财务管理制度暂行规定.docx
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财务管理制度暂行规定
深圳振鹏达实业集团有限公司
财务管理制度暂行规定
为加强企业管理,规范企业财务行为,节约成本、提高经济效益,特制定本制度。
一、采购制度及流程
(一)、原料收购、验收及领用规定:
为进一步规范原料收购、验收及领用流程,按市场价格合理定价,有效提高原料收购质量,以达到科学合理的控制生产成本,特制定本规定:
1.原料的收购:
1.)首先,由原料部在生产前制定原料验级分类标准(包括芦笋、青刀豆、蘑菇等),并经生产部、品管部审核,主持工作的副总经理签批后,发放到原料部、品管部、生产部、财务部及集团审计部,作为原料部收购原料时检验定级的标准。
附1(原料验级分类表附1)
2.)工厂随时派员到基地了解原料质量及市场价格的最新情况,并按验级标准确定收购价格范围及扣重标准,报主持工作的副总批准后下发原料部作为当天的收购定价及折扣标准,同时报财务部备查。
附2(原料定价表)
3.)原料部按生产需求协调原料供应商按公司要求将原料准时送达指定地点进行收购。
2.原料的验收:
原料验收由司磅员、监磅员、仓管员负责验收数量,品管部派员监控原料验收质量。
1.)原料过磅进仓前,应由检验员(检验员应由品管部、原料部人员组成)随机抽取不少于5%至10%的原料进行检验;品质部检验员应严格按照原料验级标准进行检验,详细填写《原料质检单》并签名确认,并由原料部长审核,原料部根据当天原料报价和原料质检情况在《原料质检单》上注明折扣率和收购价格(单据一式两份,原料部、财务部各一份)。
附3《原料质检单》
2.)原料进仓由司磅员、监磅员(监磅员应为生产部人员)过磅验收,开具《原料收购磅码单》,磅码单必须清楚记录毛重、皮重、净重、折率及实重等,并依据《原料收购磅码单》开具《原料收购结算凭证》,由司磅员、监磅员及原料部负责人签字确认(单据一式三联,原料部、财务部、供应商各一份)。
附4《原料收购磅码单》、附5《原料收购结算凭证》
3.)原料部根据当天原料收购资料编制《原料收购日报表》”,并附《原料质检单》《原料收购磅码单》《原料收购结算凭证》三份单据当天交财务核对无误后作为入帐及结算货款的依据。
附6《原料收购日报表》
4.)财务部根据《原料收购日报表》核对《原料收购结算凭证》、《原料收购磅码单》、《原料验级分类表》、《原料定价表》等资料,审核无误在《原料收购结算凭证》上签名确认归档。
3.原料的领用:
生产部根据生产进度填写《生产领料单》(或投料单)经生产部长签字同意,原料部长审核后领取,领料人、仓管员、生产部长、原料部长在领料单上签名确认。
填写时领用部门要将原料名称、数量均须填写齐全(单据一式三份,原料部、生产部、财务部各一份)。
4.原料部仓管员负责将“原料收购日报表”连同《原料质检单》、《原料收购磅码单》、《原料收购结算凭证》、《领料单(投料单)》当天送交财务部,最迟不能超过第二天,以确保原料收购日报表的投料数与生产报表的投料数一致,财务部收到“原料收购日报表”要即时审核相关单据及价格,出现问题要及时沟通并纠正,并在原料收购日报表上签名确认,做到日清月结。
5.以上各部门员工要各就各位,认真负责,若因那个部门或那个环节弄虚作假或工作疏忽而导致收购资料失真或出现生产信息不能及时传递到集团总部,经查实,扣罚当事人及部门负责人当月工资20%至100%,造成公司重大损失将按价赔偿或追究责任。
(二)、包装辅助材料的采购、验收规定:
为了更好地开展总部的业务工作,确保下属公司顺利完成总部下达的生产包装出货任务,对于生产及包装过程中所涉及的一切包装辅料如:
空瓶、空罐、盖,纸箱、商标等均由总部统一下订单采购:
1.包装辅料的采购:
1.)所有包装材料的采购由市场部签订合同或订单后,送存集团财务部、各下属公司财务及储运部。
2.)空瓶、空罐、空盖、纸箱、商标等包装辅料原则上由集团市场部根据订单情况及客户包装指示统一安排订货,所有包装材料采购完毕直接发到各指定公司,各下属公司储运部要按订单(或合同)根据生产进度分批调货并做好入库验收工作。
3.)若下属公司所在地有更有优势的供应商,可以通过货比三家的原则提供给市场部采购,由市场部安排下单。
2.包装辅料的验收
1.)各下属公司所有包装材料进仓由仓库验收数量,品管部验收质量(如果数量和质量统一由仓库验收,所在公司要书面通知财务部、品管部、储运部及集团公司审计部,未收到相关书面通知,视为仓库、品管同时验收),经验收合格后,由仓管员开具《入库单》由仓管员、品管验收人、储运部负责人共同签名确认,填写时,购货单位、商品名称、数量、单价、金额均须填写齐全(单据一式三联,储运部、财务部、供应商各一联)。
附7《入库单》
2.)各工厂相关用料部门在用料过程中发现有数量短缺或质量问题可以书面或电话形式向财务总监反映情况,财务总监将联同市场部与供应商协商相关扣款事宜。
3.)储运部要严格把关,对不符合质量要求的产品一律不准进仓,发现问题产品或超过正常损耗范围的产品要拒绝收货并及时反馈,若因产品数量短缺或质量问题而增加生产成本且公司又未收到有关反馈信息,将追究相关经办人的工作责任,并记入年终业绩考核。
(三)、固定资产、工程建造(或用料)、零星物资的采购和验收规定:
1.固定资产、工程用料、零星物资的采购:
1.)使用部门填写《物资请购单》,经部门经理签字确认后,提交董事长或受托人批示。
2.)经董事长或受托人批准同意后通知采购人作市场询价和联系供应商,应选择不少于三家供应商进行比质比价,货比三家,筛选质优价廉的供应商签订合同并报财务部备案。
3.)价值在10万元以上的大宗工程建造、改造要采取招标形式进行,参加招标的承建商要提前
10天将标书(列明工程费用预算、用料、项目明细等)交集团公司审计部审核,审计部审查完毕将方案提交集团董事会批复。
4.)财务部对合同条款的真实、合法及价格的合理性进行监督审核,必要时可作市场调查。
5.)零星采购的业务可不签合同,但仍须填写《物资请购单》,按以下流程图报价审批。
附8《物资请购单》
2.固定资产、工程建造(或用料)、零星物资的验收:
1.)固定资产购进的验收:
不需安装的固定资产,直接发到使用部门,由使用部门填写《固定资产验收凭证》及《固定资产卡片》{《固定资产卡片》一式两份,一份使用部门留存、一份交财务部入帐}连同发票交所在公司财务部办理结算。
如果需要安装的固定资产待安装完毕再作验收,验收要求与不需安装的固定资产相同。
附9《固定资产验收凭证》、附10《固定资产卡片》
2.)工程用料的验收:
工程用料不管是直接到使用部门还是进仓,都要求仓库参与验收,仓库验收数量,使用部门验收质量。
如果是进仓由仓管员填写《入库单》,如果是货发到使用部门的就要求同时开《入库单》和《领料单》经仓库和使用部门双方签字确认,使用部门负责将《入库单》连同发票送财务办理结算。
附11《领料单》
3.)建造工程及工程改造的验收:
建造工程和工程改造完工,在10天内由使用部门、主持工作的副总经理(如有工程部门则由工程部门验收)同时进行验收,验收完毕使用部门填写《工程完工验收凭证》连同有效工程建造发票送所在公司财务部办理结算。
附12《工程完工验收凭证》
4.)零星物资(包括办公用品、工具、容器等低值易耗品):
一律交由仓库验收入库,并开具《入库单》由缴库人、仓库验收人共同签字确认,填写时,购货单位、物料名称、数量、单价、金额均须填写齐全(单据一式三联:
财务部、仓库、供应商各一联)。
3.请购固定资产、工程用料、零星物资审批流程图:
①
二、财务付款制度及流程
(一)
、付款审批权限及流程的规定:
1.工业主管、各下属公司主持工作总经理(副总经理)审批权限规定如下:
1.)各公司固定资产采购、工程款、零星物资采购等付款以及费用报销权限为:
主持工作副总经理以上签批权限为3000元以下(含3000元,包括个人公务借款等一切付款在内)。
2.)原料付款按原料付款流程及要求由副总经理(或工业主管)批付。
3.)各公司部门发生的费用及付款由经办部门经理审核,主持工作副总经理签批(在规定权限内);主持工作的副总经理本人一切费用(包含所有付款)由董事长签批,董事长不在工厂时须以传真件确认签批后方能付款;董事长出差时,对于一些应急付款先由各工厂财务经理电话请示,董事长出差回来由财务部负责跟踪补回签批手续,也可以请示财务总监。
4.)对于超过签批权限的付款出纳员及财务经理有权拒绝,由财务部填写《超额审批单》经董事长签批后付款。
5.)集团公司工业主管、主持工作的总经理、副总经理及财务人员要按财务付款制度严格把关,发现超越权限的付款要及时退回并纠正,对违反规定的付款,经查实将追究工业主管、主持工作的总经理、副经理、财务人员及报销人(经办人)的责任,并列入岗位考核范畴。
2.付款审批流程图:
超权限
权限内
(二)、原料付款审批规定:
1.)会计员核对《原料收购结算凭证》、《原料收购磅码单》是否有司磅员、监磅员及原料部负责人签名,核对是否与财务入帐联相符,核对无误编写《付款申请书》。
附13《付款申请书》
2.)经公司财务经理审核无误后呈交主持工作的总经理(副总经理)审批,最后交出纳付款。
3.)出纳员应认真检查付款凭证是否附有磅单及相应的结算单据、审批流程是否符合规定后才能办理支付手续。
4.)若没有按以上流程审批及没有相应结算单据,出纳员应拒绝付款并退回,否则将追究出纳及财务经理的工作责任,严重的予以辞退处理。
(三)
、包装材料付款审批规定:
1.)市场部根据各工厂财务部门编报的《外单位欠款表》按到货时间先后填写付款申请单附《付款单位清单》请款。
2.)经财务总监审核、董事长批准。
3.)集团总部出纳员办理付款后负责将《付款单位清单》传真至各工厂财务部。
4.)各工厂财务部根据集团总部的付款指令按规定的付款流程办理付款手续。
5.)由集团总部船务部负责联系的各工厂陆运、海运费的付款也参照以上付款流程办理拨款。
6.)其他付款由各下属公司财务书面提出申请。
(四)
、固定资产、工程款,工程用料款、零星物资的付款审批规定:
1.固定资产付款规定:
1.)由使用部门填写〈付款申请书〉交财务会计,会计员负责核对合同价款、付款方式、《物资请购单》、《固定资产验收凭证》《固定资产卡片》正式《发票》并审核是否按规定填写、验收,审核无误交财务经理核准。
2.)经所在公司财务经理审核无误后按以上<财务制度>审批流程和权限办理付款。
2.建造工程、工程改造的付款:
1.)由使用部门(如有工程部由工程部门负责填写)填写《付款申请书》交财务会计,会计员负责核对合同价款、付款方式、《物资请购单》、《固定资产验收凭证》〈固定资产卡片〉正式《建筑安装发票》并审核是否按规定填写、验收,审核无误交财务经理核准。
2.)经所在公司财务经理审核无误后按以上〈财务制度〉审批流程和权限办理付款。
3.工程用料的付款:
1)由采购组(如有工程部由工程部门)填写〈付款申请书〉附仓库《入库验收单》、《发票》送财务会计核对〈物资请购单〉、报价单(或合同价款)审核无误交财务经理核准。
2.)经所在公司财务经理审核无误后按以上〈财务制度〉审批流程和权限办理付款。
4.零星物资的付款:
1.)由采购组填写〈付款申请书〉附〈入库验收单〉、发票交财务会计,会计员负责核对〈物资请购单〉报价单(或合同价款)正式《发票》并审核是否按规定填写、验收,审核无误交财务经理核准。
2.)经所在公司财务经理审核无误后按以上〈财务制度〉审批流程和权限办理付款。
(五)
、费用报销及借支款项的审批规定:
1.费用报销付款审批规定:
1.)因公务需要办理报销,由经办人填写《费用报销单》,附有效票据并在票据背后注明业务内容及业务发生时间,经部门经理确认,财务部审核后呈交主持工作的总经理(副总经理)批准后办理有关报帐手续(若不属日常费用或其他特殊费用,须附书面申请说明原因、费用额经董事长或受托人签批。
如员工外出培训等等)。
2.)各公司的外地(省外)员工每年回家一次可以报销车费,报销标准:
副总经理以上为经济仓飞机票价,其他人员为硬座火车票价;超出规定标准部分由人个负担,特殊情况书面说明原因报董事长审批后才能报销。
3.)财务部门审核业务的真实性、合理性及合法性,对不符合逻辑性的单据一律退回给报销人,并责令改正,情节严重(或多次出现的)取消当次报销。
4.)各公司财务人员必须严格按照财务制度规定流程办理支付手续,违反规定应拒付,否则将视同不称职调离岗位处理,造成损失将追究财务人员的责任。
附14《费用报销单》
2.借支款项审批规定:
1.)因公务需要借用资金,由借款人填写《借款单》,注明事由,在权限范围内经主持工作的总经理理(副总经理)审批后付款。
2.)借款人应于借款后七天内到财务部销帐,因公出差应在返回七天(或预定期)内办理报销。
3.)借款人未在规定期限内报销且无正当理由的,财务部有权在其工资中扣还,直至扣完为止。
4.)财务人员对未归还的借款要定期进行清理、追收和跟踪,若因财务人员工作没有及时跟踪,造成借款长时间未清或无法收回,将追究其工作责任和赔偿。
附15《借款单》
(六)
、工资(补贴)标准、审批及发放规定
为了规范各公司管理人员(含后勤工作人员)工资的制定标准及发放流程,各公司员工工资方案按定岗定编人数一律报集团人力资源部批复(未有工资方案尽快完成落实);员工工资增减统一由集团人力资源部审核并填写《工资通知单》;工资发放报集团财务总监批复发放。
附16《工资通知单》
1.工资标准(补贴)审批规定:
1.)各公司管理人员(含后勤工作人员、保安)的工资(补贴)由公司管理班子根据定岗定编制定工资标准及管理方案,报集团人力资源部审核,财务总监核准,董事长批复实施。
2.)各公司部门经理以上人员的工资标准及提升由董事长批复。
3.)各公司一般管理人员(后勤工作人员、保安等)工资升降由公司各部门经理书面提请,经主持工作的副总经理同意,报集团财务总监审核,经董事长批复实施。
4.)各公司财务经理工资标准及提升由集团财务总监提出考核意见,董事长批复。
5.)各公司财务人员的工资标准及提升由所在公司财务经理提出考核意见,财务总监批复。
(各公司财务人员的录用报集团财务总监、董事长批准)
6.)除管理人员、后勤工作人员、保安外,其他装卸工、季节工等一律按计件工资计发,工资计价标准请书面报董事长批复。
7.)员工各项补贴由各公司领导班子根据工作需要讨论形成书面报告报董事长批复实施。
2.工资(补贴)发放审批规定:
1.)管理人员(含后勤工作人员、车间管理人员、保安等)的工资发放由各公司财务部根据工资方案、调整批复及考勤记录编制工资发放表,由主持工作的总经理(副总经理)审核,集团财务总监审批发放。
2.)生产工人的工资按吨工资考核标准及产量(批复标准)编制工资汇总表由主持工作的总经理(副总经理)审批、财务总监批准发放。
3.)非生产期在家休息的员工工资在下次生产期结束时发放,标准按批复放发,报董事长批准。
4.)所有工资发放依据必须有书面批示的工资标准、考勤记录等,没有书面批示和考勤记录一律拒发,否则将追究相关经办人员、财务人员的工作责任。
5.)员工各项补贴(伙食、电话费等)统一在月初5号前发放上月补贴款。
伙食、电话费补助只有部门经理以上人员才能享受,其他人员不得享受,特殊岗位要说明原因特批。
财务部根据各项补贴标准发放,伙食补贴按员工实际上班天数计发,员工休息、息工、请假、放假期间不享受伙食、电话费补贴。
电话费一律实行定额补助并提供发票报销,如需超额报销,除了提供发票外还要附话费清单,各项补贴的发放请财务严格按以上制度审核并按付款权限办理支付。
三、固定资产管理制度:
1.目的:
为了加强固定资产的管理,掌握固定资产的构成与使用情况,确保公司财产不受损失,特制定本制度。
2.固定资产的确认条件:
1.)为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的有形资产;
2.)使用寿命超过一个会计年度;(注:
新会计制度对固定资产金额未作规定,为配合管理需要,凡符合上两个条件的均可作为固定资产入帐)
3.内容:
1.)固定资产按照“谁使用,谁保管”的原则进行记录、归集及管理。
2.)购进的固定资产应由使用部门建立固定资产卡片,列明购进时间、原值、存放地点、使用部门、责任人(签名)等。
3.)财务部负责统一固定资产的分类、编号,建立固定资产档案,登记帐卡等管理事项。
4.)各固定资产使用部门负责本部门的设备管理工作,应设置专职或兼职的设备管理员,各生产班组要设置工人设备管理员,每台设备要明确使用、保管、维护的责任者。
5.)对于在用的固定资产未建立固定资产卡片的,由财务部组织人力进行盘点、清查,按使用部门进行归集管理。
对清查中发现丢失的资产属于保管责任的,由保管人赔偿,分不清责任的,使用部门须书面报告说明原因报董事长批示。
6.)各使用部门有责任保管好各自的固定资产,对固定资产内部正常调拨、销售、报废等必须填写相应单据经主持工作的总经理(副总经理)批准后送财务部调帐及备查,如果固定资产对外调拨(含集团内)应报集团财务总监审核。
7.)对违反固定资产管理制度,擅自赠送、变卖、拆除固定资产的行为和破坏固定资产的现象,要严格追查责任,视情节轻重给予处罚和赔偿。
8.)为了保护固定资产的安全与完整,各部门必须对固定资产进行定期清查、盘点,以掌握固定资产的实有数量,查明有无丢失、毁损或未列入帐的固定资产,保证账实相符。
在清查时发现固定资产毁损和盘盈、盘亏,要查明原因,由责任部门出具出书面情况,经部门经理签字确认后,报董事长待批复后,交财务部作相应的帐务处理。
9.)每年终了要对固定资产进行盘点,并编报〈固定资盘点表〉交集团审计部、财务总监。
四、存货管理制度
仓库管理人员必须严格按以下规定及流程办理存货的出、入库手续以及日常管理工作,财务部在审单发现有不按流程办理的要退回仓库重办,屡次出现错误不改的,可以建议公司进行处罚,严重的进行调岗或辞退处理。
1.存货入库:
1.)原料入库由原料部按“采购制度及流程中的<原料收购、验收及领用规定>”办理验收手续。
2.)包装材料、零星物资的入库按“采购制度及流程中的<包装辅助材料的采购、验收规定>”办理验收手续;《入库单》由缴库人、仓管验收人共同签字确认,填写时,购货单位、商品名称、数量、单价、金额均须填写齐全(单据一式三联:
财务部、仓库、供应商各一联)。
3.)对于小件工程用料,一律按零星物资采购流程办理入库手续,但仓库需区分其它物料分开保管。
4.)产成品、半成品入库:
生产部门所生产的成品和半成品均需办理入库手续。
入库时,由生产管理人员填写《产品交库单》由生产交库人员、储运部经理、保管验收人共同签字确认。
填写时,交库部门、产品名称、规格型号、交库数量均须填写齐全(单据一式三联,财务部、仓生产部、仓库各一联)。
附17《产品交库单》
5.)月末存放在车间的原料由生产部门办理退库手续,填写红字《领料单》由原领用人,相关领用部门经理、仓管员共同签字确认;仓管员凭红字《领料单》办理退料入库手续,填写时,领用部门、物料名称、数量均须填写齐全(领料单一式三联,财务部门、生产部、仓库各一联)。
2.存货出库:
1.)生产领用原料出库由生产部根据生产进度填写《领料单》(或投料单),并由原料部长审核后领取。
填写时领用部门、物料名称、数量均须填写齐全(单据一式三份,原料部、生产部、财务部各一份)
2.)生产、办公需要领用包装材料、零星物资的出库由生产部(或使用部门)填写《领料单》由领用人,仓管员及部门经理共同签字确认。
填写时领用部门、物料名称、数量均须填写齐全(领料单一式三联,财务部、生产部、仓库各一联)。
3.)产品销售出库一律凭《集装箱发货情况报告单》出货,并由仓管员、储运部经理、主持工作的副总经理审批后出货(单据一式三份,财务部、储运部及集团总部各一份)。
附18《集装箱发货情况报告单》
4.)赠品出库一律先由所在公司行政部书面说明应酬事项经主持工作副总经理审核报集团公司董事长批复,再由领用人填写《领料单》经储运部长签名确认,仓管凭批复、《领料单》发货,由领用人、仓管员签字确认(领料单一式三联,财务部(财务联附批复)、生产部、仓库各一联)。
5.)样品出库凭市场部通知,仓管凭《领料单》、批复发货,《领料单》由所在公司主持工作的副总经理签批,(领料单一式三联,财务部(财务联附市场部通知)、生产部、仓库各一联)
3.存货盘盈/盘亏、报废及退货处理:
1.)月终盘点的物料、产品的盘盈或盘亏由仓库填写《盘盈/盘亏单》,每次报批金额在3000元以下的,经财务部核实,报董工业主管(或主持工作副总)审批后入帐,3000元以上的报集团董事长(或财务总监)批准调帐(单据一式二联,财务部、仓库各一联;注:
年终盘点的盘盈/盘亏必须由财务部出具详细年终盘点报告,报总部财务总监、董事长审批后才能予以调帐)。
附19《盘盈单》、附20《盘亏单》
2.)仓库对于物料、产品在正常、合理损耗范围的(要有明确规定正常损耗率的制度存查),由仓库填写《报废单》,经财务部门核实,报工业主管(或主持工作副总)审批后入帐(单据一式二联,财务部、仓库各一联);因保管不当报废、遗失由仓库管理员或直接责任人赔偿。
如果没有规定损耗率或超过正常损耗的报废要经品管部门监定,财务部核对数量的报集团公司审批同意,财务部才能入帐处理。
附21《报废单》
3.)已经办理验收入库的原料、包装材料、及零星物料等发现质量问题需退货的,由仓库通知原采购人联系供应商过来办理退货手续,并填写《退货单》经储运部经理、品质部经理、供应商共同确认后交财务部办理扣款手续(退货单一式三联,财务部、仓库、供应商各一联)。
附22《退货单》
4.存货的日常保管规定:
1.)根据库存物料的性能和特点进行合理储存和保管,做到保质、保量、保安全。
2.)合理摆放:
对不同的品种、规格、质量、等级的材料均需分开,按先后顺序摆放,以便先进先出,并建立存货收发存卡。
3.)物料摆放要整齐,怕潮湿物品要上盖下垫,注意防火、防潮、防湿,易燃材料要单独存放,所有物料要明码标识,搞好库区环境卫生,经常保持清洁。
4.)对于温、湿度要求高的物料,做好温度、湿度的调节控制工作,高温季节要防暑降温;霉雨季节要防潮、防霉;寒冷季节要防冻保温。
5.)要经常检查、随时掌握和发现物料的变质情况,并积极采取补救措施。
6.)容易散发的液体原料应存放于密封性能较好的地方,并定时检查存放液体材料的容器是否泄漏,如发生泄漏,应及时处理解决,防止意外事故的发生。
7.)存货进仓后,仓管人员应每日登记仓库明细帐,月终编制《存货收发存报表》报财务部核对。
8.)月末仓管员、财务人员要对存货进行盘点,做到财务帐、仓库帐与仓库实物相符,如发现不符要及时按财务制度进行相关处理,处理不了的要报工业主管(或主持工作副总)或董事长(财务总监)批示。
附23《存货收发存报表》
5.存货发外加工管理规定:
对于原料的外发加工,应将存放于加工点仓库的原料和正在加工的原料严格区分开来进行管理,加工点的仓库划归原料部管理,投放到加工点进行加工的原料划归为车间的一个部门,由生产部进行管理。
1.)原料收购后从工厂原料部仓库发外加工的,由原料部开具《调拨单》调拨至加工点仓库(单据一式三联,
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