XX公司董事会资料管理办法.doc
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XX公司董事会资料管理办法.doc
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董事会资料的管理办法
0引言
为加强XX有限责任公司(以下简称公司)董事会资料的管理,确保资料的完整性、安全性,参照公司档案管理的有关规定,对董事会资料建立一会一档的管理办法,便于对其进行动态管理。
1适用范围
本办法规定了公司董事会资料的收集保管、分类整理、编号排架和归档的工作要求和方法。
本办法适用于公司董事会、专门委员会各类文件和资料档案的管理。
2管理职能
2.1基本形式
董事会资料归档管理,实行由公司董事会秘书领导,董事会办公室主管和归口的二级管理。
2.2管理职责
2.2.1负责制定、修改董事会资料归档管理办法,并组织实施。
2.2.2负责对董事会档案实施统一管理,并做好与公司档案部门的归档移交工作。
2.2.3指定专人负责做好董事会资料收集归档工作,并做好接收主管局董事会工作办公室和公司相关部门文件、资料的归档工作。
3管理内容和要求
3.1资料归档范围
3.1.1公司董事会和专门委员会相关制度、工作规则。
3.1.2董事会会议资料(会议通知、议案和报告等)。
3.1.3董事会决议、董事会会议记录与纪要、董事会会议议案表决单。
3.1.4专门委员会会议资料(会议通知、议案和报告)。
3.1.5专门委员会决议、专门委员会会议记录与纪要、专门委员会会议议案表决单。
3.1.6被投资企业会计报表、财务分析、年度审计报告、纳税证明。
3.1.7处收文、处发文、处(科)工作制度、计划、总结。
3.1.8对外投资协议、投资变更协议等有关经济合同,按(集团)公司合同管理有关规定,统一由财务物价处负责归档。
3.2资料的收集保管
3.2.1各科负责收集分管投资项目中属上述归档范围的资料,并将收集到的资料按季或事项结束一个月内交与综合科统一保管,超归档范围的资料一律由各科自行保管。
3.2.2收集的资料除上述归档范围内允许复印件外,其余应取得正本资料,以保证资料的法律效力。
3.2.3对外部门人员参加董事会或对外签订有关协议,各科要及时收集董事会决议、会议纪要以及协议、章程等有关资料。
3.2.4会计报表和财务分析按月、季、年收集,具体由各科决定。
3.2.5各科要确保资料的及时更新。
3.3资料的分类整理
3.3.1综合科在各科指定归档人员的配合下,负责将资料分类整理。
3.3.1.1将收集到的资料,以每一被投资企业为对象整理装订成册。
3.3.1.2每册内的资料编写页号,页号写在资料的右上角。
3.3.1.3每册资料附目录,目录排列在整册资料首页之前。
3.3.2对应收而尚未收到的资料,综合科要及时与各科联系。
3.3.3为避免归档资料的重复、遗漏,各科应将归档资料直接交与综合科,不要擅自将资料装入资料册内,或送至XX公司档案科归档
3.4资料的编号排架
3.4.1综合科将装订成册的资料统一安放在投资管理处资料房的文件柜内,按各科分管的投资项目分类,统一编号排序,并编制清单张贴在文件柜上。
3.4.2资料可供查阅或复制,但要及时放回文件柜,按序存放。
3.4.3资料不得借出,如有特殊需要,综合科负责办理登记手续。
3.5资料的归档
3.5.1综合科将年内收集归档的正本资料,在年度终了后,复印留底后,按XX公司档案科的归档要求,编制归档移交清册,统一整理后移交XX公司档案科。
3.5.2各科自行保管的资料,保存期限由各科自行设定。
3.5.3因科室之间分管的投资项目发生变动,新分管的科室应承接原资料的收集,配合综合科归档。
3.6电算化档案资料的管理要求
3.6.1电算化档案资料的收集、保管和归档要求按上述要求办理。
3.6.2用计算机处理的资料,各科应共享,但不得随意修改。
3.6.3用计算机处理的资料,应用纸质打印出来,连同磁盘和光盘一同保存归档。
3.7.4电算化档案资料在实际应用时,再具体明确、补充管理要求。
4其他
4.1本办法由公司董事会办公室负责起草。
4.2本办法起草人:
XXX。
4.3本办法发布日期:
20XX年XX月XX日。
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