院办行政办公室制度.docx
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院办行政办公室制度.docx
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院办行政办公室制度
中国老龄事业发展基金会北京松堂关怀医院
2017年修订
办
公
室
制
度
目录
1、员工礼仪规范制度
2、办公室考勤制度
3、办公室工作制度
4、重大事故请示报告制度
5、会议管理制度
6、文件管理制度
7、保密管理制度
8、合同管理制度
9、印章管理制度
10、办公用品采购及领取管理制度
11、固定资产管理制度
12、救护车管理制度
一、员工礼仪规范制度
1、着装、仪容仪表
(1)员工着装工作服需整洁、合体协调,有接待任务时应着正装。
(2)员工不得穿过于暴露或不雅的服饰。
(3)员工于工作时间必须保持仪容整洁。
(4)男员工胡须要经常刮净,女员工头发要梳理整齐,发型端庄,化妆得体。
二、接待礼仪
(一)礼貌热情地招呼客人(家属、咨询者、志愿者、媒体、及来访者等)
(二)尽量不要让客人久等,应即时安排就座,送上茶水。
(三)对客人提出的询问和要求要耐心解答,对于解答不了的问题,应及时请示,争取给对方满意的答复。
三、电话礼仪
(一)电话铃响三声内必须接听,附近同事离开,亦应尽量帮助接听。
(二)接听电话时,应统一使用礼貌用语“您好,这里是中国老龄事业发展基金会北京松堂关怀医院”“您好,***部门”;
(三)回答客人的电话尽量不要讲“不知道”“不清楚”“可能”之类含糊不清的的回答。
要做到询问清、讲述清、介绍清。
(四)部门之间通话应尽量简明扼要;
(五)接听电话,重要事宜应作好记录,并及时转达给相关部门和人员。
四、礼貌服务主要标准:
(一)主动:
无论多忙一样照顾,无论闲忙一样待客。
(二)热情:
待人礼貌,面带微笑,态度友好,语言亲切,工作热心周到。
(三)耐心:
做到百问不厌,遇事不急,处事果断。
(四)周到:
一事同仁,待客诚恳,安排细致,服务热情达到标准。
2、办公室考勤制度
1、为了规范医院考勤管理,严肃工作纪律,有效提升员工的工作效率,结合我医院实际情况,特制定本规定。
2、工作时间
周一至周六上班。
作息时间为:
上午08:
00——12:
00
下午14:
30——18:
00
3、考勤规定
(1)医院办公室人员实行打卡(刷脸、指纹)考勤,签到有效时间为上午8:
00之前,下午18:
00之前。
(2)员工上下班忘记打卡,未打卡者一次扣罚20元。
(3)因公外出不能按时报道打卡(刷脸、指纹)的,应提前通知或打电话通知办公室,并在《未打卡记录登记表》中注明事由,由主管签字确认。
(4)迟到/早退规定:
凡超过医院规定上班时间均属迟到;凡未经批准,在规定下班时间之前擅自离开工作岗位均属早退。
无故迟到/早退十分钟以内扣10元,无故迟到/早退十分钟到三十分钟(含三十分钟)扣20元,无故迟到/早退三十分钟以上按旷工论处扣50元。
(5)旷工规定:
凡在规定上班时间内没有到岗即为旷工。
旷工一天从工资中扣50元。
(6)加班规定:
凡因工作需要加班者,应在《加班申请登记表》中注明并写明加班事由,由主管确认。
未填写《加班申请登记表》不按加班处理。
加班时间可以调休或按1:
1的比例冲抵事假、病假等。
(7)员工如遇特殊情况(如大雨、大雪等恶劣天气)未能按时到岗的,应提前打电话通知办公室,并在《未打卡记录登记表》中注明,得到许可后方视为正常出勤,否则按迟到、旷工处理。
4、请假规定
(1)请事假、请休假,应于休假前一天填写《休假申请单》,并经主任批准后,将《休假申请单》上报考勤主管确认备案方可休假。
如遇特殊情况未能即使办理请假手续,应向领导说明。
(2)员工请事假五天以上的应由主任批准签字确认。
于休假前一天填写《休假申请单》上报考勤主管确认备案方可休假。
休假时间结束后,无故未上班也未续假者,按旷工处理。
(3)请病假时需提供:
医院开具并盖章的休假证明3天以内病假须二级及以上医院,3天以上病假须三级医院,处方科室须与病症诊断对应,精神类、传染性疾病需有专科医师诊断)、挂号、收费单据、处方、病历、医院联系方式、处方医生姓名及联系方式等资料原件,如员工本人未能提供则不予批准病假。
五、节假日规定
(一)医院办公室人员每周日休息一天。
(二)法定节假日按国家规定进行调休。
(三)员工婚假、产假、哺乳假、丧假按照当年国家法定员工婚假、产假、哺乳假、丧假执行。
(4)员工年假,医院正式员工有薪年假的核定标准:
以员工在医院服务工龄基准核定。
工龄年限
休假天数
1---5年
5天
6---10年
10天
10年以上
15天
1.年假原则上一次休完,也可分段使用,但不能跨年度使用。
当年年假休不完,视为自动放弃。
2.员工休年假应以不影响工作为前提,休年假必须按规定填写《休假申请单》
3.年假不得累积,不得转入下一年度。
4.在本医院工作满一年后,才能享受年假。
三、重大事故请示报告制度
为了有效预防突发事件,提高应对突发事件能力,根据《传染病防治法》、《突发公共卫生事件》重大突发事件请示报告制度。
1、医院突发事件包括突发公共卫生事件、突发安全/恐怖事件、网络停运事件、重大火灾、大批伤员救治事件。
2、各部门在接到突发事件信息后,应立即逐级向有关部门进行报告。
(1)信息科负责网络实时直报传染病疫情。
(2)感染管理科负责报告辖区感染爆发疫情。
(3)保卫科负责报告医院火灾、突发安全/恐怖事件。
(4)药房负责报告医院网络停运事件。
(5)办公室负责报告大批伤员救治、食物中毒、群体性不明原因疾病。
(6)副院长负责非行政办公时间突发事件报告,将突发事件报告院长办公室负责人。
(7)院长办公室负责医院突发事件信息收集、分析,并及时向处置突发事件领导小组成员汇报。
3、医院处置突发事件领导小组按照《突发事件分类标准》议定突发事件类型,Ⅲ级以上突发事件有院长办公室向卫生局报告,Ⅰ级、Ⅱ级重大突发事件必须在6小时内报告卫生局的同时向县人民政府报告。
4、任何人不得瞒报、谎报,必须及时、准确报告突发事件。
如违反此规定人员,将给予一定行政处分;造成严重后果的人员,将追究刑事责任。
四、办公室工作制度
1、在院长领导下,负责全院的行政管理工作。
协助院领导了解掌握全院业务、行政、后勤工作情况。
2、安排各种行政会议,负责会议记录以及文件、报告、计划、总结等文字材料的起草,负责会议纪要、决议的印发,并督促检查执行,及时向院长汇报情况。
协助院长处理日常行政事务工作,做好职能科室的沟通联系工作。
3、做好院内外接待工作,做到安排周密、妥当、热情。
4、做好各类行政类文件的收发、登记、编号、传阅、收回、催办、归档及保管工作。
针对文件内容,提出拟办意见,对上级通知及时汇报有关领导,按领导指示协调相关科室办理。
5、组织文件的打印装订工作,做好准确及时、字迹清楚,无特殊情况不得拖延。
6、做好全院车辆的统一调配管理及适时安排好全院总值班工作。
7、认真做好信访接待,做到有登记,有结果,不积压,不拖延,重大问题及时向领导报告。
8、认真做好通讯联络、外事接待、医院内部文件和印章管理等工作。
9、做好医院年初工作安排和全院工作总结等。
10、深人科室了解情况,收集信息资料,进行调查研究。
主动给院领导提供有关情况,发挥参谋、助手等作用。
11、院领导交办事务(院长办公会、院周会、院长接待日、行政查房布置内容以及临时性任务)按时完成并随时汇报。
五、会议管理制度
1、会议组织,会议组织遵照“谁主办,谁组织”的原则。
2、会议主持人须遵守以下规定:
(1)主持人应不迟于会前5分钟到达会场,检查会务落实情况,做好会前准备。
(2)主持人一般应于会议开始后,将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等,进行必要的说明。
(3)会议进行中,主持人应根据会议进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会议效率。
(4)属讨论、决策性议题的会议,主持人应引导会议作出结论。
对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
(5)主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。
三、参会人员须遵守以下规定:
(1)
(1)应准时到会,并在《会议签到表》上签到;
(2)
(2)会议发言应言简意赅,紧扣议题;
(3)(3)遵循会议主持人对议程控制的要求;
(4)(4)属工作部署性质的会议,原则上不在会上进行讨论性发言;
(5)(5)遵守会议纪律,与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场;
(6)(6)做好本人的会议纪录。
四、医院领导工作例会
(1)医院领导工作例会每月召开一次,于每月的第一个工作日上午召开。
(2)医院领导工作例会出席人员为医院领导成员,列席会议人员为各部门负责人;会议由院长主持,院长因故不能出席时,授权医院其他领导成员主持。
(3)医院领导工作例会的主要内容是:
会议主持人通报重要事项;各部门负责人报告本部门上月工作情况,对照上月会议安排,逐条逐项检查落实完成情况,提出需要医院协调解决的问题和工作建议,提出本月工作安排方案;与会人员讨论有关事项。
(4)医院领导工作例会由办公室负责组织和记录,会议重要事项形成《医院领导工作例会会议纪要》,由办公室起草,经办公室主任审核后,会议记录人员应在会议结束后24小时内将会议纪要整理完毕,必须使用医院统一会议纪要模版,纸质会议记录须经所有与会人员签字确认,备案存档。
五、院长办公会
(1)院长办公会不定期召开,由院长根据需要决定召开,院长办公会议题由医院领导成员提出,或由医院各部门提出建议后,由院长确定;医院领导成员对议题如有意见或建议,可在会前提出。
(2)院长办公会研究决定医院重大事项,主要内容:
1.审议医院的发展战略、中长期规划、年度计划,审批重大投资项目、对外合作项目;
2.审议决定医院年度财务预决算及弥补亏损方案;
3.审议医院业绩考核、薪酬分配方案和基本工资制度;
4.研究医院内部管理体制、组织机构设置与调整方案;
5.研究医院重大改革方案和部署;
6.审议通过医院重要规章制度;
7.研究决定医院生产经营和管理中的重大问题;
8.讨论医院年度工作报告,听取医院各部门的工作汇报;
9.院长认为应研究审议的其它问题。
(3)院长办公会参加范围为:
医院领导成员;根据会议议题,医院相关部门负责人参加。
院长主持会议;院长办公会议出席人员为医院领导成员,列席会议人员为各部门负责人。
(4)院长办公会议定事项形成《院长办公会纪要》,由办公室根据会议记录起草,经院长审核后,会议记录人员应在会议结束后24小时内将会议纪要整理完毕,必须使用医院统一会议纪要模版,纸质会议记录须经所有与会人员签字确认,备案存档。
(5)院长办公会讨论的有关文件原则上会前要送达与会人员阅研。
(6)院长办公会的材料、记录、纪要均为医院涉密文档,由办公室妥善保存,并于下一年度的二月底前归档。
查阅会议材料、记录、纪要须经医院办公室主任批准。
六、部门会议
(1)部门会议,由各部门自行安排,或由各部门负责人根据工作需要决定,但必须服从医院统一安排,开会时间、参会人员等,不得与医院会议冲突。
(2)部门会议由各部门负责人主持,该部门全体员工参加。
(3)部门会议的主要内容是:
部门负责人传达医院会议精神,通报医院近期总体工作安排和面临的问题;每名员工汇报上月工作情况,提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月工作安排;与会人员讨论有关事项;部门负责人提出部门下周工作要点、具体安排和有关要求。
(4)部门会议由部门负责人指定一名员工负责记录,会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。
七、医院及部门其它临时性会议,另行安排确定。
(1)会议重要事项形成《会议纪要》,由办公室起草,经办公室主任审核后,会议记录人员应在会议结束后24小时内将会议纪要整理完毕,必须使用医院统一会议纪要模版,纸质会议记录须经所有与会人员签字确认,备案存档。
八、会议记录
(1)医院各类会议均应设专用《会议纪要》或记录本进行会议记录并确定专人负责记录。
会议记录应遵守以下规定:
1.以专用《会议纪要》或会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录,根据需要整理会议纪要;
2.会议记录应尽量采用实录风格,确保记录的原始性;
3.对会议已议决事项,应在原始记录中括号注明“议决”字样;
4.会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名;
5.负责会议考勤记录,并报会议主持人核准;
6.做好会议原始记录的日常归档、保管工作,及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。
九、会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档:
(1)医院级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定,并由办公室存档备查;
(2)各部门的会议记录,由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管,同时将一份副本送办公室统一归档备查;
(3)会议记录为医院的机要档案,保管人员不得擅自外泄,其调阅应严格按照医院文档管理制度和保密制度的有关规定执行。
十、会议跟进
(1)会议决议、决策事项需要会后跟进落实的,按照部门职责分工由主办部门跟进落实,会议主持人另有指定的,由主持人指定;
(2)会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准;
(3)办公室负责会议议定事项的督办和催办,定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况,并将督办和催办情况报告会议主持人,并将作为考核当事人工作的依据;
(4)部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。
十一、医院级会议保密
(1)与会人员要严格遵守保密纪律,不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。
(2)会议议决事项,应严格保密,除按规定履行职责需要外,与会人员不得外传会议讨论和议决情况。
(3)故意泄漏、传播会议有关情况的,视负面影响的大小作出相应处罚。
六、文件管理制度
为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
文件管理的范围包括:
上级下发文件、医院各类制度文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
1、标准
制度类文件按照医院文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明医院全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。
2、归档
根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。
(1)制度规范文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室行政人员负责执行。
(2)医院上报下发正式文件的权利主要集中在办公室,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
(3)医院对内公开文件由办公室负责起草和审核,院长或办公室主任签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,办公室负责审核,审核无误正式打印,由院长或办公室主任盖章,签发。
(4)凡寄至医院的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。
(5)机密文件由办公室主任保管,办公室行政人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
(6)各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需办公室主任审批,院长或办公室主任批准后方可借阅。
(7)办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。
(8)按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。
半年一小清,年终一大清。
(9)根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报办公室主任签字批准,按照文件管理制度进行处理。
7、保密管理制度
1、为保守医院秘密,维护医院的合法权益不受侵犯,保证医院正常经营管理秩序特制定本制度。
2、医院秘密是关系医院权利和权益,依照特定程序确定,在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
3、医院所属组织和分支机构以及全体员工都有保守医院秘密的义务。
4、医院保密工作,实行既确保秘密又便利工作的方针。
5、医院秘密包括本制度第2条规定的下列秘密事项:
(1)医院重大决策中的秘密事项;
(2)医院尚未付诸实施的经营战略,经营方向,经营规划,经营项目及经营决策;
(3)医院内部掌握的合同,协议,意向书及可行性报告,重要会议记录;
(4)医院财务预,决算报告及各类财务报表,统计报表;
(5)医院所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息;
(6)医院员工人事档案,薪资待遇,劳务性收入及资料;
(7)其他经医院确定为应保密的事项。
(8)
(9)一般性决定,决策,通告,行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
六、医院机密分为绝密,机密,秘密三个等级。
(1)绝密是最主要的医院秘密,一旦泄露会对医院的权益造成特别严重的损害。
(2)机密的主要的医院秘密,一旦泄露会对医院的权益造成严惩严重的损害。
(3)秘密是一般的医院秘密,泄露会对医院的权益造成损害。
七、医院秘级的确定
(1)医院经营发展中,直接影响医院权益的重要决策文件资料为绝秘级:
(2)医院规划,财务报表,统计资料,重要会议记录,医院经营情况为机密级:
(3)医院人事档案,合同,协议,员工工资性收入,尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级.
(4)属医院秘密事项但不能标明密级的,通过口头通知,传达接触范围的人员.
八、保密措施
(1)属于医院秘密的文件,资料和其他物品的制作,收发,传递,使用,复制,摘抄,保存和销毁,由医院办公室或院长、办公室主任委托专人执行;采用电脑技术存取,处理,传递的医院秘密由电脑使用者负责保密.
九、对于密级的文件,资料和其他物品,必须采取以下保密措施:
(1)非经院长或办公室主任及特别授权人员批准,不得复制和摘抄.
(2)收发,传递和外出携带,由指定人员负责,并采取必要的安全措施.
(3)在设备完善的保险装置中保存.
十、属于医院秘密的设备或商业机密,由医院指定的专门部门负责,并采取相应的保密措施。
十一、在对外交往与合作中需要提供医院秘密事项的,应当事先经办公室主任批准。
十二、不准在私人书信和通讯中泄露医院秘密,不准在公共场所谈论医院秘密,不准通过其他方式传递医院秘密.
十三、医院员工发现医院秘密已经泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告院长或办公室主任或相关领导,由其及时作出处理.
十四、责任与处罚:
出现下列情形之一,给予警告并予以50元以上500元以下的罚款.
(1)泄露医院秘密,尚未造成严重后果或经济损失的:
(2)已泄露医院秘密但采取补救措施的;
十五、出现下列情形之一的,予以辞退并罚款五千元并酌情赔偿医院因此受到的经济损失直至追究其刑事责任:
(1)故意或过去泄露医院秘密,造成严重后果或重大经济损失的;
(2)违反本制度规定,为他人穷取,出卖医院秘密的;
(3)利用职权强制他人违反保密规定的.
十六、本制度规定的泄露是指下列行为之一;
(1)
(1)使医院秘密被不应知悉者知悉的;
(2)
(2)使医院秘密超出限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的.
8、合同管理制度
1、总则
(1)为了加强和规范我院的合同管理工作,维护医院正当权益、保护医院利益和规避合同风险,促进医院对外经济、技术、医疗、科学研究等合作活动的开展,规范合作行为,确保合同履行质量,根据《中华人民共和国合同法》及国家的其它相关法律、法规和政策,并结合我院实际情况,特制定本管理办法。
(2)本管理办法的适用范围:
医院各职能部门、临床科室与外单位以中国老龄事业发展基金会北京松堂关怀医院名义签订的经济、技术、医疗、科学研究等合作的所有合同。
(3)医院合同管理的内容包括:
合同签订、合同履行、合同监督和合同档案管理等。
2、职能部门合同管理的分工
(1)医院根据业务类型对合同进行分类,授权相关部门对合同实行归口管理,即授权各相关职能部门负责对其业务范围内的合同进行管理。
(2)各职能部门具体负责的合同业务为:
1.人事处负责医院人事合同、劳动合同的管理;
2.设备科负责设备及医用耗品的采购及维护等合同的管理;
3.财务处负责金融业务往来合同的管理;
4.后勤处负责基建、修缮、房屋租赁、物资采购等合同的管理;
5.药学部负责药品、试剂采购等合同的管理;
6.行政处负责各类专业培训、合作办学、科研、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让等合同的管理;
7.院长办公室负责对外合作项目合同的管理及全院合同的协调工作。
8.其它未列明的合同原则上按管理职能归属相关科室管理。
3、合同签订与履行的管理
(1)医院所有对外合同必须依据《中华人民共和国合同法》、及国家相关法律、法规和政策,并遵照医院的有关规定进行签订,确保医院的合法权益。
(2)各职能部门对所管理的合同的真实性、合法性、合理性负责,并在合同签订过程中履行以下职责:
1.负责审查合同他方的主体资格及资信状况。
具体包括:
(1)营业执照。
重点审查拟定的合同标的是否与营业执照核定的业务(经营)范围一致,营业执照的年限及年检情况等;
(2)从事合同项目的资质证明等;
(3)合同他方的法人代表身份或法人代表授权委托书;
(4)必要时要求合同他方提供主要的财务报表以及其从事相关业务的业绩证明材料。
2.负责起草或审核合同草案,组织相关人员与合同他方进行合同谈判,重大合作项目(指合同金额在100万人民币以上或合同期限在5年以上的合作项目)须按医院要求组成项目小组,对合同条款进行把关;
3.负责对合同基本条款的完备情况进行审查。
一般包括合同他方当事人的名称或姓名、注册地址或住址、合同标的、数量、质量、价款或酬金、合同期限、履约地点和方式、合同变更和解除、违约和违约责任以及合同的仲裁和诉讼等;
4.负责或协助处理合同纠纷;
5.负责签订补充合同或变更合同。
(三)合同初稿由职能部门起草后,经各相关部门会签、定稿,主管部门必要时征询法律顾问意见。
定稿后的合同,由主管部门或审计部门报院长审批并组织签订,重大合作项目(指合同金额在100万人民币以上或合同期限在5年以上的合作项目)须经院长办公会讨论决定。
各类合同的补充及变更照此程序办理。
(四)非法定代表人签订的合同须持有法定代表人授权签署的《授权书》。
未经医院法定代表人授权,医院任何科室或个人不得擅自代表医院签订任何合同。
(五)对外合同一经签订,主管部门负责跟踪落实合同的执行情况,并监督合同他方履行合同义务,及时向院领导报告异常情况,确保合同条款的履行。
重大合作项目须每年检查合同落实情况并将书面总结呈交院领导。
4、印章、合同档案和合同备案的管理
(1)各职能部门在订立、变更、解除合同时,必须按规定使用“中国老龄事业发展基金会北京松堂关怀医院”印章。
(2)“中国老龄事业发展基金会北京松堂关怀医院”印章以及法人代表章由院长办公室妥善保管、并在规定范围内使用。
(3)符合规定审批程序的合同,方可加盖“中国老龄事业发展基金会北京松堂关怀医院”,履行登记手续,连同审批、会签、《授权书》等资料一并留档备查。
(4)第十二条合同签订份数视实际情况确定,合同签订完毕,正本合同由主管部门保管,如涉及款项结算事项的,其中必须有一份标注“财务”专用字样的合同作为款项结算的依据。
(5)第十三条各职能科室按照合同的分工管理指定专人负责合同相关资料的分类、整理、立卷、归档工作。
(6)第十
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