12成本合约部管理制度.docx

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12成本合约部管理制度

xxx有限公司

成本合约部

管

理

制

度

（初稿）

xxx有限公司成本合约部

2012年10月

目录

第一章、部门组织架构及职责

第二章、部门岗位职责

第三章、招标管理办法

第四章、合同管理办法

第五章、预结算编制及审批管理

第一章、部门组织架构及职责

1.1部门定位

负责开发全程的成本控制及合同管理，进一步加强目标成本的制定及动态成本的监控，负责公司工程及材料设备的招标采购工作。

1.2部门组织结构

1.3部门职责

职能概述

工作职责

成本管理

成本策划

1）负责在项目设计阶段提出限额设计成本和控制建议，组织进行建安成本概算、概算修正和预算；

2）组织编制公司项目目标成本，并负责落实和监督；

3）负责项目合约规划方案的编制；

4）负责提出项目景观设计及各专项设计的限额设计成本和控制建议，并负责落实和监督；

5）组织制定项目责任成本，并负责落实和监督。

6）参与项目拓展阶段的工作，在项目可行性研究阶段进行项目成本估算；

成本信息管理

7）负责收集、整理公司范围内的成本相关信息，对项目成本科目进行分类和归集，建立及维护公司成本信息库；

8）负责建立、完善公司材料设备价格信息库；

9）负责编制项目成本月报；

10）负责规划并组织建立和维护公司成本管理系统；

成本动态管理

11）负责对项目的成本进行监控，控制目标成本的非预期超支，并对超出预期成本变动范围的情况启动预警程序；

12）负责收集、整理和录入项目动态成本，并进行汇总和分析；

13）负责甲指乙供材料的认价；

14）根据招标的需要，依据目标成本编制标底；

15）负责项目设计变更、现场工程签证的成本测算及审核；

16）负责审核项目的工程签证；

工程结算

17）负责项目施工单位已完工程进度报量的审核；

18）审核工程、材料设备合同进度款结算申请，并监控进度款的支付；

19）负责进行项目工程竣工结算；

20）配合项目竣工结算审计工作；

合同管理

21）负责组织公司各类标准化合同的拟定并监督使用；

22）负责审核各类合同的商务条款；

23）负责组织重要合同的交底；

24）负责对各类合同履约情况进行检查和监督并组织履约后的评估；

供方管理

25）建立公司工程与材料设备供方信息库；

26）建立公司供方分类、分级管理体系；

27）定期组织对合作供方的评价，监督、评价其业绩，建立并维护合格供方信息库；

28）负责对不合格供应商进行信息反馈和督促整改；

档案管理

29）负责收集和整理项目工程报价、结算等经济资料，并及时进行归档管理；

30）建立合同台账、付款台账、预（结）算审核台账；

31）对合同进行分类登记并统一存档（原件），含标书、评标、商务谈判及比价等原始资料；

招标采购管理

采购策划

1）组织发起项目工程发包的分判，包括总包范围、标段划分、分包范围划分等；

2）组织进行材料设备的采购分判，会同工程技术部确定甲供、甲控的材料设备清单；

3）负责进行项目工程承包商及材料设备的采购策划，编制采购计划、招标方案及招标计划并组织相关部门评审；

4）建立公司工程与材料设备供方的考察和合作评价标准；

5）负责组织集团公司授权范围内的工程招标及材料设备采购工作；

招标管理

6）工程技术部提供的材料设备进场计划，编制材料设备采购计划及招标计划；

7）组织工程类和材料设备类供应商的资格审查和入围单位的确定；

8）负责材料设备招标文件标书的汇总编制，并组织招标文件评审；

9）负责工程类和材料设备类招标项目的发标、组织答疑、开标和评标工作；

10）负责主持中标单位的合同洽谈和合同拟定；

采购管理

11）收集材料设备供方提供招标、邀标范围内的材料设备样品，并提交工程技术部确定样品；

12）负责甲指乙供材料的认价工作；

13）负责工程及材料设备类采购合同的签订；

14）负责议标、直接采购的询价和议价工作，保证目标成本控制要求的实现；

15）组织工程、材料设备议标和直接采购的合同谈判工作；

16）负责对供应商提交的经设计管理部确认的材料进行封样，或进行材料样板制作经工程技术部确认后，移交工程中心保存；

17）参与重要材料设备的现场验收工作；

18）负责不合格材料的退、换货管理工作；

其它

19）整理并保管工程及材料设备采购过程中的文件资料；

第2章部门岗位职责

2.1成本合约部定编

成本合约部定编4人，设经理1人，土建造价师1人，安装造价师1人，招采专员1人。

2.2成本合约部经理岗位职责说明书

岗位名称

成本合约部经理

岗位定员

1人

直接上级

公司副总经理

职系

经理

直接下级

成本合约部员工

岗位级别

——

职位使命：

根据公司总体发展规划和经营目标，全面负责项目公司项目开发过程中的工程造价、合同管理及部分招标工作，有效控制项目开发成本，确保开发效益。

职责与工作任务：

职责概述

工作职责和工作内容

负责程度

考核要点

参与战略规划和经营管理决策

1.对公司相关经营管理活动提出建议。

部分

建议的科学合理性

部门管理

1.根据公司年度经营管理计划，编制本部门整体工作计划，并负责落实和监督

2.负责建立、修订和完善各项部门管理规章制度及相关的质量管理体系文件，并监督实施；

3.提出下属人员的任免、岗位设置调整建议，经总经理审批后公布执行；

4.指导、监督、考核直接下级的工作，负责提升下属员工的素质和能力；

5.协调下属员工之间的工作关系，促进部门工作效率的提高。

6、负责本部门员工的内部培训工作。

全责

1.计划适宜性

2.可量化

3.可达到

4.制度完善

5.流程简洁顺畅

6.机构简洁高效

7.部门沟通顺畅

成本管理与控制

1、主持项目成本部行政管理的全面工作，做好部门的组织建设，确保部门各项工作有序开展。

2、负责组织专业工程师完成招标文件、商务标部分招标答疑、标底预算等的编制工作,并进行审核。

3、负责项目工程及材料招标工作的配合。

4、负责在建工程的进度款的审核工作。

5、负责在建工程动态成本控制。

6、负责竣工工程结算审核工作。

7、负责各项预、结算资料的管理工作。

8、负责合同文本的起草

8、负责协调处理业务范围内的各种外部关系。

全责

1.核算的准确性

2.动态成本的预警提示

3.工作及时高效。

4.积极维护公司利益。

企业文化

1.协助行政企管部负责公司的企业文化建设；

2.组织提炼、形成人性化的、富有感召力的价值观体系并身体力行，推动企业共同价值观的形成。

部分

1.富有感召力

2.富有凝聚力

工作绩效标准：

1、部门组织建设高效，行政管理有序，能够满足部门业务开展需要。

2、部门年度、月度计划的制定科学合理、切合实际，计划完成率达90％以上。

3、招标文件的编制切合工程实际情况，满足公司发包原则及技术要求，客观严谨，不出漏洞。

4、招标答疑合理准确、完整详实。

5、在标底预算编制中，送达咨询公司的图纸资料完整，并能够及时审查，使标底预算控制在+3％～-5％的合理范围。

6、在建工程进度款的审核按时、准确、合理。

7、在竣工工程结算中，工程量计算准确，定额套用合理，严格依据合同确定结算造价。

8、在对外业务交往中，积极维护公司的形象及利益。

2.3预算（造价）工程师岗位职责说明书

岗位名称

预算（造价）工程师

岗位编号

2人

直接上级

成本合约部经理

职系

职员

直接下级

无

岗位级别

——

职位使命：

严格依照国家政策和公司要求，完成项目开发过程中的工程造价管理工作，保障公司的合法权益。

职责与工作任务：

职责概述

工作职责和工作内容

负责程度

考核要点

造价控制

1、负责配合工程技术部完成设计方案测算及经济对比等工作。

2、负责对招标答疑中的商务部分进行回复，参与招标答疑工作；配合咨询公司编制标底预算并审核标底等工作。

3、负责确定工程付款节点金额、在建工程进度款的支付审核，保证及时、准确、合理。

4、负责计算在建工程的变更工程量及造价，进行变更造价测算和变更方案经济对比工作。

5、负责编制工程成本月报（变更签证月报、结算月报），对工程成本进行过程控制。

6、负责编制各类小型工程、配套分包工程预算或工程量清单。

7、负责复核甲控、甲供材料进场计划。

8、负责完成工程竣工结算工作。

9、负责推动全面工程造价管理工作，并提出合理化建议。

10、公司相关部门提供所需要的资料及数据，做好配合工作。

全责

1.核算的准确性。

2.动态成本的预警提示。

3.工作及时高效。

4.积极维护公司利益。

其他

1．完成上级交办的其他工作。

全责

——

工作绩效标准：

1、保证招标答疑、标底预算在规定时间内完成。

2、审核在建工程进度款及时、准确、合理。

3、准确计算工程变更价款，对不合理变更提出异议。

4、准确、及时编制工程预算。

5、工程结算要准确计算、严格把关，使工程造价控制在合理范围内。

6、积极配合相关部门工作，提供需要的经济数据。

7、熟练掌握业务知识，恪守职业道德，杜绝经济问题。

8、在与外部相关部门交往中，积极维护公司形象及利益。

2.4招采专员岗位职责说明书

岗位名称

招采专员

岗位编号

1人

直接上级

成本合约部经理

职系

职员

直接下级

无

岗位级别

——

职位使命：

负责招标文件的编制、组织招标、供方管理及合同管理等工作。

职责与工作任务：

职责概述

工作职责和工作内容

负责程度

考核要点

招标采购及合同管理

1.负责建立、更新、完善成本合约部供方信息库；

2.参与工程供方资格预审；

3.负责参与各相关部门进行候选工程供应商考察；

4.拟订建安类合同初稿，并组织与工程承包商和供应商洽谈合同条款；

5.协助部门经理组织建安工程类合同评审及会签工作；

6.协助部门经理组织经办建安工程类合同的交底工作；

7.负责编制招标、采购计划，审核项目采购需求计划，参与对招标工程量清

8.负责招标文件经济标部分的编制和解释，负责组织工程技术部完成技术标编制；

9.负责建立合同台帐

全责

1.招采工作信息的准确性及时性。

2.合同管理的完整性。

3.工作及时高效。

4.积极维护公司利益。

其他

1．完成上级交办的其他工作。

全责

——

工作绩效标准：

1、供方信息的提供要及时完善。

2、合同资料管理要完整有序。

3、合同评审交底工作细致认真。

4、积极配合相关部门工作，提供需要的资料。

5、熟练掌握业务知识，恪守职业道德，杜绝经济问题。

6、在与外部相关部门交往中，积极维护公司形象及利益。

第三章、招标管理办法

3.1、目的

本着公司利益最大化和为项目服务的原则，在保障产品和服务的标准、效能、质量和时间的前提下，遵循公平、公正、公开的原则，充分利用市场竞争机制，提高企业经济效益和社会效益。

3.2、适用范围及组织原则

3.2.1、适用范围

适用于公司开发项目全过程的招投标管理工作。

包括但不限于金额超过30万元的总承包、专业分包、监理、设计等。

因特殊情况不具备招投标条件的，需总经理/副总批准后另议执行。

设备、材料采购等的招投标管理办法参照本办法执行。

发包方式：

甲方直接发包、甲方指定分包（供货）、甲方供货。

招标形式：

公开招标、邀请招标、定向议标。

3.2.2、组织原则

由成本合约部组织各部门实施招投标工作，将招标结果经副总经理审批后,报总经理批准，由执行部门进行实施。

评标小组的人员构成为：

总经理、主管副总、综合部、工程技术部、成本合约部、财务部。

3.3、招标工作职责

3.3.1、总经理：

负责批准项目招标工作计划、批准成立评标小组、监督招标工作实施、批准招标结果。

3.3.2、主管副总：

是公司招投标工作的总负责人，负责各项招投标工作的实施。

负责各项招标的开标、评标、定标。

3.3.3、综合部：

确保公司招标小组的自律和公正性，审查招标程序是否符合内控流程，检验投标人的资质是否符合招标要求。

3.3.4、工程技术部：

负责招标工作中的产品标准文件编制（包括招标工程范围和施工分界的界定、工艺参数的确定等），参与招标考察工作，提供招标过程中的技术规范及施工图纸，协调技术答疑和技术标的评议。

负责审核投标文件中有关施工组织设计的评审，审核招投标工作中有关工程的施工技术、质量要求等内容，负责主办或协助合同谈判工作。

协助相关部门进行招标答疑。

3.3.5、成本合约部：

负责审查投标人投标报价的准确性、真实性、合理性。

审核投标人投标报价与公司成本控制指标的偏离度。

负责编制招标文件，负责组织起草合同文件及合同谈判工作。

3.3.6、财务部:

负责对投标单位资格预审中财务状况的评审，审核投标人的财务能力是否符合公司的要求。

负责对招标文件中有关税费、发票、财务制度等相关内容的审核。

3.4、工作程序

3.4.1、招标计划

（1）牵头部门：

成本合约部。

（2）依据项目发展纲要，编制项目招标工作计划，经相关部门会签，报总经理/常务副总批准。

按审批后的文件实施。

（3）招标计划中包括以下内容：

A、明确发布招标公告、资格预审、发标、开标、评标、定标、签订合同等工作时间安排。

B、确定甲方拟直接发包、指定分包（供货）、和供货的范围和内容。

C、招标价格形式主要包括以下几种：

总价招标、单价招标等。

各项招标应尽可能采用总价招标的形式。

D、如遇特殊情况需对已定招标计划进行临时调整的，执行部门应在距发标１0个工作日前，书面通知有关部门并提出修改文件。

3.4.2、评标小组：

由主管副总负责招集评标小组进行工作，评标小组负责对投标单位进行资格预审,审定招标文件，参加开标、评标、定标。

3.4.3、招标公告

（1）成本合约部负责招标公告的发布工作，所有招标公告均应通过公司局域网（视具体情况，可选择社会公共网）公开发布。

成本合约部负责收集、整理相关的投标申请单位的信息。

（2）招标公告应注明招标工程的名称、性质、规模、地点，招标范围、投标资格条件、工程保函要求等事项。

3.4.4、招标文件

（1）成本合约部编制完成招标文件后，由评标小组成员及相关部门审核并反馈意见，由成本合约部综合相关意见后，报主管副总审核后，总经理批准后执行。

（2）招标文件应当包括下列内容：

A、投标须知，包括工程概况，招标范围，资质等级，工期要求，质量标准，现场勘查和答疑安排，投标文件编制、提交、修改、撤回的要求，投标报价要求，投标有效期，开标的时间和地点，评标的方法，工程保函要求等内容。

B、招标工程的技术规范和施工图纸等技术文件。

C、采用工程量清单招标时，提供工程量清单。

D、投标函的格式及附录。

E、拟签订合约的主要条款。

F、工程保函格式。

G、要求投标人提交的其他材料。

3.4.5、资格预审

（1）由牵头部门组织，相关部门配合进行资格预审工作，投标申请人应按要求填报资格预审文件。

相关部门需注意：

备选单位的资质审查对今后的工作至关重要，需严谨、认真对待。

（2）资格预审文件一般包括资格预审申请书、申请人须知，以及需要投标申请人提供的企业资质、业绩、产品介绍、技术装备、财务状况和拟派出的项目经理与主要技术人员的简历、业绩等证明材料。

（3）通过文件会审、实地考察等资格预审工作，项目部出具资格预审评定报告，选择出符合公司要求的投标单位。

3.4.6、投标单位的确定

（1）投标单位的确定需经评标小组评定后，报总经理批准。

（2）投标单位如与公司有过良好的合作经历，可直接参加投标。

（3）投标单位一般情况下不少于四家

3.4.7、发标、答疑、回标、开标

（1）发放标书：

由成本合约部组织发放招标文件，并做好记录。

（2）答疑：

由成本合约部组织有关部门及投标单位参加现场踏勘及答疑活动。

答疑的回复由：

工程技术部组织负责答复图纸及技术等方面的问题，成本合约部负责答复经济方面的问题，答疑文件的汇总及分发由成本合约部负责。

（3）回标：

由成本合约部组织回标的收取工作，并做好记录。

（4）开标：

由主管副总主持召开开标会，公布标书中的主要条款，包括总价、单价、数量、工期、质量标准、售后服务、让利、技术方案、施工组织设计等内容。

开标时提交的有效投标文件少于3家时，可重新组织招标。

3.4.8、评标

（1）开标后，由主管副总主持评标工作。

（2）在评标过程中，应严格按招标文件中规定的评标办法执行。

（3）评标方法可以采用经评审的最低投标价法或综合评标法。

A、经评审的最低投标价法

a、经评审的最低投标价法一般适用于具有通用技术、性能标准或者公司对技术、性能没有特殊要求的招标项目。

b、根据经评审的最低投标价法，能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的最低投标价的报价单位应中标。

c、采用经评审的最低投标价法的，评标小组应当根据招标文件中规定的评标价格调整办法，对所有投标单位的投标报价以及投标文件的商务部分作必要的价格调整。

d、采用经评审的最低投标价法的，中标单位的投标应当符合招标文件的技术要求和标准，但评标小组无需对投标文件的技术部分进行价格折算。

B、综合评标法

a、不宜采用经评审的最低投标价法的招标项目，一般应当采取综合评标法进行评审，即由按照招标文件中所规定评价标准综合评分最高者中标。

b、招标文件中规定的各项综合评价标准，可以采取折算为货币的方法或打分的方法。

需量化的因素及其权重应在招标文件中明确规定。

c、评标小组对各个评审因素进行量化时，应当将量化指标建立在同一基础或标准上，使各投标文件具有可比性。

3.4.9、评标报告

（1）评标小组完成评标后，应由成本合约部根据评标小组意见提出书面评标报告。

（2）成本合约部组织评标报告的会签工作，由主管副总审核后，报总经理批准。

（3）评标报告应记录以下内容：

A、基本情况和数据表

B、评标小组名单

C、开标记录

D、符合要求的投标一览表

E、废标情况说明

F、评标标准、评标方法或者评标因素一览表

G、经评审的价格或评分一览表

H、经评审的投标单位排序，推荐的中标单位名单

I、签订合约前要处理、澄清的有关事宜。

3.4.10、定标：

根据评标报告，由总经理确定中标单位。

3.4.11、合同签订

（1）由合同预算部负责编制合同文件，并组织合同的评审会签工作。

（2）合同由合同履行部门进行评审会签，经主管副总审核后，报总经理批准后，由成本合约部统一签署。

具体详见《合同管理办法》。

3.4.12、资料整理

（1）中标结果可由成本合约部在公司内公布，相关招投标资料在成本合约部保留一个月，向公司内部开放查询，一个月后按公司文档管理规定处理。

（2）成本合约部负责将招标工作中相关文件记录等资料归档，并将重要信息资料录入招标工作信息库，以便查询利用

3.4.13合同履行

（1）由成本合约将已签定的合同文本发送各相关部门进行实施。

（2）合同签订部门应对相关部门进行合同交底。

（3）合同履行部门应按公司要求对中标单位履约情况进行评审，并将资料定期反馈至成本合约部，列入承包商信息库，以供以后招标时参考

3.4.14、关于特殊情况处理

（1）因不可预见的时间紧迫、行业垄断、关联合作等情况，不能采取上述招标管理办法的，可采用免招标程序。

（2）需要采用免招标程序时，应由合约履行部门提出书面申请，并附拟定承包商的资格预审文件，由成本合约部会签，报主管副总审核，报总经理批准后，按合同审批程序执行。

（3）对于政府部门对招标工作程序有强制性规定的，按政府强制性规定执行。

3.5、相关文件记录

3.5.1、招标计划

3.5.2、资格预审资料

3.5.3、投标单位名单

3.5.4、招标文件

3.5.5、评标小组名单

3.5.6、开标记录

3.5.7、中标单位投标书

3.5.8、评标报告

3.5.9、合同文件

本办法自签发之日起施行。

附件：

1、开标会议签到表

2、开标记录

3、评标报告

4、招标申请表

5、标底审核申请表

6、合同款项支付审批表

附件1：

开标会议签到表

招标工程名称:

规定送标时间:

至年月日时分

开标地点:

参加会议单位

参加会议人员

职务

到会时间

备注

说明：

本表一式一份，招标人留存。

记录人：

附件2：

专业工程开标记录表

招标人：

工程名称：

开标日期：

年月日

投标人

投标报价（元）

投标工期

（日历天）

工程质量标准

是否为有效标

投标人法人

代表或法人代

表委托人签字

说明：

本表在开标时填写，一式一份，招标人留存。

记录人：

附件3：

评标报告

编号：

工程名称

评标小组

评审结果

投标人名称

排名次序

投标价格或评标得分

推荐的

中标候选人

次序

中标候选人名称

1

2

3

评标小组

全体成员签字

兹确认上述评标结果属实，有关评审记录见附件：

年月日

副总经理意见

年月日

总经理

决标意见

根据招标文件中规定的评标办法和评标委员会的推荐意见，兹确定：

为中标人。

年月日

备注

本表有附件，附件包括评开标纪录、评审纪录、分析报告、有关澄清、说明和补正事项纪要等评标过程中形成的文件。

本表与附件共同构成评标报告，附件共页。

说明

本报告由评标小组和成本合约部共同填写，一式一份，综合部留存。

编号

时间

公司名称

项目名称

招标工程（材料设备）名称

成本控制值

说明

初选投标单位（后附考察报告）

备注

拟定的招标文件见附件1、初选单位情况介绍见附件2

起草人意见

招标领导小组意见

副总经理意见

总经理意见

附件4招标申请表

附件5标底审核申请表

编号：

项目名称

时间

标底金额

成本控制值

计算说明

造价咨询公司意见（如有）

成本合约部意见

主管副总意见

总经

理意见

附件6合同款项支付审批表

填表部门：

附件：

张数

项目

内容

收款单位

付款

理由

合同总额（元）

本次应支付金额

（元）

付款

次数

本次付款后累计已支付金额

（元）

累计支付款项占合同价款