龙口港华东货代系统使用概述.docx
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龙口港华东货代系统使用概述
功能简表
功能
项目
简要说明
船务
船舶规范维护
集装箱船新加入航线运营时,需要在该系统中录入该船的英文船名,中文船名,船型,国籍,净吨等基本信息。
班轮船期维护
该功能目前未使用。
航次船舶维护
录入船名航次
班轮船期表打印
打印船期表
航次枷锁
锁定已经录入单证数据。
内贸
托运单维护
录入水路运单号,卸货港、目的港,收发货人,通知人,唛头,货描,箱封号,件重尺,付费方式,货物交付方式,冻柜温度,备注等该票订舱的各种详细信息。
生成清单
主要给码头调度,现场工头以及理货公司理货员用。
生成舱单
随船,发给卸货港目的港代理。
生成EDI数据
提供给码头,或者目的港船公司。
货物跟踪
通知目的港放货、安排提货以及货物收发信息临时更改等事项。
其他
如运单转船,运单批量删除等。
外贸
预配订舱
录入提单号,外贸支线二程船名航次,卸货港,目的港,运营人,付费方,箱量箱型,统计整船预配箱量等。
提单维护
录入收发货人,通知人,唛头,货描,箱封号,件重尺,货物交付方式,冻柜温度,备注等该票订舱的各种详细信息。
打印下货纸
用作海关放行,主要信息与提单类似。
生成清单
主要给码头调度,现场工头以及理货公司理货员用。
生成舱单
★随船或将电子版舱单通过电脑发给卸货港目的港船公司及其代理。
★提供纸面舱单给海关,用以存档,核对报关退税等信息。
生成报文
提供给码头,用以配载,装卸船用。
生成海关
EDI报文
★于开船前,将生成的海关EDI报文传输到海关电子舱单系统中,用于海关数据比对以及结关办退税用。
★目前海关正在调试新电子舱单系统,等正式实施后,该功能需要作全面修改。
其他
如转船,打印冷藏品清单,打印二程箱号清单以及生成海关舱单封面等功能,这些功能在票数多的时候发挥作用很大。
费用
费用录入
A.录入应收,整船应收等费用。
B.应付费用,整船应付等费用。
C.打印陆运费对账单,航次对账单等。
审核
科长审核:
当单票盈利大于或等于“盈利值”时,由部门经理审核;商务审核:
当单票盈利额小于“盈利值”时,经提供由经理签字批准后,由商务审核。
发票
打印发票
开具代理运费,代理港杂费,代理运杂费,代理海运费,代理陆运费等发票。
航线在录入应收费用后,在调取数据并按航线要求进行修改后即可打印。
箱管
箱号导入
出口箱号导入:
在调取某航次出口箱号数据之后,由箱管根据航线提供的该航次出口清单核对后导入箱管系统。
进口箱号:
由箱管根据航线提供的进口清单录入。
箱动态
箱动态录入:
数据量较大,随着箱量增长,手工录入已变得越发困难。
统计
箱量分箱属分动态统计:
该功能有待研究。
残箱
反馈给船公司,按船公司的授权或委托联系修箱公司修理。
系统
管理
货主档案管理
用于提单录入收发货人、通知方、付费方的录入。
货类代码
仅内贸使用。
一、船务
1.船舶规范维护
某条集装箱船首次加入某运营航线时,需要在该系统中录入该船的英文船名,中文船名,船型,国籍,净吨等基本信息。
操作路径:
船务-船舶规范维护。
主要作用:
航次船舶维护的前提和基础,中英文船名关联校对。
载重吨(DeadWeightTonnage,缩写为D.W.T.):
(1)总载重吨(GrossDeadWeightTonnage):
指船舶根据载重线标记规定所能装载的最大限度的重量,它包括船舶所载运的货物、船上所需的燃料、淡水和其他储备物料重量的总和。
总载重吨=满载排水量-空船排水量
(2)净载重吨(DeadWeightCargoTonnage,缩写D.W.C.T.):
是指船舶所能装运货物的量大限度重量,又称载货重吨,即从船舶的总载重量中减去船舶航行期间需要储备的燃料、淡水及其他储备物品的重量所得的差数。
船舶载重吨位可用于对货物的统计;作为期租船月租金计算的依据;表示船舶的载运能力;也可用作新船造价及旧船售价的计算单位。
容积吨位(RegisteredTonnage):
2.83立方米为一注册吨。
(1)容积总吨(GrossRegisteredTonnage,缩写为GRT):
又称注册总吨,是指船舱内及甲板上所有关闭的场所的内部空间(或体积)的总和。
容积总吨的用途很广,它可以用于国家对商船队的统计;表明船舶的大小;用于船舶登记;用于政府确定对航运业的补贴或造舰津贴:
用于计算保险费用、造船费用以及船舶的赔偿等。
(2)容积净吨(NetRegisteredTonnage,缩写为NRT):
又称注册净吨,是指从容积总吨中扣除那些不供营业用的空间厉所剩余的吨位,也就是船舶可以用来装载货物的容积折合成的吨数。
容积净吨主要用于船舶的报关、结关;作为船舶向港口交纳的各种税收和费用的依据;作为船舶通过运河时交纳运河费的依据。
2.班轮船期维护和班轮船期表打印
操作路径:
船务-班轮船期维护(班轮船期表打印)
3.航次船舶维护
对某一航次的中英文船名航次、委托方、装货时间、预抵时间、预离时间、开航时间进行维护。
操作路径:
船务-航次船舶维护
4.航次枷锁
锁定已经录入单证数据。
操作路径:
船务-航次枷锁
二、内贸单证
1.进行船舶规范维护
操作步骤:
船务-船舶规范维护
2.进行航次船舶维护
操作步骤:
船务-航次船舶维护
3.托运单维护
录入水路运单号,卸货港目的港,收发货人,通知人,唛头,货描,箱封号,件重尺,付费方式,货物交付方式,冻柜温度,备注等该票订舱的各种详细信息。
操作步骤:
内贸单证-内贸出口-托运单维护
必填项:
提单号,发货人,收货人,装货港,卸货港,目的港,通知方,运营人,付款方式(默认预付),英文货名,货物代码,毛重,箱号,封号,尺寸,箱型等。
选填项:
中转港,责任人,付费方,交货地,拖货地,唛头,中文货名,件数,包装等。
4.生成清单
主要给码头调度,现场工头以及理货公司理货员用。
操作步骤:
5.生成舱单
随船,发给卸货港目的港船公司。
操作步骤:
内贸单证-内贸出口-集装箱清单
6.生成EDI数据
提供给码头,或者目的港船公司。
操作步骤:
内贸单证-内贸出口-生成EDI数据,选择报文类型,接收方,运营人,船公司报文在“船公司”前打勾。
7.离港后的货物跟踪
通知目的港放货、安排提货以及货物收发信息临时更改等事项。
操作步骤:
各船公司的具体操作不尽相同,有的需通过登录船公司系统来进行货物跟踪和放货,有的则需MSN,传真,E-mail等方式与目的港代理联系,通知其放货。
8.其他操作
如运单转船,运单批量删除等。
三、外贸单证
1.进行船舶规范维护
操作步骤:
船务-船舶规范维护
2.进行航次船舶维护
操作步骤:
船务-航次船舶维护
3.录入进口
录入进口操作较简单,现主要用于箱管录入进口箱号。
操作步骤:
外贸单证-外贸进口-进口提单维护
必填项:
提单号,运营人,收获人,英文货名,箱型尺寸,箱号等。
4.录入出口预配订舱
预配订舱主要录入单票货物最基本信息,用于订舱统计和之后进行的提单维护。
区别于内贸,外贸不可以直接提单维护,录入提单信息,必须先录入预配订舱后才能进行提单维护,提单维护将直接提取预配订舱所录入的提单号、卸货港、目的港、运营人、(海运费)付费方式、箱型箱量等信息。
因此,预配订舱是外贸提单维护的基础和关键步骤。
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-预配订舱
必填项:
提单号、卸货港、目的港、运营人、(海运费)付费方式、尺寸、箱型、是否拼箱、箱量。
选录项:
付费方--用于应收费用输入,点增加,便自动显示付费方名称,如果在录预配时不录入也可在录费用时直接录入,但一个提单号只能对应一个付费方,如果录入两个付费方,将导致应付重复。
5.取预配数据
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-提单维护-取预配数据
在选择“提单维护”后会弹出提单维护对话框,点击“取消”,然后再点击下方的“取预配数据”。
提单维护对话框:
取预配数据:
6.打印入货通知
大多数情况下,客户在订舱后,需要传真书面的入货通知。
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-通知单打印。
注意:
打印入货通知应当事先录入预配。
存在问题:
内容过于简单,缺少一些基本项目,比如没有“英文船名航次”、“报检用箱封号”、“注意事项”等。
7.预配统计
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-航次二程船预配统计。
注意:
预配应当反复仔细核对。
8.提单维护
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-提单维护
必填项:
发货人、收货人、通知方、唛头(无唛头,录“N/M”)、英文货名、件数、包装(可直接录入)、毛重、体积、箱号、封号等。
选录项:
中文货名、责任人、办事处、货物代码等。
注意:
(1)箱号录入:
点击“自动配箱”。
应当先录入“件数、包装(可直接录入)、毛重、体积”,再“自动配箱”,否则箱号所对应的件重尺及包装为空,需手动录入。
(2)总的件重尺及包装改动后,单箱的件重尺及包装并不自动改动,需手动更改。
(3)另外冻柜还必须在“英文货名”、“温度标示”处录入温度,有通风的需在“英文货名”注明。
9.打印下货纸
用作海关放行(主要信息包括提单号,收发货人,船名航次,装卸货刚,箱封号,货描,件重尺等)。
格式与提单基本相同。
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-打印提单-下货纸。
10.整船检查
票数较多时用各种检查功能效率较高。
有装箱数据检查,收发货人未输检查,货物明细未输检查,箱单未输检查,已预配未入货未装箱检查,提单无预配检查等功能。
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-检查。
11.打印出口舱单
舱单船舶或其代理人向海关递交的真实、准确反映运输工具所载货物情况的纸质载货清单。
主要有以下几方面用途:
(1)提供给海关--舱单经多次核对准确无误,在货物装船完毕后,由船代根据“大副收据”或“提单”编制的舱单,经船长签认后送交海关;
(2)依据“提单”制作的舱单提供给卸货港或目的港代理;
(3)对舱单进行存档。
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-打印出口舱单(选择格式八)
12.打印出口舱单申报表
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-出口舱单申报表。
仅提供给海关。
13.打印集装箱清单
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-集装箱清单。
提供给码头、海关、理货、大副等
14.打印冷藏品清单
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-冷藏品清单。
提供给码头、大副、相关的温度核查人员。
15.提单确认及打印提单
提单经客户确认无误后,于开船后签发电放或正本提单。
签发日期为开船日,无特殊情况和正本保函,船公司一般不预借和倒签。
操作步骤:
外贸单证-外贸出口-打印提单-提单。
需选择相对应的船公司提单格式。
16.海关EDI报文传输
海关EDI报文传输,即船代于开码头作业前向海关电子舱单系统传输的电子舱单报文,其数据信息必须与报关单一致,否则不能结关。
目前仅海丰关东线为我司代理传输。
四、费用
1.应收
(1)应收费用输入。
内外贸相同,只不过是外贸涉及应收美元及汇率问题。
费目:
共用----包干费、拖车费、龙口陆运费、海运费、龙口制冷费、龙口拆箱费、龙口堆存费、龙口吊装费、龙口装箱费、码头危品附加费等。
内贸----保险费、(内贸)龙口港港杂费、海天铁路费用、(进)龙港杂费、(出)龙港杂费、目的港堆存费、目的港陆运费、铁路费用、码头装箱包干费(含港杂)、集团装箱费等。
外贸----报关费、查验费、调箱费、龙口挂机费、龙口港港杂费、THC、码头订箱费、箱检费等。
付费方名称:
一个提单号下只能录同一个付费方,否则将导致应付重复,如下图:
多付一个1000和352。
(2)整船应收费用录入
2.应付
(1)应付费用计算
(2)整船应付费用录入
3.账单
(1)客户费用确认单
操作步骤:
费用管理-外贸出口-客户费用确认单。
(2)陆运费对账单
操作步骤:
费用管理-外贸出口-单航次费目对账单。
先找一审完航次(有陆运费),选择应收-勾选费目-龙口陆运费
-点击“过滤”:
选择当前操作航次,即可以打出审表前的陆运费表。
(3)航次收入表
操作步骤:
费用管理-外贸出口-航次收入表,选“格式2”。
内贸操作步骤:
内贸单证-内贸出口-应收费用输入/应付费用计算/整船应收输入/整船应付输入
4.审帐
(1)经理审核:
当单票盈利额大于或等于“盈利值”时,由部门经理审核通过
(2)商务审核:
当单票盈利额小于“盈利值”时,经提供由经理签字的情况说明后,由商务审核通过。
内贸操作步骤:
内贸单证-内贸出口-科长费率比较审核/经理费率比较审核
五、开发票
(1)内贸
(2)外贸
(3)产生人民币发票、产生美金发票
如有需要,对发票进行费目修改,比如“海运费”改成“代理海运费”,点保存,
然后再点击“打印发票”:
合开发票:
六、箱管
(1)接收堆场进出门数据
改功能未能开发运用,亟待改进:
(2)箱动态维护
(3)接收装船数据
七、系统管理
(1)货主档案管理(用于提单录入收发货人、通知方、付费方的录入,录入代码即可调出)
(2)货类代码
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