档案室制度牌.docx

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档案室制度牌

档案管理岗位职责

一、忠诚和热爱档案事业，对档案工作尽职尽责，认真贯彻执行《档案法》及党和国家档案工作的方针、政策，结合本公司实际情况，提出具体执行意见和落实措施。

二、负责拟草本公司档案工作的有关规定和办法；并组织指导公司所属各单位档案室制定档案工作细则和管理制度。

三、负责组织档案人员的业务学习和开展有计划的培训工作，逐步实现档案干部队伍年轻化、知识化和专业化，提高档案干部的业务水平，推动档案工作向科学化发展。

四、负责对公司所属单位档案工作进行业务指导、监督和检查，搞好档案室各项工作，积极提供利用。

五、协同计划部门把档案工作纳入计划管理之内，会同有关部门和人员把档案的积累、归档等工作列入部门和个人的职责范围。

六、集中管理公司总部的文书、科技、会计和音像档案，负责做好总部档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等具体工作。

七、对库存档案建立进出台账，定期检查，做到数据准确、账实相等。

八、根据档案管理期限表，做好档案的鉴定工作，提出销毁意见，做好提留档案材料的组卷、插卷等工作。

兼职档案人员职责

一、认真贯彻执行《档案法》、《档案法实施办法》和档案工作有关法律法规，认真执行集团公司档案管理的各种规章制度。

二、认真学习档案知识，熟悉本部门各种档案的归档范围。

执行保密制度，严守党和国家、企业的秘密。

三、认真做好本部门的文件材料、图纸、图表照片等的收集工作，并登记造册，做到收集齐全、完整，到第二年一季度内移交档案室，做到年年清。

证书、奖牌、奖状类等实物档案，可随到随归。

经常与档案室保持联系，接受档案工作方面的指导。

四、熟悉本部门工作职能、职权和所存文件材料内容，主动提供档案的利用工作，积极为本部门各项工作服务。

五、坚持借阅制度，无借阅手续，不允许任何个人或外单位借（查）阅文件材料、图纸、图表等档案，也不得将文件材料、图纸、图表等带回家。

六、保证归档文件材料的质量，严把文件材料的起草关，不得有复写纸、圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水书写或签发的文件材料，否则重抄复制。

文件资料归档制度

一、凡本单位在生产、经营和基本建设中形成的具有保护价值的文件材料（包括照片、录音、录像等声像材料）、合同、协议、图纸、图表、检测原始记录等均属归档范围。

二、因公外出人员获得的各类学术会议资料和开会带回的与企业有关的文件资料,交办公室登记后移交综合档案室归档，不得遗失和拒交。

三、会计档案和统计报表由会计、统计人员立卷、编目，完毕后在会计部门保存一年，再各综合档案室移交归档。

四、会议材料由会议主办单位在会议结束后将成套材料移交档案室归档。

五、文书处理部门与业务部门，应在次年三月份前将需归档的文件资料移交档案室，移交的档案资料应符合下列要求：

1、归档的文件材料不得用铅笔、圆珠笔、复写纸书写。

2、拟文稿必须有领导签发和加盖印章。

‘

3、归档的文件材料必须齐全完整，即：

批复、请示、正件、附件、印件、定稿等。

4、移交资料须有保存价值，重份或无保存价值的可不移交。

六、移交双方根据移交清册清点核对，并履行签字手续。

档案保管制度

一、对本公司所形成的各类档案实行集中统一管理原则，由档案室集中统一管理。

二.接收档案必须认真验收，并办理交接手续（一式两份），交接双方应在移交清册上签字，各保存一份备查。

三、档案室内不得堆放易燃、易爆、腐蚀杂物等，应经常保持室内清洁、干净，保持适宜的温度和湿度。

四、档案的排列应系统化。

做到有索引、目录。

排列上按档案年代和案卷编号顺序由上到下，从左到右入柜。

五、兰图装盒保管，底图应在不受挤压、不折、不受磨损的情况下保管，做到平放，案卷排列整齐、系统，便于查找。

六、每半年对档案安全进行一次检查，做好检查记录，发现破损、变质、字迹褪变等情况，及时抢救复制，同时清理一次数量。

七、建立档案管理制度，开展档案利用工作，为企业管理、基本建设等各项工作服务。

对外提供利用需经有关领导批准。

八.借阅档案，必须办理借阅手续，职工调离时，必须归还所借档案，经档案部门盖章后方可办理调动手续。

档案借阅制度

一、档案借阅要严格借阅手续，档案原则上在室内利用，如因工作特殊需要借出，应填写《借出档案登记表》，方可借出，借阅时间不超过52小时。

点交清楚，按期归还，期满后还需使用，应再续手续，归还时档案管理人员应详细检查后签收。

二、凡查阅不属于自己职能范围内的档案，必须经分管领导同意，查阅机密、绝密和党委、经营会议记录，则应经党、政领导同意，并限定查阅范围。

查阅科技档案，除形成该档案的部门负责人、经办人可直接利用外，其他人员须经有关负责人同意，设备档案归档后一般不准外借，特殊情况必须经分管领导批准。

三、凡借阅会计档案和统计报表，必须有会计和统计经办人陪同，或由经办人委托方可查阅，如需借出档案室必须经主管领导批准。

四、外来人员查阅档案，一律凭单位正式介绍信，经分管领导批准后，注明查阅范围，可在室内查阅，一律不准借出。

五、利用档案人员要严格遵守保密制度，注意爱护档案，不能涂改、画圈、打叉、增删、拆剪、抽页、调换、污损卷内文件，严禁公开档案内容，不得丢失、损坏或转借他人，如发现丢失，应立即向有关部门和档案室报告，如确认无法找回，借阅人员要填写“档案遗失报告书”，由领导批准后，办理遗失注销手续。

档案保密制度

一、必须坚决贯彻执行党和国家的保密制度，档案管理人员应随时提高警惕，保证档案绝对安全，维护党和国家及企业的机密。

二、档案管理人员要严格按《科技保密条例》、《公文保密规定》执行。

必须做到：

不在公共场所谈论档案内容；、不在私人通讯中涉及档案机密；不在私人笔记上记录档案机密；不得私抄、私印、私转、私存和向废品收购站出售档案资料，杜绝失泄密行为的发生。

三、保密档案实行专人负责，专柜保存，绝密文件、图纸资料和会计档案只限于主管领导和指定的经办人员查阅，其他人员查阅时必须经主管领导批准，并严格执行档案的借阅制度。

四、未经许可，任何单位和个人不得对档案材料、图纸、图表进行复制、拍摄，更不许涂改、伪造、撕毁、丢失或出卖档案材料。

违者根据情节轻重予以处罚。

五、档案管理人员应忠于职守，严禁非档案人员进入档案室，注意关好门窗，定期对各类档案进行检查，做好节、假日档案安全保卫工作。

六、按照上级规定，及时调整密级，扩大利用和交流范围。

档案库房管理制度

一、档案库房应远离高温、易燃、易爆和有害物体，室内严禁堆放杂物，保持室内清洁干净和适合和温度湿度。

二、库房做到八防，即：

防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防鼠、防虫、防尘。

三、档案人员应定期对库房安全即：

消防设备、电器电源、房屋门窗等情况进行检查，发现异常及时处理。

加强节假日保卫安全工作。

四、非本单位工作人员未经许可不得擅自进入档案库房，本单位工作人员查阅档案也应按照查阅制度进入库房查阅档案，并做好登记。

五、库房、办公室、阅览室实行三分开制度。

库房钥匙由档案管理人员专人保管，档案人员离开库房应随手关门，确保档案库房的安全。

六、做好库房内外的清洁卫生，按照规定切实做好库房温湿度的调节，对档案柜架、设备要定时维护保养，发现问题及时处理。

档案工作统计制度

一、认真执行国家档案局在全国范围内实行统一的档案工作统计制度的要求，从不同角度揭示说明本单位档案的数量与状况，按时准确上报，为各级领导了解情况、指导工作、科学地管理提供可靠的数据。

二、档案统计包括档案人员基本情况、各种档案管理基本情况、档案增减、收进、移交等。

二、建立档案的收进、移出、保管、鉴定、借阅、利用效果等情况的统计台帐，档案的收进、移交都要交接清楚，认真填写登记簿。

三、对档案的接受、移出、整理、鉴定数量损坏数，一般情况每年进行一次统计，工作需要时随时统计。

四、详细记载档案的借、查阅情况，每年进行一次档案借、查阅统计，内容包括人次、卷次。

五、每年定期完成档案的统计工作，按时上报档案工作基本情况表。

六、统计人员必须本着实事求是的精神，认真负责地进行统计，要求准确无误、不得谎报、虚报。

档案鉴定销毁制度

一、根据国家档案局关于档案保管期限规定原则和标准，结合本公司实际制定档案保管期限表，确定档案价值，划分保管期限，并对超过保管期限的档案予以清理鉴定，一般5—10年清理一次，对确无保存价值的档案进行清理销毁；对尚有保存价值的档案经审查后重新立卷、归档。

二、档案的鉴定工作由本公司鉴定领导小组负责，鉴定领导小组由分管领导、专业技术人员和档案管理人员组成。

三、清理到期档案时，除档案员外，档案鉴定工作小组要有两名以上成员参加，且必须有一名鉴定工作小组的负责同志。

四、销毁档案时应本着“销毁从严、保存从宽”的原则，在进行鉴定时，应逐卷、逐张详细审查，确定是否销毁或保留。

五、鉴定结束后，对应销毁的档案拟出销毁清册，提出销毁报告，经主管领导和财务领导批准后执行，并根据要求，报上级主管机关备案。

六、档案销毁办法采用焚烧法或送造纸厂进行搅拌，但销毁人员必须亲自看到搅拌完全方可离开。

七、销毁档案时，要防止档案遗失和泄密，至少二人在场监督销毁。

必要时可请保卫部指定一人共同参与销毁。

八、档案销毁后监销人员必须在销毁清册上签字，并注明销毁时间、地点。

九、销毁清册要作为资料长期保存，防止丢失，以备查考。