供销部规章制度汇编(通用版).docx
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供销部规章制度汇编
(通用版)
目录
一、供销部管理制度
二、供销部工作职责
三、采购流程图
四、物资购销计量入库操作流程
五、公司采购流程管理制度
六、供销部部长岗位职责
七、销售经理岗位职责
供销部管理制度
为了规范公司的供销工作,加强公司所需物资的采购和管理,拓展公司产品的销售渠道和货款的安全回收,根据公司的实际情况,特制定本制度。
一、物资采购管理:
1、严格执行询价和议价程序,物品的采购必须有三家以上的供应商报价,对有多年业务往来的重要物资的供方,应提供充分的书面证明材料,以证明其质量的保证和供货能力。
2、对于第一次供应重要物资的供方,除提供充分的书面证明材料外,还需要样品测试及小批量试用,测试合格后才能供货。
新供方根据提供的技术要求提供少量的样品。
公司安排相关部门对样品进行验证,出具相应的验证意见书,并及时将验证结果反馈给供销部。
样品如不合格可再次送样,但最多不能超过两次。
样品验收合格后,供销部通知供方小批量送货,经公司相关部门验收后,交生产部门试用,并由公司生产部门和公司相关部门共同出具验证意见书,并及时将验证结果和意见反馈给供销部。
3、小批量进货验证或试用不合格则取消其供货资格。
样品验证、小批量试用合格的供方,其供货需经公司主管副总同意后,由供销部列入合格供方目录。
4、对于一般物资的供方,需要经过样品验证和小批量试用合格,各相关部门提供的评价意见,由供销部报请主管副总批准,可列入合格供方目录。
对于批量供应的辅助物资,进货时公司统一对其进行验证,并保存验证记录,合格者可列入合格供方目录。
对零星采购的辅助物资,验证记录即是对供方的评价,是决定是否下一次再进货的依据。
5、供方产品如出现严重质量问题,供销部应立即向供方发出纠正和预防处理的意见书,如供方没有明显改进的,应取消其供货资格。
6、货物出现质量问题后,由使用部门或技术部门提出建议,报部门负责人,供销部接到意见后,需书面或发邮件的形式报给供应商,要求供应商换货或退货。
7、为确保供应渠道顺畅,防止意外情况的发生,应由两家或两家以上的供应商作为备用供应商,采购交易应实行交互采购。
8、采购的物资若出现延期后,供销部应及时上报公司,并通知相关使用部门做好工作安排。
9、供销部与供应商协调不成,或造成损失的,由财务核算损失,供销部门负责追索。
10、供销部采购的物资必须与采购单所列的要求规格、型号、数量一致。
在市场条件不能满足供销部门要求或成本过高的情况下,及时反馈信息,以便公司的使用部门调整和修改所需物资,或公司调整采购价格的范围。
11、供销人员必须严格按照采购制度和程序办事,自觉接受监督,自觉维护企业的利益,努力提高采购质量,降低采购成本;并加强学习,提高认识,增强法制观念,廉洁自律,不得以各种方式索要或接受贿赂,损害公司的利益。
二、产品销售管理:
1、产品的销售应建立在广泛了解和掌握市场行情的基础之上,供销部的销售工作应做到深入研究市场行情的动态变化,为公司提供及时准确的定价依据。
2、供销部应按公司的销售要求,及时与需方签订销售合同,并报公司主管副总或总经理批准。
3、适应市场变化的要求,努力拓展销售渠道,在保证公司利益和资金安全回收的前提之下,适量发展中间商,大力培育终端客户,并努力维护好新老客户关系和销售网络,充分利用各种人际关系和人脉关系为企业的销售工作服务,实现公司的销售计划和目标。
4、根据市场行情、公司产品的库存,以及企业的资金运转情况,实施销售计划,在追求实现企业利益最大化的同时,还应特别防范售后资金回笼难的风险;在实施销售计划前,应充分估计和预测风险,并拟定风险预控方案。
5、加强销售费用的测算和计划管理,根据销售工作侧重点的不同和客户资源开发的实际情况,制定销售管理费用的预算和使用计划,确定费用的开销方式;节约开支,降低销售成本。
6、供销部的销售工作必须在公司的销售计划和安排之下开展,不得越权和超范围私自销售公司的产品。
7、在销售中应选择有实力和守信用的购货方,在销售中应保证重点客户和长期守信用客户的需求,积极做好售前、售中和售后的各项管理工作和服务工作。
8、供销人员在销售业务中不得徇私舞弊,违法违规;不得以任何理由和借口索取或接受贿赂;在经营业务中不得有意和无意泄露公司的商业机密,若有违规者,公司将按内部规章制度予以严格处罚并追究责任。
8、公司产品的销售未经总经理批准,一律不得赊销,凡是私自赊销的,一切后果和风险自负,公司将追究当事人的责任,若造成呆坏账的,公司将追索赔偿。
9、特殊客户或重要中间商,由公司计划和安排销售量及销售价格,供销部按公司的统一安排组织实施。
供销部工作职责
一、物资采购
(一)、物资采购工作职责:
1、负责物资采购管理制度和内部各岗位职责的制定。
2、负责物资采购、计划及档案管理的监督与管理。
3、负责物资采购计划的制定,采购合同的签订及保管。
4、负责物资采购的询价、议价、比质、比价。
5、负责本部门按时、保质、保量地完成所需各项物资的采购工作。
6、负责管辖范围内的卫生和安全工作。
7、供销部做好各项档案的管理工作,如采购合同、销售合同、以及各种审批文件和公司下发的各种相关文件。
8、供销部建立采购物资台帐、借款明细帐及公司应付帐款,定期与财务部对帐。
(二)、物资采购遵守的原则:
1、未经公司审批的物资一律不得采购,凡特殊需要的物资或急件,须公司总经理或常务副总经理事前同意;但事后必须及时办理相关手续。
2、仓库内的库存物资应优先使用。
3、建立合格供应商名录时,采购远近应相互搭配,坚持“货比三家”的原则。
4、采购物资时,应尽量通过银行结算,减少现金结算。
5、在比价过程中,严格执行同类产品比质量,同样质量比价格,同样价格比服务的原则,择优确定供货单位。
6、对于先试用的物资,必须由使用部门出具试验报告,并经公司审批后,方可采购。
二、产品销售
(一)、产品销售工作职责:
1、坚决服从并认真贯彻执行公司的销售计划和工作安排。
2、参与制定企业的销售战略、具体销售计划,根据公司市场战略与市场销售目标,结合所掌握的市场信息进行市场预测,制定市场拓展目标、销售策略与规划,并组织实施,完成销售、回款与市场目标。
3、负责产品销售计划的制定与实施,销售合同的签订及保管。
按时完成供销部相关销售报表并及时上交公司领导和财务审核。
4、培训、激励、考核销售人员,组织与管理销售团队,完成企业产品销售目标和实现既定的销售范围覆盖率。
优化业务流程,合理配置人力资源,开发和培养员工能力,对员工绩效进行管理,提升部门工作效率。
5、收集各种市场信息,分析市场状况,正确作出市场销售预测报批;汇总市场信息,提报产品改善或产品开发建议;参与制定和改进销售政策、规范、制度,使其不断适应市场的发展。
6、根据公司的销售计划和策略,全力拓展客户资源,建立维护公司的销售网络与渠道管理体系,形成良好的合作关系;通过有计划的市场推广活动,提升公司的形象和产品知名度。
7、根据市场行情、公司产品的库存,以及企业的资金运转情况,合理建立、分配和管理渠道销售与终端销售;在追求实现企业利益最大化的同时,还应高度防范售后资金回笼难的风险;在实施具体计划前,应拟定风险控制方案。
8、加强费用管理,根据销售重点,客户资源情况,制定预算使用计划,确定费用开销方式,降低销售工作的管理费用。
9、强化营销管理,组织建立、健全客户信息档案;维护好老客户的关系,做好售后服务和人际关系的培育工作。
(二)、产品销售遵守的原则:
1、未经公司计划和安排,一律不得私自销售公司的产品。
2、未经公司总经理批准,一律不得赊销,凡是私自赊销的,一切后果和风险自负。
3、销售谈判中应选择价高的销售,选择资金回笼快的销售,选择支付现金而非承兑汇票的进行销售。
4、选择有实力的或全额支付现金的厂家或购货商交易。
5、销售中应首选终端客户交易,后考虑渠道销售的中间商。
6、产品不足时,首先保证长期客户和大客户,后考虑零星的小客户、中间商和合同价格低的客户。
7、特殊客户或重要中间商,由公司计划和安排销售量及销售价格。
采购流程图
原煤、原矿采购流程图
计量员称重并开据《计量单》,并通知化验员取样化验,采购员验货。
计量员每天将《计量单》交采购员签字确认。
库管员每月初将上月入库的《原矿、原煤统计汇总表》,上交财务部。
财务部根据合同标准及扣款额度向原煤、原矿供应方结算
采购员签字确认后的计量单交库管员入库登记。
化验员经化验后,将化验数据填写在《化验单》并交采购员
采购员核对合同质量标准,整理好相关资料,交财务部,由财务部审核和结算。
物资购销计量入库操作流程
A、地磅:
1、购入矿石:
矿石称重后(毛重),供方按指定地点卸完矿石并到磅房过称除皮,将小票贴在供货方(送货车辆)的原有单据上,供方(或送货司机)到库房管理员处办理入库手续,领取有供销、库房签字的出门条,供货方凭此出门条交公司门卫后放行出厂。
2、购入煤炭:
煤炭称重后(毛重),计量员及时通知化验室到卸煤场取样,待司机卸完后除皮,将小票贴在供货方(送货车辆)的原有单据上,供方(或送货司机)到库房管理员处办理入库手续,领取有供销、库房签字的出门条,供货方凭此出门条交公司门卫后放行出厂。
3、石灰、石灰石等销售:
运输石灰和购买石灰石的购货方车辆在磅房称皮重后,由司机带上通知单交给石灰出料口的放料员(石灰石则交矿山管理员)签字,等装满石灰或石灰石后,带上通知单到地磅房称重,计量员将小票连同两张磅单交库房管理员处办理出库单,购货方(或司机)将出库单和出门条(有供销、库房签字)交门卫查验后放行出厂。
石灰运输车辆须在下次回厂运输石灰时,交回购货方签字确认的出货单连同购方的复称记录。
B、库房:
对购、销物资作详细登记,办理出库、入库手续,开出门条(公司供销须签字),每天的购销汇总,下班前统计好并交公司供销负责人,下班后的库房程序和职责由地磅房代替,做好交接手续。
C、门卫:
对于货车,见出库单、或入库单及出门条放行(出门条须有库房、供销的签字),其它小车的进出须检查。
陌生车辆及来访必须问清来由,在电话请示公司领导同意后,做好登记和记录,方可放行来访车辆和来访人员入厂。
D、供销负责人:
汇总库房管理员的出入库总额报告生产经理(赖总)和财务部,将供销物资的数量(煤炭、矿石、石灰等)与生产经理衔接,便于本公司的生产和销售能够随时更新。
公司采购管理流程
一、目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本,满足工公司对优质资源的需求,进一步规范物资采购流程,加强与各部门间的配合,特制订本制度。
二、范围
适用于本公司所有采购的物料及耗材品
三、定义
1、物料:
指本公司所经营所需之直接与间接物料
2、采购人员:
采购部执行采购业务人员
3、需求人员:
各部门开具请购申请之人员
四、采购作业流程
1.采购申请单及其提报规定
(1)所有物资采购均需要填写书面的《采购申请单》,口头申请视为无效申请,采购部可以不实行采购。
(2)为了准确无误的完成采购,《采购申请单》上的品名、型号、规格、数量、到位时间均需要填写清楚。
(3)《采购申请单》递交流程:
部门员工申请——部门领导签字——采购部审核采购——副总经理审核——总经理审批——库管员核对入库并存档
(4)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交,为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;
(5)采购
- 配套讲稿:
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