智慧学工系统功能需求.docx
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智慧学工系统功能需求.docx
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智慧学工系统功能需求
“智慧学工”系统功能需求
智慧学工系统功能需求
智慧学工系统学工处功能包括:
学生教育、奖勤助贷、学生发展、宿舍管理、国防教育、创业教育
宿舍管理:
一、日常管理
包括:
卫生检查、宿舍违纪两个版块
1.卫生检查
(1)宿舍管理员:
通过移动端或者PC端及时录入本楼各宿舍成绩(可上传宿舍图片)。
(2)学生:
实时查询本宿舍卫生成绩。
(3)班主任:
实时查询本班级所有宿舍卫生成绩。
(4)二级学院辅导员:
根据自设条件筛选并实时查询本学院所有班级宿舍卫生成绩。
(5)学生工作处(院领导):
根据自设条件筛选并实时查询学院所有班级宿舍卫生成绩,并可修改学生宿舍卫生成绩。
注意点:
日常检查成绩可自动推送给学生及相关人员。
2.宿舍违纪
(1)宿舍管理员:
通过移动端或者PC端及时录入本楼各宿舍、学生个人违纪信息。
(2)学生:
实时查询本人以及本宿舍违纪信息。
1.
2.基本信息
(1)宿管员:
实时查询本楼宇各宿舍学生名单、宿舍数、床铺数、空床位信息,并可以修改调整本楼学生宿舍床铺号、宿舍编号。
(2)班主任:
根据自设条件筛选并实时查询所有宿舍学生名单、宿舍数、床铺数、空床位信息,只可以修改调整本班级学生宿舍床铺号、宿舍编号。
(3)二级学院辅导员:
根据自设条件筛选并实时查询所有宿舍学生名单、宿舍数、床铺数、空床位信息,只可以修改调整本学院学生宿舍床铺号、宿舍编号。
(4)学生工作处(院领导):
根据自设条件筛选并实时查询所有宿舍学生名单、宿舍数、床铺数、空床位信息,可以修改调整所有学生宿舍床铺号、宿舍编号。
注意点:
学生发现宿舍信息有误时,可直接将问题反馈给宿舍管理科
2.宿舍日志
(1)宿管员:
实时填写记录本楼学生出现异常情况,并实现推送给班主任。
(1)班主任:
实时填写或查询本班级所有宿舍的工作内容,用于宿舍日常教育记录。
(2)二级学院辅导员:
实时填写或查询本学院所有宿舍的工作内容,用于宿舍日常教育记录。
(3)学生工作处(院领导):
实时填写或查询全院所有宿舍的工作内容,用于宿舍日常教育记录。
三、文化建设
包括:
文明宿舍、宿舍文化活动室
1.文明宿舍
(1)学生:
实时查看本宿舍是否为文明宿舍。
(2)班主任:
实时查询本班级文明宿舍数、文明宿舍比例。
(3)二级学院辅导员:
根据自设条件筛选并实时查询本学院文明宿舍数、文明宿舍比例。
(4)学生工作处(院领导):
根据自设条件筛选并实时查询全院文明宿舍数、文明宿舍比例。
注意点:
文明宿舍每学期末生成一次,根据一学期该宿舍卫生检查成绩平均值大于等于95,且该宿舍本学期无严重违纪行为。
2.宿舍文化活动室
(1)学生:
实时查询宿舍文化活动室使用安排,并可线上提交申请。
(2)老师:
实时查询宿舍文化活动室使用安排,并可线上提交申请。
(3)文化活动室负责人:
实时查询宿舍文化活动室使用安排,并对使用申请予以审批。
注意点:
文化活动室设置刷卡机,实时记录学生进出记录。
四、宿舍服务评议
(1)学生:
每学期可对本楼宿管员进行一次评议;
(2)老师:
每学期可对负责本学院的宿管员进行一次评议;
(3)宿舍服务部及学生工作处(院领导):
根据自设条件筛选并查询每学期各宿管员评价分数;
注意点:
1.学生和老师对宿管员评议通过星级评议,最高五星;评议中可添加文字和上传图片;
2.评议分数根据星级的平均数,一星代表一分,总星数除以评价的人数;
创新创业教育
包括:
创业政策、创业资源库、创业项目申报管理、创业培训管理、创新创业导师库、创新创业咨询
1.创业政策
(1)学工处:
管理员权限,上传、更新、删除各级各类创新创业政策
(2)其他角色:
实时查看各类政策
2.创业资源库(借鉴教务处课程资源库建设)
(1)资源库建设者:
管理员权限,上传、更新、删除资源库资料
(2)其他角色:
实时学习查看各类资源
3.创业项目申报管理
(1)学生:
项目申报,填写项目资料,上传创业计划书,营业执照等,实时查看申报进度
(2)班主任:
对申报项目资料真实性进行初审,实时查看本班所有申报项目申报状态
(3)二级学院:
对申报项目进行初评,优秀项目推荐学院评审,实时查看本学院所有申报项目申报状态
(4)学工处:
对申报项目进行终评,优秀项目推荐各级各类创业大赛等,实时查看学院所有申报项目申报状态
注意点:
每个环节结束后自动推送信息到下一个环节负责人
4.创业培训管理
(1)学生:
系统创业能力素质测评后填报培训申请,实时查看申请进度
(2)二级学院:
对申报学生进行审核,实时查看本学院所有学生申请状态
(3)学工处:
对培训过程进行考勤(借鉴云课堂、需要每次具体的考勤记录)和考核,填写考核成绩,实时查询所有参加学生状态
注意点:
学生申请时系统自动判定培训时间是否与自身课表时间冲突
国防教育
包括:
国旗班管理、兵役登记与征兵管理
1.国旗班管理
(1)学生:
填写申请书,实时查看申请进度;国旗班活动参加申请
(2)班主任:
实时查看本班所有申请学生状态
(3)二级学院:
实时查看本学院所有申请学生状态
(4)学工处:
对国旗班进行筛选和考勤,国旗班学生活动记录,实时查询所有学生状态
2.兵役登记
(1)学生:
在全国征兵网兵役登记或者应征报名后导出表格,上传系统,并填写全国征兵网的兵役登记地,如仅兵役登记则流程结束,如应征报名则推送班主任初审,填写在校表现
(2)班主任:
实时查看本班所有学生兵役登记状态并填写应征报名学生在校表现
(3)二级学院:
实时查看本学院所有学生兵役登记和应征报名状态
(4)学工处:
实时查询全院所有学生兵役登记和应征报名状态,录入学生体检、政审、定兵和退役复学情况
奖勤助贷
包括:
贫困生认定、奖助学金申请、勤工助学、寒暑假主题教育活动
1.贫困生认定
(1)学生:
学生可以填写个人信息并申请贫困生认定,个人信息包括字段有:
个人基本信息:
姓名、性别、班级、专业、出生日期、民族、政治面貌、班主任姓名、班主任联系方式、生源地区、家庭住址、家庭邮编、毕业中学、身份证号码、QQ号、微信号、考生号、曾用名、籍贯、银行账号。
(红色标注的字段为下拉框选择,其余为学生手动输入。
)
家庭户口:
城镇户口或农村户口(学生二选一)
贫困类型:
孤儿、低收入家庭、因病致贫、困难归侨、品学兼优、残疾学生、单亲家庭、五保户、低保户、农村低保户、残疾人子女、建档立卡、父母丧失劳动能力、军烈属或优抚子女、农村特困供养、因灾致贫、其他。
(每种贫困类型都需要下拉框确认是否)
家庭情况:
家庭人口数、家庭年收入、家庭人均年收入、家庭成员、父母工作单位、父母健康情况、赡养老人类型、赡养老人健康情况、多子女家庭、多子女家庭健康情况、本人健康状况、家庭收入情况、家庭遭遇自然灾害、影响家庭经济状况的因素。
上传附件:
学生可以上传贫困生证明材料,建档立卡证明、门诊病历、住院费用明细清单等材料的复印件。
学生信息填写不全,不能进行提交。
(2)班级评议小组:
对申请学生的实际生活中消费水平进行评价。
(3)班主任:
对申请学生的信息进行查询、核对、审批、确定学生困难等级、给出审批意见、不同意原因。
系统记录操作时间。
(4)辅导员:
对各二级学院申请学生的信息进行查询、核对、审批、二级学院审批意见。
系统记录操作时间。
(5)资助中心:
可以按条件查询全院所有学生信息,以及班主任和辅导员的审批意见,并进行审批,导出Excel表格的学生信息,学生申请权限的开关。
2.奖助学金申请(国家奖学金、国家励志奖学金、国家助学金、唐荆川奖学金、扬子餐饮奖学金、扬子餐饮助学金、少数民族励志奖学金、临时特殊困难补助申请审批功能)
(1)学生:
各类奖助学金以及困难补助的申请,需要系统自动识别该生是否具有申请资格,不具备申请资格的学生不能进行网上申请。
(2)班主任:
对申请学生的信息进行查询、核对、审批、给出审批意见、不同意原因。
系统记录操作时间。
(3)辅导员:
对各二级学院申请学生的信息进行查询、核对、审批、给出审批意见、不同意原因。
系统记录操作时间。
(4)资助中心:
可以按条件查询全院所有学生信息,以及班主任和辅导员的审批意见,并进行审批,导出Excel表格的学生信息,学生申请权限的开关。
学生申请的表格最终能打印出纸质版申请表。
3.勤工助学
(1)全院用工部门:
用工部门可以进行用工单位申请。
(2)人事处:
审批用工单位申请。
给出审批意见、不同意原因。
(3)学院领导:
审批用工单位申请。
给出审批意见、不同意原因。
确认每月学生勤工助学酬金,网上审批酬金发放。
(4)学生:
可以申请勤工助学岗位,系统自动带出学生个人信息,是否贫困生、上学期成绩。
日常工作时间签到,系统自动识别该生是否具备申请条件。
不符合申请条件的不能进行网上申请。
(5)班主任:
对申请学生的信息进行查询、核对、审批。
给出审批意见、不同意原因。
系统记录操作时间。
(6)辅导员:
对申请学生的信息进行查询、核对、审批。
给出审批意见、不同意原因。
系统记录操作时间。
(7)学工处:
审批用工单位申请、学生勤工助学申请,导出用工单位和申请学生的全部信息,查看学生签到,统计每个学生每月工作时间,计算学生每月酬金。
能从系统直接打印学生酬金表。
可以发起下推流程,实现学生酬金发放网上审批流程。
用工单位申请、学生申请权限的开关。
4.寒暑假主题教育活动
(1)学生:
申请参加活动,系统自动带出学生信息,申请结束后能打印出纸质版申请表。
活动结束后学生可以上传活动照片、视频、心得体会、活动总结。
(2)班主任:
对申请学生的信息进行查询、核对、审批。
给出审批意见、不同意原因。
系统记录操作时间。
(3)辅导员:
对申请学生的信息进行查询、核对、审批。
给出审批意见、不同意原因。
系统记录操作时间。
(4)资助中心:
对申请学生的信息进行查询、核对、审批。
给出审批意见、不同意原因。
审批通过的学生可以直接打印出申请表。
学生申请权限的开关。
学生发展(心理)
包括:
咨询预约、心理普测、每月一报、突发危机事件、特殊学生档案
1.咨询预约
主要实现:
咨询预约、咨询签到、咨询反馈、咨询记录、咨询数据汇总、形成咨询报告
(1)学生:
A、咨询预约(查看一学期咨询服务安排,具体包括咨询时间、咨询地点、咨询师、咨询师介绍等信息);B、咨询签到;C、咨询服务评价及其投诉
(2)老师:
A、提出咨询师申请;B、咨询预约;C、咨询签到;D、咨询服务评价及其投诉
(3)咨询师:
A、及时接收到咨询预约信息,包括学生班级、姓名、电话及咨询需求;B、咨询签到;C、填写咨询记录-可插入具体的咨询表格;D、应急事件推送中心
(4)心理中心:
A、审核咨询师申请;B、审核咨询安排计划;C、审批咨询计划调整申请;D、实时接收到“向多个咨询师咨询的学生”名单,并反馈;E、实时接收投诉信息;F、实时监控咨询记录动态
(5)学生工作处(院领导):
根据自设条件筛选并实时查询学院所有咨询情况。
注意点:
(1)所有咨询记录只能本人、中心特定人员查看,如果涉及高管理层需要查阅,则需要咨询师授权
(2)可自动生成咨询师排班计划
2.心理普测
主要实现:
系统对接、问卷发放、数据分析、名单推送、信息推送、对象分类、报告形成
(1)学生:
A、登入系统,进行心理测评;B、接收到邀约信息
(2)班主任:
A、查看学生测评进度;B、收到整体班级测评报告;C、收到预警学生名单;D、填写预警学生初期谈话记录及其评估
(3)二级学院:
A、查看学生测评进度;B、接收二级学院预警学生名单及其班主任评估情况;C、预警学生情况分类(可选择)及其评估;D、自动推送上级领导部门
(4)中心:
A、查看到二级学院整体进度;B、接收预警学生名单;C、对二级学院推送的名单进行评估与反馈;D、最终结果自动推送上级领导部门
(5)学生工作处(院领导):
根据自设条件筛选并实时查询学院所有普测情况。
注意点:
(1)系统对接,如不能对接,则可导入相关数据信息;
(2)批量推送、批量操作;
(3)二级学院、中心可设置推送信息内容;
(4)学生测评结果不可自行查看;
(5)班主任只可在系统进行查看学生的测评报告,不可导出或者是只可导出汇总表;
(6)自动形成数据报告。
3.每月一报(上报特殊学生)
主要实现:
定时提醒、自动关联、汇总上报
(1)心理辅导员:
填写每月报告,进行推送
(2)二级学院领导:
审核、批示、推送
(3)中心:
接收、反馈;形成汇总材料,推送上级领导部门
(4)学生工作处(院领导):
接收每月情况报告,并可根据自设条件筛选并实时查询学院所有特殊学生建档情况
注意:
(1)如有上报学生,自动增加至特殊学生档案库中;
(2)固定模板,定时提醒;
(3)形成每月报告上报领导;
(4)形成整体数据报告
4.突发危机事件
主要实现:
形成危机干预小组、固定模板、追踪记录、形成完整报告
(1)班主任:
可发起并填写谈话记录及上传相关资料
(2)二级学院:
填写干预记录及上传相关材料,如果不是班主任发起,则主动推送至班主任
(3)中心;给予中心建议反馈二级学院、上报上级部门
(4)相关部门:
填写干预记录
(5)学生工作处(院领导):
根据自设条件筛选并实时查询学院所有突发事件情况、填写反馈意见。
注意:
(1)自动关联相关部门,实时推动
(2)学工处领导选择关联部门
(3)形成干预报告
(4)干预过程以时间节点排序,可不断增加记录
(5)干预结束,存档
(6)参与人员都能看见事件的发展情况
5.特殊学生档案
主要实现:
名单对接、追踪记录、每月提醒、固定模板
(1)班主任:
可定期输入谈话记录及上传相关资料
(2)二级学院:
定期评估学生心理状态及上传相关资料
(3)中心;定期评估学生心理状态及上传相关资料
(4)学生工作处(院领导):
根据自设条件筛选并实时查询学院所有特殊学生建档情况。
注意:
(1)拥有每月定时提醒功能,逐级提醒(类似财务报销);
(2)可对接心理普测里面的预警学生(A、B类)名单;
(3)当选择无需关注时,可以不再每月提醒;
(4)可以自行设置提醒时间;
(5)形成数据报告;
(6)可导出PDF格式个人档案,具体信息可以自行选择或是设置基本格式,如有需要可增加其他字段
学生教育
包括:
学生请假、节假日去向、学生处分、学生处分评议、学工日志、新生报到、奖学金评定、先进个人申请、先进集体申请、调查问卷、主题教育活动、学生获奖等版块
1.学生请假
(1)学生:
学生登记请假信息
(2)班主任:
审核确定审批意见
(3)二级学院:
审核确定审批意见
(4)学工处:
审核确定审批意见
注意点:
(1)任课教师:
请假结果推送至任课教师,设置该生为请假状态;
(2)宿舍管理员:
请假结果推送至宿舍管理员,设置该生为请假状态;
(3)学生家长:
请假结果推送至学生家长,告之该生处于请假状态;
(4)3天(含)以内由班主任审批、2周内(含)由二级学院审批;2周以上由学工处审批。
2.节假日去向
(1)学生:
学生在假期前进行登记
(2)班主任:
可以查看学生登记情况、登记学生返校情况
(3)二级学院:
可以查看学生登记情况、查看学生返校情况
(4)学工处:
可以查看学生登记情况、查看学生返校情况
(5)院领导:
可以查看学生登记情况、查看学生返校情况
注意点:
班主任登记返校情况后,可以在晚上21:
30前推送给二级学院。
3.学生处分
(1)辅导员:
辅导员登记受处分的学生,推送给二级学院党政领导
(2)二级学院党政领导:
审批
(3)学工处:
审批
(4)院领导:
审批
注意点:
(1)警告、严重警告、记过三个处分由二级学院处理;留校察看、开除学籍推送至学工处和院领导;
(2)需提供佐证处分的佐证材料;
(3)处分结果推送至二级学院、班主任、学生本人、学生家长。
4.学生处分评议
(1)学生:
学生申请处分评议
(2)班长:
班级评议
(3)班主任:
定期填写联系学生记录、联系学生家长记录、审核意见
(4)二级学院:
审批
(5)学工处:
审批
注意点:
(1)班长组织班级代表评议,班长输入评议记录;
(2)记过及以下处分只需要班主任审核,二级学院审批;
(3)留校察看由学工处审批;
(4)评议结果要推送学生、班主任、二级学院;
(5)评议需提供联系记录证明;
5.学工日志(记录学生工作、突发事件等信息)
(1)班主任:
班级学生工作日志登记
(2)二级学院:
二级学院学生工作日志
(3)值班辅导员:
值班情况记录
注意点:
(1)值班辅导员含行政值班人员和二级学院安排的班主任值班
(2)记录的突发事件要能够自动推动到上一级负责人处。
6.新生报到
(1)学生:
新生核对完善个人基本信息;阅读入学前的教育材料;提交调查问卷;填写个人报到信息;
(2)班主任:
安排宿舍;
(3)二级学院:
领导查阅报到登记情况;
(4)学工处:
领导查阅报到登记情况;
(5)院领导:
领导查阅报到登记情况;
注意点:
班主任可以根据具体报到情况,修改学生报到信息;
7.奖学金评定
(1)班主任:
完成基础性素质测评、生成奖学金;
(2)二级学院:
汇总统计获奖学生名单;
(3)学工处:
汇总统计获奖学生名单;
注意点:
评奖结果推送给学生本人、学生家长。
8.先进个人申请
(1)学生:
学生按条件申请各类奖项
(2)班主任:
班主任审核确定审批意见
(3)二级学院:
二级学院审核确定审批意见
(4)学工处:
学工处审核确定审批意见
注意点:
评奖结果推送给学生本人、学生家长
9.先进集体申请
(1)班长:
学生按条件申请奖项
(2)班主任:
班主任审核确定审批意见
(3)二级学院:
二级学院审核确定审批意见
(4)学工处:
学工处审核确定审批意见
注意点:
需要提交佐证材料。
10.调查问卷(或自我发展测评)
(1)学生:
填写内容
(2)班主任:
查看统计汇总结果
(2)二级学院:
查看统计汇总结果
(4)学工处:
查看统计汇总结果
注意点:
(1)学生做完调查问卷,不需要看到结果;
(2)学生做完自我发展测评,可以看见雷达图,即测评结果,分步填写三年各阶段的发展目标;学生还可以看到分项平均值;
11.主题教育活动管理
(1)二级学院:
发起活动;查看统计汇总活动开展情况和活动评价情况;
(2)学生:
学生针对活动进行申报;并进行活动签到;活动结束后进行活动评价;
(3)学工处:
查看统计汇总活动开展情况和活动评价情况;
12.学生获奖
(1)教职工:
带队老师导入各类参赛获奖;
(2)班主任:
导入部分学生获奖;查看统计汇总学生获奖情况;。
(3)二级学院:
查看统计汇总学生获奖情况;
(4)学工处:
查看统计汇总学生获奖情况;
(5)院领导:
查看统计汇总学生获奖情况;
注意点:
(1)获奖需要提交证明材料,发文或者证书;
(2)导入时需要有以下字段:
获奖时间、获奖类别、认定等级、奖项名称、参与形式、主办单位、奖励金额。
(3)部分学生无指导老师由班主任导入。
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