oa办公管理系统需求说明文档.docx
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oa办公管理系统需求说明文档
oa办公管理系统需求说明文档
协同办公平台
需求分析说明书
第1页共34页
1概述..........................................................................................................................................................................31.1目的.................................................................................................................................................................31.2范围.................................................................................................................................................................31.3术语定义........................................................................................................................................................31.4运行环境........................................................................................................................................................42需求说明.................................................................................................................................................................52.1个人办公........................................................................................................................................................5
2.1.1个人信息...............................................................................................................................................5
2.1.2工作安排...............................................................................................................................................6
2.1.3名片夹...................................................................................................................................................8
2.1.4公司通讯录........................................................................................................................................10
2.1.5待办事项.............................................................................................................................................11
2.1.6在线信息.............................................................................................................................................12
2.1.7个人文件夹........................................................................................................................................15
2.1.8个人会议安排....................................................................................................................................202.2会议管理......................................................................................................................................................17
2.2.1会议室管理........................................................................................................................................17
2.2.2会议管理.............................................................................................................................................182.3系统管理......................................................................................................................................................20
2.3.1部门管理.............................................................................................................................................21
2.3.2角色管理.............................................................................................................................................21
2.3.3员工管理.............................................................................................................................................233交付文档清单.......................................................................................................................................................25
第2页共34页
1概述
1.1系统整体介绍
本系统是运用于企业办公的自动办公系统。
随着全球信息化的迅猛发展,传统的办
公方式已经落后于信息化发展的要求,必将被全新的办公方式取代。
构建内部企业信息
网(Intranet),实现办公自动化(OA)已经成为一种迫切的要求。
本系统借助计算机网络实现
了协同办公,共享资源,信息高效传输,线上线下一体化等现代化功能。
OA带给我们的不仅仅是办公事务上的轻松应对,实现办公流程的全程计算机化。
更是一种全新的办公理念,是信息化社会发展的必然要求,是我们思维触角的无限延
伸;时间和距离不再是我们获取信息的障碍,将会成为我们生活中的一个重要组成部
分。
1.2目的
本说明书目的在于明确说明系统需求,界定系统实现功能的范围,指导系统设计以及编码。
本说明书的预期读者为项目经理,协同办公平台--系统分析员,系统设计人员,开发工程师,测试经理以及测试设计人员等。
1.3范围
系统包括的范围:
个人办公、会议管理,系统管理,产品管理。
1.4术语定义
读者设置:
指将读者权限授予别人,拥有读者权限的用户可以看到自己工作安排。
代办工作:
指将代办权限授予别人,拥有代办权限的用户除可以看到自己的工作
外还可以给自己安排工作。
待办工作:
指等待用户自己去完成的工作。
第3页共34页
1.5业务流程介绍
本系统分为三个主要流程:
1、个人办公2、会议管理3、系统管理
个人办公:
普通职员登陆到系统后,通过点击个人办公连接,进入个人办公页面。
之后
可以选择个人信息、日程安排、名片夹、公司通讯录、待办事项、在线信息、个人文件
夹进行办公。
会议管理:
部门领导登陆到系统后选择会议管理,进入会议管理页面。
在会议管理页面
中可以增、删、改、查会议。
其中发起会议需首先预约会议室,然后将输入与会人名
单,开会议信息通过邮件发送到每个与会人的信箱里。
系统管理:
系统管理员登陆到系统后,点击系统管理,进入系统管理页面。
可以选择部
门管理、角色管理、职员管理、文件夹管理进行系统维护。
1.6运行环境
软件环境
名称版本语种
操作系统简体中文WindowsXp/win7
操作系统的附加功能简体中文SP43
数据库平台简体中文oracle10g
应用平台简体中文Tomcat/rasin6.0/3.8
客户端软件简体中文MSIE6.0/7.0
硬件环境
服务器最低配置推荐配置应用和数据1CPU:
P42.0G以上1CPU:
P42.8G及以上库服务器Mem:
512M以上Mem:
2G
HD:
40GHD:
120G
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2需求说明
2.1个人办公
在本系统中为员工日常办公常用功能,包括个人信息维护、日程安排、名片夹、通讯录,并且能够查看个人的待办工作、已办工作。
当个人忘记密码时,通过系统提供的功能找回密码或者向管理员请求修改密码。
2.1.1个人信息
为员工提供包括密码、自我介绍、兴趣爱好、联系方式等个人信息维护的功能。
此模块包含的功能有:
个人信息维护、查看他人信息。
个人信息包括:
员工号、登陆密码、姓名、性别、年龄、所属部门、职位、自我介绍、兴趣爱好、联系方式(移动电话、电子邮件、MSN、QQ、固定电话)、系统角色。
2.1.1.1个人信息维护
员工利用该功能可以维护系统允许个人维护的信息。
其中自我介绍、联系方式和兴趣爱好会被公开给整个公司。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,>个人信息,>个人信息维护。
输出:
员工个人信息资料。
2.1.1.2查看他人信息
员工通过组织机构和姓名检索到某个特定的员工,查看其提供的可公开的个人信息。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,查看他人信息,输入部门名称(可选)和员工姓名(可选),点
击查询。
输出:
员工个人信息资料。
第5页共34页
2.1.2工作安排
为员工提供日程安排维护和查询功能,系统根据设定时间将提示内容发布到该员工的日程安排中。
员工可以设置自己的日程安排的读者,以便别人知道自己的安排;也可以将自己的日程安排权限开放给指定的人,以便别人替自己安排工作。
此模块包含的功能有:
读者设置、代办设置、日程安排、综合查询和日历查看。
2.1.2.1读者设置
由当前用户通过组织机构选择可以查看自己日程安排的人员。
也可以将已经具有查看权限的人员从读者中去掉。
用户点击读者设置链接后,弹出组织机构框,选择组织机构后,按职位显示该组织下的所有人员,选择被授权的人员,加入到读者组中,即实现对被选择人员的授权。
用户点击读者设置链接后,弹出组织机构框,从被授权人员中去除选定人员,即实现对该读者的删除。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,工作安排,读者设置,选择部门,选择人员,设为读者。
输出:
设置成功/失败提示。
2.1.2.2代办设置
由当前用户通过组织机构选择可以代自己安排日程的人员。
也可以将已经具有代办权限的人员从代办人员中去掉。
用户点击代办设置链接后,弹出组织机构框,选择组织机构后,显示该组织下的所有人员,选择被授权的人员,加入到代办组中,即实现对被选择人员的授权。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,工作安排,代办设置,选择部门,选择人员,授权。
输出:
授权成功/失败提示。
2.1.2.3工作安排
当前用户给自己或授权代办的人安排日程。
对于已经安排的日程,可以进行编辑和删除。
可以根据日期查询某一天的安排,也可以查询某一个月中有安排的日期。
第6页共34页
此功能包含的操作有:
添加安排、删除安排、修改安排、查询一天安排、按月查看安排。
2.1.2.3.1添加安排
当前用户点击新建,进入日程安排内容录入界面,设置提示内容和时间安排。
提交前可进行时间冲突检查,有冲突时将提示用户。
角色权限:
公司所有员工
输入:
点击个人办公,工作安排,日程安排,新建,输入提示内容、时间安排。
输出:
添加日程安排成功/失败提示。
2.1.2.3.2修改安排
当前用户可以在查询出日程安排后,点击一条具体的日程安排,可以进行修改。
提交前进行时间冲突检查,有冲突时将提示用户。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,工作安排,日程安排,修改,输入修改内容、时间安排。
输出:
修改日程安排成功/失败提示。
2.1.2.3.3查询一天安排
当前用户可以录入条件查询自己录入的日程安排。
查询结果是一个列表,可以点击具体的日程安排进行修改和删除。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,工作安排,日程安排,查询,输入查询日期。
输出:
被查询的日程安排。
如有修改、删除则提示修改、删除日程安排成功/失败提示。
2.1.2.3.4按月查看安排
当前用户可以点击“按月”按钮,根据日期框中的日期显示给定月份的日期,对于有安排的日期,用红色突显出来。
点击每一个日期,可以进入查看该日期所有安排的界面。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,工作安排,日程安排,查询,按月,输入查询日期。
第7页共34页
输出:
被查询当月的所有日程安排并将有安排的日期用红色标识。
2.1.2.4条件查询
综合查询是根据用户录入的查询条件,找出所有符合条件的安排。
可以点击具体一条安排查看其具体信息。
综合查询的条件可为按工作授予人、按工作授予日期、按被授予人来作为查询条件。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,工作安排,日程安排,查询,输入查询条件。
输出:
返回被查的日程安排。
2.1.3名片夹
员工对自己的通讯录进行管理。
可设置私有或共享。
可直接点击发邮件。
此模块包含的功能有:
名片夹分类、个人名片夹。
名片夹内容包括:
人员姓名、所属部门、职位、联系方式。
2.1.3.1名片夹分类
员工可以对自己的名片夹的分类进行维护。
此功能包含的操作有:
添加名片夹分类、修改名片夹分类、删除名片夹分类
名片夹分类中有一个名为“我的名片夹”的分类,不可删除,而自己的名片只可放在
“我的名片夹”中。
2.1.3.1.1添加名片夹分类
员工为便于管理自己的名片夹,建立自己的名片夹分类。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,名片夹,名片夹分类,添加分类。
输出:
在名片夹分类中显示新添加的名片夹。
2.1.3.1.2修改名片夹分类
员工可以选择一个自己的名片夹分类,进行重新命名。
角色权限:
公司所有员工。
第8页共34页
输入:
点击个人办公,名片夹,名片夹分类,重命名。
输出:
显示被重命名的名片夹的新名字。
2.1.3.1.3删除名片夹分类
员工可以选择一个自己的名片夹分类,进行删除。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,名片夹,名片夹分类,删除。
输出:
删除名片夹成功/失败提示。
*被删除分类下的名片的分类自动归为“我的名片夹”。
2.1.3.2个人名片夹
个人名片夹的功能是员工维护自己的联系人。
此功能包含的操作有:
查询名片、添加名片、修改名片、删除名片、查看名片。
2.1.3.2.1查询名片
员工可以录入条件查询自己的名片。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,名片夹,个人名片夹,查询。
输出:
将员工所拥有的所有名片按名片夹类型分类显示。
*并可点击所查询的名片,将显示其详细信息。
2.1.3.2.2添加名片
员工添加自己的名片。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,名片夹,个人名片夹,添加。
输出:
添加名片成功/失败提示。
若已有名片则提示已有名片,不可重复提交。
2.1.3.2.3修改名片
员工可通过查询,修改选择的自己的名片。
对于别人的名片不能修改。
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角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,名片夹,个人名片夹,修改。
输出:
修改名片成功/失败提示。
2.1.3.2.4删除名片
员工可通过查询,删除选定的自己的名片。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,名片夹,个人名片夹,删除。
输出:
删除名片成功/失败提示。
2.1.3.2.5移动名片
员工可以将名片从一个分类移动到另一个分类中。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,名片夹,个人名片夹,查询,选择查询出的名片,移动。
输出:
移动名片成功/失败提示。
2.1.4公司通讯录
系统管理员维护整个公司的组织机构和联系方式,公司人员可以查询通讯录并导出到Excel文件。
2.1.4.1查询通讯录
员工可以录入条件查询本公司的人员通讯录。
可以通过点击树状结构的组织架构图查询。
显示内容为员工号、员工姓名、所属部门、联系方式。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,公司通讯录,查询,输入查询条件。
输出:
显示符合查询条件的公司员工通讯录。
第10页共34页
2.1.4.2导出通讯录
员工可以将查询到的人员通讯录导出到Excel文件中,利用Excel的另存为功能保存为XLS或TXT等格式文件。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,公司通讯录,查询,输入查询条件,导出,选择导出格式。
输出:
通讯录导出成功/失败提示。
2.1.5待办事项
列出所有传送给当前用户但该用户尚未签收处理的工作、收到留言、日程安排。
待办事项模块包括的功能有:
待办工作清单。
待办事项包括工作发出人、收到人、工作发出时间。
2.1.5.1待办工作清单
列示出来每个员工的待办工作。
按日期从新到旧的顺序排列。
首页上只显示5条记录,更多的记录需进入待办工作总清单进行处理。
对于工作流类的处理事务,用户可以点击待办工作名称进入具体的工作处理页面。
此功能包含的操作有:
工作台待办工作清单、待办工作总清单、新增待办工作、删除待办工作。
2.1.5.1.1查看待办工作清单
显示当前用户需要处理的工作。
可以通过点击更多进入待办工作总清单处理。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,待办工作清单,待办工作清单。
输出:
显示工作台待办工作清单。
*点击更多可以显示待办工作总清单。
也可以按工作完成与未完成来进行查询。
2.1.5.1.2删除待办工作
对于待办工作总清单上的工作,可以进行删除。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
点击个人办公,待办工作清单,删除待办工作。
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输出:
待办工作删除成功/失败提示。
2.1.5.1.3完成待办工作
员工可以在待办工作清单中选中已完成的工作,将其标注为已完成。
2.2在线信息
指利用系统短消息功能发送的通知。
用户点击在线信息后,弹出新窗口显示该信息的详细内容。
在查看信息的页面可以选择已阅,对于已阅的在线信息不再显示。
此模块包含的功能有:
草稿箱、已发送、未阅留言、全部留言。
在线信息包括消息发出人、收件人、消息发出时间、消息是否发送、消息是否已读。
2.2.1.1草稿箱
保存自己起草的还没有发送出去的短信息。
此功能包含的操作有:
新建留言、修改留言、删除留言、查询留言。
2.2.1.1.1新增留言
向别的用户发出一个新的在线消息。
支持群发。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
个人办公,在线信息,草稿箱,新建。
输出:
显示新建留言。
如不成功,显示提示。
*新建留言若为发送则存入草稿箱,发送成功存入已发信息。
2.2.1.1.2修改留言
在查询结果中选择一条留言,点击名称可进入具体内容修改。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
个人办公,在线信息,草稿箱,选择留言,修改。
输出:
留言修改成功/失败提示。
第12页共34页
2.2.1.1.3删除留言
在查询结果中选择一条留言,可以进行删除。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
个人办公,在线信息,草稿箱,选择留言,删除。
输出:
留言删除成功/失败提示。
2.2.1.1.4查询留言
当前用户录入条件,查询符合条件的还没有发出的留言。
角色权限:
公司所有员工。
输入:
个人办公,在线信息,草稿箱,输出查询条件,查询。
输出:
返回查询符合
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