医药零售版helpnet.docx
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医药零售版helpnet
医药零售管理系统
培训手册
北京浪潮佳软信息技术有限公司
BeijingInspurJustsoftInformationTechnologyCo.Ltd.
第一部分前期准备
一、软件操作流程------------------------------------------------------------2
二、准备基础数据和业务数据---------------------------------------------3
三、系统运行前的检查------------------------------------------------------4
四、系统登录------------------------------------------------------------------5
五、新建账套------------------------------------------------------------------7
第二部分基础数据准备
一、系统登录------------------------------------------------------------------9
二、商品信息-----------------------------------------------------------------11
三、供应商信息--------------------------------------------------------------13
四、岗位信息-----------------------------------------------------------------15
五、职员信息-----------------------------------------------------------------16
六、库房信息-----------------------------------------------------------------17
七、货架信息-----------------------------------------------------------------18
八、设置操作用户-----------------------------------------------------------19
第三部分期初数据准备
一、设置零售价--------------------------------------------------------------21
二、录入期初数据-----------------------------------------------------------22
第四部分业务流程
一、企业、药品首营审批--------------------------------------------------24
二、填制采购订单-----------------------------------------------------------26
三、采购验收-----------------------------------------------------------------27
四、采购入库-----------------------------------------------------------------29
五、零售收款-----------------------------------------------------------------32
六、每日结账-----------------------------------------------------------------34
第一部分前期准备
一、软件操作流程
协力商霸“医药零售管理系统”安装完成后,就可以进行信息及业务的录入工作了,整个操作流程是紧密关联的,具体见如下操作流程图,希望您能在对软件进行操作时,以此图为参考,抓住每一个环节操作的要点,确保软件使用的顺畅性。
二、准备基础数据和业务数据
使用协力商霸“医药零售管理系统”软件的第一步是进行初始化信息的收集、整理及统计工作。
首先应对公司信息、供应商信息、库房信息、药品信息、职员信息以及会计科目等基本信息进行整理;其次是对库存商品、固定资产、现金银行、应收应付、待摊费用等项目的期初金额进行统计。
为了让用户对本软件有一个初步的认识,我们将用一个简单案例对整个流程进行说明,案例如下:
某药店使用协力商霸“医药零售管理系统”软件从事药品的零售业务,2003/12/31日期初及2004/1/1业务状况如下:
1、库存拜糖平10盒,成本价75元/盒,规格:
50mg*30片/盒,批号:
20030510;
2、库存脉通胶丸12盒,成本价9元/盒,规格:
0.4227g*100粒/盒,批号:
20031231;
3、2004/1/1从珠海联邦制药厂有限公司中山分厂采购阿莫仙干糖浆10盒,每盒11.5元,规格:
10g*10支/盒,批号:
20021231;
4、进行零售业务;
5、除上述业务外该药店无其他资产和负债。
信息收集好后即可进行协力商霸“医药零售管理系统”软件的相关操作,整个软件的操作流程如上图:
“配置服务器->创建帐套->录入基本信息->创建操作用户->期初建帐->给商品定价->业务录入->每日结帐(月结、年结)”。
只要清楚了这一条主线,使用起来就会得心应手了。
下面我们将按每一流程的先后顺序进行简要说明,具体操作方法请参考各功能模块详细内容。
第一步:
系统运行前检查
第二步:
创建帐套
第三步:
录入基本信息
第四步:
创建操作用户
第五步:
期初建帐
第六步:
给商品定价
第七步:
业务录入
第八步:
每日结帐(月结、年结)
三、系统运行前的检查
在启动客户端应用程序之前,应确保服务器上的SQLServer和IIS处于启动状态。
1.4.1.1检查SQLServer服务
操作步骤:
1.在服务器Windows的【开始】菜单中选择【程序】。
2.选择【MicrosoftSQLServer】应用程序组中的【Servicemanager(服务管理器)】。
3.在弹出的如上图所示的窗口中,将“Service(服务)”设置为“SQLServer”。
4.如果服务器图片上出现绿色小三角,表示“SQLServer”已启动。
否则单击"Start(开始/继续)"前面的
按纽,可启动"SQLServer"。
注:
选择了"Auto-startservicewhenOSstarts(当启动OS后自动启动服务)"后,启动操作系统时可自动启动"SQLServer服务"。
检查Internet信息服务
启动IIS后,各终端便可与服务器建立信息交换的通道了。
操作步骤:
1.在服务器Windows的【开始】菜单中选择【程序】。
2.在【管理工具】中选择【Internet服务管理器】。
3.在打开的【Internet信息服务】窗口中,打开左侧的"树",选择"默认WEB站点"。
4.如果工具栏上的按钮
处于反灰状态,则表示这个站点的IIS已正常启动了。
否则,点一下这个按钮便可启动了。
注:
IIS在启动操作系统时被自动启动。
如果由于IIS应用程序本身出现问题而未被启动,请重新启动IIS。
如果重新启动仍然失败,你必须卸载并重新安装IIS了。
四、系统登录
在进入账套管理器之前,您必须要先进行系统登录。
操作步骤:
1.在Windows主界面上依次执行【开始】→【程序】→【协力商霸.NET】→【账套管理器】,进入如图1所示的登录界面。
图1
◆第一次进入系统时首先进入的界面是设置服务器界面,需要确定服务器地址。
界面情况见下文。
◆服务器网址:
显示当前服务器的网址,可以通过点击次服务器网址对当前服务器网址进行修改。
◆修改服务器网址:
点击当前服务器网址进入设置服务器界面,设置服务器界面如下:
图2
◆填写服务器网址:
如果登录局域网中的一台服务器,可输入该服务器的机器名或IP地址。
如果登录互联网中的一台WEB服务器,可输入该服务器的IP地址或网址(如:
211.100.8.30或)。
◆测试连接:
验证该PC机与服务器的信息通道是否畅通。
填好服务器地址后,点"测试连接"按钮,如果反馈"连接成功"的信息,即表示您可与服务器正常通讯了。
建议:
在本机第一次连接服务器时,执行此操作。
如果提示"连接失败",可能是由以下原因引起的:
a.连接该PC机与服务器的网络硬件(网卡、网线等)出现故障。
b.检查PC或服务器上的操作系统,网络设置是否有问题,能否查找的对方的计算机。
c.服务器端的IIS是否正常启动,如果没有,请重新启动IIS。
如果重新启动仍然失败,需要考虑启动计算机或重新安装"Internet信息服务(IIS)"。
2.点击"确定"按钮,即可进入【账套管理器】主界面,如图3所示:
图3
五、新建账套
在本系统中,您可以根据需要建多套账。
操作步骤:
1.在【账套管理器】主控界面上,点工具栏的"新建"按钮,弹出"新建账套"对话框,如图1所示:
图1
◆账套名称:
给这个账套起一个名字。
注意,账套名不能重复。
◆账套类型:
系统账套的类型有医药总店类型。
◆账套管理员:
设置账套管理员用户及用户口令。
管理员的操作权限是为系统默认的,包括“基础信息”、“每日结账”和“账套工具”等模块。
◆记账日期:
定义这个账套的起始记账日期、月结日期和年结月份。
a.记账起始日:
输入该账套的起始记账日期,默认值为当前系统日期,可更改。
b.年结账月份:
输入每一会计年度的起始记账月份,默认值为1月,可更改。
c.每月结账日:
输入每月的结账日期,默认值为1,可更改。
系统要求用户每天都要做日结,使登录日期及记账日期依次顺推;到每月结账日这一天,做完日结操作后,系统会自动做月结;在每年的最后一个结账日,日结的时候系统除了自动做月结外,还自动做年结。
◆说明:
输入一些备注性的文字来说明这个账套。
2.输完各项账套信息,点"确认"按钮,系统开始建库,时间比较长,您要等待大约1分钟的时间。
3.当系统弹出"新建账套完成!
"的对话框后,点"确认"按钮,在"账套管理器"主控台上看到我们新建好的账套。
由于一些基础信息需要调用其他基础信息的数据,所以输入基础信息时最好依照以下顺序进行:
1.系统登陆;2.商品信息;3.供应商信息;4.岗位信息;5.职员信息;6.库房信息;7.货架信息。
系统登陆
商品信息
供应商信息
岗位信息
职员信息
库房信息
货架信息
第二部分基础数据准备
一、系统登录
在录入基础信息之前,您必须要先以管理员的身份进行系统登录。
操作步骤:
1.在Windows主界面上依次执行【开始】→【程序】→【协力商霸.NET】→【协力商霸.NET】,进入如图1所示的登录界面。
图1
这个界面只在这台机器第一次连接服务器时才会出现,以后启动该系统时,系统直接进入到第二步,除非您要登录到另外一台服务器上,否则不需重新设置服务器。
◆服务器网址:
将要登录的服务器的机器名或IP地址,详细设置方法请参看"账套管理器"的"系统登录"部分。
◆测试连接:
检测该终端与服务器连接是否正常,详细请参看"账套管理器"的"系统登录"部分。
2.点击"确定"按钮,即可进入"用户登录"界面,界面如图2所示:
图2
◆服务器网址:
显示您所连接的数据库服务器的机器名或IP地址。
如需登录其它服务器,请点此链接重新设置服务器。
◆账套名:
一个数据库服务器上可以建多个账套,在这里输入已经建好的帐套名。
◆用户名:
输入登录用户名。
◆用户口令:
输入登录用户的口令。
3.使用“管理员”用户,点击"确定"按钮,即可进入【系统管理控制台】,如图3所示:
图3
二、商品信息
输入商品信息的操作步骤
1)新增商品级别
在软件功能列表中选择“商品”,然后单击工具条中“级别”按纽,选择“新增级别”,出现级别信息框。
在编号后输入“1”,及名称“西药”,在说明处添入必要的说明文字,点“确定”保存。
图1
2)新增商品
请先选中“西药”,然后在工具栏中点击“新建”按钮,弹出如下商品输入窗口。
图2
3)输入商品的基本资料,输入时对于必须输入的信息,系统会相应给出提示。
拜糖平,规格:
50mg*30片,单位:
大单位—盒,中单位—瓶,小单位—片,批号:
20030510,以及条形码及产地等其他信息;
脉通胶丸,规格:
0.4227g*100粒/盒,单位:
大单位—盒,中单位—盒,小单位—粒,批号:
20031231,以及条形码及产地等其他信息;
阿莫仙干糖浆,规格:
10g*10支/盒,单位:
大单位—盒,中单位—盒,小单位—支,批号:
20021231,以及条形码及产地等其他信息;
各信息栏具体输入方法及说明详见“帮助文件”。
三、供应商信息
输入供应商信息的操作步骤
1)新增供应商
在软件功能列表中选择“供应商”,然后单击工具栏中“新建”按钮,弹出如下供应商输入窗口。
图1
2)输入所需供应商的基本资料,输入时对于必须输入的信息,系统会给出提示。
名称:
珠海联邦制药厂有限公司中山分厂,许可证编号,法人代表,联系电话等等其他信息;
由于本案例只涉及一家供应商,因此在输入供应商的基本信息时,没有进行分类,在实际应用中供应商最好进行分类;其它基本信息的输入本案例没有一一例举,详情可参阅“帮助文件”。
四、岗位信息
录入岗位信息的管理步骤
1)新增岗位:
在软件功能列表中选择“岗位”,然后单击工具栏中“新建”按钮,弹出如下岗位输入窗口。
2)输入岗位的基本资料,输入时对于必须输入的信息,系统会给出提示。
3)给所输入的岗位设置权限:
操作步骤:
a.点工具栏上的“权限管理”按钮,弹出如下岗位权限设置窗口。
b.双击需要设置权限的模块行
对于基础信息模块,则弹出如下窗口,以商品信息权限设置为例说明。
单击
处,弹出如下商品信息级别窗口,选择设置岗位权限的该商品信息的级别。
选择“确认”返回基础信息权限设置窗口。
则可以看到商品的查看权限、编辑权限都已被选中。
对于单据权限、查询权限、系统工具权限
双击后则查看权限、编辑权限、审核权限、红冲权限交替被全选中、全清除。
c.将该岗位所属的权限全部设置完毕,点“确认”按钮,保存设置结果。
五、职员信息
录入职员信息步骤
1)新增
先在功能列表中选择“职员”,然后在工具栏中点击“新建”按钮,便可弹出职员基本资料录入窗口,输入各项信息,最后按工具栏上的“保存”按钮结束新增职员操作。
在录入职员信息时,需要选择职员所在的岗位,该职员将继承所选岗位的所有操作权限。
职员信息概述了职员的基本情况,各信息栏填写要求与供应商信息的填写要求类似,这里不再重述。
六、库房信息
输入库房信息的操作步骤
1)新增库房
在软件功能列表中选择“库房”,然后单击工具栏中“新建”按钮,弹出如下库房输入窗口。
图1
2)输入库房的基本资料,输入时对于必须输入的信息,系统会给出提示。
本快速入门旨在简单说明软件的一般操作流程,所以在输入库房的基本信息时,没有进行分类,在实际应用中库房最好进行分类;其它基本信息的输入本案例没有一一例举,详情可参阅“帮助文件”。
七、货架信息
输入货架信息的操作步骤
1)新增货架
在软件功能列表中选择“货架”,然后单击工具栏中“新建”按钮,弹出如下货架输入窗口。
图1
2)输入货架的基本资料,输入时对于必须输入的信息,系统会给出提示。
本快速入门旨在简单说明软件的一般操作流程,所以在输入货架的基本信息时,没有进行分类,在实际应用中货架最好进行分类;其它基本信息的输入本案例没有一一例举,详情可参阅“帮助文件”。
八、设置操作用户
设置操作用户的步骤:
1)选择需要设为操作用户的职员,双击进入"职员基础信息"界面。
2)点工具栏上的"登录账号"按钮,弹出如下窗口。
◆用户名:
输入登录软件的用户名,可与职员名称不同,一般情况下建议用户名使用英文形式。
◆密码:
输入登录软件的用户密码。
◆确认密码:
重复输入密码,两次密码输入必须相同,否则系统不予确认。
◆删除本用户账户:
默认状态为"不选中(为
状态)"。
3)点"确认"按钮,保存用户设置信息。
这样该职员便可以这个用户名和密码来登录软件了。
以新用户登陆软件
设置零售价
录入期初信息
第三部分期初数据准备
以操作用户登陆系统
操作步骤:
1.在Windows主界面上依次执行【开始】→【程序】→【协力商霸.NET】→【协力商霸.NET】,进入系统登录界面,协力商霸系统的登录界面与录入基础信息时的登录界面一样,其操作方式与功能也一样,具体情况请参见“系统登录”中的介绍。
2.填写好服务器网址、账套名、用户名及用户口令。
3.点击“确定”按钮,即可进入“协力商霸.NET”主界面,在这个界面中,每个操作员所能看到的业务模块以及对每个业务模块的操作能力,取决于这个用户的操作权限,见下图。
由系统管理员负责注册新用户及对每个用户授权。
该案例中涉及如下业务:
某药房从珠海联邦制药厂采购阿莫仙干糖浆100盒,每盒进价11.5元,批号:
20021231;
以零售价每盒15元出售,故要设置零售价;为采购时计算进价方便,与现零售价作比对方便,不会出现进价比零售价高情况.
一、设置零售价
操作步骤:
1.用鼠标单击系统主界面【功能列表】中【价格管理】下的【零售调价单】,进入本模块的单据管理界面。
2.新开单据,使用“新开单据”按钮进行单据新开操作。
图1
3.填入“零售调价单”各信息栏目。
4.在子表的列表行中双击鼠标左键进入子表明细输入界面,界面如下图所示:
图2
5.保存并审核该“零售调价单”。
二、录入期初数据
由于我们的案例中只涉及期初库存,所以只录入“期初库存单”即可。
操作步骤:
1.用鼠标单击系统主界面【功能列表】中【期初管理】下的【期初库存单】,进入本模块的单据管理界面。
2.单击图右上角“新开单据”按钮,出现如图所示的界面:
图1
3.填入“期初库存单”各信息栏目。
4.在子表中双击鼠标,出现如图2所示的界面:
图2
在明细窗口中输入库存商品:
拜糖平10盒,成本价75元/盒,规格:
50mg*30片/盒,批号:
20030510;
库存脉通胶丸12盒,成本价9元/盒,规格:
0.4227g*100粒/盒,批号:
20031231;
5.保存并审核该“期初库存单”。
该案例中涉及如下业务:
从珠海联邦制药厂有限公司中山分厂采购阿莫仙干糖浆10盒,每盒11.5元,批号:
20021231;
零售拜糖平2瓶,每瓶80元;脉通胶丸5盒,每盒10元;
一、采购业务:
药品、企业首营审批
填制采购订单
采购验收
采购入库
二、零售业务:
零售收款
第四部分业务流程
一、企业、药品首营审批
企业首营审批操作步骤:
1.用鼠标单击系统主界面【GSP管理记录】中【药品购进管理】下的【首营企业审批表】,选定单据日期,完成单据中列出了该日期所有已保存的首营企业审批表,双击某首营企业审批表,可进入该首营企业审批表界面。
2.单击“新开单据”按钮,出现如下图1界面:
图1
3.填入首营企业审批表各信息栏目,本表格有许多必填项,如果不填系统在审核该单据时会提示需要填写某项。
4.信息填写完毕,按下界面上方相应功能按钮,可实现对该首营企业审批表的相应操作,经审批的供应商可以对其进行采购活动。
药品首营审批操作步骤:
1.用鼠标单击系统主界面【GSP管理记录】中【药品购进管理】下的【首营药品审批表】。
选定单据日期,完成单据中列出了该日期所有已保存的首营药品审批表,双击某首营药品审批表,可进入该首营药品审批表界面。
2.单击“新开单据”按钮,出现如下图1界面:
图1
3.填入首营药品审批表各信息栏目,本表格有许多必填项,如果不填系统在审核该单据时会提示需要填写某项。
4.信息填写完毕,按下界面上方相应功能按钮,可实现对该首营药品审批表的相应操作,经审批后该商品才可以进行采购。
二、填制采购订单
操作步骤:
1.用鼠标单击系统主界面【功能列表】中【采购管理】下的【采购订单】,进入本模块的单据管理界面,本业务单据为第一类业务单据。
2.单击右上角“新开单据”按钮,出现如下图所示的界面:
图1
3.填制采购订单各信息栏目.
4.在子表中双击鼠标,出现如图所示界面:
图2
从珠海联邦制药厂有限公司中山分厂采购阿莫仙干糖浆10盒,每盒11.5元,规格:
10g*10支/盒,批号:
20021231。
5保存并审核该“采购订
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