电子政务处理办法.docx
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电子政务处理办法.docx
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电子政务处理办法
2.3.2公文管理
公文是政府部门文件等流转的一个重要手段,是政府日常办公的一个主要组成部分。
一般公文的处理过程分为发文、收文和办文、查询四个部分。
一般的公文管理界面如下图(2-3-2-1)所示:
点击高级检索按钮界面如下图(2-3-2-2)所示:
图(2-3-2-2-1)
图(2-3-2-2-2)
图(2-3-2-2-3)
图(2-3-2-2-4)
标题、发文单位、文号可以进行手工输入,填写完后点击搜索按钮进行搜索。
2.3.2.1基本设置
在公文处理之前,必须对公文处理流程中将会使用到的某些内容预先进行设置。
这些设置活动只有系统管理员可以进行。
对于部门的公文管理,可由系统管理员为某一个人员分配其所在部门的公文管理,由此人执行相应的管理功能,详细情况见2.3.2.6其他管理,除以上两种可能外,其他人没有这个权限。
基本设置一般包括“管理时限”,“发文模板”,“公文类型”,“公文移交”,“印章管理”,下面对基本设置进行具体讲述:
1、管理时限
A)功能简述:
这里的时限是指在公文的处理过程中所涉及的所有节点到节点之间最长的一个处理时间,可以提醒用户在一定的时间内完成工作,保证公文的顺利流转
B)主要操作流程:
操作界面如下图(2-3-2-1-1)(只有系统管理员才有这个操作权限)
图(2-3-2-1-1)
2、公文列表
所有与公文相关的列表页(公文管理中的在办、待阅、已阅、已退、暂存等;待办公务中的新到来文等)都显示公文的名称、文号、公文来源、状态、收到时间。
3、收发文排序
在收发文列表中拥有排序功能:
编号、单位、文号、标题都为首字拼音排序,日期为时间排序,默认是是按照日期倒序排列。
点击未排序表头按正序排列,再点击当前表头反序排列。
4、发文模版
1)功能简述:
为了能够使得公文样式更统一,可以将原先纸质的样本经过电脑word排版后形成模板让大家使用。
2)主要操作流程:
操作界面如下图(2-3-2-1-2),修改界面和创建界面类似(只有系统管理员才有这个操作权限)
3)
图(2-3-2-1-2)
可设置模板的页面格式
完成后单击保存推出
图(2-3-2-1-3)
5、公文类型
1.功能简述:
公文类型的管理和维护,包括公文类型的创建,修改和删除。
通过对公文类型的管理,在系统的公文处理中,包括收文办文和流程处理中,公文类型都是从此功能处进行相应管理的。
2.主要操作流程:
操作界面如下图,修改界面和创建界面类似(只有系统管理员才有这个操作权限)
图(2-3-2-1-4)
在此输入新填加的公文类型的名称和相应的描述,提交,便可成功
图(2-3-2-1-5)
6、公文移交
见2.3.2.6其他管理中的公文移交。
5、印章管理
1.功能简述:
印章的管理和维护,包括印章的创建,修改和删除。
通过对印章的管理,在系统的公文处理中,印章管理都是从此功能处进行相应管理的。
2.主要操作流程:
操作界面如下图(2-3-2-1-6),修改界面和创建界面类似(只有系统管理员才有这个操作权限)。
3.图(2-3-2-1-6)
图(2-3-2-1-7)
6、公文回收站
1、功能简述:
系统管理员可以在这个页面看到系统中删除的公文,并且可以对这些公文,进行再次清除,即从“公文回收站”中清除掉不需要的公文,清除方式有三种:
“单条清除”,“当前页清除”,“清空回收站”界面如下图(2-3-2-1-9)
注:
删除已发公文后被传阅的公文也会一并删除;删除时间早的公文排列在前面
7、批示常用语管理
1、功能简述:
批示常用语的添加和删除操作。
通过对批示常用语的管理,在系统的公文处理中,办理公文时办理意见时可方便选择批示常用语。
2、主要操作流程:
操作界面如下图(2-3-2-1-8),修改界面和创建界面类似(所有用户都可以设置自己独有的批示常用语)
图(2-3-2-1-8)
2.3.2.2发文管理
整个公文的流转过程中,发文是第一环。
一个完整的发文过程包括撰稿、审核、复审、会签、批示、校对、签发、核发文号、盖章、传阅、发文等环节,但每个接点不是绝对的,可根据实际需要跳转或增加。
在公文已经具有所有签发条件的时候,也可以直接使用“扫描件发文”来跳过这些环节。
下面对这些环节一一进行讲述。
所有的发文操作都在“待办公文”中,如下图(2-3-2-2-1)
拥有两种发文方式
图(2-3-1-2-1)
1、扫描件发文
1)功能简述:
当已经存在纸质或电子公文并已通过审核签发,只需要通过政务网进行发布的时候,通过扫描就可以直接使用“扫描件发文”进行公文发布。
注:
只有“发文员”角色的人员登陆系统后才能看到“扫描件发文”按钮。
2)主要操作流程:
扫描件发文只涉及到一个发文步骤,操作简便,界面如下图(2-3-2-2-2)
图(2-3-2-2-2)
主、抄送单位收文的规则为:
1.在有“收文部门”的单位里,仅该收文部门下的收文员可以收该单位的来文,若该收文部门下没有收文员,则收不到来文
2.在没有收文部门的单位,该单位下的收文员可以收文,单位下所有部门的收文员都不能收到公文
3.主送单位和抄送单位文本框,双击文本框,可以查看到所选择的所有单位,以供客户核查。
如图(2-3-2-2-2-1)
4、双击文本框后出现的文本框如图(2-3-2-2-2-2)
图(2-3-2-2-2-1)
图(2-3-2-2-2-2)
文号可选择
所有的信息填写完毕,单击此按钮,系统进行发文,发文流程完结,已发公文状态变成“已发文”
图(2-3-2-2-3)
主送单位列表和公文处理签列表中显示的排列顺序按单位组组织优先级排列。
2、拟稿发文
1)功能简述:
与直接发布不同。
当需要开始拟新的公文时,将会涉及撰稿、审核包括(初审、一审、二审、三审)、复审、会签、送签、批示、校对、签发、核发文号、盖章、发文、传阅等环节,所有环节或根据实际情况部分环节完结,一篇公文才会发布出去。
2)主要操作流程:
一个完整的发文涉及多个环节,每个环节完结,如果没有选择续办对象,则公文会自动流转到撰稿人处或分办员处。
注:
在公文处理过程中除发文、归档和阅文外的各个节点,每个节点用户上传的附件(正文及附件)都可以删除,并且谁上传的附件由谁来删除
普通发文的流程如下图(2-3-2-2-4)所示:
图(2-3-2-2-4)
A)拟稿:
当需要起草新公文时使用。
具体操作过程如下图(2-3-2-2-5、6)
B)
图(2-3-2-2-5)
图(2-3-2-2-6)
发文时选择单位时,选择后系统提示“一共选择了n个组织”,有单位被重复选中后此单位只收到1篇公文。
审稿:
公文起草完毕,选择办理方式“审稿”,选择相应的续办对象后,按确定,此篇公文就流转到相应的续办对象处。
用该用户帐号登录,在待办公文中可以看到一篇“发文-待审稿”的公文,点击标题,打开该公文处理界面,如下图(2-3-2-2-7A)
C)如审稿后不选择续办对象和办理方式,则此篇公文自动流转到撰稿人处,由其再选择后续办理动作。
图(2-3-2-2-7A)
发文时同时将公文发送给被抄报单位或个人。
主送、抄送、抄报单位不可重复选择。
被抄报单位由收文员在文件登录下收取,收取后走收文流程。
被抄报人在待阅公文列表中查看发文原件。
图(2-3-2-2-7)
1.发文人员隐藏,下方的签发人补位
2.发文日期为签发日期
3.发文标题内容采用二号小标宋字体显示。
手工批示的打印界面如下图(2-3-2-2-8):
图(2-3-2-2-8)
图(2-3-2-2-9)
D)复审:
审稿完毕后,选择办理方式“复审”,选择相应的续办对象后,按确定,此篇公文就流转到相应的续办对象处。
用该用户帐号登录,在待办公文中可以看到一篇“发文-待复审”的公文,点击标题,即可打开该公文处理界面,操作界面和审核相同,这里就不再列出。
复审完毕,公文状态转为“发文-已复审”。
同样,如复审后不选择续办对象和办理方式,则此篇公文自动流转到撰稿人处,由其再选择后续办理动作。
E)会签:
如果这篇公文需要其他单位会签,则在复审后,可以进入会签流程。
会签单位的签名将会在发文卡的会签单位一栏中显示。
会签完毕,公文状态转为“发文-已会签”。
同样,如会签后不选择续办对象和办理方式,则此篇公文自动流转到承办人员处,由其再选择后续办理动作。
如果还需要其他单位,则可以继续选择会签动作。
操作界面和审核相似,这里就不再列出。
注:
会签不允许选择外系统的单位和部门。
此处赘述:
如需要多个单位进行会签。
(仅防城港)
1.会签节点为并行
2.会签单位收到公文后只能给出会签意见,对公文正文内容及公文要素不可修改。
3.发起会签者有权利终止会签。
当公文处理中由“会签”节点“转内部事务”后在内部事务模块中,开放“公文处理”按钮,可对公文正文做编辑和盖章操作
F)批示:
上一节点处理完毕,选择办理方式“批示”,选择相应的续办对象后,按确定,此篇公文就流转到相应的续办对象处。
用该用户帐号登录,在待办公文中可以看到一篇“(发文)-待批示”的公文,点击标题,即可打开该公文处理界面,操作界面和审核相同,这里就不再列出。
批示完毕,公文状态转为“(发文)-已批示”。
同样,如复审后不选择续办对象和办理方式,则此篇公文自动流转到撰稿人处,由其再选择后续办理动作。
公文只要经过“批示”节点后,就开放“归档”节点(恩施)。
G)校对:
校对完毕,校对人的姓名和校对时间将会在发文卡的相关地方显示。
同时公文状态转为“发文-已校对”,同样,如校对后不选择续办对象和办理方式,则此篇公文自动流转到撰稿人处,由其再选择后续办理动作。
操作界面和审核相似,这里就不再列出
H)签发:
本单位领导对这篇进行查阅签发。
领导的意见将会在发文卡的“领导签发”一栏显示。
同样,如签发后不选择续办对象和办理方式,则此篇公文自动流转到撰稿人处,由其再选择后续办理动作。
操作界面和审核相似,这里就不再列出
I)核发文号:
所有审核通过,开始核发文号。
文号制定的同时,还需要对公文原文进行文号的添加。
如核发文号后不选择续办对象和办理方式,则此篇公文自动流转到撰稿人处,由其再选择后续办理动作。
(只有核发文号之后的公文才可以进行签名印章),操作界面如下图(2-3-2-2-9)
J)
填入相应文号,同时需要在原文的相关位置将文号也添加进去
图(2-3-2-2-10)
这就是印章
图(2-3-2-2-11)
图(2-3-2-2-12)
图(2-3-2-2-13)
文字签批,可以在空白区域写下意见,确定就表示盖章
图(2-3-2-2-14)
K)盖章:
公文一旦盖章就不可以再修改。
如盖章后不选择续办对象和办理方式,则此篇公文自动流转到撰稿人处,由其再选择后续办理动作
L)发文:
选择本单位的发文人员,办理方式选择发文,发文员收到文以后单击发文按钮,公文发出;若本人是本单位的发文员,选择自己发文的情况,公文直接发出;如果在主送抄送单位中有不属于系统平台的单位,则还会流转到“文印中心”,由文印中心负责印刷后以纸质形式发送出去。
同时,该公文还将在本单位进行归档处理。
主、抄送单位收文的规则为:
1.在有“收文部门”的单位里,仅该收文部门下的收文员可以收该单位的来文,若该收文部门下没有收文员,则收不到来文
2.在没有收文部门的单位,该单位下的收文员可以收文,单位下所有部门的收文员都不能收到公文
注:
当选择办理方式为发文,续办对象会验证是否是本单位的发文员,若不是会提示“请选择本单位的发文员,只有发文员可以发文!
”
M)传阅:
公文选择传阅,选择续办对象。
续办对象可在待阅公文列表里查看,如下图(2-3-2-2-10A)公文填写意见如下图(2-3-2-2-10B)以后
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