crm人力资源管理管理系统需求分析1.docx
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人力资源管理系统需求规格说明书
目录
一、系统概述3
1.1目的3
1.2背景3
1.3范围3
二、需求说明3
2.1系统模块划分3
2.2人员档案4
2.2.1员工基本信息管理4
2.2.2员工档案管理5
2.2.3员工履历管理5
2.2.4员工合同管理6
2.2.5奖惩管理6
6
2.3人事调配6
2.3.1人事调动管理6
2.3.2新进员工管理7
2.3.3离退员工管理7
2.3.4职称聘任记录7
2.4教育培训7
2.4.1培训类别7
2.4.2培训记录7
2.4.3培训人员及成绩7
2.4.4员工证书记录7
2.4.5培训情况查询7
2.5薪金管理
2.5.1薪金计算.....................................................8
2.5.2查看薪水......................................................8
2.5.3薪水设定.....................................................8
2.6考勤管理
2.6.1查看考勤情况....................................................8
2.6.2查看当日考勤记录...............................................8
一、系统概述
1.1目的
本说明书目的在于明确说明系统需求,界定系统实现功能的范围,指导系统设计以及编码。
本文档作为人力资源管理系统的需求说明文档,用于与员工确定最终的目标,并成为协议文本的一部分,同时也是本系统设计人员的基础文档。
1.2背景
人力资源管理就是预测组织人力资源需求并做出人力需求计划、招聘选择人员并进行有效组织、考核绩效支付报酬并进行有效激励、结合组织与个人需要进行有效开发以便实现最优组织绩效的全过程。
本企业现在规模为108人,有13个部门,公司人员类型有以下几种:
单位领导、部门员工、部门负责人。
由于公司没有相应的管理系统,人力资源相应的工作都是手工完成,过程很繁琐,为运用现代化的科学方法,对与一定物力相结合的人力进行合理的培训、组织和调配,使人力、物力经常保持最佳比例,同时对人的思想、心理和行为进行恰当的诱导、控制和协调,充分发挥人的主观能动性,使人尽其才,事得其人,人事相宜,以实现组织目标。
1.3范围
系统包括的范围:
系统结构流程、前台结构、后台结构。
二、需求说明
2.1系统模块划分
2.2人员档案
人员档案是建立符合公司组织机的组织模型和完整的人事档案库,记录一定范围内的员工的档案信息,并且这些信息可以和绩效考核的成绩关联,方便存档和查询。
系统重点围绕数据维护、查询和分析便捷的要求,并通过关键业务节点的业务流程化,提高HR业务的处理效率。
2.2.1员工基本信息维护
记录员工基本信息
信息内容:
部门、序号、姓名、性别、职务、民族、户口性质、联系方式、身份证号码、出生年月、年龄、婚否、籍贯、学历、学位、人员状态(在职/兼职/离职)、表彰、入职日期、入职年限、合同起止时间、上社保时间、上公积金时间、图片(正装照),除此之外,还可以选择定义行业背景、技术特长,等等。
操作:
需要对基本信息进行增加、删除、修改等操作;
根据选择的条件可进行快速筛选、定位所需的人员信息。
2.2.2员工档案管理
记录员工档案索引信息。
档案内容:
档案ID、人员ID、档案编号、档案名称、内容摘要、备注。
操作:
对员工档案按部门进行分类、分编号保存;
对每个员工的档案进行分类维护(增加、删除、编辑)。
2.2.3员工履历管理
记录员工履历信息,记录员工,尤其是管理人员的个人工作信息,便于领导了解员工的历史工作情况。
履历内容:
人事变动的部门、职位、学历、工作内容、业绩、开始和结束时间。
操作:
对员工履历按照时间排序;
可以对每个员工履历信息进行增加、删除、编辑操作;
③可以按员工姓名、编号等信息查找员工合同、社保、公积金等情况;
④设置自动提醒签合同及续签合同日期、生日时间、上社保及公积金时间。
2.2.4员工合同管理
提供标准的合同管理台帐,便于员工劳动合同的管理和维护。
合同内容:
合同ID、人员ID、合同编号、合同的开始日期、结束日期、岗位、合同内容等以及上传合同的电子文档。
常用操作:
对每个员工合同信息进行增加、删除、编辑操作;
对员工合同按照时间排序;
可以按员工姓名、编号等信息查找员工合同;
可以将公司相关协议纳入合同管理,如:
补充协议、续签合同等。
2.2.5奖惩管理
奖惩内容:
获奖人员、奖惩时间、奖惩标题、奖惩内容、奖金类别。
常用操作:
对每个员工奖惩信息进行增加、删除、编辑操作;
对员工奖惩信息按照时间排序;
可以按员工姓名、编号等信息查找员工奖惩信息;
可灵活设定奖惩类型,并记录奖惩情况。
2.3人事调配
针对人事调动(调入、调出)、内部调动、晋升、降职等人事变动业务的处理和查询。
2.3.1人事调动管理
查询员工职称信息、对员工职称信息按照取得时间排序,可以按员工姓名、编号等信息查找员工。
可以根据职工定员、缺员信息及员工职称信息,对员工岗位进行调配。
根据员工年度职称评定信息和年度考核结果,确定员工职称信息是否有效,只有有效的职称才可以被聘任,同一时间只有一种职称被聘任。
对员工人事调动信息按照时间排序,可以对每个员工人事调配信息进行增加、删除、编辑操作。
可以按员工姓名、编号等信息查找员工。
2.3.2新进员工管理
对于新进员工的相应信息(员工档案、合同等),系统自动进行增加处理。
2.3.3离退员工管理
用户可根据实际情况,检查系统中每个在职人员的年龄,列出符合退休标准的人员,生成退休人员预测表作为人员退休的参考。
设定离职类型和离职原因,以便后续的统计分析。
针对员工离职,记录其离职类型、原因和时间,便于日后的分析处理以便进一步提出相关对策,同时其相关信息自动转入离职人员档案。
可方便地查询离职人员的各种信息,并提供离职人员和离职原因的统计分析。
2.3.4职称聘任记录
记录员工职称聘任历史信息,包括聘任职称,聘任时间等信息。
对员工职称聘任信息按照取得时间排序,可以对每个员工职称聘任信息进行增加、删除、编辑操作。
可以按员工姓名、编号等信息查找员工。
2.4教育培训
满足公司对员工岗前、在职培训及学历(学位)教育等多种形式的培训模式,通过信息平台进行教育培训档案的建立、修改维护,培训信息发布等工作。
2.4.1培训类别
对教育培训项目类别维护,包括类别代码、名称等信息,可以增加、删除和修改教育培训的类别信息。
2.4.2培训记录
记录内容:
培训类别、培训性质、培训编号、培训名称、培训时间(开始、结束时间)、费用、地点、参加人员、主办单位、培训方式、负责人姓名、考核成绩,确定培训教师、课时、费用、培训科目及各科目成绩比重。
2.4.3培训人员及成绩
1对参加教育培训的申请人培训的各科成绩进行维护,并自动计算考试合计成绩,以便对该人员培训是否合格作出评定.
2可以修改教育培训申请人培训的成绩信息.
3维护培训合格情况,对培训合格并可以取得上岗证书的员工进行培训证书记录.
4及时将培训合格信息提供给调配管理人员.
2.4.4员工证书记录
证书信息:
学员ID、培训ID、证书名称、证书号、证书日期。
操作:
可以对培训人员证书进行增加、删除、修改.
2.4.5培训情况查询
1按照培训类别、人员、时间等条件统计、查询交易培训情况。
2查询结果包括主办单位、学习形式、培训类别、成绩、课时。
2.5薪金管理
2.5.1薪金计算
人力资源部助理登陆系统后,可以根据考勤情况,对指定员工进行薪金计算,并录入工资数据项包括:
加班工资、考勤扣除、其他增减项。
2.5.2查看薪金
人力资源部工作人员登陆系统后,根据条件查询指定员工的薪金资料。
查询条件为开始日期、结束日期,员工姓名、所属部门、邮箱,根据条件查询该员工的薪金。
2.5.3薪金设定
人力资源部工作人员登录系统后,公司规定对基本薪金标准进行设置/修改。
根据公司薪金策略,进行各个职位基本薪金的设定;查询符合条件的薪金策略,对选中的策略进行修改。
2.6考勤管理
2.6.1查看考勤情况
员工登陆系统后,可以查看员工本人的考勤记录(迟到/早退/缺勤)。
首先输入查询条件开始日期、结束日期,可查看到本人的所有考勤记录,并可选定某次考勤记录请人力资源部复查,核实有疑问的考勤情况。
①记录包括:
日期、类型(迟到、早退、缺勤)、迟到/早退时间、是否选定;
②日期和结束日期:
开始日期默认为一个月之前的日期,结束日期默认为当前日期的第二天;
③制度:
员工上班时间必须在上午8:
30之前,下班时间必须在下午5:
20后。
人力资源部员工专门负责记录员工的上下班时间,若一个员工在一个月内迟到多于2次,则要扣除薪水,同时影响其绩效考核。
2.6.2查看当日考勤记录
部门工作人员登陆系统后,可以查看当日部门/公司员工的考勤记录(迟到/早退/缺勤)。
部门负责人可查看到本部门所有员工当日考勤记录,若无迟到/早退/缺勤,则显示全部考勤合格的信息。
公司领导首先选择要查看的部门,可查看到该部门所有员工当日考勤记录,若无迟到/早退/缺勤,则显示全部考勤全勤的信息。
员工考勤记录:
姓名、日期、类型(迟到/早退/缺勤)、迟到/早退时间
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员工录用管理制度
为规范试用期员工的管理和辅导工作,创造良好的试用期工作环境,加速试用员工的成长和进步,特制定目标责任制制度。
一、员工试用期规定
1、自员工报到之日起至人力资源部确认转正之日起。
2、员工试用期限为3个月,公司根据试用期员工具体表现提前或推迟转正。
(一)、福利待遇
1、试用期员工工资根据所聘的岗位确定,核算时间从到岗工作之日起计算,日工资为:
月工资÷(本月天数-休假天数)
2、过节费按正式员工的1/2发放。
3、按正式员工标准发放劳动保护用品。
(二)、休假
1、试用期内累计事假不能超过3天,如果特殊情况超过3天需报董事长批准。
2、可持相关证明请病假,请病假程序和天数与正式员工要样。
3、可请丧假,请假程序和天数与正式员工要样。
4、不享受探亲假、婚假。
二、员工入职准备
1、身份证复印件一份,原件待查。
2、学历证明复印件一份,原件待查。
3、县级以上人民医院的体检报告。
4、4张一寸照片
5、部分职位(如出纳、收银员、司机、仓管)试用期员工还须须准备房产证明、户口本、直系亲属身份证复印件等。
三、行政手续
1、试用人员手续办理完毕后,由行政部向试用期人员发放办公相关用品。
2、发放工作牌,办理考勤卡。
3、试用期人员需要食宿的、由行政部安排住宿和就餐。
4、将试用期人员带入用人部门。
四、用人部门指引
1、试用员工的直接上级是“入职指引人”。
2、带领试用期员工熟悉本部门及其他部门,向其介绍今后工作中要紧密配合的部门及员工,同时介绍公司内公共场所的位置,包括会议室、停车场、洗手间等。
3、与试用期员工进入面谈,商讨入职后的工作安排,并向试用期员工描述其工作的部门架构,岗位名称,职务,岗位职责等。
简单介绍将来的职业发展方向和目前工作时遇到的实际问题。
4、教会试用期员工使用生产工具或办公用具。
5、公司有活动要及时告知试用期限人员。
6、与试用期人员进行正面沟通,引导其工作,及时了解试用期
员工在工作及生活中存在的问题并帮助其解决。
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