公文文种一览表.docx
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公文文种一览表
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公务文书
文种
概念
类型
结构
备注
通告
(公告)
是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文,是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文。
制约性通告
告知性通告
标题+正文+落款+成文日期
1.不可通告、公告不分。
2.不可以公告的庄重性抬高发文事项级别,引起关注。
3.通告与公告的区别:
范围不同(公告更广);宣布事项不同(公告更重要);制发者不同(公告由国家行政机关或权力机关)。
通报
(通知)
是表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况的公文,是各级机关、企事业但闻和社会团体经常使用的文体。
表彰通报
批评通报
传达通报
标题+主送机关+正文(+附件)+落款+成文日期
1、掌握通知与通报的区别:
均为知照性公文。
通知带有一定指令性,是上级下达下级的公文,而通报重在传达重要精神或者情况,不具指令性;通知告诉人们怎么做,通报提高认识,开阔视野。
2、掌握传达通报正文写法。
决定
是一种指令性下行文。
是对重要事项或者重大行动做出安排,奖励有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文。
指挥性决定
知照性决定
特点:
决策性
制约性
标题+主送机关+正文(+附件)+落款+成文日期
1、不可只用“文种(决定)”做标题。
2、慎用“决定”,是针对发文机关内部的重大事项或行动发布规定。
不能随意将“通告”上升到“决定”。
请批
批答函
是批复函与批答函的合称,是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的(平行)公文。
请批函
批答函
标题+主送机关+正文+落款+成文日期
1、准确选择文种。
请示和批复用于相隶属机关,请示是下对上级机关行文,批复是上对下级机关行文。
2、把握用语分寸。
事务文书
计划
是各级机关,企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。
按内容分
按范围分
按时间分
按性质和作用分特点
针对性
预见性
表格式计划结构:
整个计划以表格的形式表述
文章式计划结构:
标题+正文+尾部
1、以政策先行,为指导思想。
2、从本部门实际出发。
3、语言简洁明了。
总结
是各级机关、企事业单位、社会团体和个人,通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究,从中找出经验教训,得出规律性的认识,用以指导今后工作的事务性文书。
按内容分
按时间分
按性质作用分
标题+正文+尾部
1、正确的指导思想。
2、坚持实事求是。
3、总结出规律性东西(关键)。
4、分清主次 突出重点。
5、语言简明、准确。
述职
报告
各级机关、企事业单位、社会团体的各级领导干部及管理工作人员,向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况的书面报告。
特点
个人性
真实性
通俗性
标题+称谓+正文+落款+成文日期
1、实事求是。
2、突出特点。
3、语言简洁。
讲话稿
是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿。
按场合分
按讲话者身份分
按讲话的目的分
按讲话的内容分
开头+主体+结尾
1、口齿清晰,吐字准确,注意抑扬顿挫。
2、内容有针对性。
3、观点鲜明,主题明确。
4、语言要通俗,生动。
商务文书
市场调查报告
是对市场调查所获得的信息资料,进行整理得出结论,提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告。
按调查范围、方式分:
综合性调查报告和专题性调查报告
按目的、作用、内容分:
情况、事件、经验和问 题调查报告
标题+前言+正文+尾部
1、深入调查。
2、充分占有材料。
3、实事求是。
招标书
又称招标说明书,是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书,是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明。
按性质和内容分有多种类型。
特点
明确性
竞争性
具体性
规范性
标题+正文+尾部
1、做好调查研究,掌握市场信息,制定的测算,评估款项要科学合理。
2、语言简洁,用词精确,文字、数据、图表均要求准确无误。
投标书
也称“标函”,是投标人为中标而按照招标人的要求,具体地向招标人提出订立合同的建议,是提供给招标人的备选方案文本。
特点
针对性
求实性
合约性
标题+正文+尾部
1、明确招标要求。
2、实事求是,不可弄虚作假。
3、语言简洁,语气谦和。
第一节 应用文书的概念与制发程序
一、应用文书的含义与分类
(一)含义:
是各级机关、企事业单位、社会团体以及个人处理事务中经常应用的具有一定格式的文体总称。
(二)分类:
行政公文、事务文书、商务文书。
1.行政公文:
指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书是依法行政和进行公务活动的重要工具。
通用公文:
超出了行政机关范畴所使用的行政公文。
2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》中所规定的13种通用公文:
命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
2.事务文书:
指机关、单位、团体和个人为处理日常事务所使用的文书。
事务文书主要有:
传真稿,备忘录,请柬、邀请信、贺信(贺电)、感谢信、启事、简报、会议记录、计划、总结。
述职报告、讲话稿等。
3.商务文书:
指机关、单位、团体为处理商务业务所使用的文书。
商务文书主要有:
意向书、订货单、商品说明书、市场调查报告、招标书、投标书、合同、可行性研究报告等。
二、通用分文的制发程序
制发程序:
草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发。
三、事务文书、商务文书的制发程序
所有事务文书、商务文书都具有草拟、审核、定稿、公布及操作的制发程序。
第二节 应用文书的格式
一、通用公文的格式
概念:
通用公文的外观样式,即通用公文用纸、印装的规格和其需要标识的各要素所构成的外部形态。
目前学习、运用公文格式的唯一标准:
1999年12月27日国家质量技术监督局发布的《国家行政机关公文格式》(国家标准GB/T9704—1999)。
(一)通用公文用纸和印装规格
1.国际标准A4型纸,幅面尺寸为210mm×297mm。
2.上白边37mm±1mm,左白边28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。
3.从左至右,横写竖排。
每面排22行,每行排28个字。
4.左侧骑马订或平订。
(二)通用公文中各要素标识规则
1、眉首:
红色反线以上的各要素。
包括:
公文份数序号;秘密等级和保密期限;紧急程度;发文机关标识;发文字号;签发人;红色反线。
2、主体:
红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素。
包括:
公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章和附注等。
3、版记:
主题词以下的各要素。
包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线等。
(三)通用公文的特定格式
种两格式:
信函式和会议纪要式。
二、事务文书、商务文书的格式
特点:
灵活性,多样性。
表现形式:
表格式、文章式、书信式、条款式等。
第三节 应用文书的要素
应用文书的四要素:
材料(血肉)、主题(灵魂)、结构(骨骼)和语言(细胞)。
一、材料:
材料运用的4个环节:
占有、鉴别、选择和使用。
(一)材料的占有
(二)材料的鉴别
(三)材料的选择(围绕主题选择典型、真实准确和生动新颖的材料)
(四)材料的使用(恰当安排材料的先后顺序,确定材料的详略程度)
二、主题
(一)主题的概念
作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时,通过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。
(二)确定主题的依据
1、以写作日的为立意依据
2、以材料本身的立意为立意依据
(三)对主题的要求
正确、深刻、新颖、集中(一文一事)。
三、结构
(一)结构的内容
1、标题。
标题的基本模式:
公文式(发文机关+事由+文种);一般文章式(单标题或双标题)。
2、开头。
常用的开头方式:
概述式;目的式;开门见山式;引述来文式。
3、层次。
常用的层次方式:
总分式;并列式;递进式;因果式;时序式;三段式。
4、段落。
常用的段落方式:
提行式;条款式;篇段合一式。
5、过渡。
常用的过渡方式:
过渡词;过渡句;过渡段。
6、照应。
常用的照应方式:
首尾照应、文题照应;行文前后照应。
7、结尾。
常用的结尾方式:
强调式;期求式;希望式;说明式;秃尾。
(二)对结构的要求:
严谨、自然、完整、统一。
四、语言
(一)运用语言的标准:
准确、简洁、平实
(二)应用文书专用语言:
开头用语、承启用语、引述用语、批转用语、经办用语、表态用语、结尾用语。
第四节 应用文书的表达方式
应用文书的主要表达方式:
叙述、说明、议论。
一、叙述
(一)叙述的概念:
把人物的经历、行为或事物发展变化的过程表述出来的方式。
完整的叙述六要素:
时间、地点、人物、事件、原因、结果。
(二)叙述的人称:
第一人称;第三人称
(三)叙述的方式:
顺叙;倒叙
二、议论
(一)议论的概念:
作者通过事实材料和逻辑推理,来阐明司机的观点,表明赞成什么活反对什么的表达方式。
议论的三要素:
论点、论据、论证。
(二)议论的类型:
立论、反驳。
(三)论证的方法:
例证法;分析法;引证法;对比法;因果法。
三、说明
(一)说明的概念:
对事物的形状、性质、特征、成因、功能,或对人物的经历、特征、状况等进行客观结识、介绍的表达方式。
(二)说明方法:
定义和表述;分类和比较;数字和图表。
第一节沟通的基本概念与内容
一、沟通的概念
是一种信息交换的过程,是人们为了既定的目标用一定的语言符号,把信息、思想、和情感进行传递的过程。
(一)沟通的特点
非权力支配性;非职责限定性;认同疏导性。
(二)沟通的类型
1、依据所沟通的对象不同划分:
人与人;人的自我;人与机器;组织之间的沟通。
2、根据沟通手段的不同划分:
书面语言的沟通;口头语言的沟通;态势语言的沟通。
3、根据沟通领域的不同划分:
网络沟通;团队沟通。
(1)网络沟通的主体
信息时代的管理者;员工;技术载体环境和企业文化环境。
(2)网络沟通的优势
降低沟通成本,提高沟通效率;实现了沟通的即时性和平等要求;提高了即时信息的安全感。
(3)网络沟通的制约性
超负荷状态;口头与网络沟通语言的差异使语言规范使用要求受到挑战,横向沟通扩张性发展,纵向沟通相对弱化。
(4)团队特征
目标明确;有强烈归属感和责任感;积极参与;全体参与,不同意见受欢迎。
(5)影响团队沟通的主要因素团队成员的角色分担;团队内成文或不成文的规范和惯例;团队领导者的人个风格;团队作出决策的模式。
(6)跨文化沟通中的障碍
言语沟通障碍;非言语沟通障碍;信仰与行为障碍。
二、有效沟通的要素及其过程
(一)有效沟通的要素
1、有效沟通的前提:
尊重(实现有效沟通的基本要素);理解。
2、实现沟通的关键:
倾听;提问。
(二)有效沟通的原则
1、7C原则
可信赖性;一致性;内容有针对性;明确性;连贯性;渠道;准确判断接受能力。
2、用心去听,不在乎对方的表达方式。
3、积极去想,分析出弦外之音。
(三)有效沟通的目标
说明事物;表达情感;建立联系;和谐工作环境。
(四)有效沟通的过程
沟通前的准备→确认对方的需求→正确阐述自己观点→关注对方的反映→实施有效的提问→积极认真地倾听→及时确认、应对→适时进行总结。
(五)需要沟通的关系
与客户沟通;与同事沟通;与上司沟通。
第二节 沟通的方法与技巧
一、沟通的方法
(一)及时明确沟通对象(两方法:
熟练制作和使用必要的沟通记录工具;适当询问)。
(二)了解沟通对象的行为习惯和工作风格(上司的、他人的)。
(三)正确选择沟通渠道(面谈、书面、会议、演讲、电子媒介沟通)。
二、必要的沟通技巧:
针对不同沟通渠道的不同技巧,还包括说服和建议的技巧。
三、避免沟通的障碍
地位与职务障碍;语义障碍;感觉失真;文化背景的差异;环境混乱;信息渠道选择不当;信息发出后长时间里没有反馈。
第三节 横向沟通和纵向沟通
一、横向沟通:
又称为平行沟通,体现为部门之间和员工之间的沟通。
横向沟通在组织中采取的形式有:
部门会议、协调会议、员工面谈、备忘录、主题报告、例行的培训。
二、纵向沟通:
包括自上而下、自下而上的两种沟通。
下行沟通:
是纵向沟通的主体。
指上级作为信息发布者对下属进行的一种沟通形式。
上行沟通:
是纵向沟通的关键。
指自下而上由下属主动发送信息给上司的沟通形式。
三、危机沟通
危机:
是企业由于在内、外业务活动中管理失误而引起的有损组织形象、领导形象、政策信誉的事件。
四、危机沟通的策略:
1、依据危机影响确认沟通重点
确定沟通重点的根据:
哪些人在危机中遭到损失?
哪些人与危机有直接联系?
哪些人对危机特别关注?
2、重点实施沟通的方法(对企业员工;对危机中的受害者;对新闻媒体分别采用不同的方式)。
第一节企业管理常识
一、企业创办程序
(一)公司登记注册的两种程序:
公司进行的申请登记注册程序;公司登记机关对公司进行的核准登记注册程序,有时也包括第三种,即设立审批程序或审批程序。
(二)申请设立登记程序:
有限责任公司的设立和股份有限公司的设立。
(三)注册成立个人独资企业、合伙企业程序:
五步骤
二、现代企业制度的基本内容和基本特征
(一)现代企业制度概念:
以完善的企业法人为基础,以公司制企业为主要形式的新型企业制度。
(二)现代企业制度的基本内容:
现代企业法人制度;现代企业组织制度;现代企业管理制度。
(三)现代企业制度的基本特征:
产权清晰;权责明确;政企分开,管理科学。
三、企业融资常识
(一)企业融资的方式:
内部融资和外部融资(股权融资和债务融资)。
四、企业年检常识
(一)企业年检常识:
内资企业年检程序和外资企业年检程序。
第二节企业文化知识
一、企业文化的结构
(一)企业文化的结构:
物质层,制度层和精神层(核心)。
(二)企业文化精神层6方面:
企业最高目标,企业哲学,企业精神,企业风气,企业道德,企业宗旨。
(三)企业文化制度层3方面:
一般制度,特殊制度,企业风俗。
二、企业文化的特征与功能
(一)企业文化的特征:
独特性,普遍性,可塑性。
(二)企业文化的功能:
激励,导向,约束,凝聚,稳定,辐射。
三、CIS策划
(一)CIS(企业形象识别系统)3层次:
企业理念识别(MI),企业行为识别(BI),企业视觉识别(VI)。
(二)CIS策划的原则:
全方位推进;以公众为中心;实事求是;求异创新;两个效益兼顾。
第三节企业的人事管理知识
一、团队管理
(一)高性能团队所具备的条件:
共同的愿景;队员间开放的交流;队员间的互相信任和尊重;高效的工作程序;团队里求同存异,队员做事共同的方法和工作流程。
二、人事档案管理制度
(一)人事档案保管制度的基本内容:
归档;核查;保卫保密;统计;转递制度。
(二)人事档案利用的手续:
查阅;外借;出具证明的手续。
(三)人事档案利用的方式:
查阅;外借;出具证明。
三、人员招聘和培训
(一)人员招聘流程:
计划→信息发布→测试→人事决策→职工入职→招聘报告。
(二)人员招聘方式:
笔试(论文式和测验式),面试(模式化,非指导性,状况,压力)和心理测试。
(三)人员招聘原则:
公开,竞争,平等,能级,全面,择优原则。
(四)职工培训两个重要内容:
培训需求分析,制定培训计划
第四节企业公共关系知识
一、企业公共关系的基本特征、职能与原则
(一)企业公共关系基本特征:
以社会公众为工作对象,以塑造形象为工作目标,以传播沟通为工作方式,以互惠互利为工作原则,以真实诚恳为工作信条,以注重长远为工作方针。
(二)企业公共关系的职能:
信息管理,参谋决策,媒介宣传,协调沟通,促进销售职能。
(三)企业公共关系原则:
真实信用,互惠互利,全员公关,为社会服务,科学指导,社会规范原则。
(四)企业公共关系的工作程序:
调查,计划,方案实施,效果评估。
二、企业公共关系形象
(一)企业形象的重要性:
有助于企业的产品和服务赢得消费者的信赖;
有助于增强企业的凝聚力和吸引力;
有助于企业获得社会各界的支持以及政府部门的重视;
有助于企业在竞争中赢得优势。
(二)企业形象的塑造和维护:
阐明企业当前策略;确定企业形象;制定沟通目标;拟定沟通
计划,持续执行计划。
三、企业公共关系危机管理
(一)企业公共关系危机的预防:
预测分析,制定计划方案,加强危机训练,建立处理危急事件的关系网络。
(二)企业公共关系危机的处理:
采取紧急措施(成立临时专门机构;迅速隔离危机险境;控制危机蔓延态势);
积极处置危机(调查情况,搜集信息;辨识危机;危机处理的基本对策)。
第五节企业经营常识
一、企业财务基础
(一)会计基本职能:
核算(记帐,算帐和报帐)和监督。
(二)会计要素:
资产,负债,所有者权益,收入,费用,利润。
(三)会计科目:
资产类,负债类,所有者权益类,损益类。
(四)会计核算方法7种:
设置会计科目和账户,复式记帐,填制和审核凭证,登记账簿,成本计算,财产清查,编制会计报表。
(五)会计凭证:
原始凭证和记账凭证。
(六)会计账簿:
包括总账,明细账,日记账和其他辅助性账簿。
(七)出纳工作权限:
现金管理,银行事务,货币结算
二、企业税收常识
(一)税收的基本职能:
筹集国家财政收入。
(二)税收的基本原则:
公平,效率,适度,法治原则。
(三)税收的基本特征:
强制性,无偿性,固定性。
(四)税制的3个基本要素:
纳税人,征税对象,税率。
(五)我国的税收征收程序主要有:
税务登记制度,发票管理制度,纳税申报制度,税务稽查制度。
(六)税收分类标准:
(见课本261页5-8图表)
三、企业相关金融常识
(一)我国现行的货币政策工具:
存款准备金率,利率,再贴现,中央银行再货款,公开市场操作和贷款规模等。
(二)社会保险的主要项目有:
养老社会保险,失业社会保险,医疗社会保险,工伤社会保险,生育社会保险等。
(三)股票的构成:
面值,市值,股权,股息,红利。
(四)股票的基本特征:
时间性,价格波动性,投资风险性,流动性,有限清偿责任,无期性,权责性。
(五)我国两个社会个人股证券交易所:
上海,深圳
(六)以法律形式确认的金融机构体系包括:
中央银行,商业银行,专业银行,非银行金融机构,外资银行。
(七)国际金融机构:
(按地域)全球性(国际货币基金组织,世界银行)和区域性金融机构。
(八)国际结算:
贸易结算、非贸易结算。
(九)国际结算方式:
汇款结算方式,托收结算方式,信用证结算方式,保函结算方式。
(一十)利息的计算方法:
单利计算法,复利计算法。
(一十一)汇率的表示方法:
直接标价法,间接标价法,美元标价法。
第一节 公司法
一、公司与公司法
(一)公司的概念:
是依照公司法规定设立的以盈利为目的的企业法人。
(二)公司的特征:
以盈利为目的,以股东的投资为基础,依法合法守法。
(三)公司的种类:
依据不同标准划分。
(四)公司法的基本制度
1.公司的名称和住所
2.公司章程
3.公司的权利能力和行为能力
4.公司的资本
5.公司财务与会计制度
二、有限责任公司
(一)概念:
是指依照公司法的有关规定设立的,股东以其出资额为限对公司承担责任,公司以其全部资产对公司的债务承担责任的企业法人。
(一)特征:
股东均负有有限责任;资本不分为等额股份;股东有最高人数限制;设立程序比股份有限公司的设立程序简单。
(二)有限责任公司的组织机构:
股东会;董事会与经理;监事会。
三、股份有限公司
(一)概念:
是指公司的全部资本平均分成等额股份,股东以其所持股份为限对公司承担责任,公司以其全部资产对公司债务承担责任的企业法人。
(一)特征:
全部资本分为等额股份,股份采取股票形式;股东以所持股份为限对公司承担责任;公司的股东有最低人数限制,没有最高人数限制;设立程序较复杂。
(二)股份有限公司的组织机构:
股东大会, 董事会与经理, 监事会。
四、公司的合并、分立、终止和清算
第二节 合同法
一、合同与合同法
(一)合同的特征:
民事法律行为;以设立,变更或终止民事权利和义务关系为目的;合同是当事人意思表示相一致的协议。
(一)合同的类别:
诺成性与实践性合同;要式与非要式合同;双务与单务合同;有偿与无偿合同;主合同与从合同。
(二)<中华人民共和国合同法>由九届二次会议于1999年3月15日通过,自1999年10月1日起施行。
(三)合同的基本原则:
平等、自愿、公平;诚实、信用;合法。
二、合同的订立
(一)合同成立的条件:
主体合法;当事人意思表示一致;合同的客体合法、确定;符合法律规定的形式。
(二)合同的内容:
当事人的名称或姓名和住所;标的;数量;质量;价款或酬金;履行期限;违约责任;解决争议的方法。
三、合同的效力
(一)合同生效的条件:
具有与订立合同相适应的民事行为能力;意思表示真实;不违反法律和社会公共利益。
四、合同的履行
(一)合同履行的原则:
全面履行、诚实信用。
(二)合同履行的抗辩权:
同时履行抗辩权;后履行抗辩权;不安抗辩权。
五、合同的变更和转让
(一)合同的转让:
合同权利的转让;合同义务的转让;合同权利和义务一并转让。
六、合同的权利和义务终止
七、违约责任
(一)承担违约责任的方式:
支付违约金;支付赔偿金;要求继续履行;修理、更换、重作、退货和减少价款或酬金等;定金制裁;采取补救措施的合理费用。
第三节 反不正当竞争法
一、反不正当竞争法概述
我国于1993年9月2日通过了<中华人民共和国反不正当竞争法>,自1993年12月1日起施行。
二、限制竞争行为
限制竞争行为表现为4方面:
滥用优势地位限制竞争行为;滥用行政权力行为;不当搭售行为;串通投标行为。
三、不正当竞争行为
(一)特征:
主体是经营者;是违法行为;客体是其他经营者的合法权益和正常的社会经济秩序。
(二)不正当竞争行为的类别:
假名冒牌行为;商业贿赂行为;虚假宣传行为;侵犯商业秘密行为;低价倾销行为;不正当有奖销售行为;诋毁商誉行为。
四、对不正当竞争行为的监督检查
(一)监督检察部门的职权:
询问权;查询复制权;检查权;处罚权。
五、不正当竞争行为的法律责任
(一)不正当竞争行为的法律责任:
民事法律责任;行政责任(强制行为人停止不正当竞争行为;没收非法所得;处以罚款;吊销营业执照);
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