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6S管理规定

关于下发《公司办公6S管理规定》的通知

集团各职能部门、各大区、各分公司：

为规范公司管理，确保员工办公环境整洁有序，提高员工个人职业素养，公司制定了《办公6S管理规定》，现下发给各单位。

望各单位认真学习、遵守管理规定的各项要求，公司各级人力行政部门将按《规定》不定期进行检核。

附：

《办公6S管理规定》

2015年12月2日

主题词：

集团6S管理规定

抄报：

董事长总经理常务副总经理

人力行政部2014年12月9日

办公6S管理规定

1.目的

为规范公司管理，确保员工办公环境整洁有序，提高员工个人素养，特制定本管理规定。

2.适用范围

XX各职能部门、各大区及各分公司。

3.管理原则

（一）规范原则：

推行6S的主要目的是规范员工工作和行为，推行规范化管理；

（二）“三公”原则：

在推行和检查过程中，执行公平、公开、公正的原则，所有员工一视同仁，标准统一，奖惩公开；

（三）严格督查原则：

推行6S以监督检查为必要的辅助手段，人力行政部（XX各职能部门、各大区及各分公司）将严格检查，如有违纪，立即按要求处罚。

4.工作职责

4.1制度的制定、完善、督办部门：

人力行政部；

4.2监督检查和奖惩实施部门：

人力行政部；

4.3执行部门：

XX各职能部门、各大区及各分公司

5.6S基础含义

“6S”即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清洁（SEIKETSU）、清扫（SEISO）、素养（SHITSUKE）、安全（SECURITY）6个项目，由于这6个单词前面发音都是“S”，因此就简称“6S”；

5.1整理（SEIRI）：

将工作场所的物品区分是否为工作必须的物品，必须品可以保留，不得摆放与工作无关的物品；

5.2整顿（SEITON）：

物品摆放要规范，划分一定的区域，标识清楚，便于拿取和查找；

5.3清扫（SEISO）：

工作场所要保持清洁卫生，整洁有序，工作环境明亮舒适；

5.4清洁（SEIKETSU）：

将以上3S实施的做法制度化、规范化，并贯彻执行，让员工形成良好的职业习惯；

5.5素养（SHITSUKE）：

培养每位员工养成良好的工作习惯及节约意识，打造积极上进、团结一致的工作氛围；

5.6安全（Safety）：

强化员工安全意识和健康意识，全员参与，重在预防，改善工作环境，降低劳动强度。

6.6S实施步骤

6.1由人力行政部根据6S要求建立执行标准（附件1），随通知下发到各职能部门、东北区、华北区、华南区，由各部门经理、各大区总经理首先组织自查，按6S要求进行工作规范和行为规范；

6.2人力行政部作为督查部门，将不定期进行检查（见附件2），如发现违纪行为，将对责任人予以通报和相应处罚；

6.3人力行政部同时作为奖惩实施部门，将根据检查情况兑现员工的奖惩，记录员工奖惩情况，并作为员工绩效考核的基础依据。

7.实施细则

7.1办公桌椅、文件柜

7.1.1桌面要求：

桌面只允许放置以下与工作相关的物品：

电脑显示器，电话，桌面用文件筐（筐内不可有零散的纸张和牛皮纸袋，文件应一律放在文件夹或文件盒内），文件夹（需放在文件筐内），茶杯，鼠标，键盘（在键盘槽内），日历、笔筒，笔记本。

每天上下班均需对桌面进行整理，确保桌面整齐美观洁净；

7.1.2办公桌挡板上可张贴联系电话，随意贴等资料，但必须遵循美观协调的原则；

7.1.3个人办公桌的接线应确保安全整齐，杂乱或超出长度的线需要使用束线将其弯曲捆绑固定，确保整齐。

各种接线应确保安全，严禁随意接线；

7.1.4办公桌下面如需堆放私人物品，请随时保持办公桌下面整洁卫生；

7.1.5办公桌抽屉要求：

抽屉内的物品，文件均需要整齐摆放，至少每周对抽屉进行整理，将3个月不用的物品从抽屉清走；

7.1.6公司办公区内的办公用文件柜上方由人力行政部统一购置绿植、统一摆放，除此之外，任何个人不可放置任何物品；

7.1.7文件柜无遮挡的格子内只允许摆放与工作有关的书籍、杂志和文件盒（文件一律放在文件盒内），根据书籍、杂志和文件盒的形状大小不同，选择整齐、美观的摆放形式；

7.1.8各办公室椅子应确保协调统一，个人离开办公桌应将椅子归位到电脑桌边，增加整体美观；

7.1.9椅子脚上需保持干净，无杂物、灰尘等；

7.1.10电脑主机统一整齐放在桌子下面，主机须保持机箱盖的完整，严禁将机箱盖敞开使用，主机上不可放置物品；

7.1.11.个人物品：

鞋，伞，包，衣服等严禁随意放置于办公桌上；

7.1.12个人办公桌（办公室）及周边的卫生一律由本人负责清洁。

7.2文件夹管理

7.2.1为提高查找效率，每个文件夹上对应内装资料贴上标签；

7.2.2文件夹中文件应从高到低进行整齐摆放。

相同色彩的尽量放在一起。

书籍的存放应避免杂乱无章；

7.2.3文件夹的摆放整齐，有序；

7.3电脑管理

7.3.1保持电脑显示器、键盘、鼠标干净，清洁；

7.3.2电脑资料应按照类别进行随时整理，公司文件不要存放在C盘中，多余过时无用的资料及时删除过滤。

对重要资料要及时用硬盘或优盘备份存档，以防病毒入侵使电脑资料被破坏；

7.3.3电脑桌面壁纸及屏保一律使用公司市场部统一设计的图案；

7.3.4下班后电脑机器附属设备必须关机（主机、显示器、插线电源均关闭），方可离开；

7.3.5离开座位一小时以上必须关闭显示器；

7.4电话管理

7.4.1电话要保持干净卫生；

7.4.2随时保持通话状态，不可出现故障、断线等情况；

7.4.3电话不使用时请靠档板放置；

7.4.4分机号码的标签贴在话筒手柄的正中央，不可有撕毁、涂改。

7.5吸烟规定

7.5.1公司提倡禁烟，任何人不得在办公区内、会议室内、走道、卫生间内吸烟。

违者罚款人民币100元整；

7.5.2遇有客人来访，接待人员应注意提醒客人公司禁烟规定，若发现客人在禁烟区吸烟，则处罚该客户的接待人员和主管领导。

7.6门窗、空调管理

7.6.1独立办公室的百叶窗在日常工作期间均应呈“打开”状态，敞开式办公，便于互相了解工作状况；如遇需要单独谈话或保密性的工作事项时，可将百叶窗调至“关闭”状态，该项工作结束后应即可打开百叶窗。

7.6.2下班之前必须关闭好所有的窗户（百叶窗应呈“打开”状态），每扇窗户由坐在最靠近的人员负责；如请假，由其直属主管负责；

7.6.3空调、灯请在下班后及时关闭。

7.7仪容仪表

7.7.1着装要求：

夏季男士：

着浅色上衣（衬衫、T恤均可），深色裤子；女士：

着浅色上衣（衬衫、T恤均可），深色裤子或裙子（裤子、裙子需是正装）；也可着职业套装（颜色不限）。

着装需整洁、熨烫平整；着工装请配穿深色皮鞋，男员工须穿深色袜子。

女员工须穿肉色或黑色袜子。

穿裙装须穿肉色或黑色长筒丝袜。

女士不得着连衣裙上班（若着连衣裙，需外着深色小外套）；男女均不得穿无领、无袖（二者兼具）的上装；不得穿凉鞋、拖鞋上班。

冬季男士：

内着上衣（衬衫、T恤、毛衫均可，颜色不限），可外配深色西服，深色裤子；女士：

内着上衣（衬衫、T恤、毛衫均可，颜色不限），可外配深色西服，深色裤子或裙子；也可着职业套装（颜色不限）。

着装需整洁、熨烫平整；着工装请配穿深色皮鞋、靴子，不得穿运动鞋；男女均不得穿牛仔裤，不得穿夹克、运动服等休闲服装上班。

7.7.2须发要求

（1）员工需发式简洁，整齐清洁、前发不遮眼，不梳怪异发型；

（2）女员工长发齐肩需束扎盘起；男员工不能留过耳长发；

（3）除特殊情况外，所有员工不允许剃光头。

7.7.3化妆要求

（1）女员工上班可着淡妆，不允许浓妆艳抹；

（2）员工的指甲需修剪干净、整齐，可以涂淡色甲油；

（3）避免使用气味过浓的香水和化妆品。

7.7.4工牌佩戴

（1）员工上班时必须佩戴工牌，各大区员工统一佩戴在左胸处，不能遮挡；公司总部员工佩戴在胸前正中，正面朝外；

（2）胸卡要求无破损，且保持工牌的干净、整洁；

（3）不得佩戴他人胸卡，不得毁坏、涂改、粘贴胸卡。

7.8仪态规范

7.8.1站姿

站立要端正，挺胸收腹，眼睛平视，嘴微闭，面带微笑。

双手不叉腰、不插袋、不抱胸。

站立时，身体不歪斜。

7.8.2坐姿

落座时声音要轻，动作要缓。

必须坐姿端正，不得坐在椅子上前俯后仰、摇腿翘脚，或将腿搭在座椅扶手上，不得盘腿，不得脱鞋。

7.8.3行姿

行走时轻而稳，注意昂首挺胸收腹，肩要平、身要直。

走路时不要摇头晃脑，吹口哨，极速奔跑，不与他人搂腰搭背。

7.9行为举止

7.9.1举止要端庄，动作要文明，站、走、坐要符合规范。

在工作场所及平时，均不得随地吐痰、扔果皮、纸屑、烟头或其它杂物；

7.9.2不得在办公区域内大声喧哗、打闹、谈笑、唱歌、吹口哨等，办公室谈工作应轻声，不得让与事无关的人听见，影响他人工作。

工作时间不得谈论个人私事、家庭琐事；

7.9.3不得在办公区域用餐，非工作时间可在茶歇间用餐；

7.9.4与上级交谈工作时，下级应主动起立，以示尊重和礼貌。

7.10语言规范

7.10.1言谈举止

（1）对上级的话要全神贯注用心倾听，要等上级把话说完，不要打断上级的谈话；

（2）说话态度要和蔼，语言要亲切，声调要自然，不准讲粗话或使用蔑视、污辱性语言；

（3）不开过分的玩笑，不准使用粗言恶语；

（4）不得以任何借口顶撞、讽刺、挖苦上级和同事；

（5）不得聚堆聊天，大声喧哗，争吵辩论；

（6）说话要多用敬语，“您”“请”、“谢”不离口；

（7）在原则性、较敏感的问题上，态度要明确，但说话方式要婉转灵活，既不能违反公司规定，也要维护他人的自尊心；

（8）不讲有损公司形象的语言。

7.11电话礼仪

7.11.1所有来电，务必在三响之内接听；

7.11.2接电话声音要自然、柔和、亲切，不要装腔作势；声量不要过高也不要过低，以免对方听不清楚；

7.11.3接电话首问语：

您好！

XX公司；您好！

**部；

7.11.4接电话听不懂或没听清时，应说：

“对不起，请您重复一遍好吗？

”；

7.11.5认真倾听对方的电话事由，若需传呼他人，应请对方稍侯，然后轻放电话，去传呼他人，如对方有公事相告或相求时，应将对方要求逐条记录，并尽量详细回答；

7.11.6接听电话后，对方要找的人不在，应礼貌回答：

“过会您再打过来。

有什么需要转告的吗？

”“请您留下电话，他回来马上让他给您回电话。

”；接听来电务必问清对方通话要点，做好电话记录，重要事宜记录后还需要复述确认一遍；

7.11.7通话时中途若遇急事暂时中断对方谈话时，应先征得对方的同意，并表示感谢；用另一只手捂住听筒，不允许使用电话“免提”功能；回复与对方通话时，切勿忘记向对方致歉；

7.11.8接听错打电话应礼貌的回答，“打不起，您打错了！

”切不可恶语伤人；

7.11.9在岗位上，不得打与工作无关的电话，若有急事，应从速简洁结束通话；

7.11.10通话完毕应等待顾客、客人或上级领导先挂断电话，方可挂断。

7.12办公规范：

7.12.1工作规范：

（1）今天的事情有结果，明天的事情有计划，困难的事情有办法；

（2）在上级面前不能说“不”；

（3）实行首问负责制，无论是电话还是来访，都要找到解决问题的部门和负责人；

（4）不得在办公时间从事与工作无关的事情，如聊天、上网（与工作无关的网络浏览、使用）等。

7.12.2岗位职守

（1）工作计划

请注意将工作安排的具有秩序。

公司要求员工制定日、周、月、年工作计划。

工作计划要上交主管（或主管部门），并接受人力行政部门的检核。

（2）服从领导

各部门需明确各岗位的工作职责和直属上下级关系，下级需服从直属主管的领导。

如对自己的职务或工作职责产生疑问，可在执行的同时直接向其直属主管反映，请尽量避免越级请示。

上级领导也应避免跨级别的布置工作。

（3）维护公司利益