模版
启动Word2003,现在先建立一个主文档,设计排版出如图2所示的一个表格来,这里你可以把边框设置为“无”,这些内容也是工作证中不会变动的部分。
当然,这仅是一个示例,你完全可以设计出更好看的版式来。
图2
添加域
步骤1 选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项,调出“邮件合并”工具栏。
步骤2 点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标),弹出“选择数据源”对话框,选择刚才建立的“职工信息表”,点击“打开”按钮,弹出“选择表格”对话框,在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”,如图3所示。
点击“确定”按钮返回主文档。
图3
步骤3 将光标定位到“姓名”后一单元格,点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标),弹出“插入合并域”对话框,在该对话框中的域列表中选择“姓名”,点击“插入”按钮,将其插入到指定位置,如图4所示。
点击“关闭”按钮返回到主文档。
图4
步骤4 以相同的方法,将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。
步骤5 将光标定位于“××中学工作证”右下边大的单元格内,我们要在此显示职工的照片。
按“Ctrl+F9”来插入域,此时单元格内会出现一对大括号,在其中输入“INCLUDEPI
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